行政采購(gòu)物資目錄清單與采購(gòu)計(jì)劃書（通用工具模板）一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景日常辦公物資采購(gòu)：如紙張、筆具、文件夾等易耗品的定期補(bǔ)充；固定資產(chǎn)采購(gòu)：如電腦、打印機(jī)、辦公家具等長(zhǎng)期使用資產(chǎn)的更新或新增；項(xiàng)目專項(xiàng)采購(gòu)：如會(huì)議活動(dòng)、項(xiàng)目實(shí)施所需的臨時(shí)性物資采購(gòu)；應(yīng)急采購(gòu)：如突發(fā)情況下的緊急物資（防疫物資、維修配件等）采購(gòu)。通過(guò)使用本模板，可實(shí)現(xiàn)采購(gòu)需求的標(biāo)準(zhǔn)化提報(bào)、物資清單的動(dòng)態(tài)管理、采購(gòu)計(jì)劃的合理編制，從而提升采購(gòu)效率、控制采購(gòu)成本、保證采購(gòu)合規(guī)。二、完整操作流程詳解（一）第一步：采購(gòu)需求收集與初審需求提報(bào)：各部門根據(jù)工作需要，填寫《行政采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件1），明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、需求數(shù)量、用途說(shuō)明、期望到貨時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至行政部。需求初審：行政部收到需求后，1個(gè)工作日內(nèi)完成初審，重點(diǎn)核對(duì)：需求是否與部門職責(zé)匹配，是否存在重復(fù)采購(gòu)；規(guī)格型號(hào)是否明確，避免模糊描述（如“辦公電腦”需明確CPU、內(nèi)存、硬盤等配置）；需求數(shù)量是否合理，結(jié)合歷史使用數(shù)據(jù)及庫(kù)存情況核實(shí)。初審?fù)ㄟ^(guò)后進(jìn)入下一步，不通過(guò)則反饋需求部門修改。（二）第二步：物資目錄清單編制與更新目錄分類：行政部根據(jù)物資屬性，將采購(gòu)物資分為大類（如辦公設(shè)備、辦公用品、低值易耗品、后勤物資等）及小類（如辦公設(shè)備下分電腦、打印機(jī)、投影儀等），形成《行政采購(gòu)物資目錄分類框架》。目錄編制：結(jié)合歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)、市場(chǎng)調(diào)研結(jié)果及部門需求，編制《行政采購(gòu)物資目錄清單》（見(jiàn)模板一），明確各類物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、參考價(jià)格（可標(biāo)注近期3次采購(gòu)均價(jià)）、主要用途及備注（如“僅限項(xiàng)目使用”）。動(dòng)態(tài)更新：每季度末，行政部對(duì)目錄進(jìn)行review，更新新增物資、調(diào)整參考價(jià)格、淘汰閑置或淘汰型號(hào)物資，保證目錄與實(shí)際需求及市場(chǎng)情況匹配。更新后的目錄經(jīng)行政總監(jiān)（*）審批后發(fā)布。（三）第三步：采購(gòu)計(jì)劃書制定需求匯總：行政部將初審?fù)ㄟ^(guò)的需求按部門、物資類別進(jìn)行匯總，核對(duì)《物資目錄清單》，保證采購(gòu)物資均在目錄范圍內(nèi)（目錄外物資需額外說(shuō)明理由并提交專項(xiàng)審批）。預(yù)算編制：根據(jù)需求數(shù)量及參考價(jià)格，測(cè)算采購(gòu)預(yù)算，結(jié)合年度行政預(yù)算總額，優(yōu)先保障重點(diǎn)需求，壓縮非必要支出。計(jì)劃編制：填寫《行政采購(gòu)計(jì)劃書》（見(jiàn)模板二），內(nèi)容包括：計(jì)劃基本信息（計(jì)劃編號(hào)、計(jì)劃周期、編制部門、編制日期）；需求部門及明細(xì)（按物資類別列出名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等）；采購(gòu)方式建議（如詢價(jià)、招標(biāo)、單一來(lái)源采購(gòu)等，根據(jù)金額及物資特性確定）；時(shí)間節(jié)點(diǎn)安排（需求提報(bào)截止、詢價(jià)/招標(biāo)啟動(dòng)、合同簽訂、到貨驗(yàn)收等時(shí)間）。（四）第四步：采購(gòu)計(jì)劃審批與執(zhí)行逐級(jí)審批：采購(gòu)計(jì)劃書按權(quán)限逐級(jí)審批：部門負(fù)責(zé)人：審核需求必要性及部門預(yù)算匹配度；行政總監(jiān)（*）：審核采購(gòu)方式合規(guī)性、預(yù)算合理性；財(cái)務(wù)部：審核預(yù)算總額是否符合年度預(yù)算；分管領(lǐng)導(dǎo)（*）：最終審批（金額超過(guò)元需提交總經(jīng)理/主任審批）。采購(gòu)執(zhí)行：審批通過(guò)后，行政部根據(jù)計(jì)劃書啟動(dòng)采購(gòu)：詢價(jià)/招標(biāo)：對(duì)3家及以上供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格對(duì)比，選擇性價(jià)比最優(yōu)者；合同簽訂：與供應(yīng)商明確物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及違約責(zé)任；訂單下達(dá)：向供應(yīng)商下達(dá)正式采購(gòu)訂單，抄送財(cái)務(wù)部及需求部門。（五）第五步：物資驗(yàn)收與入庫(kù)到貨核對(duì)：物資送達(dá)后，行政部組織需求部門、財(cái)務(wù)部共同驗(yàn)收，核對(duì)：物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量是否與訂單一致；外觀是否完好，配件是否齊全；技術(shù)參數(shù)是否符合要求（如電子設(shè)備需通電測(cè)試）。驗(yàn)收確認(rèn)：驗(yàn)收合格后，填寫《物資驗(yàn)收單》（驗(yàn)收人：，需求部門確認(rèn)人：），錄入庫(kù)存管理系統(tǒng)；不合格則當(dāng)場(chǎng)拒收，并聯(lián)系供應(yīng)商退換貨。（六）第六步：付款與記錄歸檔付款申請(qǐng)：行政部憑采購(gòu)訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票（發(fā)票抬頭需與單位名稱一致）填寫《付款申請(qǐng)單》，按財(cái)務(wù)審批流程辦理付款。記錄歸檔：將采購(gòu)計(jì)劃書、審批記錄、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等資料整理歸檔，保存期限不少于5年，便于后續(xù)審計(jì)及查詢。三、核心模板表格示例模板一：行政采購(gòu)物資目錄清單（2024年X月版）物資分類物資名稱規(guī)格型號(hào)單位參考單價(jià)（元）主要用途備注辦公設(shè)備筆記本電腦ThinkPadX1Carboni7/16G/512G臺(tái)8500員工日常辦公僅限正式員工辦公用品A4復(fù)印紙70g/白/500張/包包25日常打印月均采購(gòu)50包低值易耗品簽字筆晨光中性筆0.5mm（黑色）支2文件簽署批量采購(gòu)10支起后勤物資飲用水550ml/瓶/24瓶/箱箱35辦公室飲水每月2箱模板二：行政采購(gòu)計(jì)劃書計(jì)劃編號(hào)XZCG-2024-計(jì)劃周期2024年X月-X月需求部門行政部、市場(chǎng)部編制部門行政部編制日期2024年X月X日編制人*物資分類物資名稱規(guī)格型號(hào)單位需求數(shù)量參考單價(jià)（元）預(yù)算金額（元）采購(gòu)時(shí)間要求備注辦公設(shè)備投影儀EpsonCB-X053200流明臺(tái)1300030002024年X月X日前市場(chǎng)部培訓(xùn)使用辦公用品訂書機(jī)得力重型訂書機(jī)（含釘）個(gè)24590隨用隨購(gòu)行政部1個(gè)，市場(chǎng)部1個(gè)預(yù)算合計(jì)——————————3090————采購(gòu)方式建議詢價(jià)采購(gòu)（金額＜5000元）供應(yīng)商推薦A公司（歷史合作）、B公司（報(bào)價(jià)最低）審批意見(jiàn)部門負(fù)責(zé)人：（已簽字）行政總監(jiān)：（已簽字）財(cái)務(wù)部：（已簽字）分管領(lǐng)導(dǎo)：（已簽字）附件清單1.《行政采購(gòu)需求申請(qǐng)表》2份2.《物資目錄清單》截圖四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵要點(diǎn)（一）目錄管理需動(dòng)態(tài)化物資目錄不是一次性編制，需每季度更新一次。當(dāng)市場(chǎng)出現(xiàn)新型物資、原有物資價(jià)格波動(dòng)超過(guò)±10%或淘汰型號(hào)時(shí)，行政部應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄，保證采購(gòu)人員參考價(jià)格的準(zhǔn)確性，避免預(yù)算偏差。（二）采購(gòu)計(jì)劃需合規(guī)性優(yōu)先從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商（名錄由行政部每年更新一次）；單次采購(gòu)金額超過(guò)元（如5000元）需采用公開招標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判方式；目錄外物資采購(gòu)需提交《目錄外物資采購(gòu)申請(qǐng)表》，說(shuō)明理由并經(jīng)總經(jīng)理/主任專項(xiàng)審批。（三）審批流程需規(guī)范化嚴(yán)格按照“需求部門→行政部→財(cái)務(wù)部→分管領(lǐng)導(dǎo)”的流程審批，嚴(yán)禁越權(quán)審批或先采購(gòu)后補(bǔ)審批。審批過(guò)程中需明確簽署意見(jiàn)（如“同意”“不同意，需調(diào)整”），保證責(zé)任可追溯。（四）驗(yàn)收環(huán)節(jié)需嚴(yán)格化驗(yàn)收時(shí)需核對(duì)物資“三證”（如電子設(shè)備的3C認(rèn)證、食品的質(zhì)檢報(bào)告），對(duì)技術(shù)參數(shù)要