采購管理流程規(guī)范與審批表一、適用范圍與對象本規(guī)范及審批表適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購活動，涵蓋生產(chǎn)物料、辦公設(shè)備、服務(wù)外包（如維修、咨詢）、低值易耗品等采購場景。適用對象包括各業(yè)務(wù)部門（如生產(chǎn)部、行政部、市場部）、采購管理部門、財務(wù)部門及企業(yè)高層審批人員，旨在保證采購活動合規(guī)、高效、成本可控。二、采購操作流程詳解采購活動需嚴(yán)格遵循“需求發(fā)起—部門審核—采購執(zhí)行—驗收付款—歸檔記錄”的閉環(huán)流程，各環(huán)節(jié)責(zé)任主體及操作要求步驟1：采購需求發(fā)起與申請責(zé)任主體：需求部門（如生產(chǎn)部需采購原材料，行政部需采購辦公設(shè)備）。操作說明：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)計劃或?qū)嶋H需求，填寫《采購申請表》，明確以下信息：采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量；預(yù)估單價、預(yù)算總價（需附成本測算依據(jù)，如市場詢價記錄）；采購urgency（緊急/常規(guī)）、用途說明（如“生產(chǎn)用A零件”“辦公用打印機(jī)”）；供應(yīng)商偏好（如有，需說明理由，如“長期合作供應(yīng)商”）。需求部門負(fù)責(zé)人對申請內(nèi)容的真實性、必要性進(jìn)行初審，簽字確認(rèn)后提交至采購管理部門。輸出成果：《采購申請表》（需求部門負(fù)責(zé)人簽字版）。步驟2：采購部門審核與預(yù)算核查責(zé)任主體：采購管理部門、財務(wù)部門。操作說明：采購管理部門收到《采購申請表》后，重點審核：采購需求是否符合企業(yè)年度采購計劃；規(guī)格型號、數(shù)量是否與實際需求匹配，是否存在重復(fù)采購；預(yù)估單價是否合理（參照歷史采購價格、市場行情或至少3家供應(yīng)商初步報價）。財務(wù)部門同步核查預(yù)算：確認(rèn)采購項目是否在部門預(yù)算額度內(nèi)；超預(yù)算采購需需求部門提交《預(yù)算調(diào)整申請》，按預(yù)算審批流程追加。審核通過后，采購部門啟動采購執(zhí)行；審核不通過則退回需求部門修改。輸出成果：《采購審核意見表》（采購、財務(wù)部門簽字確認(rèn)）。步驟3：采購方式選擇與供應(yīng)商確定責(zé)任主體：采購管理部門、需求部門（參與技術(shù)參數(shù)確認(rèn)）。操作說明：根據(jù)采購金額、物品類型及風(fēng)險等級，選擇對應(yīng)采購方式：公開招標(biāo)：適用于單次采購金額≥50萬元（或企業(yè)規(guī)定的高金額項目），需在指定平臺發(fā)布招標(biāo)公告，接受3家及以上供應(yīng)商投標(biāo)，由評標(biāo)小組（含采購、技術(shù)、財務(wù)人員）綜合評定中標(biāo)方。詢比價采購：適用于5萬元≤采購金額＜50萬元，向至少3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價單，對比價格、質(zhì)量、交期后確定供應(yīng)商。單一來源采購：適用于專利產(chǎn)品、獨家代理或緊急采購（需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)特批），僅向1家供應(yīng)商采購，需書面說明理由。零星采購：適用于采購金額＜5萬元的低值易耗品，可從合格供應(yīng)商庫中選擇或電商平臺采購，留存采購憑證。確定供應(yīng)商后，簽訂《采購合同》，明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、驗收方式、付款條件等條款。輸出成果：《采購合同》、《供應(yīng)商比價記錄表》。步驟4：訂單下達(dá)與交貨跟蹤責(zé)任主體：采購管理部門。操作說明：采購部門根據(jù)《采購合同》《采購訂單》，加蓋采購專用章后發(fā)送給供應(yīng)商，同時抄送需求部門、財務(wù)部門。跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度：確認(rèn)供應(yīng)商是否按期備貨、發(fā)貨；如遇延遲，要求供應(yīng)商提供新交期，評估是否影響生產(chǎn)/業(yè)務(wù)，必要時啟動備用供應(yīng)商；收貨前1天通知需求部門做好驗收準(zhǔn)備。輸出成果：《采購訂單》、《交貨跟蹤表》。步驟5：驗收與入庫責(zé)任主體：需求部門（技術(shù)驗收）、倉儲部門（數(shù)量/外觀驗收）、采購管理部門（監(jiān)督）。操作說明：貨物送達(dá)后，需求部門（如生產(chǎn)部）根據(jù)技術(shù)參數(shù)進(jìn)行質(zhì)量驗收，出具《技術(shù)驗收報告》；倉儲部門清點數(shù)量、檢查包裝外觀，確認(rèn)無誤后辦理入庫，填寫《入庫單》，注明采購訂單號、供應(yīng)商名稱、入庫數(shù)量；如驗收不合格，需求部門需在24小時內(nèi)書面反饋采購部門，采購部門聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或索賠，不合格品不得入庫。輸出成果：《技術(shù)驗收報告》、《入庫單》（需求、倉儲、采購三方簽字確認(rèn)）。步驟6：付款申請與財務(wù)結(jié)算責(zé)任主體：采購管理部門、財務(wù)部門。操作說明：采購部門收集完整結(jié)算資料：《采購合同》《采購訂單》《入庫單》《技術(shù)驗收報告》《供應(yīng)商發(fā)票》；填寫《付款申請單》，注明供應(yīng)商信息、付款金額、付款方式（如銀行轉(zhuǎn)賬）、合同約定付款節(jié)點（如預(yù)付款、到貨款、質(zhì)保金）；財務(wù)部門審核資料完整性、發(fā)票合規(guī)性（如發(fā)票抬頭、稅號是否正確），確認(rèn)無誤后按審批流程付款；保留付款憑證（如銀行回單），作為后續(xù)審計依據(jù)。輸出成果：《付款申請單》、《財務(wù)付款憑證》。步驟7：采購記錄歸檔責(zé)任主體：采購管理部門、檔案管理部門。操作說明：采購活動結(jié)束后，采購部門將所有資料整理歸檔，包括：《采購申請表》《采購審核意見表》《采購合同》《比價記錄》《入庫單》《驗收報告》《付款憑證》等，按“每單一號”原則編號，保存期限≥3年（或按企業(yè)檔案管理規(guī)定）。輸出成果：采購檔案（電子+紙質(zhì)雙備份）。三、采購審批表模板設(shè)計企業(yè)采購申請審批表基本信息采購申請部門部門名稱：_________申請日期：____年__月__日申請人姓名：_________聯(lián)系方式：_________（內(nèi)部分機(jī)）采購類別□生產(chǎn)物料□辦公設(shè)備□服務(wù)外包□低值易耗品□其他：_________預(yù)算編號__________預(yù)算金額：_________元本次申請金額：_________元采購明細(xì)序號物品/服務(wù)名稱12供應(yīng)商信息（如已確定）名稱：_________聯(lián)系人：_________電話：_________（固話）緊急程度□緊急（需24小時內(nèi)啟動）□常規(guī)（按正常流程）審批流程需求部門負(fù)責(zé)人意見：□同意□不同意（請注明原因：_________________________）簽字：_________日期：____年__月__日采購部門審核意見：□同意□需補(bǔ)充說明□不同意（原因：_____________________）簽字：_________日期：____年__月__日財務(wù)部門審核意見：□預(yù)算通過□需調(diào)整預(yù)算（金額：_________）□預(yù)算不足簽字：_________日期：____年__月__日分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見：□同意□不同意（原因：_________________________）簽字：_________日期：____年__月__日總經(jīng)理（如需）意見：□同意□不同意簽字：_________日期：____年__月__日備注|1.附件清單：《市場詢價記錄》《技術(shù)參數(shù)說明》等□有□無2.其他說明：______________________________________|四、關(guān)鍵執(zhí)行提示預(yù)算剛性原則：無預(yù)算或超預(yù)算采購需提前完成預(yù)算調(diào)整流程，嚴(yán)禁“先采購后補(bǔ)預(yù)算”。審批時效要求：常規(guī)采購審批需在3個工作日內(nèi)完成；緊急采購可啟動“綠色通道”，但需在24小時內(nèi)補(bǔ)齊審批手續(xù)。供應(yīng)商管理：優(yōu)先選擇合格供應(yīng)商庫內(nèi)的供應(yīng)商，新供應(yīng)商需提交資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證）由采購部門審核備案。資料完整性：付款時必須“三單匹