發(fā)票作廢管理規(guī)范及說明書范本一、發(fā)票作廢管理規(guī)范（一）規(guī)范目的為規(guī)范發(fā)票作廢操作流程，防范稅務風險、保障財務核算準確性，明確發(fā)票作廢的適用場景、操作要求及責任邊界，特制定本管理規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于本單位及下屬分支機構在經(jīng)營活動中開具的增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票（含電子發(fā)票、卷式發(fā)票等）的作廢管理。其他類型發(fā)票（如機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票、二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票）的作廢，需結合行業(yè)特殊規(guī)定執(zhí)行。（三）作廢條件與場景發(fā)票作廢需滿足“業(yè)務真實+系統(tǒng)/紙質(zhì)操作合規(guī)”的雙重要求，具體場景及條件如下：1.增值稅專用發(fā)票作廢僅限開票當月且同時滿足以下條件時可作廢：收到購買方退回的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)（如購買方未抵扣，需退回全部聯(lián)次；如已抵扣，需購買方開具《紅字信息表》后由銷售方開具紅字發(fā)票，不得作廢）；銷售方未抄稅（未將發(fā)票數(shù)據(jù)上傳至稅務系統(tǒng)）且未記賬；購買方未認證或認證結果為“納稅人識別號認證不符”“發(fā)票代碼、號碼認證不符”。2.增值稅普通發(fā)票（含電子發(fā)票）作廢開票當月：因開票有誤、銷貨退回、服務中止、銷售折讓等原因，可直接作廢；跨月/電子發(fā)票：不得作廢，需通過“開具紅字發(fā)票”沖銷（電子發(fā)票一旦開具，僅能紅沖，無法作廢）。3.特殊場景補充發(fā)票損毀/丟失：若發(fā)票聯(lián)次不完整或無法辨認，需先報告稅務機關，按要求處理后再作廢（或紅沖）；購買方拒收：需提供書面拒收證明（注明拒收原因、發(fā)票信息），并在開票當月內(nèi)作廢；跨月的需紅沖。（四）操作流程1.系統(tǒng)操作（以增值稅發(fā)票管理系統(tǒng)為例）步驟1：查詢發(fā)票登錄開票系統(tǒng)，進入“發(fā)票管理-發(fā)票作廢”模塊，通過發(fā)票代碼、號碼或開票日期查詢需作廢的發(fā)票。步驟2：核對信息核對發(fā)票聯(lián)次、金額、稅額、購買方信息等是否與需作廢的發(fā)票一致，確認業(yè)務場景符合作廢條件。步驟3：執(zhí)行作廢點擊“作廢”按鈕，系統(tǒng)自動標記該發(fā)票為“作廢”狀態(tài)（電子發(fā)票無“作廢”功能，需直接紅沖）。2.紙質(zhì)發(fā)票處理作廢的紙質(zhì)發(fā)票需全聯(lián)次留存（包括存根聯(lián)、發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)等），并在每聯(lián)加蓋“作廢”章（或手寫“作廢”字樣）；注明作廢原因（如“開票錯誤-購買方名稱有誤”“銷貨退回-商品質(zhì)量問題”）及作廢日期，按發(fā)票號碼順序裝訂存檔。（五）注意事項1.作廢發(fā)票的保管作廢發(fā)票需與正常發(fā)票分開存放，按年度、發(fā)票類型裝訂成冊，存檔期限不少于10年（按《稅收征收管理法》要求）；銷毀時需履行內(nèi)部審批流程，留存銷毀記錄。2.稅務風險防范嚴禁以“調(diào)節(jié)稅負”“沖減收入”為目的隨意作廢發(fā)票，稅務機關會重點監(jiān)控作廢比例異常（如單月作廢率超30%）、“作廢后重開低稅率發(fā)票”等行為；作廢發(fā)票需與實際業(yè)務一致，留存相關證明材料（如退貨單、拒收證明、溝通記錄等）備查。3.跨月/電子發(fā)票處理跨月發(fā)票或電子發(fā)票需開具紅字發(fā)票，流程如下：銷售方申請：登錄開票系統(tǒng)，填寫《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》（普票無需信息表），上傳稅務機關審核通過后，開具紅字發(fā)票；紅字發(fā)票需與原發(fā)票一一對應，備注欄注明“沖銷XX年XX月XX日XX號發(fā)票”。（六）責任劃分財務人員：負責審核作廢申請的合規(guī)性，監(jiān)督開票人員操作，定期檢查作廢發(fā)票存檔情況；開票人員：按本規(guī)范要求執(zhí)行作廢操作，妥善保管作廢發(fā)票，及時反饋異常情況；監(jiān)督與考核：財務部門每季度抽查作廢發(fā)票臺賬，對違規(guī)作廢（如虛假作廢、超范圍作廢）的責任人，按公司制度追責（如扣減績效、通報批評）。二、發(fā)票作廢說明書范本（發(fā)票作廢說明書）致：[合作單位名稱]因我司于[開票日期]開具的[發(fā)票類型]（發(fā)票代碼：[代碼]，發(fā)票號碼：[號碼]，金額：[金額]，稅額：[稅額]，價稅合計：[合計]）存在[作廢原因，如“開票錯誤（購買方納稅人識別號填寫錯誤）”“銷貨退回（商品型號不符，已退回我司）”]，現(xiàn)按《發(fā)票管理辦法》及雙方約定，對該發(fā)票作作廢處理，具體說明如下：1.作廢依據(jù)：符合《增值稅發(fā)票開具指南》中“[對應條款，如‘開票當月且發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)退回’]”的作廢條件；2.操作方式：我司已在[開票系統(tǒng)名稱]中對該發(fā)票執(zhí)行作廢操作，紙質(zhì)發(fā)票（全聯(lián)次）已加蓋“作廢”章并留存我司財務檔案；3.后續(xù)安排：若貴司已抵扣該發(fā)票，需在增值稅申報時作進項稅額轉出；如需重新開具發(fā)票，我司將在[時間]內(nèi)完成開具并送達。本作廢行為真實、合法，我司愿承擔因作廢引發(fā)的一切法律責任。[公司名稱]（蓋章）日期：[具體日期]（使用說明）1.填寫時需注明發(fā)票的完整信息（代碼、號碼、金額等），作廢原因需具體（避免“因業(yè)務需要”等模糊表述）；2.若涉及購買方已抵扣，需提示對方作進項轉出；若需重開發(fā)票，明確