工程類項(xiàng)目文檔管理要求一、總則（一）為規(guī)范工程類項(xiàng)目文檔管理工作，確保項(xiàng)目全過程文檔的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高項(xiàng)目信息資源的利用效率，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合企業(yè)項(xiàng)目管理實(shí)際，制定本要求。（二）本要求適用于企業(yè)所有工程類項(xiàng)目，包括新建、擴(kuò)建、改建及技術(shù)改造等項(xiàng)目從立項(xiàng)決策、勘察設(shè)計(jì)、施工安裝、調(diào)試驗(yàn)收到竣工投產(chǎn)全過程的文檔管理活動(dòng)。項(xiàng)目參建各方均應(yīng)遵守本要求。（三）工程類項(xiàng)目文檔管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、全程控制、便于利用的原則。項(xiàng)目文檔應(yīng)做到收集齊全、分類科學(xué)、整理規(guī)范、保管安全、檢索便捷。二、管理職責(zé)分工（一）公司層面設(shè)立項(xiàng)目文檔管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管項(xiàng)目管理的副總經(jīng)理擔(dān)任組長，成員包括項(xiàng)目管理部、技術(shù)質(zhì)量部、檔案室等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審定項(xiàng)目文檔管理制度，協(xié)調(diào)解決重大文檔管理問題，監(jiān)督文檔管理工作的落實(shí)。（二）項(xiàng)目管理部作為項(xiàng)目文檔管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定項(xiàng)目文檔管理實(shí)施細(xì)則，組織文檔管理培訓(xùn)，指導(dǎo)各項(xiàng)目部開展文檔管理工作，定期檢查文檔管理情況，并向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)。（三）各項(xiàng)目部設(shè)立專職或兼職文檔管理員，具體負(fù)責(zé)本項(xiàng)目文檔的收集、整理、立卷、歸檔和日常保管工作。文檔管理員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和責(zé)任心，保持相對(duì)穩(wěn)定。（四）設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等參建方應(yīng)按照合同約定和本要求，負(fù)責(zé)各自形成項(xiàng)目文檔的收集、整理和移交工作，確保文檔質(zhì)量符合要求。三、文檔分類與范圍（一）工程類項(xiàng)目文檔按照形成階段和內(nèi)容性質(zhì)分為以下六類：1.前期決策階段文檔：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、環(huán)境影響評(píng)價(jià)、規(guī)劃許可、用地批準(zhǔn)等文件材料。2.設(shè)計(jì)階段文檔：包括勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)規(guī)范書、設(shè)備材料清單等文件材料。3.施工階段文檔：包括施工組織設(shè)計(jì)、施工許可證、工程測量記錄、材料設(shè)備進(jìn)場報(bào)驗(yàn)單、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、施工日志、監(jiān)理通知單、會(huì)議紀(jì)要等文件材料。4.竣工驗(yàn)收階段文檔：包括單位工程驗(yàn)收記錄、分部工程驗(yàn)收記錄、竣工圖、調(diào)試報(bào)告、試運(yùn)行記錄、質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、竣工驗(yàn)收證書等文件材料。5.竣工決算階段文檔：包括工程結(jié)算書、審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)移交清冊、竣工決算報(bào)告等文件材料。6.項(xiàng)目管理過程文檔：包括招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、進(jìn)度計(jì)劃、質(zhì)量安全記錄、索賠處理文件、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等文件材料。（二）項(xiàng)目文檔范圍應(yīng)覆蓋項(xiàng)目全生命周期，凡是對(duì)項(xiàng)目建設(shè)和日后運(yùn)營、維護(hù)、改擴(kuò)建具有查考利用價(jià)值的各種載體和形式的文件材料均應(yīng)納入管理范圍，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像、數(shù)字化模型等。四、文檔形成與收集（一）項(xiàng)目文檔的形成應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步進(jìn)行，做到邊建設(shè)邊形成邊收集。文檔內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況，簽字蓋章手續(xù)齊全，書寫材料符合耐久性要求。（二）文檔收集工作實(shí)行責(zé)任制。各參建單位負(fù)責(zé)收集本單位在項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的全部文檔，確保不遺漏、不散失。項(xiàng)目部文檔管理員負(fù)責(zé)匯總收集本項(xiàng)目所有文檔，并建立文檔收集臺(tái)賬。（三）電子文檔的收集應(yīng)同時(shí)保存其內(nèi)容信息和元數(shù)據(jù)，確保電子文檔的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。電子文檔應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，重要電子文檔應(yīng)同時(shí)制作紙質(zhì)副本或進(jìn)行縮微處理。（四）文檔收集的時(shí)間要求如下：一般文件材料應(yīng)在事項(xiàng)辦理完畢后10個(gè)工作日內(nèi)完成收集；階段性成果文件應(yīng)在該階段工作結(jié)束后15個(gè)工作日內(nèi)完成收集；竣工圖應(yīng)在工程實(shí)體竣工后30個(gè)工作日內(nèi)完成收集與修改。五、文檔整理與立卷（一）文檔整理應(yīng)遵循項(xiàng)目建設(shè)的自然形成規(guī)律，保持文檔之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。整理工作包括分類、組卷、排列、編號(hào)、編目等環(huán)節(jié)。（二）文檔立卷以單位工程或分部工程為基本單元，結(jié)合專業(yè)、階段等因素進(jìn)行。案卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照事項(xiàng)結(jié)合時(shí)間順序排列，同一事項(xiàng)的文件材料應(yīng)集中排列。（三）案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般包括項(xiàng)目名稱、單位工程名稱、文件內(nèi)容摘要等要素。案卷封面應(yīng)填寫規(guī)范，項(xiàng)目名稱、案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)填寫齊全。（四）文檔編號(hào)采用統(tǒng)一規(guī)則，結(jié)構(gòu)為：項(xiàng)目代號(hào)-階段代碼-專業(yè)代碼-順序號(hào)。項(xiàng)目代號(hào)由企業(yè)統(tǒng)一規(guī)定，階段代碼、專業(yè)代碼按照企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，順序號(hào)按文件形成時(shí)間或排列順序編制。（五）文檔編目應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。案卷目錄反映全部案卷的基本信息，卷內(nèi)文件目錄詳細(xì)反映每個(gè)案卷內(nèi)文件的基本信息。目錄信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，便于計(jì)算機(jī)檢索。六、文檔保管與保護(hù)（一）文檔保管應(yīng)設(shè)置專用庫房或?qū)Ｓ脜^(qū)域，配備符合安全保管要求的裝具和設(shè)備。庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等條件，溫度控制在14攝氏度至24攝氏度，相對(duì)濕度控制在45%至60%。（二）不同載體的文檔應(yīng)分類保管。紙質(zhì)文檔應(yīng)立放保管，磁帶、光盤等特殊載體文檔應(yīng)按其特性要求妥善保管。珍貴文檔和重要文檔應(yīng)單獨(dú)存放，重點(diǎn)保護(hù)。（三）文檔庫房應(yīng)實(shí)行專人管理，建立嚴(yán)格的出入庫登記制度。無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房，文檔管理人員變動(dòng)時(shí)應(yīng)辦理交接手續(xù)。（四）定期對(duì)保管文檔進(jìn)行檢查清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損或字跡褪變的文檔應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制，電子文檔應(yīng)定期進(jìn)行遷移和檢測，確保長期可讀。（五）文檔的保管期限根據(jù)文檔的價(jià)值和性質(zhì)確定，分為永久、長期和短期三種。具體保管期限按照國家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。保管期滿的文檔應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行鑒定，有價(jià)值的繼續(xù)保存，無價(jià)值的按規(guī)定程序銷毀。七、文檔利用與保密（一）文檔利用工作應(yīng)本著既利于工作開展又確保文檔安全的原則，建立健全文檔利用制度，明確利用范圍、審批權(quán)限和利用手續(xù)。（二）項(xiàng)目參建單位因工作需要查閱本項(xiàng)目文檔，一般文檔經(jīng)文檔管理員同意即可查閱，重要文檔需經(jīng)項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。項(xiàng)目竣工移交后，文檔利用按企業(yè)檔案利用規(guī)定執(zhí)行。（三）文檔利用可采用閱覽、借閱、復(fù)制、咨詢等多種方式。原件一般不予外借，確需外借須嚴(yán)格履行審批手續(xù)并限期歸還。復(fù)制文檔應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)并登記備案。（四）涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的文檔應(yīng)按照保密規(guī)定嚴(yán)格管理，劃定密級(jí)，控制知悉范圍。利用保密文檔必須履行審批手續(xù)，并遵守保密紀(jì)律。（五）文檔管理部門應(yīng)積極開發(fā)文檔信息資源，主動(dòng)為項(xiàng)目決策、工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)營、設(shè)備維護(hù)、改擴(kuò)建等提供信息服務(wù)。逐步建立文檔數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)文檔信息資源共享。八、電子文檔管理（一）電子文檔管理應(yīng)遵循全程管理、前端控制、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用的原則，確保電子文檔的真實(shí)、完整、可用和安全。（二）電子文檔的形成、收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)實(shí)行全過程管理。在信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)和開發(fā)階段就應(yīng)考慮文檔管理要求，提前設(shè)定元數(shù)據(jù)模板和歸檔接口。（三）電子文檔的格式應(yīng)優(yōu)先采用開放格式或通用格式，如文本文件采用PDF、PDF/A或XML格式，圖像文件采用JPEG、TIFF格式，視頻文件采用MPEG格式。專用格式應(yīng)同時(shí)保存相關(guān)軟件信息。（四）電子文檔的歸檔應(yīng)包括內(nèi)容數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、背景信息和軟硬件環(huán)境說明等。歸檔電子文檔應(yīng)進(jìn)行病毒檢測、數(shù)據(jù)校驗(yàn)，確保準(zhǔn)確無誤。（五）建立電子文檔備份制度，重要電子文檔應(yīng)實(shí)行異地備份。定期對(duì)電子文檔的可讀性進(jìn)行檢測，及時(shí)對(duì)存儲(chǔ)載體進(jìn)行更新或轉(zhuǎn)換。（六）電子文檔管理系統(tǒng)應(yīng)具備身份認(rèn)證、權(quán)限管理、操作日志、安全審計(jì)等功能，確保電子文檔的安全。訪問權(quán)限應(yīng)根據(jù)崗位職責(zé)嚴(yán)格設(shè)定。九、竣工文檔移交（一）項(xiàng)目竣工后，項(xiàng)目部應(yīng)組織各參建單位整理全部項(xiàng)目文檔，編制竣工文檔清單，準(zhǔn)備文檔移交工作。竣工文檔的整理質(zhì)量應(yīng)作為項(xiàng)目考核的重要內(nèi)容。（二）竣工文檔移交應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)完成。移交內(nèi)容包括全部紙質(zhì)文檔、電子文檔及其目錄索引。移交前應(yīng)由檔案管理部門進(jìn)行質(zhì)量檢查。（三）文檔移交應(yīng)履行正式交接手續(xù)，填寫移交清單一式三份，移交方、接收方和項(xiàng)目管理部各執(zhí)一份。移交清單應(yīng)詳細(xì)列明文檔名稱、數(shù)量、載體形式、移交時(shí)間等信息。（四）文檔移交后，項(xiàng)目部應(yīng)將項(xiàng)目文檔管理工作的總結(jié)報(bào)告提交項(xiàng)目管理部備案。報(bào)告內(nèi)容包括文檔管理組織情況、文檔收集整理情況、文檔利用情況、經(jīng)驗(yàn)與問題等。十、檢查與考核（一）項(xiàng)目管理部每季度對(duì)各項(xiàng)目部文檔管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括文檔管理制度執(zhí)行情況、文檔收集齊全程度、文檔整理規(guī)范程度、文檔保管安全情況等。（二）檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)發(fā)出整改通知，限期整改。對(duì)整改不力或造成文檔損失的，按企業(yè)相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。（三）項(xiàng)目文檔管理工作納入項(xiàng)目績效考核體系，考核結(jié)果與項(xiàng)目獎(jiǎng)金