企業(yè)安全資料標準化管理操作手冊一、總則為規(guī)范企業(yè)安全資料管理流程，確保資料完整、準確、可追溯，為安全生產(chǎn)決策與管理提供可靠支撐，依據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及企業(yè)內(nèi)部管理要求，制定本操作手冊。本手冊適用于企業(yè)各部門（含下屬單位）在安全生產(chǎn)管理過程中形成的紙質(zhì)、電子類安全資料（含制度文件、培訓記錄、隱患排查報告、應急預案等）的編制、審核、歸檔、保管、借閱、更新及銷毀全流程管理。企業(yè)安全資料管理遵循“統(tǒng)一管理、分級負責、規(guī)范有序、安全保密”原則：統(tǒng)一管理：安全資料由安全管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃，檔案管理部門集中保管；分級負責：各業(yè)務部門對本部門資料的真實性、時效性負責，按要求提交與更新；規(guī)范有序：資料分類、編碼、格式等需符合本手冊標準；安全保密：涉及企業(yè)秘密或敏感信息的資料，嚴格管控借閱與使用權限。二、管理職責（一）安全管理部門統(tǒng)籌制定安全資料管理的制度、流程及標準（如分類規(guī)則、編碼規(guī)范、歸檔要求）；監(jiān)督各部門資料的編制、提交質(zhì)量，對不符合要求的資料提出整改意見；牽頭組織定期檢查與考核，協(xié)調(diào)解決跨部門資料管理問題；參與重大安全資料（如事故報告、應急預案）的審核與審批。（二）檔案管理部門負責安全資料的物理保管（紙質(zhì)）與電子存儲（數(shù)據(jù)庫/云平臺），確保存儲環(huán)境安全（防火、防潮、防磁、防篡改）；建立借閱登記臺賬，嚴格執(zhí)行借閱審批流程，保障資料使用合規(guī)；定期對電子資料備份、紙質(zhì)資料清點維護，及時處理損壞、丟失風險；配合安全管理部門開展資料檢查，提供保管相關數(shù)據(jù)與記錄。（三）業(yè)務部門按要求編制本部門安全資料（如培訓記錄、隱患整改報告），確保內(nèi)容真實、格式規(guī)范、數(shù)據(jù)準確；對資料進行初審，及時提交至安全管理部門或檔案管理部門歸檔；根據(jù)業(yè)務變化、法規(guī)更新等情況，主動更新相關資料，確保時效性；配合借閱、檢查等工作，對涉及本部門的問題及時整改。三、安全資料分類與編碼（一）資料分類安全資料按“業(yè)務屬性+管理階段”分為8大類（企業(yè)可根據(jù)實際調(diào)整）：大類名稱子項示例（部分）----------------------------------------------------------------------------------------------基礎管理類安全管理架構（組織圖、職責分工）、資質(zhì)證書（安全生產(chǎn)許可證）、安全目標責任書制度規(guī)程類安全生產(chǎn)管理制度、崗位操作規(guī)程、應急預案體系文件培訓教育類年度培訓計劃、課件、簽到表、考核成績、特種作業(yè)人員證書隱患排查類日常檢查表、專項檢查記錄、隱患整改通知書、復查報告應急管理類應急預案文本、演練方案/記錄、應急物資臺賬、應急隊伍名單事故管理類事故快報、調(diào)查報告、整改措施及驗證報告設備設施類安全設備臺賬、檢測報告、維護記錄、特種設備登記證法規(guī)標準類適用法規(guī)清單、合規(guī)性評價報告、行業(yè)標準文件（二）編碼規(guī)則為確保資料唯一性與可追溯性，采用“大類代碼+部門代碼+流水號”結(jié)構（數(shù)字≤3位，年份簡化為兩位，如“24”代表2024年）：大類代碼：2位字母（如基礎管理類“JC”、制度規(guī)程類“AZ”）；部門代碼：1位字母（如生產(chǎn)部“SC”、安全部“AQ”）；流水號：3位數(shù)字（同一部門、同一大類內(nèi)唯一，從001遞增）；年份標識：可選，置于最前（如“24-JC-SC-001”代表2024年生產(chǎn)部第1份基礎管理類資料）。四、資料的編制與審核（一）編制要求1.內(nèi)容完整：覆蓋業(yè)務全流程（如培訓資料需包含計劃、課件、簽到、考核），關鍵信息（日期、責任人、數(shù)據(jù)）無缺失；2.格式規(guī)范：紙質(zhì)資料采用A4紙，標題黑體三號、正文宋體小四；電子資料命名含“大類-部門-主題-日期”（如“PX-SC-新員工培訓-____”），版本號清晰（如V1.0）；3.數(shù)據(jù)準確：時間、數(shù)量、檢測結(jié)果等與實際一致，引用法規(guī)需標注文號與生效日期。（二）審核流程1.部門初審：部門負責人審核資料完整性、格式規(guī)范性，簽署意見后提交；2.安全部門復審：審核資料合規(guī)性（如是否符合法規(guī)、企業(yè)制度）、邏輯合理性（如隱患整改措施是否可行），反饋修改意見；3.分管領導審批：重大資料（如事故報告、應急預案修訂）需經(jīng)分管安全領導審批。五、資料的歸檔與保管（一）歸檔時間月度/季度資料：次月/次季度第5個工作日內(nèi)提交（如3月隱患記錄，4月5日前提交）；年度資料：次年1月15日前提交（如2024年安全培訓計劃）；專項資料（事故、演練等）：工作結(jié)束后10日內(nèi)提交。（二）歸檔要求紙質(zhì)資料：裝訂整齊（左側(cè)裝訂，封面標注“資料名稱+編碼+年份”），無涂改、缺頁，簽字/蓋章齊全；如需掃描，分辨率≥300dpi，格式為PDF；電子資料：上傳至企業(yè)安全資料管理系統(tǒng)（或指定云盤），命名符合編碼規(guī)則，本地與服務器各備份一份。（三）保管要求1.存儲環(huán)境：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案室，溫度14-24℃、濕度45-60%，遠離水源、火源；電子資料服務器具備防病毒、容災備份功能，每周自動備份一次；2.保管期限：永久保管：安全管理架構、資質(zhì)證書、重大事故報告、應急預案（總綱）等；長期保管（10年以上）：安全制度、年度培訓計劃、主要設備檢測報告等；短期保管（3-5年）：日常檢查表、月度隱患整改記錄等。六、資料的借閱與使用（一）借閱流程1.申請：填寫《安全資料借閱申請表》，注明資料名稱、編碼、借閱目的、預計歸還時間；2.審批：普通資料（如培訓課件）部門負責人審批，重要資料（如事故報告）分管領導審批；4.歸還與檢查：按時歸還，檔案管理部門檢查完整性，注銷記錄；逾期未還的，需提醒，累計3次逾期納入考核。（二）使用要求不得涂改、圈劃紙質(zhì)資料，不得刪除、篡改電子資料；若需標注意見，用鉛筆或批注功能，不得覆蓋原內(nèi)容。（三）保密要求涉及商業(yè)秘密、安全敏感信息的資料，借閱人需簽署《保密承諾書》；電子資料通過企業(yè)內(nèi)部加密通道傳輸，嚴禁通過公共網(wǎng)絡發(fā)送。七、資料的更新與銷毀（一）更新觸發(fā)條件法規(guī)政策變化（如國家發(fā)布新安全生產(chǎn)法規(guī)）；企業(yè)制度修訂（如安全管理制度更新）；業(yè)務流程調(diào)整（如隱患排查流程優(yōu)化）；數(shù)據(jù)信息變更（如安全設備臺賬更新）。（二）更新流程1.修訂：業(yè)務部門修訂資料，標注修訂內(nèi)容（如“2024年3月修訂，新增XX條款”），填寫《資料更新申請表》；2.審核與審批：按“部門初審→安全部門復審→分管領導審批”流程；3.替換與歸檔：新版資料提交歸檔，舊版標注“作廢（修訂版已歸檔）”單獨存放，電子資料記錄修訂歷史。（三）銷毀流程1.鑒定：每年年底，安全管理部門聯(lián)合檔案管理部門、業(yè)務部門對超期資料鑒定，確定是否具有保存價值；2.審批：填寫《安全資料銷毀清單》，經(jīng)部門負責人、安全管理部門負責人、分管領導依次審批；3.銷毀：兩人以上監(jiān)銷，紙質(zhì)資料碎紙或焚燒（符合環(huán)保要求），電子資料專業(yè)工具刪除；監(jiān)銷人簽字，留存銷毀記錄。八、檢查與考核（一）檢查頻率與內(nèi)容季度抽查：安全管理部門每季度抽查2-3個部門，檢查資料完整性、規(guī)范性、保管情況、借閱登記；年度全面檢查：每年12月開展，覆蓋所有部門，形成《年度安全資料管理檢查報告》。（二）考核標準扣分項：資料缺失、格式錯誤、逾期提交/歸還，每項扣部門績效分2-5分；資料損壞、丟失，視情節(jié)扣5-10分，泄密依法追責；加分項：資料管理規(guī)范、創(chuàng)新優(yōu)化建議，加3-5分；年度無違規(guī)記錄的部門，加5分，個人可獲“安全資料管理標兵”稱號。九