跨部門協(xié)作會議材料模板一、適用情境與目標(biāo)二、會議材料籌備流程（一）會前準(zhǔn)備：明確框架與信息同步確定會議核心目標(biāo)明確本次會議需解決的核心問題（如“確定Q3產(chǎn)品上線跨部門分工”“解決項目資源沖突”），避免目標(biāo)模糊導(dǎo)致討論發(fā)散。根據(jù)目標(biāo)確定參會部門及關(guān)鍵人員（建議每個部門安排1名負責(zé)人或核心執(zhí)行人，總?cè)藬?shù)控制在8-12人，保證決策效率）。收集基礎(chǔ)信息與議題發(fā)起部門提前3-5個工作日向參會部門發(fā)送《會議議題提報表》，內(nèi)容包括：議題背景、需討論的核心問題、本部門初步方案、需其他部門支持的資源/配合事項。匯總各議題后，按優(yōu)先級排序（如“緊急決策類>需對齊類>信息同步類”），形成會議議程初稿，明確每個議題的預(yù)計討論時長。準(zhǔn)備會議材料模板基于本模板，提前填寫《會議基本信息表》《議題與行動項跟蹤表》《部門職責(zé)分工表》中的基礎(chǔ)信息（如會議時間、地點、議題概要等），作為會議討論的底稿。（二）會中記錄：聚焦討論與結(jié)果固化開場與議程確認（5-10分鐘）主持人簡要說明會議目標(biāo)、議程及時長要求，確認參會人員到齊情況，如有缺席需明確其代表人或后續(xù)同步機制。議題逐項討論（按議程推進）每個議題由牽頭部門負責(zé)人先介紹背景（3-5分鐘），隨后參會部門圍繞“問題本質(zhì)、解決方案、責(zé)任分工、時間節(jié)點”展開討論，避免偏離主題。記錄人實時記錄討論中的關(guān)鍵信息（如爭議點、共識意見、待確認事項），并在每個議題討論結(jié)束時，復(fù)述結(jié)論及行動項，保證全員理解一致。行動項確認與匯總所有議題討論完畢后，主持人帶領(lǐng)全員梳理《議題與行動項跟蹤表》，明確每個行動項的“具體內(nèi)容、負責(zé)人、配合部門、完成時間、交付標(biāo)準(zhǔn)”，避免模糊表述（如“盡快完成”需明確具體日期）。（三）會后整理：同步信息與跟蹤落地24小時內(nèi)輸出會議紀(jì)要記錄人根據(jù)會中記錄，整理成《會議紀(jì)要》，內(nèi)容包括：會議基本信息、各議題討論要點、最終決策、行動項清單（含表格中的核心字段），經(jīng)主持人審核后（保證信息準(zhǔn)確、無遺漏）發(fā)送至所有參會人員及相關(guān)部門負責(zé)人抄送上級領(lǐng)導(dǎo)。建立行動項跟蹤機制發(fā)起部門指定專人作為“行動項跟蹤人”，在會后2個工作日內(nèi)將《議題與行動項跟蹤表》更新為“執(zhí)行中”狀態(tài)，并通過項目管理工具（如釘釘待辦、飛書表格）或定期周會同步進度，對逾期未完成的行動項及時提醒負責(zé)人并協(xié)調(diào)資源。三、模板表格設(shè)計（一）會議基本信息表項目內(nèi)容示例填寫說明會議名稱“產(chǎn)品Q3上線跨部門協(xié)作啟動會”需體現(xiàn)會議核心主題，避免泛泛而談（如“部門溝通會”）會議時間2024年X月X日14:00-16:00精確到分鐘，注明時區(qū)（如涉及跨區(qū)域協(xié)作）會議地點/形式總部3樓會議室A/騰訊會議（會議號：X）線上需注明會議、密碼及設(shè)備測試要求參會部門及人員市場部：經(jīng)理；研發(fā)部：主管；設(shè)計部：*專員列出部門+姓名+職務(wù)，保證責(zé)任到人；缺席人員需注明原因及代表人主持人*總監(jiān)（市場部）建議由發(fā)起部門負責(zé)人或更高層級人員擔(dān)任，把控會議節(jié)奏記錄人*專員（項目管理部）負責(zé)實時記錄及會后紀(jì)要整理，建議由中立部門人員擔(dān)任（如PMO、行政部）會議目標(biāo)明確Q3產(chǎn)品上線的跨部門分工及關(guān)鍵時間節(jié)點需具體、可衡量，與“適用情境”中的目標(biāo)對應(yīng)（二）議題與行動項跟蹤表議題編號議題描述牽頭部門配合部門討論結(jié)論/行動項具體內(nèi)容負責(zé)人完成時間交付標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)備注（如風(fēng)險、依賴事項）001產(chǎn)品需求文檔（PRD）評審及反饋研發(fā)部市場部、設(shè)計部市場部于X月X日前補充用戶畫像報告；設(shè)計部X月X日前輸出交互初稿*經(jīng)理（市場部）2024-06-15提交PDF版報告至共享文件夾，研發(fā)部確認簽字待執(zhí)行依賴用戶調(diào)研數(shù)據(jù)（數(shù)據(jù)部提供）002開發(fā)資源協(xié)調(diào)與排期研發(fā)部產(chǎn)品部、運營部前端開發(fā)2人、后端開發(fā)3人，優(yōu)先支持核心功能模塊，X月X日啟動開發(fā)*主管（研發(fā)部）2024-06-20輸出《項目排期表》明確各階段里程碑待執(zhí)行若需求變更需提前3天發(fā)起評審003上線前市場推廣素材準(zhǔn)備市場部設(shè)計部、運營部設(shè)計部X月X日前完成海報、宣傳視頻初稿；運營部X月X日前制定推廣話術(shù)*專員（設(shè)計部）2024-06-25素材需通過法務(wù)部合規(guī)審核執(zhí)行中法務(wù)部審核周期約2個工作日（三）部門職責(zé)分工表部門核心職責(zé)描述本次會議中需配合的事項聯(lián)系人（部門內(nèi)）市場部負責(zé)用戶調(diào)研、需求收集、推廣方案制定X月X日前提交用戶畫像報告；配合PRD評審*經(jīng)理研發(fā)部負責(zé)技術(shù)方案設(shè)計、開發(fā)排期、產(chǎn)品功能實現(xiàn)主導(dǎo)PRD評審；輸出《項目排期表》；協(xié)調(diào)開發(fā)資源*主管設(shè)計部負責(zé)UI/UX設(shè)計、宣傳物料制作X月X日前輸出交互初稿；完成推廣素材設(shè)計*專員運營部負責(zé)上線后用戶運營、數(shù)據(jù)反饋、效果跟進制定推廣話術(shù)；配合上線前測試*主管項目管理部負責(zé)進度跟蹤、風(fēng)險預(yù)警、跨部門協(xié)調(diào)匯總行動項清單；每周同步項目進度*專員四、關(guān)鍵注意事項（一）會前：避免“信息差”導(dǎo)致低效討論議題提報表需提前3天發(fā)放，保證各部門有充足時間準(zhǔn)備，避免會上臨時“補材料”；對復(fù)雜議題（如技術(shù)方案、資源沖突），會前可先與關(guān)鍵部門1對1溝通，預(yù)判爭議點，會上聚焦解決方案而非爭論對錯。（二）會中：聚焦“行動”而非“討論”嚴(yán)格控制每個議題的討論時長，若出現(xiàn)分歧，可暫時擱置并明確“會后由部門牽頭小時內(nèi)給出方案”，避免會議拖沓；行動項必須符合“SMART原則”（具體、可衡量、可實現(xiàn)、相關(guān)性、時間限制），負責(zé)人需現(xiàn)場確認“是否接受該任務(wù)”，避免“被動接受”導(dǎo)致執(zhí)行不力。（三）會后：杜絕“議而不決，決而不行”會議紀(jì)要需在24小時內(nèi)發(fā)出，明確“如有異議需在X小時內(nèi)反饋”，超期視為默認；行動項跟蹤人需每周更新進度，對逾期2天以上的任務(wù)，及時發(fā)起“風(fēng)險預(yù)警”，同步給各部門負責(zé)人及上級領(lǐng)導(dǎo)，推動問題解決。（四）協(xié)作原則：