行政公文寫作格式及規(guī)范手冊一、公文概述與適用范圍行政公文是政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在社會活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政、溝通信息、部署工作的重要工具。其核心特點包括法定性、權(quán)威性、規(guī)范性、時效性，適用于以下場景：內(nèi)部管理：發(fā)布規(guī)章制度、部署工作、通報情況（如《公司關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知》）；對外溝通：與上級單位請示匯報、與平級單位商洽事務(wù)、與下級單位指導(dǎo)工作（如《局關(guān)于申請項目經(jīng)費的請示》《單位關(guān)于商請協(xié)助舉辦活動的函》）；法定程序：行政處罰決定、行政許可批復(fù)等具有法律效力的文書（如《市市場監(jiān)督管理局行政處罰決定書》）。二、標(biāo)準(zhǔn)化寫作流程詳解行政公文寫作需嚴(yán)格遵循“擬稿—審核—簽發(fā)—排版—印發(fā)”五步流程，保證內(nèi)容合法、格式規(guī)范、程序嚴(yán)謹(jǐn)。（一）擬稿：明確主題，規(guī)范內(nèi)容確定文種：根據(jù)行文目的和內(nèi)容選擇合適文種（如“請示”適用于向上級請求指示批準(zhǔn)，“報告”適用于匯報工作，“通知”適用于發(fā)布規(guī)章、批轉(zhuǎn)文件）。示例：需向上級申請增加辦公經(jīng)費，應(yīng)使用“請示”，而非“報告”（報告不要求上級批復(fù)）。收集材料：梳理政策依據(jù)、事實數(shù)據(jù)、背景信息，保證內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整（如涉及數(shù)據(jù)需標(biāo)注來源，引用文件需注明文號）。起草由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”組成（如“辦公室關(guān)于開展2024年度安全生產(chǎn)大檢查的通知”），簡潔明確，不超過50字。主送機(jī)關(guān)：明確公文的主要受理單位，頂格書寫，后加冒號；如涉及多個單位，用頓號分隔，最后用“、”和“等”字概括（如“各部門、各分公司：”）。邏輯清晰，層次分明，一般分為“開頭（依據(jù)/目的）—主體（事項/要求）—結(jié)尾（期望/號召）”；使用“一、（一）、1.、（1）”序號分條列項，避免段落過長。附件說明：如有附件，在下空一行左空二字標(biāo)注“附件：”，后加冒號，注明附件名稱和件數(shù)（如“附件：1.項目實施方案2.參會人員名單”）。（二）審核：合規(guī)審查，把關(guān)質(zhì)量部門初審：由起草部門負(fù)責(zé)人審核，重點檢查內(nèi)容是否符合部門職責(zé)、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、表述是否清晰。辦公室核稿：由單位辦公室（或綜合管理部門）審核，重點審查文種使用是否恰當(dāng)、格式是否符合規(guī)范、行文關(guān)系是否正確（如是否越級請示、多頭主送）。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：根據(jù)公文重要性，由分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)時需注明“同意印發(fā)”或修改意見，并簽署姓名和日期（如“簽發(fā)人：*局長2024年3月1日”）。（三）排版：標(biāo)準(zhǔn)格式，統(tǒng)一美觀公文排版需嚴(yán)格遵循《政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）要求，具體要素要素格式要求頁面設(shè)置A4紙張，頁邊距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；行距28磅，單倍行距。眉首發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識：居中，由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成（如“市人民文件”），紅色小標(biāo)宋體字，字號22px；發(fā)文字號：由“發(fā)文機(jī)關(guān)代字〔年份〕序號號”組成（如“辦發(fā)〔2024〕5號”），年份用六角括號，頂格編排，后加冒號；簽發(fā)人：上行文需標(biāo)注，在發(fā)文字號右側(cè)空一字標(biāo)注“簽發(fā)人：”，后簽發(fā)人姓名（楷體GB2312字）。主體紅色小標(biāo)宋體字，二號，居中編排；主送機(jī)關(guān)：仿宋GB2313三號，頂格編排，后加冒號；仿宋GB2313三號，首行縮進(jìn)2字符，段落首行空2格，一級標(biāo)題黑體三號，二級標(biāo)題楷體GB2313三號，三級標(biāo)題仿宋GB2313三號加粗；附件說明：下空一行，仿宋GB2313三號，左空二字編排“附件：”，后標(biāo)冒號和附件名稱；發(fā)文機(jī)關(guān)署名：成文日期上方，居中編排，機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱；成文日期：阿拉伯?dāng)?shù)字，年、月、日完整（如“2024年3月1日”），右空四字編排；印章：單一機(jī)關(guān)行文，印章用紅色，端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章頂端上距2-4mm。版記抄送機(jī)關(guān)：印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之下，左空一字編排“抄送：”，后加冒號，抄送機(jī)關(guān)間用逗號分隔，最后用句號；印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，阿拉伯?dāng)?shù)字（如“辦公室2024年3月2日印發(fā)”）。（四）印發(fā)：規(guī)范登記，及時分發(fā)登記編號：對印發(fā)的公文進(jìn)行登記，記錄文號、標(biāo)題、印發(fā)日期、份數(shù)、分發(fā)范圍等信息，保證可追溯。打印校對：使用激光打印機(jī)打印，保證字跡清晰、無錯頁漏頁；校對需核對、格式、印章等，避免“白字”“漏字”。分發(fā)歸檔：按主送機(jī)關(guān)和抄送范圍分發(fā)，留存紙質(zhì)版和電子版；電子版按“年度—文種—部門”分類存儲，紙質(zhì)版按年度裝訂成冊，歸檔保存期限根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》確定（如請示、批復(fù)類保存30年，通知、函類保存10年）。三、常見公文模板與要素解析（一）通知模板（適用于部署工作、發(fā)布規(guī)章）公司關(guān)于開展2024年度員工健康體檢的通知各部門、各分公司：為保障員工身體健康，根據(jù)公司年度工作安排，現(xiàn)將2024年度員工健康體檢有關(guān)事項通知一、體檢時間2024年4月1日至4月30日（周一至周五上午8:00-11:30）。二、體檢地點市第一人民醫(yī)院體檢中心（路123號）。三、參檢人員公司全體在職員工（含勞務(wù)派遣人員）。四、注意事項（一）參檢人員需攜帶身份證、員工工牌，空腹前往體檢中心；（二）體檢前一天避免飲酒、熬夜，保持清淡飲食；（三）如有特殊病史或需項目調(diào)整，請?zhí)崆?天告知人力資源部。五、其他事項各部門需于3月25日前將參檢人員名單報人力資源部，聯(lián)系人：，聯(lián)系方式：-。公司辦公室2024年3月15日（二）請示模板（適用于向上級請求指示批準(zhǔn)）局關(guān)于申請道路改造工程經(jīng)費的請示市人民：路（街至路段）建成于2005年，全長2.5公里，目前路面破損嚴(yán)重，坑洼不平，存在交通安全隱患。為改善交通條件，保障市民出行安全，我局?jǐn)M對該路段進(jìn)行改造，現(xiàn)將經(jīng)費事宜請示一、改造內(nèi)容包括路面重鋪（面積約15000平方米）、排水管道更換（長約3公里）、交通標(biāo)志標(biāo)線更新等。二、經(jīng)費預(yù)算經(jīng)第三方機(jī)構(gòu)審核，項目總投資約800萬元，其中：工程費650萬元，設(shè)計費50萬元，監(jiān)理費30萬元，預(yù)備費70萬元。三、資金來源懇請市批準(zhǔn)從2024年度城市建設(shè)專項資金中列支。妥否，請批示。市交通運輸局2024年3月10日（三）報告模板（適用于匯報工作、反映情況）縣人民關(guān)于2023年度鄉(xiāng)村振興工作情況的報告市人民：根據(jù)市《關(guān)于開展鄉(xiāng)村振興年度考核工作的通知》（X政辦發(fā)〔2023〕25號）要求，現(xiàn)將我縣2023年度鄉(xiāng)村振興工作情況報告一、主要成效（一）產(chǎn)業(yè)振興：新建高標(biāo)準(zhǔn)農(nóng)田2萬畝，培育家庭農(nóng)場50家，農(nóng)產(chǎn)品加工產(chǎn)值同比增長12%；（二）人才振興：引進(jìn)農(nóng)業(yè)技術(shù)人才23名，培訓(xùn)新型職業(yè)農(nóng)民1200人次；（三）文化振興：建成村級文化活動室30個，舉辦“鄉(xiāng)村文化節(jié)”活動15場；（四）生態(tài)振興：完成農(nóng)村人居環(huán)境整治村莊60個，生活垃圾收運體系覆蓋率達(dá)95%；（五）組織振興：整頓軟弱渙散村組織5個，培育“五星”支部20個。二、存在問題部分偏遠(yuǎn)村產(chǎn)業(yè)基礎(chǔ)薄弱，農(nóng)民收入增長較慢；農(nóng)村公共服務(wù)設(shè)施仍需完善。三、下一步工作計劃2024年重點推進(jìn)“一村一品”建設(shè)，加強(qiáng)農(nóng)村道路、供水等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，力爭鄉(xiāng)村振興工作再上新臺階。專此報告?？h人民2024年3月5日四、規(guī)范執(zhí)行要點與常見問題規(guī)避（一）格式規(guī)范要點字體字號統(tǒng)一：仿宋GB2313三號，標(biāo)題二號小標(biāo)宋，一級標(biāo)題三號黑體，二級標(biāo)題三號楷體，避免使用藝術(shù)字體或字號混亂。行文關(guān)系正確：上行文（請示、報告）：主送機(jī)關(guān)為上級單位，不得抄送下級單位；下行文（通知、批復(fù)）：主送機(jī)關(guān)為下級單位，可根據(jù)需要抄送相關(guān)單位；平行文（函）：主送機(jī)關(guān)為同級或不相隸屬單位，語氣謙和，避免使用命令式表述。印章使用規(guī)范：聯(lián)合行文時，印章排列整齊，主辦機(jī)關(guān)印章在前；印章清晰，不得模糊或覆蓋文字。（二）語言表達(dá)要求準(zhǔn)確簡潔：避免歧義，使用規(guī)范書面語（如“擬”代替“打算”，“應(yīng)”代替“應(yīng)該”），禁用網(wǎng)絡(luò)用語、方言（如“搞定”“OK”）。莊重得體：上行文需尊重上級，使用“懇請”“妥否，請批示”等；下行文需明確要求，使用“必須”“嚴(yán)禁”等；平行文需協(xié)商語氣，使用“商請”“函復(fù)”等。邏輯清晰：按“背景—事項—要求”結(jié)構(gòu)展開，避免內(nèi)容交叉或重復(fù)；數(shù)據(jù)、日期需準(zhǔn)確無誤（如“2024年3月”不能寫成“今年3月”）。（三）常見錯誤規(guī)避文種使用錯誤：錯誤示例：用“報告”請示工作（如“關(guān)于申請購買辦公設(shè)備的報告”）；正確做法：請示事項用“請示”，匯報工作用“報告”。標(biāo)題不規(guī)范：錯誤示例：缺少發(fā)文機(jī)關(guān)（“關(guān)于開展安全生產(chǎn)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