檔案委托保管協(xié)議書1.甲方（買方/出租方/委托方）：

甲方名稱：XX有限責(zé)任公司（以下簡稱“甲方”），統(tǒng)一社會信用代碼：913XXX0XXXXXX0XX0，法定代表人：張三，聯(lián)系電話：138XXXX1234。甲方地址位于北京市朝陽區(qū)XX路XX號XX大廈XX層，是一家依法注冊成立并有效存續(xù)的有限責(zé)任公司，主要經(jīng)營范圍涉及XX領(lǐng)域。甲方基于自身業(yè)務(wù)發(fā)展需要，經(jīng)內(nèi)部決策及審慎評估，決定委托乙方提供專業(yè)的檔案保管服務(wù)，以確保證據(jù)材料的安全、完整及合規(guī)性。根據(jù)《中華人民共和國民法典》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，甲乙雙方經(jīng)友好協(xié)商，本著平等自愿、誠實信用的原則，就甲方委托乙方保管檔案事宜，達(dá)成如下協(xié)議。

甲方在業(yè)務(wù)運營過程中，積累了大量具有法律效力及商業(yè)價值的檔案資料，包括但不限于合同文件、財務(wù)憑證、客戶信息、知識產(chǎn)權(quán)文件等。鑒于檔案管理對甲方合規(guī)經(jīng)營及風(fēng)險控制的重要性，甲方經(jīng)研究決定，選擇乙方作為檔案保管服務(wù)提供商。乙方作為專業(yè)從事檔案管理服務(wù)的機構(gòu)，具備完善的設(shè)施、專業(yè)的團隊及嚴(yán)格的安全管理體系，能夠滿足甲方對檔案保管的安全性、保密性及可追溯性的要求。雙方基于長期合作意向及共同利益，特此簽訂本協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)，確保檔案保管工作的順利開展。

2.乙方（賣方/承租方/服務(wù)提供方）：

乙方名稱：XX檔案管理有限公司（以下簡稱“乙方”），統(tǒng)一社會信用代碼：913XXX1XXXXXX1XX0，法定代表人：李四，聯(lián)系電話：139XXXX5678。乙方地址位于上海市浦東新區(qū)XX路XX號XX寫字樓XX層，是一家依法注冊成立并有效存續(xù)的專業(yè)檔案管理服務(wù)機構(gòu)，主要經(jīng)營范圍涉及檔案整理、保管、咨詢及數(shù)字化服務(wù)等。乙方依托先進的技術(shù)平臺、標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)流程及嚴(yán)格的風(fēng)險控制機制，致力于為客戶提供高品質(zhì)的檔案管理服務(wù)。

乙方在檔案管理領(lǐng)域擁有多年的行業(yè)經(jīng)驗，積累了豐富的實踐案例及專業(yè)知識，能夠為甲方提供符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案保管方案。乙方具備恒溫恒濕、防火防潮、防盜防損等完善的安全設(shè)施，并采用電子化管理系統(tǒng)對檔案進行全流程監(jiān)控，確保檔案的安全性。此外，乙方還配備了專業(yè)的檔案管理團隊，團隊成員均經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)并持有相關(guān)職業(yè)資格證書，能夠根據(jù)甲方的實際需求提供定制化的服務(wù)?；谝曳降膶I(yè)能力及服務(wù)品質(zhì)，甲方?jīng)Q定委托乙方進行檔案保管工作。雙方經(jīng)充分溝通及協(xié)商，本著互利共贏的原則，特此簽訂本協(xié)議，明確合作細(xì)節(jié)及責(zé)任劃分，以保障檔案保管工作的順利進行。

雙方均確認(rèn)，本協(xié)議的簽訂基于平等自愿、公平合理的原則，且雙方均具備履行本協(xié)議的合法資質(zhì)及能力。甲方將按照本協(xié)議約定提供檔案資料，乙方將按照本協(xié)議約定履行檔案保管義務(wù)。雙方將共同遵守本協(xié)議各項條款，確保檔案保管工作的合規(guī)性及有效性。

第一條協(xié)議目的與范圍

本協(xié)議的主要目的在于明確甲乙雙方在檔案委托保管關(guān)系中的權(quán)利與義務(wù)，確保甲方持有的具有價值的檔案資料能夠得到安全、規(guī)范、高效的保管服務(wù)。具體內(nèi)容涵蓋檔案的接收、整理、入庫、存儲、保管、維護、借閱、歸還以及銷毀等全流程管理。甲方委托乙方對指定的檔案資料進行專業(yè)保管，以保障檔案資料的完整性、保密性及可追溯性，滿足甲方在合規(guī)經(jīng)營、風(fēng)險控制、法律訴訟及商業(yè)活動中的檔案使用需求。本協(xié)議的范圍包括但不限于甲方移交乙方的所有紙質(zhì)及電子檔案資料，以及與檔案保管相關(guān)的服務(wù)事項。雙方將嚴(yán)格按照本協(xié)議約定履行各自職責(zé)，共同維護檔案資料的合法權(quán)益。

第二條定義

在本協(xié)議中，下列術(shù)語具有以下含義：

“檔案資料”指甲方委托乙方保管的所有文件、合同、憑證、記錄、數(shù)據(jù)及其他具有法律效力或商業(yè)價值的載體，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、照片、錄音錄像等。

“保管期限”指本協(xié)議約定的檔案資料保管年限，由甲乙雙方在協(xié)議中明確約定。

“入庫”指檔案資料由甲方移交至乙方保管設(shè)施的行為。

“出庫”指經(jīng)甲方授權(quán)，從乙方保管設(shè)施中取出檔案資料的行為。

“數(shù)字化檔案”指將檔案資料通過掃描、識別等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為電子格式進行存儲和管理。

“不可抗力”指不能預(yù)見、不能避免并不能克服的客觀情況，包括但不限于自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭、政府行為等。

“保密義務(wù)”指雙方對在合作過程中知悉的對方商業(yè)秘密及檔案資料內(nèi)容承擔(dān)的保密責(zé)任。

第三條雙方權(quán)利與義務(wù)

1.甲方的權(quán)力和義務(wù)

甲方有權(quán)要求乙方按照本協(xié)議約定提供專業(yè)、安全的檔案保管服務(wù)，并對乙方的服務(wù)質(zhì)量進行監(jiān)督和評估。甲方有權(quán)根據(jù)自身需求調(diào)整檔案保管方案，但需提前書面通知乙方，并承擔(dān)因此產(chǎn)生的合理費用。甲方有權(quán)在符合法律法規(guī)及本協(xié)議約定的前提下，向乙方申請查閱或借閱檔案資料，但需遵守乙方的查閱流程并承擔(dān)相應(yīng)費用。甲方有權(quán)要求乙方對檔案保管過程中的異常情況及時報告，并有權(quán)對乙方違反本協(xié)議約定的事項提出異議或索賠。甲方應(yīng)確保移交乙方的檔案資料真實、完整、合法，并對其內(nèi)容承擔(dān)法律責(zé)任。甲方應(yīng)按時向乙方支付檔案保管服務(wù)費用，并按照乙方要求提供必要的身份證明及授權(quán)文件。甲方應(yīng)配合乙方完成檔案資料的整理、分類及數(shù)字化等工作，并承擔(dān)相關(guān)費用。甲方應(yīng)對需要保密的檔案資料采取必要措施，并在移交乙方前明確保密等級及要求。甲方應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的交接及查閱事宜，并確保該人員具備相應(yīng)的權(quán)限和資質(zhì)。

2.乙方的權(quán)力和義務(wù)

乙方有權(quán)按照本協(xié)議約定向甲方收取檔案保管服務(wù)費用，并有權(quán)要求甲方提供支付憑證。乙方有權(quán)要求甲方提供檔案資料的詳細(xì)清單及保管期限說明，并有權(quán)對甲方提供的資料進行審核。乙方有權(quán)拒絕接受不符合法律法規(guī)或本協(xié)議約定的檔案資料，并應(yīng)及時通知甲方更正或撤回。乙方應(yīng)建立完善的檔案管理制度，確保檔案資料的分類、編目、存儲、查閱等環(huán)節(jié)符合國家標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)規(guī)范。乙方應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，并對員工進行定期培訓(xùn)，以提升服務(wù)質(zhì)量及安全水平。乙方應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，包括但不限于物理防護、電子監(jiān)控、溫濕度控制等，確保檔案資料的安全、完整。乙方應(yīng)建立檔案資料的電子化管理系統(tǒng)，并確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份及恢復(fù)機制完善。乙方應(yīng)配合甲方完成檔案資料的查閱、借閱及復(fù)制等工作，并做好相關(guān)記錄。乙方應(yīng)在接到甲方查閱申請后，按照約定時間提供檔案資料，并確保查閱過程有序進行。乙方有權(quán)在檔案保管期滿后，按照甲方要求或法律法規(guī)規(guī)定進行檔案資料的處置，包括但不限于銷毀或移交。乙方應(yīng)建立檔案保管日志，詳細(xì)記錄檔案資料的交接、存儲、查閱、維護等事項，并確保記錄的真實、完整。乙方應(yīng)遵守保密義務(wù)，對在合作過程中知悉的甲方商業(yè)秘密及檔案資料內(nèi)容承擔(dān)保密責(zé)任，未經(jīng)甲方書面同意，不得向任何第三方泄露。乙方應(yīng)定期向甲方提供檔案保管報告，內(nèi)容包括但不限于檔案數(shù)量、保管狀況、服務(wù)情況等，并接受甲方的監(jiān)督和檢查。乙方應(yīng)在發(fā)生檔案資料丟失、損壞等異常情況時，立即啟動應(yīng)急預(yù)案，并采取措施減少損失，同時及時通知甲方并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。乙方應(yīng)確保檔案保管設(shè)施符合國家標(biāo)準(zhǔn)，并定期進行維護和檢測，確保設(shè)施的正常運行。乙方應(yīng)配合甲方完成檔案資料的數(shù)字化工作，并按照約定標(biāo)準(zhǔn)進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和存儲，確保數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性和可用性。

第四條價格與支付條件

甲方同意根據(jù)本協(xié)議約定向乙方支付檔案保管服務(wù)費用。費用標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案資料的類型、數(shù)量、保管期限以及服務(wù)范圍等因素綜合確定，具體明細(xì)詳見本協(xié)議附件一《檔案保管服務(wù)費用明細(xì)表》。該費用包含乙方為提供本協(xié)議約定的檔案保管服務(wù)所發(fā)生的人工成本、場地費用、設(shè)施設(shè)備維護費用、保險費用等。支付方式采用銀行轉(zhuǎn)賬方式，甲方應(yīng)在每個自然年度結(jié)束后三十日內(nèi)，向乙方支付上一年度的服務(wù)費用。乙方應(yīng)在收到款項后提供等額發(fā)票。如甲方需增加或變更檔案保管范圍、延長保管期限或要求乙方提供超出本協(xié)議約定范圍的服務(wù)，雙方應(yīng)另行協(xié)商并簽訂補充協(xié)議，相關(guān)費用根據(jù)實際情況重新約定。甲方逾期支付服務(wù)費用的，每逾期一日，應(yīng)按逾期支付金額的萬分之五向乙方支付違約金，逾期超過三十日的，乙方有權(quán)暫停提供檔案保管服務(wù)，直至甲方付清全部款項及違約金。

第五條履行期限

本協(xié)議自雙方簽字蓋章之日起生效，有效期為五年。協(xié)議期滿前三個月，如雙方均未提出書面異議，本協(xié)議自動續(xù)期五年，續(xù)期次數(shù)不限。具體履行期限自檔案資料正式移交乙方并完成入庫手續(xù)之日起計算。在協(xié)議有效期內(nèi)，甲方有權(quán)根據(jù)業(yè)務(wù)需要提前終止本協(xié)議，但需提前六個月書面通知乙方，并支付至通知之日止的檔案保管服務(wù)費用。乙方在收到甲方終止通知后，應(yīng)完成檔案資料的整理、清點及移出準(zhǔn)備工作，并在三十日內(nèi)將檔案資料完好移交給甲方或甲方指定的其他接收方，并配合完成相關(guān)手續(xù)。在檔案保管期間，如遇檔案資料保管期滿，乙方應(yīng)根據(jù)甲方的書面指示或國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進行檔案處置，包括但不限于檔案的銷毀或移交。乙方應(yīng)確保檔案資料的完整性和安全性直至處置完畢，并承擔(dān)處置過程中的相關(guān)責(zé)任。

第六條違約責(zé)任

1.甲方違約責(zé)任

甲方未按本協(xié)議約定按時足額支付檔案保管服務(wù)費用的，除應(yīng)按第四條約定的違約金標(biāo)準(zhǔn)支付違約金外，還應(yīng)承擔(dān)乙方為追討欠款而產(chǎn)生的合理費用，包括但不限于律師費、訴訟費、差旅費等。逾期支付超過六十日，乙方有權(quán)解除本協(xié)議，并要求甲方支付協(xié)議期內(nèi)全部服務(wù)費用及違約金。甲方提供虛假信息或隱瞞檔案資料存在瑕疵（如涉及保密、法律風(fēng)險等）導(dǎo)致乙方遭受損失的，應(yīng)全額賠償乙方的直接經(jīng)濟損失，包括但不限于費用、補救措施費用、聲譽損失賠償?shù)取＜追缴米宰兏?、損毀或取出乙方保管的檔案資料，且該行為違反法律法規(guī)或本協(xié)議約定的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，并賠償乙方因此遭受的損失，包括但不限于資料修復(fù)費、服務(wù)費用損失等。甲方未按約定提供檔案資料清單、保管期限說明或相關(guān)授權(quán)文件，導(dǎo)致乙方無法按時開始服務(wù)的，每延遲一日，應(yīng)按本協(xié)議年度服務(wù)費用的千分之一向乙方支付違約金，延遲超過三十日，乙方有權(quán)解除本協(xié)議并要求賠償損失。

2.乙方違約責(zé)任

乙方未能按本協(xié)議約定提供安全、規(guī)范的檔案保管服務(wù)，導(dǎo)致檔案資料發(fā)生丟失、損壞、被盜等情形的，應(yīng)根據(jù)檔案資料的價值及損失程度承擔(dān)賠償責(zé)任。對于有價證券、合同文件等高價值檔案，乙方應(yīng)承擔(dān)不低于檔案價值二倍的賠償責(zé)任；對于一般性檔案，乙方應(yīng)承擔(dān)不低于檔案價值一倍的賠償責(zé)任。賠償金額上限不超過本協(xié)議年度服務(wù)費用的十倍。因乙方保管疏忽或操作失誤導(dǎo)致檔案資料信息泄露或被不當(dāng)使用的，乙方應(yīng)立即采取補救措施，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，包括但不限于支付違約金、賠償受害方損失等。違約金標(biāo)準(zhǔn)為每發(fā)生一起泄露事件，向甲方支付本協(xié)議年度服務(wù)費用的五倍；若同一事件導(dǎo)致多人泄露或造成重大社會影響的，違約金標(biāo)準(zhǔn)提高至年度服務(wù)費用的十倍。乙方未按約定提供檔案查閱、借閱服務(wù)的，每延遲一日，應(yīng)按甲方應(yīng)支付查閱費用的百分之五十向甲方支付違約金，延遲超過三十日，甲方有權(quán)解除本協(xié)議并要求賠償損失。乙方在檔案保管期滿后，未按甲方指示或法律法規(guī)規(guī)定及時處置檔案，導(dǎo)致產(chǎn)生額外費用或法律風(fēng)險的，應(yīng)承擔(dān)全部責(zé)任，并賠償甲方因此遭受的直接經(jīng)濟損失。乙方泄露在履行本協(xié)議過程中知悉的甲方商業(yè)秘密，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，包括但不限于支付違約金、賠償甲方損失等，違約金標(biāo)準(zhǔn)為甲方因商業(yè)秘密泄露所遭受損失的三倍，且最低不低于本協(xié)議年度服務(wù)費用的三倍。因乙方原因?qū)е卤緟f(xié)議約定的服務(wù)時間（如檔案入庫、出庫、查閱響應(yīng)時間等）延誤的，每延誤一日，應(yīng)按延誤服務(wù)費用總額的千分之一向甲方支付違約金。乙方員工違反保密義務(wù)或操作規(guī)程，給甲方造成損失的，乙方應(yīng)承擔(dān)連帶賠償責(zé)任，并有權(quán)向該員工追償。任何一方違反保密義務(wù)，給對方造成損失的，應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任，賠償金額應(yīng)足以彌補對方因此遭受的全部損失。本協(xié)議約定的違約金不足以彌補守約方實際損失的，守約方有權(quán)要求進一步賠償。雙方在簽訂本協(xié)議時，已充分評估違約風(fēng)險，故約定的違約金標(biāo)準(zhǔn)具有懲罰性質(zhì)，旨在預(yù)防和懲戒違約行為。任何一方違約時，守約方有權(quán)要求違約方停止違約行為、采取補救措施、賠償損失，并有權(quán)根據(jù)違約情節(jié)輕重解除本協(xié)議，但應(yīng)提前書面通知對方。

第七條不可抗力

不可抗力是指不能預(yù)見、不能避免并不能克服的客觀情況，包括但不限于地震、臺風(fēng)、洪水、火災(zāi)、戰(zhàn)爭、動亂、政府行為（如法律法規(guī)變更、政策調(diào)整、征收征用等）、流行病疫情以及網(wǎng)絡(luò)攻擊、系統(tǒng)故障等技術(shù)性事件。任何一方因不可抗力導(dǎo)致未能履行或未能完全履行本協(xié)議約定的義務(wù)，不承擔(dān)違約責(zé)任。發(fā)生不可抗力的一方應(yīng)在不可抗力事件發(fā)生后立即通知對方，并在合理期限內(nèi)（不超過十五日）提供不可抗力事件的有效證明文件，包括但不限于政府公告、事故報告、新聞報道等。雙方應(yīng)根據(jù)不可抗力事件的影響，協(xié)商決定是否延期履行、部分履行或解除本協(xié)議。如不可抗力事件持續(xù)超過三十日，雙方仍無法恢復(fù)履行協(xié)議的，本協(xié)議自動終止。因不可抗力造成的損失，由雙方各自承擔(dān)，除雙方另有約定外，互不追究賠償責(zé)任。不可抗力事件的持續(xù)時間以不可抗力消除或雙方另有書面約定為準(zhǔn)。任何一方在不可抗力事件發(fā)生后，仍應(yīng)采取合理措施防止損失擴大，否則對于擴大的損失仍需承擔(dān)賠償責(zé)任。

第八條爭議解決

因本協(xié)議引起的或與本協(xié)議有關(guān)的任何爭議，雙方應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權(quán)向乙方所在地有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。在訴訟期間，除爭議事項外，雙方應(yīng)繼續(xù)履行本協(xié)議其他未受爭議影響的條款。訴訟過程中，雙方應(yīng)積極配合法院查明事實，并承擔(dān)各自的法律訴訟費用。如雙方在本協(xié)議履行過程中達(dá)成調(diào)解協(xié)議，調(diào)解協(xié)議經(jīng)雙方簽字蓋章后具有法律效力，可作為法院判決的依據(jù)。為提高效率、降低成本，爭議發(fā)生前，雙方可共同選擇將爭議提交具有相關(guān)經(jīng)驗的仲裁委員會進行仲裁，仲裁規(guī)則參照該會現(xiàn)行有效的仲裁規(guī)則執(zhí)行，仲裁裁決是終局的，對雙方均有約束力。仲裁地點為乙方所在地，仲裁語言為中文。選擇仲裁的，雙方應(yīng)將爭議提交仲裁委員會，并應(yīng)遵守仲裁規(guī)則的規(guī)定。任何一方未經(jīng)對方書面同意，不得向任何其他仲裁機構(gòu)或法院就同一爭議事項申請仲裁或提起訴訟。仲裁或訴訟期間，不影響雙方根據(jù)本協(xié)議繼續(xù)履行其他義務(wù)，也不影響雙方在其他爭議解決途徑上的權(quán)利選擇。雙方同意，凡因本協(xié)議引起的或與本協(xié)議有關(guān)的任何爭議，均適用中華人民共和國法律進行解釋和裁決。

第九條其他條款

1.通知方式：雙方在本協(xié)議首部列明的地址、聯(lián)系人及聯(lián)系方式為有效聯(lián)系方式。任何一方變更聯(lián)系方式，應(yīng)提前七日書面通知對方。通過書面、電子郵件、傳真或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)等方式發(fā)出的通知，在發(fā)出當(dāng)日（或郵戳/電子郵件發(fā)送日、傳真成功發(fā)送日）視為送達(dá)。以電子郵件方式發(fā)送的，發(fā)出時視為送達(dá)；專人送達(dá)的，簽收日視為送達(dá)。

2.協(xié)議變更：本協(xié)議的任何變更或補充，均須經(jīng)雙方協(xié)商一致，并以書面形式作出，作為本協(xié)議不可分割的一部分。任何一方不得單方面變更本協(xié)議內(nèi)容。對協(xié)議的變更或補充，不得違反法律法規(guī)的強制性規(guī)定。

3.法律適用與管轄：本協(xié)議的訂立、效力、解釋、履行及爭議解決均適用中華人民共和國法律。本協(xié)議的適用法律及爭議解決條款具有獨立性，不影響本協(xié)議其他條款的效力。雙方均同意，在履行本協(xié)議過程中發(fā)生或與本協(xié)議有關(guān)的任何爭議，應(yīng)首先通過協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交第八條約定的爭議解決方式。

4.完整協(xié)議：本協(xié)議及其附件構(gòu)成雙方就本協(xié)議標(biāo)