PAGEPAGE42006年7月國開電大行管、中文?？啤掇k公室管理》期末紙質(zhì)考試試題及答案一、單項選擇題(請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題1分，共10分)1.文員打印寄往歐美國家的信封，寄信人姓名、地址應(yīng)該打印在(B)A.右下角B.左上角C.右上角D.左上角2.在辦公室里，(A)的位置是上座。A.離人口最遠(yuǎn)B.離入口最近C.靠近門口D.靠近窗戶3.文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該(A)A.在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去B.在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去C.在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去D.寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去4.文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)該(D)A.不作聲，等無人時查字典B.作判斷，用同偏旁的字音讀C.不用讀，只稱呼姓即可D.請教對方“可否請問一下，這個字怎么念?”5.會議中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時文員應(yīng)(D)A.不理睬B.不征求主持人意見，停止筆錄C.征求主持人意見，停止筆錄，不關(guān)錄音機D.征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機6.在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點：一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有(B)，了解要求約會者的心理。A.社交的能力B.說話的技巧C.聽話的能力D.聽寫的能力7.當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)(D)A.向上司報告B.送禮C.寫信D.查證消息的可靠性8.以下餐巾的使用方法是正確的(C)A.中途離座，把餐巾放在椅子上B.用來擦刀叉C.用來擦嘴唇嘴角D.塞人衣服領(lǐng)口里9.上司參加各種應(yīng)酬和會議，有時需要更換服裝，文員應(yīng)(A)A.通知上司家人把衣服送達B.自己到上司家里去拿C.讓上司自己去家里更換D.去買新的服裝10.文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、(A)和歸檔要求。A.歸檔時間B.歸檔憑證C.歸檔模式D.歸檔歷史二、判斷題(正確劃“√”，錯誤劃“×”。每小題1分，共10分)1.善于合作指每一名文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。[答案]“×”2.文員因為已經(jīng)打過電話，并給對方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了?！白鲞^某項工作”和“完成某項工作”是完全相同的。[答案]“×”3.對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。[答案]“×”4.當(dāng)與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。[答案]“√”5.文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)該去洗手間。[答案]“√”6.如果需要與來訪者確定會面時間，應(yīng)先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應(yīng)下來。[答案]“×”7.如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進入會客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。[答案]“√”8.如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點，以消除緊張的氣氛。[答案]“√”9.會議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館(或其他供應(yīng)者)把所需用設(shè)備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。[答案]“×”10.上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。[答案]“×”三、簡答題(每小題10分，共20分)1.文員所作的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項?答：(1)會議名稱；(2)會議記錄人的姓名、蓋章；(3)時間(開始時間、結(jié)束時間);(4)會議地點；(5)議題；(6)主持人、主席；(7)出席者名單；(8)會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；(9)相關(guān)的資料；(10)下次會議預(yù)定日期。2.辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些?答：(1)清楚地知道在所說服的事項中，最想說什么，以邏輯分析自己的意向，并對目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓住重點；(2)說服時，要盡量具體客觀，使對方產(chǎn)生了解的動機；(3)偶而也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經(jīng)驗談等等；(4)要具體了解對方的立場和意向，先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進行談話。要掌握對方不能了解的地方，努力加以說服；(5)主動發(fā)問，了解對方的想法，對方有關(guān)信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等(明確了解對方的情況);(6)以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言，不要使用令對方反感的言詞；(7)讓對方打開心扉，使對方對自己的看法產(chǎn)生興趣(讓對方認(rèn)同自己);(8)不可傷害對方的自尊心。四、設(shè)計題(每小題10分，共20分)1.文秘人員如何主持會議?應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)?答：文秘人員如果在會議上要發(fā)言，應(yīng)先把要講的內(nèi)容作一個總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡略記下發(fā)言的要點。會議上注意自己的表情和說話的語調(diào)，并控制發(fā)言的時間。對發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo)，提醒時間有限。在會上可分配工作任務(wù)，認(rèn)真傾聽其他人意見，不要當(dāng)眾批評某個人。最后作總結(jié)，統(tǒng)一認(rèn)識。要求與會者記筆記，自己做好筆記并把每次會議紀(jì)要的打印件放進文件夾。以作查證。2.上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國代表團一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案?答：(1)接受任務(wù)；(2)了解來賓、制訂計劃；(3)預(yù)訂食宿；(4)歡迎來賓、商議日程；(5)禮節(jié)性拜訪、宴請；(6)正式會談；(7)簽訂協(xié)議書；(8)陪同參觀游覽；(9)互贈禮品；(10)歡送來賓、接待小結(jié)。五、案例分析題(每小題20分，共40分)1.文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著：“親愛的紅：……”，她意識到拆錯了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來(但是外表還是有些痕跡)。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時，上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認(rèn)為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么?請講出理由并說明正確的做法。答：(1)收領(lǐng)郵件應(yīng)該把以前的信件另外放開，以免混淆；(2)應(yīng)在清點后才能簽字；(3)首先應(yīng)分類，請示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆(4)不能把回信地址剪掉(5)檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致，應(yīng)打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去，(6)拆錯信，應(yīng)在信封上要寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時向他(她)道歉。(7)把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆；把郵件分成最急件、次急件和普通件；(8)打印寄往美國的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角。2.文員小曹向分管營銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認(rèn)為小曹有意與他作對；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。請你分析小曹這樣做對不對?錯在哪里?面對這種情況小曹應(yīng)該怎么辦?答：(1)小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請示了，就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請示；(2)在工作中不應(yīng)過分