審計公司審計檔案管控管理辦法

審計公司審計檔案管控管理辦法一、總則（一）目的為加強本審計公司審計檔案的科學管理，有效地保護和利用審計檔案資源，提高審計工作質量和效率，更好地服務于審計事業(yè)發(fā)展及客戶需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本審計公司內部所有涉及審計檔案管理的部門及人員。審計檔案涵蓋從審計項目立項至審計報告完成并歸檔的全過程中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（三）基本原則1.真實性原則：審計檔案應真實反映審計工作的全過程，確保檔案內容準確、可靠。2.完整性原則：保證檔案資料齊全完整，涵蓋審計項目各個環(huán)節(jié)的關鍵信息和文件。3.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，對涉及客戶機密及公司內部敏感信息的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，實現(xiàn)檔案管理的科學化、標準化。二、管理職責（一）檔案管理部門1.負責制定和完善審計檔案管理制度、流程和標準，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織開展審計檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和鑒定銷毀等工作。3.負責檔案存儲設施的建設與維護，確保檔案保管環(huán)境符合要求。4.對各業(yè)務部門的檔案管理工作進行指導、檢查和考核。（二）業(yè)務部門1.負責本部門審計項目檔案資料的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的完整性和準確性。2.按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。3.在審計項目進行過程中，配合檔案管理部門做好相關檔案資料的補充和完善工作。（三）檔案管理人員1.具體承擔審計檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、登記、分類、編目、裝訂、上架等。2.負責檔案的安全保管，定期檢查檔案的保管狀況，及時處理檔案損壞、變質等問題。3.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、查詢和利用手續(xù)，為公司內部審計工作及其他相關工作提供支持。三、檔案收集（一）收集范圍1.審計項目立項階段的文件，如審計項目計劃、立項申請、審批文件等。2.審計準備階段的資料，包括審計通知書、審計工作方案、被審計單位基本情況資料、承諾書等。3.審計實施階段形成的各類工作底稿、審計證據(jù)、審計記錄、會議紀要、訪談記錄等。4.審計報告階段的文件，如審計報告初稿、征求意見稿、正式報告、被審計單位反饋意見等。5.審計后續(xù)跟蹤階段的資料，如整改情況報告、跟蹤檢查記錄等。6.與審計項目相關的其他重要文件和資料，如法律法規(guī)依據(jù)、政策文件等。（二）收集要求1.各業(yè)務部門應明確專人負責檔案資料的收集工作，確保收集工作的及時性和準確性。2.收集的檔案資料應真實、完整、有效，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子檔案資料，應確保其存儲格式規(guī)范、可讀性強，并與紙質檔案資料相對應。（三）收集流程1.審計項目啟動后，業(yè)務人員應根據(jù)項目進展情況，及時收集相關檔案資料，并進行初步整理。2.在審計項目結束后[規(guī)定時間]內，業(yè)務人員將整理好的檔案資料移交至部門負責人進行審核。3.部門負責人審核通過后，將檔案資料統(tǒng)一移交至檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則遵循審計項目的形成規(guī)律，保持檔案資料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照審計項目的類型、時間、被審計單位等因素進行分類。例如，可以分為財務審計檔案、專項審計檔案等大類，再在每大類下按照年度或項目編號進行細分。2.組卷：將每個審計項目的檔案資料按照一定的邏輯順序進行組卷，一般可按照審計程序的先后順序排列，如立項文件、準備階段資料、實施階段資料、報告階段資料等分別組卷。3.編目：對每卷檔案編制卷內目錄，包括文件編號、名稱、日期、頁號等信息，便于查找和管理。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，要求整齊、牢固，便于長期保存。對于電子檔案，應進行數(shù)據(jù)備份，并按照規(guī)定的存儲方式進行保存。（三）整理流程1.檔案管理部門接收業(yè)務部門移交的檔案資料后，對其進行初步檢查，如發(fā)現(xiàn)資料不完整或不符合要求，及時通知業(yè)務部門補充或整改。2.檔案管理人員按照整理方法對檔案資料進行分類、組卷、編目和裝訂等工作。3.整理完成后，對檔案進行上架存儲，并建立相應的檔案管理臺賬，記錄檔案的基本信息、存放位置等。五、檔案歸檔（一）歸檔時間各業(yè)務部門應在審計項目結束后[具體時間]內，將整理合格的檔案資料移交至檔案管理部門歸檔。（二）歸檔手續(xù)1.業(yè)務部門向檔案管理部門移交檔案時，應填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、所屬項目等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對驗收，確認無誤后，雙方在移交清單上簽字蓋章，完成歸檔手續(xù)。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應符合整理規(guī)范，紙質檔案與電子檔案應同時歸檔，且內容一致。2.檔案管理部門應按照規(guī)定的存儲方式和位置對歸檔檔案進行妥善保管，確保檔案的安全和完整。六、檔案保管（一）保管設施1.公司應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案架、溫濕度控制設備、防火設備、防蟲設備等。2.檔案庫房應保持清潔、通風、干燥，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的檔案保管要求。（二）保管期限1.根據(jù)審計檔案的重要程度和保存價值，確定不同的保管期限。一般分為永久、長期（[具體年限]年）和短期（[具體年限]年）三種。2.對于涉及重大審計項目、法律法規(guī)規(guī)定需要長期保存的檔案，應確定為永久保管；對于一般審計項目檔案，根據(jù)其重要性和利用價值確定為長期或短期保管。（三）保管措施1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、變質等問題。2.對電子檔案應定期進行數(shù)據(jù)備份和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.嚴格執(zhí)行檔案庫房的安全管理制度，嚴禁無關人員進入庫房，確保檔案的安全。七、檔案利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應遵守國家法律法規(guī)和公司的相關規(guī)定，確保檔案信息的合法使用。2.按需利用原則：根據(jù)工作需要，合理利用檔案資源，提高檔案的利用效率。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，嚴格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱：公司內部人員因工作需要查閱審計檔案的，應填寫查閱申請表，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱時應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.借閱：因特殊情況需要借閱審計檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[具體天數(shù)]，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：如因工作需要復制審計檔案的，應填寫復制申請表，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復制。復制件應注明來源和用途，與原件具有同等的效力。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記臺賬，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄，包括利用人姓名、部門、利用時間、利用目的、歸還時間等信息。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、業(yè)務部門和相關專家組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，制定科學合理的鑒定標準。對已到保管期限且無保存價值的檔案，應予以銷毀；對仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限。（三）鑒定流程1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，并提出初步鑒定意見。2.檔案鑒定工作小組對檔案管理部門提出的初步鑒定意見進行審核，形成最終鑒定結論。3.對經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、所屬項目等信息。（四）銷毀程序1.銷毀清冊經(jīng)公司主管領導審批后，由檔案管理部門負責組織實施銷毀工作。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的徹底性和安全性。3.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字蓋章，并將銷毀清冊歸檔保存。九、附則（一）解釋權本辦法由公司檔案管理部門負責解釋。（二）生效日期本辦法自發(fā)布之日起生效實施。公司原有相關檔