企業(yè)工程資料歸檔規(guī)章一、總則為規(guī)范企業(yè)工程資料的歸檔管理，確保工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，滿足企業(yè)運(yùn)營、維護(hù)、審計(jì)及追溯等需求，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定本規(guī)章。本規(guī)章適用于企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的所有工程項(xiàng)目的資料歸檔管理工作，包括但不限于項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收、運(yùn)維等各階段產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等各種載體的文件材料。所有參與工程項(xiàng)目的部門及人員均應(yīng)遵守本規(guī)章。工程資料歸檔工作遵循“誰形成、誰負(fù)責(zé)、同步整理、按時(shí)歸檔”的原則，確保歸檔資料的真實(shí)、有效、規(guī)范。二、職責(zé)分工工程資料歸檔管理涉及多個(gè)部門，需明確各自職責(zé)，協(xié)同配合。1.項(xiàng)目管理部門：作為工程資料形成的主要責(zé)任部門，負(fù)責(zé)項(xiàng)目全周期內(nèi)所產(chǎn)生資料的收集、積累、初步整理與立卷工作。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對項(xiàng)目資料的完整性、真實(shí)性負(fù)首要責(zé)任。應(yīng)在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)指定專人負(fù)責(zé)資料管理，并確保各參建單位按要求提交資料。2.技術(shù)部門：負(fù)責(zé)審核工程設(shè)計(jì)、施工、變更等技術(shù)類文件的合規(guī)性、準(zhǔn)確性，并對相關(guān)技術(shù)資料的歸檔范圍和質(zhì)量提出專業(yè)要求。3.檔案管理部門：是企業(yè)工程資料歸檔的歸口管理部門。負(fù)責(zé)制定和更新歸檔細(xì)則；接收、驗(yàn)收項(xiàng)目管理部門移交的歸檔資料；對歸檔資料進(jìn)行系統(tǒng)整理、編號、編目、入庫、保管、提供利用及鑒定銷毀；對項(xiàng)目管理部門資料管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)。4.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)提供與工程項(xiàng)目相關(guān)的預(yù)算、決算、支付憑證等財(cái)務(wù)資料的副本或電子文件，并確保其符合歸檔要求。5.法務(wù)與合同管理部門：負(fù)責(zé)監(jiān)督工程合同及相關(guān)法律文書的歸檔管理，確保其法律效力。6.各參建單位（如設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位）：根據(jù)合同約定及項(xiàng)目管理要求，負(fù)責(zé)其承包范圍內(nèi)工程資料的編制、收集、整理，并按時(shí)向項(xiàng)目管理部門提交完整、準(zhǔn)確、符合要求的資料。三、歸檔范圍與保管期限（一）歸檔范圍工程資料歸檔范圍應(yīng)覆蓋項(xiàng)目全生命周期，主要包含但不限于以下類別：1.立項(xiàng)決策階段文件：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告及批復(fù)、規(guī)劃許可文件等。2.設(shè)計(jì)階段文件：設(shè)計(jì)方案、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件及審查意見、設(shè)計(jì)變更通知單、工程地質(zhì)勘察報(bào)告等。3.招投標(biāo)與合同階段文件：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、各類工程合同、協(xié)議及其補(bǔ)充協(xié)議等。4.施工準(zhǔn)備與施工階段文件：開工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、測量放線記錄、材料/構(gòu)配件/設(shè)備報(bào)審及質(zhì)量證明文件、施工日志、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、檢驗(yàn)批/分項(xiàng)/分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、設(shè)計(jì)變更執(zhí)行記錄、工程聯(lián)系單、會議紀(jì)要等。5.監(jiān)理階段文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理通知單、監(jiān)理月報(bào)、旁站記錄、質(zhì)量評估報(bào)告等。6.竣工驗(yàn)收階段文件：竣工驗(yàn)收申請報(bào)告、竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書、消防、環(huán)保、規(guī)劃等專項(xiàng)驗(yàn)收文件、竣工結(jié)算文件、竣工驗(yàn)收會議紀(jì)要等。7.運(yùn)維與改造階段文件：設(shè)施設(shè)備運(yùn)行記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、技術(shù)改造方案及圖紙、報(bào)廢鑒定文件等。8.聲像與電子文件：反映工程建設(shè)重要節(jié)點(diǎn)、隱蔽工程、重大活動(dòng)的照片、錄音、錄像；項(xiàng)目全過程的電子文檔、數(shù)據(jù)庫、BIM模型等。（二）保管期限工程資料的保管期限根據(jù)其價(jià)值分為永久、長期和短期。1.永久保管：涉及企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展、具有重要?dú)v史價(jià)值或法律憑證作用的文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、竣工驗(yàn)收證書、竣工圖、產(chǎn)權(quán)文件、重大事故處理文件等。2.長期保管（30年）：在較長時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件，如大部分設(shè)計(jì)文件、施工記錄、監(jiān)理文件、主要設(shè)備資料等。3.短期保管（10年）：在一定時(shí)期內(nèi)具有參考價(jià)值的文件，如一般性往來函電、部分施工過程記錄等。具體保管期限詳見附件《工程資料歸檔范圍與保管期限表》。檔案管理部門應(yīng)定期對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀或延長保管期限的意見，報(bào)請企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。四、歸檔要求與流程（一）歸檔要求1.完整性要求：歸檔資料應(yīng)齊全、完整，能夠準(zhǔn)確反映工程建設(shè)的全過程和實(shí)際情況。每份文件的正本、定稿、附件均應(yīng)齊全。2.準(zhǔn)確性要求：文件內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、簽字蓋章手續(xù)完備。圖紙修改應(yīng)符合規(guī)范，竣工圖必須與實(shí)物相符。3.規(guī)范性要求：文件材料應(yīng)為原件，因故無法提供原件的，應(yīng)提供清晰的復(fù)制件并加蓋公章、注明原件存放處。文件書寫材料應(yīng)符合耐久性要求（如使用碳素墨水、藍(lán)黑墨水），不得使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水等易褪色書寫材料。文件應(yīng)整潔、字跡清楚、圖樣清晰、簽字蓋章完備。破損文件應(yīng)先修復(fù)后再歸檔。聲像資料需附有文字說明，標(biāo)明事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物。電子文件應(yīng)確保內(nèi)容真實(shí)、完整、可讀，與相應(yīng)紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并采取防病毒、防篡改、備份等措施。4.系統(tǒng)性要求：歸檔資料應(yīng)按照工程項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行科學(xué)分類、組卷、排列，保持其內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系。（二）歸檔流程1.預(yù)立卷與收集：項(xiàng)目啟動(dòng)后，項(xiàng)目管理部門資料員即應(yīng)開始預(yù)立卷工作，根據(jù)歸檔范圍隨時(shí)收集、積累文件材料，并進(jìn)行初步整理。2.初步整理：項(xiàng)目管理部門在項(xiàng)目階段性結(jié)束或全部竣工后，應(yīng)對收集的資料進(jìn)行系統(tǒng)整理。包括：剔除重份、無保存價(jià)值的文件；按問題、時(shí)間等特征組卷；編寫頁號；填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表；擬定案卷標(biāo)題。3.歸檔申請：項(xiàng)目管理部門完成初步整理后，應(yīng)向檔案管理部門提交歸檔申請，并附移交清冊（一式兩份）。4.檢查驗(yàn)收：檔案管理部門依據(jù)歸檔范圍和要求，對擬移交資料進(jìn)行逐項(xiàng)檢查驗(yàn)收。檢查內(nèi)容包括資料完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性及系統(tǒng)性。對不符合要求的，退回項(xiàng)目管理部門限期整改。5.辦理移交：驗(yàn)收合格后，雙方在移交清冊上簽字蓋章，各執(zhí)一份備查。檔案管理部門辦理正式入庫手續(xù)。6.歸檔時(shí)限：項(xiàng)目管理類文件可按階段歸檔，如竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，應(yīng)將立項(xiàng)至竣工階段的資料整理歸檔。周期較長的項(xiàng)目，可分階段歸檔。電子文件應(yīng)隨紙質(zhì)文件一并歸檔，或按約定周期進(jìn)行在線歸檔。項(xiàng)目通過竣工驗(yàn)收后，所有工程資料的歸檔工作最遲不得超過六個(gè)月。五、檔案的整理、保管與利用（一）檔案整理檔案管理部門接收歸檔資料后，應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)化整理：1.分類編號：按照企業(yè)統(tǒng)一的檔案分類方案和編號規(guī)則，對案卷進(jìn)行科學(xué)分類并賦予唯一檔號。2.編制檢索工具：編制案卷目錄、全引目錄、專題目錄等檢索工具，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，便于快速檢索。3.裝盒上架：將整理好的案卷裝入標(biāo)準(zhǔn)檔案盒，按檔號順序排列上架。（二）檔案保管1.庫房要求：檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防日曬等安全措施。溫度應(yīng)控制在14-24℃，相對濕度控制在45%-60%。2.日常管理：定期檢查檔案保管狀況，做好溫濕度記錄，發(fā)現(xiàn)破損或變質(zhì)檔案及時(shí)修復(fù)、復(fù)制。嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度。3.電子檔案管理：建立可靠的電子檔案存儲系統(tǒng)，實(shí)行備份制度，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和檢測，確保電子檔案的長期可讀性、安全性和完整性。（三）檔案利用1.借閱申請：企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請單》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱涉密或重要檔案需經(jīng)更高層級領(lǐng)導(dǎo)審批。2.現(xiàn)場查閱：檔案一般應(yīng)在檔案閱覽室查閱，不得涂改、劃線、折疊、抽拆、污損檔案。3.外借管理：檔案原則上不予外借，確因工作需要外借的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理外借手續(xù)，約定歸還日期。借期一般不超過15天，到期需辦理續(xù)借手續(xù)。4.復(fù)制與證明：需復(fù)制檔案或出具檔案證明的，應(yīng)提出申請并經(jīng)批準(zhǔn)。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案證明專用章。5.利用登記：所有檔案利用行為均需詳細(xì)登記，記錄利用人、利用目的、利用內(nèi)容、利用時(shí)間等。六、電子文件與聲像檔案管理（一）電子文件管理1.形成要求：工程項(xiàng)目應(yīng)積極推行電子文件管理，確保電子文件在形成、處理、歸檔、保管、利用各環(huán)節(jié)的真實(shí)、完整、有效和安全。電子文件格式應(yīng)盡量采用通用、開放、標(biāo)準(zhǔn)化的格式。2.歸檔范圍：電子文件的歸檔范圍應(yīng)與紙質(zhì)文件保持一致，包括文本文件、圖像文件、圖形文件、視頻文件、音頻文件及數(shù)據(jù)庫等。3.歸檔方式：可采用離線歸檔（如光盤、移動(dòng)硬盤）或在線歸檔。在線歸檔應(yīng)通過安全可靠的網(wǎng)絡(luò)通道進(jìn)行。4.元數(shù)據(jù)要求：歸檔電子文件應(yīng)包含必要的元數(shù)據(jù)，如文件格式、形成時(shí)間、形成部門、責(zé)任人等。5.安全管理：應(yīng)采取權(quán)限控制、加密、數(shù)字簽名、病毒防護(hù)、異地備份等技術(shù)手段保障電子檔案安全。（二）聲像檔案管理1.形成要求：聲像資料應(yīng)主題明確、畫面清晰、聲音清楚，并附有詳細(xì)的文字說明（事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、攝影者等）。2.歸檔載體：照片檔案應(yīng)同時(shí)歸檔底片或高分辨率數(shù)字文件；錄音、錄像檔案應(yīng)歸檔母帶及通用格式的數(shù)字化副本。3.保管條件：聲像檔案對保管條件要求較高，應(yīng)避光、防磁、防潮，存放在專用裝具中。七、監(jiān)督、檢查與獎(jiǎng)懲1.檔案管理部門應(yīng)定期對各項(xiàng)目部門的資料歸檔工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)與考核，將歸檔工作納入部門及個(gè)人績效考核體系。2.對在工程資料歸檔工作中表現(xiàn)突出、成績顯著的部門或個(gè)人，給予通報(bào)表揚(yáng)或物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。3.對出現(xiàn)下列行為之一的，視情節(jié)輕重給予批評教育、通報(bào)批評或經(jīng)濟(jì)處罰；造成損失的，依法