合同審批管理標(biāo)準(zhǔn)范本自動(dòng)化簽名系統(tǒng)工具指南一、應(yīng)用場(chǎng)景與價(jià)值定位本系統(tǒng)適用于企業(yè)內(nèi)部各類合同（如采購(gòu)合同、服務(wù)合同、租賃合同等）的標(biāo)準(zhǔn)審批流程管理，通過(guò)自動(dòng)化工具實(shí)現(xiàn)合同模板標(biāo)準(zhǔn)化、審批流程規(guī)范化、電子簽名便捷化，解決傳統(tǒng)合同審批中流程繁瑣、版本混亂、簽署效率低、歸檔困難等問(wèn)題。具體場(chǎng)景包括：多級(jí)審批場(chǎng)景：跨部門、跨層級(jí)的合同審批流程，需按預(yù)設(shè)規(guī)則逐級(jí)流轉(zhuǎn)，保證審批權(quán)責(zé)清晰；遠(yuǎn)程協(xié)作場(chǎng)景：異地團(tuán)隊(duì)或分支機(jī)構(gòu)需快速完成合同簽署，減少線下紙質(zhì)傳遞成本；合規(guī)管理場(chǎng)景：保證合同內(nèi)容符合企業(yè)內(nèi)控要求及法律法規(guī)，審批過(guò)程留痕可追溯；歸檔調(diào)閱場(chǎng)景：合同簽署完成后自動(dòng)歸檔，支持按合同編號(hào)、簽署時(shí)間、類型等條件快速檢索。二、全流程操作指南（一）準(zhǔn)備階段：合同模板創(chuàng)建與信息填寫登錄系統(tǒng)：用戶通過(guò)企業(yè)統(tǒng)一賬號(hào)登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“合同管理”模塊。選擇/創(chuàng)建模板：若使用標(biāo)準(zhǔn)模板，在“模板庫(kù)”中選擇對(duì)應(yīng)合同類型（如“采購(gòu)合同模板”），系統(tǒng)自動(dòng)加載標(biāo)準(zhǔn)條款；若需自定義模板，“新建模板”，導(dǎo)入Word/PDF格式合同范本，系統(tǒng)支持條款編輯、必填項(xiàng)標(biāo)注（如合同金額、簽署主體等），完成后保存至“我的模板”。填寫合同信息：依據(jù)模板要求填寫基礎(chǔ)信息，包括合同編號(hào)（系統(tǒng)自動(dòng)或手動(dòng)輸入，需唯一）、合同名稱（如“項(xiàng)目采購(gòu)合同”）、甲方/乙方信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址等）、合同金額、標(biāo)的描述、履行期限、附件清單（如技術(shù)協(xié)議、報(bào)價(jià)單等）；填寫完畢后“保存草稿”，系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)必填項(xiàng)完整性，若存在遺漏則提示補(bǔ)充。（二）審批階段：流程發(fā)起與逐級(jí)審批發(fā)起審批流程：在合同草稿頁(yè)面“提交審批”，選擇審批流程類型（如“常規(guī)審批”“緊急審批”）；按企業(yè)審批規(guī)則設(shè)置審批鏈（如“部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)部→分管副總→總經(jīng)理”），指定各級(jí)審批人（系統(tǒng)支持按角色自動(dòng)分配或手動(dòng)指定，如部門負(fù)責(zé)人為“張”，法務(wù)部為“李”）；填寫審批事由（如“因項(xiàng)目需要，申請(qǐng)簽訂采購(gòu)合同”），相關(guān)附件（如立項(xiàng)批復(fù)、預(yù)算審批單等），提交審批。審批人處理審批任務(wù)：審批人收到系統(tǒng)待辦提醒，進(jìn)入“審批任務(wù)”模塊查看合同詳情及附件；審批操作包括：通過(guò)：若審批通過(guò)，“同意”，系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至下一級(jí)審批人；駁回：若需修改，填寫駁回理由（如“合同金額超出預(yù)算，請(qǐng)重新確認(rèn)”），系統(tǒng)將合同退回至申請(qǐng)人，申請(qǐng)人修改后可重新提交；轉(zhuǎn)辦：若審批人無(wú)法處理，可轉(zhuǎn)交其他人員審批，并注明轉(zhuǎn)辦原因。審批進(jìn)度跟蹤：申請(qǐng)人及審批人可在“審批進(jìn)度”頁(yè)面實(shí)時(shí)查看流程狀態(tài)（如“審批中”“已通過(guò)”“已駁回”），系統(tǒng)記錄各級(jí)審批意見及時(shí)間節(jié)點(diǎn)，形成審批日志。（三）簽署階段：電子簽名與合同生效發(fā)起電子簽署：審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)“待簽署合同”，申請(qǐng)人“發(fā)起簽署”，選擇簽署方式（如“企業(yè)數(shù)字證書”“個(gè)人手機(jī)簽名”）；確認(rèn)簽署順序（如“甲方先簽，乙方后簽”或“雙方同時(shí)簽”），系統(tǒng)向簽署人發(fā)送簽署通知（短信/系統(tǒng)消息）。完成電子簽名：簽署人通知進(jìn)入簽署頁(yè)面，驗(yàn)證身份（如輸入密碼、人臉識(shí)別、短信驗(yàn)證碼等）；確認(rèn)合同內(nèi)容無(wú)誤后，在指定簽名區(qū)域（如“甲方簽字/蓋章處”“乙方簽字/蓋章處”）完成電子簽名，系統(tǒng)帶有時(shí)間戳的數(shù)字簽名，保證簽名不可篡改。合同生效與歸檔：所有簽署方完成后，系統(tǒng)自動(dòng)“合同簽署完成通知”，標(biāo)注合同生效日期；合同文本（含電子簽名及審計(jì)日志）自動(dòng)加密存儲(chǔ)至“合同檔案庫(kù)”，支持PDF版本（帶電子簽名防偽標(biāo)識(shí)）。（四）歸檔與查詢階段合同歸檔管理：系統(tǒng)按合同編號(hào)、類型、簽署時(shí)間等維度自動(dòng)分類歸檔，支持添加自定義標(biāo)簽（如“年度采購(gòu)”“服務(wù)外包”）；歸檔后的合同可設(shè)置查閱權(quán)限（如“僅申請(qǐng)人可查閱”“部門內(nèi)全員可查閱”），保證信息安全。合同狀態(tài)查詢：用戶在“合同查詢”頁(yè)面輸入查詢條件（如合同編號(hào)、合同名稱、簽署人），系統(tǒng)返回符合條件的合同列表，顯示當(dāng)前狀態(tài)（如“草稿中”“審批中”“已簽署”“已歸檔”）；合同詳情可查看完整審批流程、簽署記錄及附件。三、核心模板與表單規(guī)范（一）合同審批申請(qǐng)表字段名稱填寫要求示例內(nèi)容合同編號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)或按規(guī)則手動(dòng)輸入（如“CG-2024-001”），需唯一CG-2024-001合同名稱簡(jiǎn)明扼要描述合同核心內(nèi)容辦公設(shè)備采購(gòu)合同甲方信息填寫全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系人及電話有限公司；9111X；北京市區(qū)路號(hào)；張；乙方信息同甲方信息科技有限公司；9111Y；上海市區(qū)路號(hào)；李；1395678合同金額填寫大寫和小寫，幣種（如人民幣USD）人民幣伍萬(wàn)元整；￥50,000.00合同履行期限起止日期2024年1月1日至2024年12月31日標(biāo)的描述簡(jiǎn)要說(shuō)明合同主要內(nèi)容（如采購(gòu)設(shè)備名稱、數(shù)量、服務(wù)范圍等）采購(gòu)筆記本電腦20臺(tái)，含3年質(zhì)保附件清單列出所有附件名稱及份數(shù)附件1：報(bào)價(jià)單（1份）；附件2：技術(shù)參數(shù)（1份）申請(qǐng)人填寫申請(qǐng)人姓名及部門張*；采購(gòu)部申請(qǐng)日期提交審批的日期2024年X月X日審批事由簡(jiǎn)要說(shuō)明申請(qǐng)審批的原因因部門辦公設(shè)備更新需求，簽訂采購(gòu)合同（二）合同審批流程記錄表審批環(huán)節(jié)審批人審批意見審批時(shí)間操作類型（通過(guò)/駁回/轉(zhuǎn)辦）部門負(fù)責(zé)人張*同意，按流程審批2024–10:00通過(guò)法務(wù)部李*條款第5條需補(bǔ)充違約責(zé)任，修改后通過(guò)2024–14:30駁回申請(qǐng)人修改王*已補(bǔ)充違約責(zé)任條款2024–16:00重新提交法務(wù)部李*同意2024–17:00通過(guò)分管副總趙*同意2024–09:15通過(guò)總經(jīng)理劉*同意，生效2024–11:00通過(guò)（三）電子簽署確認(rèn)書合同名稱合同編號(hào)簽署方簽署人證件號(hào)碼號(hào)/統(tǒng)一社會(huì)信用代碼簽署方式簽署時(shí)間數(shù)字簽名編號(hào)辦公設(shè)備采購(gòu)合同CG-2024-001甲方張*1101企業(yè)數(shù)字證書2024–15:00DS2024辦公設(shè)備采購(gòu)合同CG-2024-001乙方李*31015678個(gè)人手機(jī)簽名2024–15:30DS20245678四、使用規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）信息填寫規(guī)范合同信息需真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，保證甲方/乙方名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、合同金額等關(guān)鍵信息與營(yíng)業(yè)執(zhí)照、審批文件一致；合同編號(hào)需唯一，避免重復(fù)使用，編號(hào)規(guī)則建議按“合同類型（兩位字母）-年份（四位數(shù)字）-流水號(hào)（三位數(shù)字）”編制（如“CG-2024-001”）；附件需清晰、完整的掃描件或PDF文件，保證與紙質(zhì)版內(nèi)容一致。（二）審批權(quán)限管理審批人需嚴(yán)格按照企業(yè)授權(quán)范圍進(jìn)行審批，不得越權(quán)審批或違規(guī)轉(zhuǎn)辦；緊急審批流程需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及以上級(jí)別人員審批通過(guò)后方可啟動(dòng)，系統(tǒng)記錄緊急審批原因備查；審批過(guò)程中若發(fā)覺合同條款存在重大風(fēng)險(xiǎn)（如法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)），應(yīng)及時(shí)暫停審批并上報(bào)法務(wù)部或財(cái)務(wù)部。（三）電子簽名合規(guī)性電子簽名需符合《_________電子簽名法》規(guī)定，使用經(jīng)國(guó)家認(rèn)可的電子認(rèn)證服務(wù)提供商提供的數(shù)字證書；簽署人需保證本人操作，不得代簽，系統(tǒng)通過(guò)身份驗(yàn)證（人臉識(shí)別、短信驗(yàn)證碼等）確認(rèn)簽署意愿；電子簽名與手寫簽名、蓋章具有同等法律效力，簽署完成后不得單方面撤銷或修改。（四）數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)系統(tǒng)采用加密技術(shù)存儲(chǔ)合同數(shù)據(jù)，用戶需妥善保管賬號(hào)密碼，定期更換，避免泄露；合同檔案僅限授權(quán)人員查閱，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)復(fù)制、傳播或用于其他用途；若發(fā)覺賬號(hào)被盜用或數(shù)據(jù)泄露，應(yīng)立即聯(lián)系系統(tǒng)管理員凍結(jié)賬號(hào)并追溯原因。（五）異常處理審批駁回：申請(qǐng)人收到駁回通知后，需在2個(gè)工作日內(nèi)根據(jù)審批意見修改合同，重新提交審批，若對(duì)駁回意見有異議，可向上一級(jí)審批人或行政部門反饋；簽署失敗：若簽署人