稅務(wù)公司辦公設(shè)備采購管理辦法

稅務(wù)公司辦公設(shè)備采購管理辦法第一章總則第一條目的為加強(qiáng)稅務(wù)公司辦公設(shè)備采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，確保公司辦公設(shè)備的合理配置和有效使用，特制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于稅務(wù)公司各部門辦公設(shè)備的采購活動(dòng)。本辦法所指辦公設(shè)備包括但不限于計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀、辦公桌椅、文件柜等用于日常辦公的設(shè)備。第三條采購原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)保持透明，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有平等的機(jī)會(huì)參與競(jìng)爭(zhēng)，公平對(duì)待每一個(gè)供應(yīng)商，公正地進(jìn)行采購決策。3.實(shí)用性原則：根據(jù)公司實(shí)際工作需要采購辦公設(shè)備，確保設(shè)備能夠滿足工作要求，避免盲目追求高性能、高配置而造成資源浪費(fèi)。4.經(jīng)濟(jì)性原則：在保證設(shè)備質(zhì)量和性能的前提下，充分考慮價(jià)格因素，通過合理的采購方式和談判技巧，降低采購成本，提高資金使用效益。第二章采購組織與職責(zé)第四條采購管理委員會(huì)公司設(shè)立采購管理委員會(huì)，作為辦公設(shè)備采購的決策機(jī)構(gòu)。采購管理委員會(huì)由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、行政部門負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員組成。其主要職責(zé)如下：1.審議并制定公司辦公設(shè)備采購管理制度和相關(guān)政策。2.審批重大辦公設(shè)備采購項(xiàng)目（金額達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)以上的項(xiàng)目，具體金額標(biāo)準(zhǔn)另行規(guī)定）的采購計(jì)劃和采購方案。3.協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題和爭(zhēng)議。第五條采購部門公司指定專門的采購部門負(fù)責(zé)辦公設(shè)備采購的具體實(shí)施工作。采購部門的主要職責(zé)如下：1.根據(jù)各部門提交的采購申請(qǐng)，匯總編制年度和月度辦公設(shè)備采購計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)選擇合適的采購方式，如招標(biāo)采購、詢價(jià)采購、競(jìng)爭(zhēng)性談判等，并組織實(shí)施采購活動(dòng)。3.對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查、評(píng)估和管理，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)良好的供應(yīng)商關(guān)系。4.負(fù)責(zé)采購合同的起草、簽訂、執(zhí)行和管理，跟蹤采購進(jìn)度，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。5.組織相關(guān)部門對(duì)采購的辦公設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收，辦理驗(yàn)收手續(xù)。第六條使用部門各使用部門在辦公設(shè)備采購過程中承擔(dān)以下職責(zé)：1.根據(jù)工作需要，提出辦公設(shè)備采購申請(qǐng)，詳細(xì)說明采購設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息。2.參與采購項(xiàng)目的技術(shù)論證和需求分析，提供技術(shù)支持和專業(yè)意見。3.協(xié)助采購部門對(duì)采購的辦公設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)設(shè)備的性能、質(zhì)量等方面進(jìn)行檢驗(yàn)。4.負(fù)責(zé)本部門所采購辦公設(shè)備的日常使用、維護(hù)和管理。第七條財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門在辦公設(shè)備采購過程中的職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算和采購資金的安排，確保采購資金的合理使用。2.參與采購合同的審核，對(duì)合同中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行把關(guān)，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。3.負(fù)責(zé)辦理采購資金的支付手續(xù)，對(duì)采購費(fèi)用進(jìn)行核算和監(jiān)督。第三章采購預(yù)算與計(jì)劃第八條采購預(yù)算編制各部門應(yīng)根據(jù)工作需要和實(shí)際情況，結(jié)合公司年度發(fā)展規(guī)劃，在每年年底前提出下一年度辦公設(shè)備采購預(yù)算申請(qǐng)。采購預(yù)算申請(qǐng)應(yīng)包括采購設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)單價(jià)、總價(jià)等詳細(xì)信息。采購部門對(duì)各部門提交的采購預(yù)算申請(qǐng)進(jìn)行匯總、審核，并結(jié)合公司財(cái)務(wù)狀況和資金安排，編制公司年度辦公設(shè)備采購預(yù)算草案，報(bào)采購管理委員會(huì)審議，經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)后執(zhí)行。第九條采購計(jì)劃制定采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的年度采購預(yù)算，結(jié)合各部門的實(shí)際需求和工作進(jìn)度，制定月度辦公設(shè)備采購計(jì)劃。月度采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、采購時(shí)間、采購方式、預(yù)計(jì)金額等內(nèi)容。對(duì)于臨時(shí)性的辦公設(shè)備采購需求，使用部門應(yīng)填寫臨時(shí)采購申請(qǐng)單，說明采購原因、設(shè)備名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提交采購部門。采購部門根據(jù)實(shí)際情況，將臨時(shí)采購需求納入月度采購計(jì)劃或及時(shí)組織采購。第四章采購方式第十條招標(biāo)采購1.對(duì)于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、對(duì)公司影響較大的辦公設(shè)備采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式。招標(biāo)采購應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，通過公開招標(biāo)或邀請(qǐng)招標(biāo)的方式進(jìn)行。2.公開招標(biāo)是指采購部門通過公開發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)標(biāo)、定標(biāo)的采購方式。邀請(qǐng)招標(biāo)是指采購部門向符合資質(zhì)條件的特定供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書，邀請(qǐng)其參加投標(biāo)，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)標(biāo)、定標(biāo)的采購方式。3.招標(biāo)采購應(yīng)成立評(píng)標(biāo)委員會(huì)，評(píng)標(biāo)委員會(huì)由公司內(nèi)部相關(guān)專業(yè)人員和外部專家組成。評(píng)標(biāo)委員會(huì)應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，推薦中標(biāo)候選人。采購部門根據(jù)評(píng)標(biāo)委員會(huì)的推薦意見，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并簽訂采購合同。第十一條詢價(jià)采購1.對(duì)于采購金額較小、技術(shù)規(guī)格相對(duì)簡(jiǎn)單、市場(chǎng)貨源充足的辦公設(shè)備采購項(xiàng)目，可以采用詢價(jià)采購方式。詢價(jià)采購是指采購部門向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，邀請(qǐng)其報(bào)價(jià)，根據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)情況進(jìn)行比較，選擇報(bào)價(jià)合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商的采購方式。2.采購部門在詢價(jià)過程中，應(yīng)要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的報(bào)價(jià)清單，包括設(shè)備名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交貨時(shí)間、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購部門應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行認(rèn)真分析和比較，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、售后服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)的供應(yīng)商。第十二條競(jìng)爭(zhēng)性談判1.對(duì)于技術(shù)復(fù)雜、需求不確定、不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的辦公設(shè)備采購項(xiàng)目，可采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式。競(jìng)爭(zhēng)性談判是指采購部門邀請(qǐng)三家以上供應(yīng)商就采購項(xiàng)目進(jìn)行談判，通過多輪談判，確定成交供應(yīng)商的采購方式。2.采購部門應(yīng)成立談判小組，談判小組由公司內(nèi)部相關(guān)專業(yè)人員組成。談判小組應(yīng)制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案條款以及評(píng)定成交的標(biāo)準(zhǔn)等事項(xiàng)。談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行談判時(shí)，應(yīng)要求供應(yīng)商在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提交最后報(bào)價(jià)，談判小組根據(jù)談判情況和供應(yīng)商的最后報(bào)價(jià)，確定成交供應(yīng)商。第十三條單一來源采購1.符合下列情形之一的辦公設(shè)備采購項(xiàng)目，可以采用單一來源采購方式：-只能從唯一供應(yīng)商處采購的；-發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；-必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采用單一來源采購方式的，采購部門應(yīng)向采購管理委員會(huì)提交書面報(bào)告，說明采購理由、供應(yīng)商情況等信息，經(jīng)采購管理委員會(huì)批準(zhǔn)后，與供應(yīng)商進(jìn)行談判，簽訂采購合同。第五章供應(yīng)商管理第十四條供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)估體系，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估。供應(yīng)商選擇應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)、供應(yīng)能力等因素。2.采購部門可以通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選后，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等情況。3.經(jīng)過調(diào)查和評(píng)估，采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄。合格供應(yīng)商名錄應(yīng)實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行重新評(píng)估，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商應(yīng)及時(shí)從名錄中刪除。第十五條供應(yīng)商合作1.采購部門與合格供應(yīng)商簽訂采購合同前，應(yīng)就合同條款進(jìn)行充分協(xié)商，確保合同內(nèi)容明確、具體、合法，雙方的權(quán)利和義務(wù)清晰。合同應(yīng)包括設(shè)備名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、售后服務(wù)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.在合作過程中，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解采購項(xiàng)目的進(jìn)展情況，督促供應(yīng)商按照合同要求按時(shí)、按質(zhì)、按量提供貨物。對(duì)于供應(yīng)商提供的貨物，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或不符合合同要求的情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.采購部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)結(jié)果作為后續(xù)合作的重要參考依據(jù)。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，公司可以給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和更多的合作機(jī)會(huì)；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)提出改進(jìn)意見，如供應(yīng)商未能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)改進(jìn)，公司有權(quán)終止合作。第十六條供應(yīng)商淘汰1.如供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一，采購部門應(yīng)將其從合格供應(yīng)商名錄中淘汰，并終止與其合作：-提供的產(chǎn)品質(zhì)量連續(xù)出現(xiàn)嚴(yán)重問題，經(jīng)多次整改仍不符合要求的；-未能按照合同約定的交貨時(shí)間及時(shí)供貨，影響公司正常工作開展，且情節(jié)嚴(yán)重的；-存在商業(yè)欺詐、行賄等違法違規(guī)行為的；-經(jīng)營狀況惡化，可能影響正常供貨的；-其他嚴(yán)重違反合同約定或公司相關(guān)規(guī)定的行為。2.采購部門在淘汰供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)向供應(yīng)商發(fā)出書面通知，說明淘汰原因。同時(shí)，采購部門應(yīng)做好相關(guān)后續(xù)工作，如處理剩余貨物、結(jié)算貨款等。第六章采購合同管理第十七條合同簽訂1.采購項(xiàng)目確定成交供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的合同模板，確保合同條款的規(guī)范性和完整性。2.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草案提交財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門主要審核合同中的財(cái)務(wù)條款，如付款方式、付款時(shí)間等；法務(wù)部門主要審核合同的合法性、合規(guī)性，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。相關(guān)部門審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由采購部門代表公司與供應(yīng)商簽訂合同。第十八條合同執(zhí)行1.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行和跟蹤。采購部門應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商提供必要的文件和信息，確保供應(yīng)商能夠按照合同要求按時(shí)、按質(zhì)、按量提供貨物。2.在合同執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)需要變更合同內(nèi)容的情況，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、對(duì)合同價(jià)格和交貨期的影響等事項(xiàng)。合同變更協(xié)議需經(jīng)相關(guān)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效。3.采購部門應(yīng)定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。對(duì)于因供應(yīng)商原因?qū)е潞贤瑹o法正常執(zhí)行的情況，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。第十九條合同驗(yàn)收1.辦公設(shè)備到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)組織使用部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員按照合同要求進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀、質(zhì)量、性能等方面。2.驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收情況填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收的過程、結(jié)果以及發(fā)現(xiàn)的問題等內(nèi)容。如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)；如驗(yàn)收不合格，驗(yàn)收人員應(yīng)提出整改要求，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行整改，整改完成后重新進(jìn)行驗(yàn)收。3.對(duì)于需要安裝調(diào)試的辦公設(shè)備，供應(yīng)商應(yīng)負(fù)責(zé)設(shè)備的安裝調(diào)試工作，并確保設(shè)備在安裝調(diào)試后能夠正常運(yùn)行。設(shè)備安裝調(diào)試完成后，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后方可正式投入使用。第二十條合同付款1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)按照合同約定執(zhí)行，一般采用銀行轉(zhuǎn)賬等方式進(jìn)行付款。2.在付款前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)采購發(fā)票的真實(shí)性、合法性、有效性進(jìn)行審核，確保發(fā)票內(nèi)容與合同內(nèi)容一致。審核無誤后，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)審批流程辦理付款申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，將款項(xiàng)支付給供應(yīng)商。第七章采購監(jiān)督與審計(jì)第二十一條采購監(jiān)督1.公司設(shè)立采購監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)辦公設(shè)備采購活動(dòng)進(jìn)行全過程監(jiān)督。采購監(jiān)督小組由公司紀(jì)檢監(jiān)察部門、內(nèi)部審計(jì)部門等相關(guān)人員組成。2.采購監(jiān)督小組的主要職責(zé)包括：監(jiān)督采購活動(dòng)是否符合法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定；監(jiān)督采購程序是否公正、公平、公開；監(jiān)督采購人員是否遵守職業(yè)道德和廉潔自律規(guī)定；受理供應(yīng)商和員工對(duì)采購活動(dòng)的投訴和舉報(bào)等。3.采購監(jiān)督小組應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。對(duì)于違反采購規(guī)定的行為，應(yīng)嚴(yán)肅追究相關(guān)人員的責(zé)任。第二十二條采購審計(jì)1.內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)辦公設(shè)備采購項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)。采購審計(jì)的內(nèi)容包括采購預(yù)算的編制和執(zhí)行情況、采購方式的選擇是否合規(guī)、供應(yīng)商的選擇和管理是否規(guī)范、采購合同的簽訂和執(zhí)行情況、采購資金的使用是否合理等方面。2.內(nèi)部審計(jì)部門在審計(jì)過程中，應(yīng)通過查閱文件、資料、賬目，實(shí)地考察，詢問相關(guān)人員等方式收集審計(jì)證據(jù)。審計(jì)結(jié)束后，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題提出審計(jì)建議。3.被審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)報(bào)告提出的問題和建議，及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情