單位證照管理流程及責(zé)任書樣本一、證照管理的重要性單位證照（含營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、行政許可證等）是企業(yè)合法經(jīng)營、履行法定職責(zé)的核心憑證，貫穿業(yè)務(wù)開展、合規(guī)審查、權(quán)益保障全流程。規(guī)范證照管理既能防范“證照過期失效”“違規(guī)外借”等風(fēng)險(xiǎn)，也能避免因管理疏漏導(dǎo)致的行政處罰、合同糾紛。建立清晰的管理流程與責(zé)任機(jī)制，是企業(yè)風(fēng)控體系的關(guān)鍵一環(huán)。二、證照全流程管理規(guī)范（一）申領(lǐng)與備案流程1.需求發(fā)起：業(yè)務(wù)部門根據(jù)經(jīng)營需要，提交《證照申領(lǐng)申請(qǐng)表》，明確證照類型、用途、有效期，附政策依據(jù)或業(yè)務(wù)文件（如項(xiàng)目立項(xiàng)書）。2.多級(jí)審批：行政部初審材料完整性，法務(wù)崗復(fù)核合規(guī)性（如經(jīng)營范圍是否超綱），重大證照（如特級(jí)資質(zhì)證書）報(bào)總經(jīng)理終審。3.辦理與備案：指定專人或委托第三方辦理，辦結(jié)后7個(gè)工作日內(nèi)，將證照原件、復(fù)印件（加蓋公章）及《辦理回執(zhí)單》移交檔案崗；同步錄入“證照管理臺(tái)賬”（含編號(hào)、頒發(fā)部門、有效期、保管人等），實(shí)現(xiàn)“一證一檔”。（二）使用管理流程申請(qǐng)：使用部門填寫《證照使用申請(qǐng)表》，注明場景（投標(biāo)、合同簽訂等）、形式（原件/復(fù)印件）、時(shí)長。審批：部門負(fù)責(zé)人審核真實(shí)性，行政部核查臺(tái)賬（是否在有效期、有無未結(jié)事項(xiàng)），重大使用（如營業(yè)執(zhí)照原件外借）需總經(jīng)理審批。登記移交：使用人憑審批單領(lǐng)取，檔案崗登記《使用登記簿》（含領(lǐng)取/歸還時(shí)間、使用人簽字）；復(fù)印件需注明“僅限××事項(xiàng)使用，有效期至×年×月×日”并加蓋騎縫章。2.外部使用除上述流程外，需對(duì)方出具《證照使用函》（注明用途、期限），必要時(shí)簽訂《使用協(xié)議》，明確保密義務(wù)；敏感證照（如涉密資質(zhì)）需留存對(duì)方經(jīng)辦人身份證復(fù)印件及單位介紹信。（三）保管與維護(hù)流程1.保管要求：原件由檔案崗專人保管，存放于防火防潮保險(xiǎn)柜（鑰匙、密碼分離管理）；復(fù)印件分類歸檔，電子證照加密存儲(chǔ)于指定服務(wù)器，權(quán)限僅限管理員與審批人員。每月5日前，保管人核對(duì)臺(tái)賬與實(shí)物，填寫《盤點(diǎn)表》，重點(diǎn)核查有效期、是否破損、是否被違規(guī)使用，異常情況24小時(shí)內(nèi)上報(bào)。2.維護(hù)與更新：行政部提前3個(gè)月梳理到期證照，通知業(yè)務(wù)部門備齊續(xù)期材料；需變更信息（如地址、經(jīng)營范圍）的，按“申領(lǐng)流程”反向辦理（先變更、后更新臺(tái)賬）。證照損毀/遺失時(shí)，保管人立即上報(bào)，啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案：登報(bào)聲明作廢（按主管部門要求），7個(gè)工作日內(nèi)重新辦理，同步更新臺(tái)賬與使用記錄。（四）注銷流程1.申請(qǐng)：業(yè)務(wù)部門因業(yè)務(wù)終止、證照失效等需注銷的，提交《證照注銷申請(qǐng)表》，附主管部門要求的材料（如完稅證明、清算報(bào)告）。2.審批與辦理：行政部核實(shí)臺(tái)賬無未結(jié)使用事項(xiàng)，法務(wù)崗審核法律風(fēng)險(xiǎn)（如是否涉訴），報(bào)總經(jīng)理審批后，由專人辦理注銷手續(xù)，取回《注銷回執(zhí)單》。3.歸檔核銷：注銷完成后，將回執(zhí)、作廢證照（剪角或加蓋“作廢”章）移交檔案崗，在臺(tái)賬中標(biāo)記“已注銷”，電子證照同步刪除或歸檔。三、單位證照管理責(zé)任書（樣本）甲方（單位名稱）：______________乙方（責(zé)任人：姓名/部門）：______________（一）責(zé)任范圍乙方負(fù)責(zé)管理下列證照（可附清單）：_________________________，涵蓋申領(lǐng)、使用、保管、變更、注銷全流程。（二）主要職責(zé)1.合規(guī)管理：嚴(yán)格遵守《企業(yè)證照管理辦法》《××行業(yè)規(guī)定》，杜絕偽造、涂改、出租、出借證照行為。2.臺(tái)賬與檔案：建立并維護(hù)“證照管理臺(tái)賬”，實(shí)時(shí)更新狀態(tài)（有效期、使用記錄等）；妥善保管證照及相關(guān)文件，確保檔案完整可追溯。3.風(fēng)險(xiǎn)防控：每月盤點(diǎn)證照，及時(shí)上報(bào)過期、損毀、遺失等異常；對(duì)外部使用證照的單位/個(gè)人進(jìn)行合規(guī)審核，留存憑證，防范糾紛。4.協(xié)作與報(bào)告：配合業(yè)務(wù)部門開展續(xù)期、變更工作，重大事項(xiàng)（如證照被暫扣、處罰）24小時(shí)內(nèi)上報(bào)甲方，提出應(yīng)對(duì)建議。（三）考核與追責(zé)1.考核機(jī)制：甲方每季度檢查乙方工作，考核“臺(tái)賬準(zhǔn)確率”“使用合規(guī)率”等，結(jié)果與績效、評(píng)優(yōu)掛鉤。2.違規(guī)處理：因管理不善導(dǎo)致證照遺失、損毀，乙方承擔(dān)補(bǔ)辦費(fèi)用；造成聲譽(yù)損失的，扣減績效或調(diào)崗。因違規(guī)使用證照（擅自外借、提供虛假材料）導(dǎo)致單位被處罰、涉訴的，乙方承擔(dān)法律責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重者解除勞動(dòng)關(guān)系。主動(dòng)發(fā)現(xiàn)并挽回風(fēng)險(xiǎn)的，甲方給予表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。（四）其他約定本責(zé)任書有效期自____年____月____日至____年____月____日，期滿前30日協(xié)商續(xù)簽。未盡事宜，按甲方《證照管理制度》執(zhí)行。甲方（蓋章）：______________乙方（簽字/部門蓋章）：______________日期：____年____月____日四、管理保障措施1.制度配套：同步制定《證照管理制度》，細(xì)化審批權(quán)限、臺(tái)賬模板、處罰標(biāo)準(zhǔn)，確保流程“有章可循”。2.培訓(xùn)宣貫：每半年組織一次培訓(xùn)，內(nèi)容含政策解讀、案例分析、系統(tǒng)操作（如電子證照管理系統(tǒng)），提升全員合規(guī)意識(shí)。3.技術(shù)支撐：有條件的單位可搭建“證照管理系統(tǒng)