企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范手冊(cè)一、總則（一）目的與適用范圍為規(guī)范企業(yè)檔案管理工作，有效保護(hù)和利用企業(yè)檔案資源，提升檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平，結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，制定本手冊(cè)。本手冊(cè)適用于企業(yè)總部各職能部門(mén)、下屬分公司及控股子公司的檔案管理工作。各單位可結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)細(xì)化實(shí)施細(xì)則，但不得與本手冊(cè)核心要求相抵觸。（二）基本原則檔案管理工作遵循“集中管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、安全保密、便于利用”的原則：集中管理：企業(yè)檔案由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一歸口管理，確保資源的系統(tǒng)性與完整性；分級(jí)負(fù)責(zé)：各部門(mén)對(duì)本部門(mén)形成的檔案承擔(dān)整理、移交責(zé)任，檔案管理部門(mén)統(tǒng)籌監(jiān)督；安全保密：建立完善的安全防護(hù)機(jī)制，確保檔案內(nèi)容不泄露、實(shí)體不損毀；便于利用：優(yōu)化檢索與利用流程，為企業(yè)運(yùn)營(yíng)決策、合規(guī)審查等工作提供高效支持。二、管理職責(zé)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，需明確各主體的職責(zé)分工，形成“部門(mén)協(xié)同、專(zhuān)人負(fù)責(zé)”的管理格局。（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)企業(yè)檔案管理部門(mén)（如綜合辦公室下設(shè)檔案管理崗或獨(dú)立檔案管理部）是核心責(zé)任主體，主要職責(zé)包括：制定并修訂檔案管理制度、流程及分類(lèi)體系，確保管理要求與法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)需求適配；統(tǒng)籌檔案庫(kù)房建設(shè)與設(shè)備配置，監(jiān)督庫(kù)房溫濕度、安防設(shè)施運(yùn)維，保障檔案實(shí)體安全；組織檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等全流程管理，指導(dǎo)各部門(mén)檔案專(zhuān)員開(kāi)展業(yè)務(wù)；推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，搭建并維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案規(guī)范化管理；配合外部審計(jì)、合規(guī)檢查，提供檔案查閱、復(fù)制等服務(wù)，確保管理工作合法合規(guī)。（二）各部門(mén)職責(zé)企業(yè)各職能部門(mén)（如行政、財(cái)務(wù)、市場(chǎng)、研發(fā)等）是檔案形成的責(zé)任主體，需履行以下職責(zé)：明確本部門(mén)檔案管理專(zhuān)員（可兼職），負(fù)責(zé)日常檔案的收集、整理與預(yù)歸檔；按要求及時(shí)移交本部門(mén)形成的各類(lèi)檔案（含紙質(zhì)、電子、聲像等），確保移交檔案完整、準(zhǔn)確；配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展鑒定、利用等工作，對(duì)本部門(mén)檔案的內(nèi)容真實(shí)性、時(shí)效性負(fù)責(zé)；參與制度修訂，結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際提出優(yōu)化建議，提升檔案管理與業(yè)務(wù)工作的協(xié)同性。（三）檔案管理人員職責(zé)檔案管理專(zhuān)員（含專(zhuān)職、兼職人員）需具備檔案管理相關(guān)知識(shí)或經(jīng)驗(yàn)，上崗前接受培訓(xùn)。主要職責(zé)包括：負(fù)責(zé)本部門(mén)（或崗位）檔案的日常收集、整理、編目，確保材料齊全、分類(lèi)準(zhǔn)確、編目清晰；按規(guī)定期限向檔案管理部門(mén)移交檔案，移交前做好自檢與交接手續(xù)；嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度，未經(jīng)審批不得擅自提供檔案查閱、復(fù)制服務(wù)；參與檔案信息化系統(tǒng)的操作與維護(hù)，確保電子檔案規(guī)范錄入與安全存儲(chǔ)；定期檢查分管檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)損毀、缺失等問(wèn)題及時(shí)上報(bào)并協(xié)助處理。三、檔案分類(lèi)與整理規(guī)范（一）檔案分類(lèi)體系企業(yè)檔案分類(lèi)需結(jié)合業(yè)務(wù)特點(diǎn)與管理需求，構(gòu)建科學(xué)、實(shí)用的分類(lèi)體系。建議采用“職能+載體+年度”的復(fù)合分類(lèi)法：一級(jí)分類(lèi)（職能類(lèi)）：按核心職能劃分為行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)、科研開(kāi)發(fā)、人力資源、財(cái)務(wù)審計(jì)、黨群工作等；二級(jí)分類(lèi)（載體類(lèi)）：在職能類(lèi)下，按檔案載體類(lèi)型細(xì)分（如紙質(zhì)文件、電子文檔、聲像檔案、實(shí)物檔案）；三級(jí)分類(lèi)（年度類(lèi)）：在載體類(lèi)下，按檔案形成年度劃分，便于追溯與管理。特殊項(xiàng)目（如重大投資、新產(chǎn)品研發(fā)）可采用“項(xiàng)目+職能+年度”的分類(lèi)方式，確保項(xiàng)目檔案的完整性與獨(dú)立性。（二）檔案整理流程檔案整理需遵循“收集—整理—編目—裝訂（或數(shù)字化）”的流程，具體要求如下：1.收集階段各部門(mén)檔案專(zhuān)員需全面收集本部門(mén)形成的各類(lèi)文件材料，包括但不限于：公文類(lèi)：請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、會(huì)議紀(jì)要等；業(yè)務(wù)類(lèi)：合同協(xié)議、項(xiàng)目方案、研發(fā)報(bào)告、財(cái)務(wù)憑證、人事檔案等；聲像類(lèi)：會(huì)議照片、宣傳視頻、產(chǎn)品實(shí)拍圖等；電子類(lèi)：郵件、電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)備份、系統(tǒng)日志等。收集時(shí)需檢查材料的完整性，缺失材料應(yīng)及時(shí)追溯補(bǔ)全。2.整理階段組卷：將內(nèi)容關(guān)聯(lián)的文件按“問(wèn)題—時(shí)間—重要性”原則組卷（如同一項(xiàng)目的立項(xiàng)、過(guò)程、驗(yàn)收文件歸入同一案卷）；排序：案卷內(nèi)文件按形成時(shí)間或重要程度排序（批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，正文在前、附件在后）；編號(hào)：為案卷及卷內(nèi)文件編制唯一編號(hào)（規(guī)則需全企業(yè)統(tǒng)一，如：職能代碼-年度-案卷號(hào)-件號(hào)）。3.編目階段編制《案卷目錄》，記錄案卷編號(hào)、題名、起止日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等信息；編制《卷內(nèi)文件目錄》，記錄文件編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、頁(yè)數(shù)等信息；電子檔案需同步編制元數(shù)據(jù)目錄，記錄文件格式、創(chuàng)建時(shí)間、修改記錄、存儲(chǔ)路徑等信息。4.裝訂/數(shù)字化階段紙質(zhì)檔案采用線(xiàn)裝或膠裝方式裝訂，裝訂前去除金屬物，保持頁(yè)面平整；電子檔案需按格式要求（如PDF、TIFF、MP4等）轉(zhuǎn)換與存儲(chǔ)，確?？砷L(zhǎng)期讀??；聲像檔案需標(biāo)注內(nèi)容說(shuō)明、拍攝時(shí)間、拍攝者等信息，實(shí)物檔案需登記名稱(chēng)、來(lái)源、存放位置等。（三）整理質(zhì)量要求檔案材料需完整反映業(yè)務(wù)活動(dòng)全過(guò)程，無(wú)重要文件缺失；分類(lèi)準(zhǔn)確，無(wú)跨類(lèi)、錯(cuò)類(lèi)現(xiàn)象；編目清晰，目錄信息與檔案內(nèi)容一致，檢索標(biāo)識(shí)（關(guān)鍵詞、主題詞）準(zhǔn)確規(guī)范；裝訂牢固，頁(yè)面無(wú)破損、污漬；電子檔案無(wú)病毒、無(wú)亂碼，可正常打開(kāi)與讀取。四、檔案保管與利用規(guī)范（一）檔案保管條件庫(kù)房要求：檔案庫(kù)房應(yīng)獨(dú)立設(shè)置，遠(yuǎn)離污染源，具備防火、防盜、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵、防光、防高溫（“八防”）功能。庫(kù)房溫濕度應(yīng)控制在：溫度14℃-24℃，相對(duì)濕度45%-60%（可配備恒溫恒濕設(shè)備）。裝具要求：檔案柜架采用金屬或防蟲(chóng)木質(zhì)材質(zhì)，檔案盒（袋）使用無(wú)酸、無(wú)腐蝕的環(huán)保材料；電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)（如硬盤(pán)、光盤(pán)）應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，定期檢測(cè)存儲(chǔ)狀態(tài)。（二）檔案保管期限企業(yè)檔案保管期限分為永久、定期兩類(lèi)，定期保管期限一般為3年、5年、10年、15年、30年（結(jié)合檔案價(jià)值與《企業(yè)檔案管理規(guī)定》確定）。示例如下：永久保管：企業(yè)章程、股東會(huì)決議、年度審計(jì)報(bào)告、土地權(quán)屬證明、商標(biāo)專(zhuān)利證書(shū)等；30年保管：會(huì)計(jì)憑證、重要合同協(xié)議、干部任免文件等；10年保管：項(xiàng)目過(guò)程文件、部門(mén)年度總結(jié)、普通會(huì)議紀(jì)要等；5年保管：日常辦公文件、臨時(shí)報(bào)表、一般性通知等。檔案管理部門(mén)應(yīng)編制《企業(yè)檔案保管期限表》，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（三）檔案利用管理1.利用方式檔案利用包括查閱（現(xiàn)場(chǎng)查閱目錄或原文）、借閱（借出檔案實(shí)體或電子副本）、復(fù)制（提供復(fù)印件、掃描件、電子文件）等。2.利用權(quán)限內(nèi)部人員：因工作需要查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案利用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，可在指定場(chǎng)所查閱；借閱檔案需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，期限一般不超過(guò)15個(gè)工作日，到期需歸還或續(xù)借。外部人員：需持單位介紹信、本人有效證件，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由指定人員陪同查閱，原則上不提供原件借閱。3.利用登記與保密檔案管理部門(mén)需建立《檔案利用登記薄》，記錄利用人、時(shí)間、內(nèi)容、方式等信息；電子檔案利用需在系統(tǒng)中留痕，便于追溯。利用人需遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，不得涂改、損毀檔案，違反者按企業(yè)制度處理。五、檔案鑒定與銷(xiāo)毀規(guī)范（一）檔案鑒定組織企業(yè)應(yīng)成立檔案鑒定小組，成員由檔案管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)、審計(jì)人員組成，組長(zhǎng)由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。小組負(fù)責(zé)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定，提出保管期限調(diào)整或銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（二）鑒定周期與流程鑒定周期：一般每5年開(kāi)展一次全面鑒定，重點(diǎn)檔案可不定期抽查。鑒定流程：1.初審：檔案管理部門(mén)篩選到期檔案，編制《到期檔案鑒定清單》，提交鑒定小組；2.復(fù)審：鑒定小組審核檔案價(jià)值，區(qū)分“繼續(xù)保管”“延長(zhǎng)期限”“銷(xiāo)毀”三類(lèi)，形成《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》；3.審批：《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審批，通過(guò)后執(zhí)行。（三）檔案銷(xiāo)毀流程銷(xiāo)毀清單編制：檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，記錄待銷(xiāo)毀檔案的編號(hào)、題名、數(shù)量等信息；銷(xiāo)毀審批：《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)；銷(xiāo)毀實(shí)施：銷(xiāo)毀工作在指定場(chǎng)所進(jìn)行，由兩人以上監(jiān)銷(xiāo)（檔案管理部門(mén)、紀(jì)檢或?qū)徲?jì)人員各一人）。紙質(zhì)檔案可粉碎、焚燒，電子檔案需徹底刪除并記錄過(guò)程；銷(xiāo)毀記錄：監(jiān)銷(xiāo)人員在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)拍照或錄像留存，《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》及記錄需永久保存。注意：涉及國(guó)家機(jī)密、企業(yè)核心商業(yè)秘密的檔案，銷(xiāo)毀時(shí)需遵守保密法規(guī)，由保密管理部門(mén)監(jiān)督執(zhí)行。六、檔案信息化管理規(guī)范（一）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)企業(yè)應(yīng)搭建檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用與管理。系統(tǒng)功能應(yīng)包括：檔案錄入：支持批量導(dǎo)入、在線(xiàn)編輯，自動(dòng)提取文件元數(shù)據(jù)（創(chuàng)建時(shí)間、作者、關(guān)鍵詞等）；檔案檢索：提供多維度檢索（關(guān)鍵詞、日期、部門(mén)、類(lèi)型），支持模糊、精確檢索；權(quán)限管理：設(shè)置角色權(quán)限（管理員、查閱員、借閱員），實(shí)現(xiàn)訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限控制；版本管理：對(duì)電子文件的修改、更新進(jìn)行版本記錄，確?？勺匪荩唤y(tǒng)計(jì)分析：自動(dòng)生成歸檔率、利用率等統(tǒng)計(jì)報(bào)表，輔助管理決策。系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份功能，定期（每日/每周）備份至異地服務(wù)器或云存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）電子檔案管理要求元數(shù)據(jù)管理：電子檔案需完整記錄元數(shù)據(jù)（格式、創(chuàng)建工具、修改時(shí)間、存儲(chǔ)路徑、校驗(yàn)值等），確保真實(shí)性、完整性、可用性；格式規(guī)范：電子文件應(yīng)采用通用、開(kāi)放的格式（如PDF/A、TIFF、MP4），避免使用易失效的專(zhuān)有格式；歸檔要求：電子檔案歸檔時(shí)需進(jìn)行真實(shí)性校驗(yàn)（如MD5校驗(yàn)），確保與原件一致；歸檔后設(shè)置“只讀”屬性，防止擅自修改；長(zhǎng)期保存：電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期檢測(cè)（每年一次），發(fā)現(xiàn)老化、損壞時(shí)及時(shí)遷移數(shù)據(jù)，確?？砷L(zhǎng)期讀取。（三）數(shù)字檔案安全管理權(quán)限控制：通過(guò)賬號(hào)密碼、指紋識(shí)別、數(shù)字證書(shū)等方式，嚴(yán)格控制檔案訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，禁止越權(quán)訪(fǎng)問(wèn)；防篡改措施：對(duì)電子檔案采用區(qū)塊鏈、數(shù)字水印等技術(shù)，確保內(nèi)容不被篡改，篡改后可追溯；網(wǎng)絡(luò)安全：檔案管理系統(tǒng)應(yīng)部署防火墻、IDS、防病毒軟件，定期漏洞掃描與修復(fù)，防止黑客攻擊與數(shù)據(jù)泄露；應(yīng)急處置：制定《檔案信息化應(yīng)急預(yù)案》，明確系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件的處置流程，定期開(kāi)展應(yīng)急演練。七、監(jiān)督與考核規(guī)范（一）監(jiān)督檢查機(jī)制日常檢查：檔案管理部門(mén)每月抽查各部門(mén)檔案整理、移交情況，每季度檢查庫(kù)房安全、系統(tǒng)運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題下達(dá)《整改通知書(shū)》，限期整改；專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)：每年開(kāi)展一次檔案管理專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，內(nèi)容包括制度執(zhí)行、歸檔率、完整率、利用效率、安全保密等，結(jié)果納入年度審計(jì)報(bào)告；外部監(jiān)督：配合國(guó)家、行業(yè)主管部門(mén)的監(jiān)督檢查，對(duì)問(wèn)題全面整改，持續(xù)提升管理水平。（二）考核評(píng)價(jià)指標(biāo)企業(yè)將檔案管理納入部門(mén)績(jī)效考核，核心指標(biāo)包括：歸檔率：各部門(mén)年度應(yīng)歸檔檔案數(shù)量與實(shí)際歸檔數(shù)量的比率，目標(biāo)值≥98%；完整率：歸檔檔案中材料完整、無(wú)缺失的比率，目標(biāo)值≥95%；利用效率：檔案利用申請(qǐng)的響應(yīng)時(shí)間（≤2個(gè)工作日）、滿(mǎn)足率（≥90%）；安全事故率：檔案實(shí)體損毀、信息泄露等安全事故的發(fā)生次數(shù)，目標(biāo)值為0。（三）獎(jiǎng)懲措施表彰獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)檔案管理表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人，給予通報(bào)表?yè)P(yáng)、績(jī)效加分、評(píng)優(yōu)推薦等獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)提出創(chuàng)新性建議并被采納的，給予專(zhuān)項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)；整改處罰：對(duì)未達(dá)考核指標(biāo)、整改不力的部門(mén)，扣減績(jī)效分，對(duì)直接責(zé)任人約談