部門會(huì)議管理流程及記錄模板一、概述部門會(huì)議是團(tuán)隊(duì)溝通協(xié)作、同步信息、解決問(wèn)題、推進(jìn)目標(biāo)的核心載體。規(guī)范會(huì)議管理流程、完善會(huì)議記錄機(jī)制，能顯著提升會(huì)議效率、明確責(zé)任分工、留存決策依據(jù)，避免“議而不決、決而不行”的問(wèn)題。本模板適用于各類部門內(nèi)部會(huì)議（如例會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、專題研討會(huì)等），旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程實(shí)現(xiàn)會(huì)議管理的閉環(huán)管理。二、適用場(chǎng)景與價(jià)值（一）典型使用場(chǎng)景常規(guī)例會(huì)：部門周會(huì)/月會(huì)，同步工作進(jìn)展、協(xié)調(diào)資源、部署下一階段任務(wù)。項(xiàng)目專項(xiàng)會(huì)議：針對(duì)項(xiàng)目啟動(dòng)、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)評(píng)審、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)等議題的集中討論。問(wèn)題解決會(huì)議：針對(duì)工作中出現(xiàn)的突發(fā)問(wèn)題、跨部門協(xié)作障礙等進(jìn)行分析與決策。決策討論會(huì)議：涉及部門制度優(yōu)化、資源分配、方案選型等重要事項(xiàng)的集體研討。（二）核心價(jià)值效率提升：通過(guò)提前規(guī)劃議程、明確參會(huì)角色，減少會(huì)議時(shí)間浪費(fèi)。責(zé)任落地：會(huì)議決議與任務(wù)分工清晰記錄，避免職責(zé)模糊。知識(shí)沉淀：會(huì)議記錄作為工作檔案，便于后續(xù)追溯、復(fù)盤和經(jīng)驗(yàn)復(fù)用。三、全流程操作指南（一）會(huì)前準(zhǔn)備：奠定高效會(huì)議基礎(chǔ)步驟1：明確會(huì)議目標(biāo)與議題根據(jù)部門工作計(jì)劃或?qū)嶋H問(wèn)題，確定會(huì)議核心目標(biāo)（如“確定Q3項(xiàng)目排期”“解決客戶投訴處理流程卡點(diǎn)”）。圍繞目標(biāo)拆解具體議題，按優(yōu)先級(jí)排序（建議不超過(guò)5個(gè)核心議題，避免發(fā)散），每個(gè)議題明確“討論目標(biāo)+預(yù)期產(chǎn)出”（如“議題1：優(yōu)化客戶投訴響應(yīng)流程——預(yù)期產(chǎn)出：明確新流程責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)”）。步驟2：確定參會(huì)人員與角色分工必參人員：議題直接負(fù)責(zé)人、決策人（如部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理）?？蛇x人員：議題相關(guān)支持人員（如技術(shù)支持工、業(yè)務(wù)對(duì)接專員）。角色分工：主持人（通常為部門負(fù)責(zé)人或議題發(fā)起人）：控制流程、引導(dǎo)討論、避免跑題；記錄人：提前熟悉議題，實(shí)時(shí)記錄討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、任務(wù)分工；時(shí)間官（可選）：提醒各議程時(shí)間，保證會(huì)議按計(jì)劃推進(jìn)。步驟3：制定會(huì)議議程并提前通知按議題優(yōu)先級(jí)制定議程模板，包含：議題名稱、討論目標(biāo)、負(fù)責(zé)人、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)。提前1-2個(gè)工作日通過(guò)郵件/企業(yè)發(fā)送會(huì)議通知，內(nèi)容需包含：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)（線上會(huì)議需附）；詳細(xì)議程及各議題背景材料（如項(xiàng)目數(shù)據(jù)、問(wèn)題分析報(bào)告）；參會(huì)人員名單及角色分工；會(huì)前準(zhǔn)備要求（如“請(qǐng)各議題負(fù)責(zé)人提前提交數(shù)據(jù)報(bào)表”）。步驟4：準(zhǔn)備會(huì)議材料與工具材料：議題背景資料、數(shù)據(jù)報(bào)表、待討論方案草案等，提前同步給參會(huì)人員預(yù)覽。工具：投影儀、會(huì)議白板、錄音設(shè)備（需提前告知參會(huì)人員）、簽到表、會(huì)議記錄模板（見(jiàn)第四部分）。（二）會(huì)中執(zhí)行：聚焦目標(biāo)，高效決策步驟1：開場(chǎng)簽到與議程確認(rèn)（5分鐘內(nèi)）記錄人組織簽到，確認(rèn)參會(huì)人員到齊情況（未到人員需提前說(shuō)明原因，并同步其意見(jiàn)）。主持人開場(chǎng)：重申會(huì)議目標(biāo)、議程及時(shí)長(zhǎng)要求，強(qiáng)調(diào)“發(fā)言圍繞議題、結(jié)論需明確”。步驟2：按議程逐項(xiàng)討論議題引導(dǎo)：由議題負(fù)責(zé)人簡(jiǎn)要介紹背景（控制在3分鐘內(nèi)），聚焦“現(xiàn)狀-問(wèn)題-方案-決策”邏輯。開放討論：主持人鼓勵(lì)參會(huì)人員發(fā)言，控制討論節(jié)奏：避免少數(shù)人壟斷發(fā)言，可主動(dòng)邀請(qǐng)沉默人員補(bǔ)充觀點(diǎn)；出現(xiàn)分歧時(shí)，引導(dǎo)“數(shù)據(jù)/事實(shí)支撐”討論，避免主觀爭(zhēng)論；偏離議題時(shí)，及時(shí)拉回（如“這個(gè)話題很有價(jià)值，但本次議題聚焦，可會(huì)后單獨(dú)溝通”）。達(dá)成共識(shí)：每個(gè)議題討論結(jié)束后，主持人總結(jié)“一致結(jié)論”或“待決議項(xiàng)”（如一致結(jié)論：優(yōu)化后的投訴流程由*專員負(fù)責(zé)落地；待決議項(xiàng)：是否增加客服權(quán)限，需向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后確定）。步驟3：確認(rèn)決議與任務(wù)分工對(duì)已達(dá)成共識(shí)的決議，記錄人需清晰記錄：“決議內(nèi)容+責(zé)任人+完成時(shí)間+交付成果”（示例：“決議：客戶投訴響應(yīng)時(shí)間縮短至24小時(shí)內(nèi)；責(zé)任人：*主管；完成時(shí)間：本周五；交付成果：新流程SOP文檔”）。對(duì)待決議項(xiàng)，明確“下一步動(dòng)作+負(fù)責(zé)人+跟進(jìn)時(shí)間”（示例：“待決議：增加客服權(quán)限；下一步：專員整理權(quán)限申請(qǐng)表，周三前提交經(jīng)理審批”）。步驟4：會(huì)議總結(jié)與收尾（5分鐘內(nèi)）主持人總結(jié)：重申會(huì)議核心結(jié)論、關(guān)鍵任務(wù)及負(fù)責(zé)人，提醒“會(huì)后1個(gè)工作日內(nèi)分發(fā)會(huì)議記錄”。記錄人確認(rèn)：與參會(huì)人員核對(duì)記錄要點(diǎn)，特別是任務(wù)分工是否準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）會(huì)后跟進(jìn)：閉環(huán)管理，保證落地步驟1：整理會(huì)議記錄（會(huì)后24小時(shí)內(nèi)）記錄人根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，按“會(huì)議基本信息-議程討論記錄-決議事項(xiàng)-待辦任務(wù)”結(jié)構(gòu)整理記錄，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、客觀（避免主觀評(píng)價(jià)，重點(diǎn)記錄“誰(shuí)、做什么、何時(shí)完成”）。整理完成后，發(fā)送給主持人審核，確認(rèn)無(wú)誤后同步給所有參會(huì)人員及需知曉的相關(guān)人員。步驟2：任務(wù)跟蹤與反饋任務(wù)負(fù)責(zé)人按記錄要求推進(jìn)工作，每日/每周在部門群同步進(jìn)展（如“專員：權(quán)限申請(qǐng)表已完成初稿，待經(jīng)理審核”）。記錄人/部門助理每周匯總?cè)蝿?wù)進(jìn)度，對(duì)逾期未完成的任務(wù)及時(shí)提醒，并分析原因（如資源不足、需跨部門協(xié)調(diào)）。步驟3：會(huì)議資料歸檔將會(huì)議通知、議程、簽到表、會(huì)議記錄、任務(wù)跟蹤表等資料整理存檔（建議按“日期+會(huì)議主題”命名文件夾），保存期限至少1年，便于后續(xù)查閱。四、核心工具模板模板1：會(huì)議通知單部門會(huì)議通知單會(huì)議主題部門周例會(huì)（2023年X月第X周）會(huì)議時(shí)間2023年X月X日（周一）14:00-15:30會(huì)議地點(diǎn)公司3樓會(huì)議室A（線上會(huì)議：企業(yè)會(huì)議號(hào)X）主持人*經(jīng)理記錄人*助理參會(huì)人員經(jīng)理、主管、專員、工、*實(shí)習(xí)生議程安排序號(hào)議題名稱1Q2部門工作總結(jié)回顧2Q3重點(diǎn)項(xiàng)目排期討論3客戶投訴處理流程優(yōu)化方案評(píng)審4其他事項(xiàng)會(huì)前準(zhǔn)備請(qǐng)各議題負(fù)責(zé)人提前提交材料：主管準(zhǔn)備Q2總結(jié)PPT，專員準(zhǔn)備項(xiàng)目甘特圖，*工準(zhǔn)備流程優(yōu)化對(duì)比表備注如需請(qǐng)假，請(qǐng)?zhí)崆?天向*經(jīng)理申請(qǐng)，并提交書面意見(jiàn)模板2：會(huì)議簽到表部門會(huì)議簽到表會(huì)議主題部門周例會(huì)（2023年X月第X周）日期2023年X月X日應(yīng)到人數(shù)5人實(shí)到人數(shù)5人序號(hào)姓名部門/崗位簽到時(shí)間1*經(jīng)理部門經(jīng)理13:552*主管項(xiàng)目主管13:583*專員業(yè)務(wù)專員14:024*工技術(shù)支持14:005*實(shí)習(xí)生實(shí)習(xí)生14:05模板3：會(huì)議記錄表部門會(huì)議記錄表會(huì)議主題部門周例會(huì)（2023年X月第X周）日期2023年X月X日主持人*經(jīng)理記錄人*助理參會(huì)人員經(jīng)理、主管、專員、工、*實(shí)習(xí)生一、議程討論記錄序號(hào)議題名稱討論要點(diǎn)1Q2部門工作總結(jié)回顧主管：Q2目標(biāo)完成率85%，其中“客戶滿意度”未達(dá)標(biāo)（目標(biāo)90%，實(shí)際85%），主要原因?yàn)樾聠T工響應(yīng)不及時(shí)；經(jīng)理：需加強(qiáng)新員工培訓(xùn)，下月組織技能考核。2Q3重點(diǎn)項(xiàng)目排期討論專員：項(xiàng)目A需6月15日啟動(dòng)，需調(diào)配2名開發(fā)資源；經(jīng)理：資源協(xié)調(diào)后確認(rèn)，*工下周負(fù)責(zé)對(duì)接技術(shù)團(tuán)隊(duì)，6月10日前提交資源需求表。3客戶投訴處理流程優(yōu)化方案評(píng)審工：新流程將響應(yīng)時(shí)間從48小時(shí)縮短至24小時(shí)，增加客服一級(jí)審批權(quán)限；全體一致通過(guò)，工負(fù)責(zé)6月20日前完成SOP文檔并培訓(xùn)。二、決議事項(xiàng)序號(hào)決議內(nèi)容責(zé)任人完成時(shí)間交付成果1加強(qiáng)新員工培訓(xùn)，組織6月技能考核*主管6月30日新員工培訓(xùn)計(jì)劃及考核結(jié)果2項(xiàng)目A啟動(dòng)資源對(duì)接，提交需求表*工6月10日項(xiàng)目A資源需求表3完成投訴處理流程SOP文檔并組織培訓(xùn)*工6月20日流程SOP文檔及培訓(xùn)記錄三、待辦任務(wù)序號(hào)任務(wù)描述責(zé)任人跟進(jìn)時(shí)間備注1向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)“增加客服權(quán)限”方案，申請(qǐng)審批*專員6月12日需附流程對(duì)比表模板4：任務(wù)跟蹤表部門會(huì)議任務(wù)跟蹤表任務(wù)編號(hào)任務(wù)描述來(lái)源會(huì)議責(zé)任人計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間進(jìn)度狀態(tài)（進(jìn)行中/已完成/逾期）逾期原因（若適用）交付成果20230601新員工培訓(xùn)計(jì)劃及考核結(jié)果6月X日周例會(huì)*主管6月30日-進(jìn)行中-待提交20230602項(xiàng)目A資源需求表6月X日周例會(huì)*工6月10日6月10日已完成-已提交*經(jīng)理20230603投訴處理流程SOP文檔及培訓(xùn)記錄6月X日周例會(huì)*工6月20日-進(jìn)行中-SOP文檔編寫中，已完成80%五、使用關(guān)鍵提示（一）會(huì)前：避免“臨時(shí)起意”議題需提前2天以上確定，避免“即興會(huì)議”導(dǎo)致目標(biāo)不清晰；背景材料需提前1天發(fā)放，保證參會(huì)人員有充足時(shí)間準(zhǔn)備，避免“現(xiàn)場(chǎng)翻材料”浪費(fèi)時(shí)間。（二）會(huì)中：聚焦“決策與行動(dòng)”嚴(yán)格控制各議題時(shí)長(zhǎng)，可設(shè)置“鬧鐘提醒”，避免某個(gè)議題超時(shí)影響整體進(jìn)度；討論中避免“泛泛而談”，每項(xiàng)發(fā)言需關(guān)聯(lián)“問(wèn)題解決”或“方案落地”，如“針對(duì)問(wèn)題，我建議方案A，優(yōu)勢(shì)是…，需要…支持”。（三）會(huì)后：杜絕“一發(fā)了之”會(huì)議記錄需在24小時(shí)內(nèi)發(fā)出，超過(guò)48小時(shí)易導(dǎo)致細(xì)節(jié)遺忘；任務(wù)跟蹤需“可視化”，如在部門群每日