2026年建筑裝飾公司公文標(biāo)準(zhǔn)化流轉(zhuǎn)管理制度第一章總則第一條制度目的為規(guī)范公司公文流轉(zhuǎn)流程，提升公文處理效率與質(zhì)量，確保信息傳遞準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，保障公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)有序開(kāi)展，依據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑裝飾行業(yè)工作實(shí)際，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)（含分公司、項(xiàng)目部）涉及的所有公文處理活動(dòng)，包括但不限于請(qǐng)示、報(bào)告、通知、批復(fù)、函、紀(jì)要等各類(lèi)公文的起草、審核、簽發(fā)、流轉(zhuǎn)、歸檔等全流程管理。第三條公文管理原則公文流轉(zhuǎn)遵循“統(tǒng)一規(guī)范、分級(jí)負(fù)責(zé)、高效準(zhǔn)確、安全保密”的原則，做到格式標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn)、流轉(zhuǎn)順暢、歸檔及時(shí)，杜絕公文錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)、延誤或泄密等情況。第四條職責(zé)分工公司綜合管理部門(mén)為公文管理牽頭部門(mén)，負(fù)責(zé)制定公文格式標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督流轉(zhuǎn)流程執(zhí)行、組織公文管理培訓(xùn)；各部門(mén)指定專(zhuān)人擔(dān)任公文聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)本部門(mén)公文的起草、初審及流轉(zhuǎn)對(duì)接；公司領(lǐng)導(dǎo)按審批權(quán)限負(fù)責(zé)公文的審核與簽發(fā)；檔案管理崗位負(fù)責(zé)公文的最終歸檔與保管。第二章公文格式標(biāo)準(zhǔn)第五條公文構(gòu)成要素公文需包含版頭、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等要素，要素不全的公文不得流轉(zhuǎn)。第六條格式規(guī)范要求公文用紙采用A4型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂；字體字號(hào)按以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行：標(biāo)題用22號(hào)小標(biāo)宋體字，正文用3號(hào)仿宋體字，一級(jí)標(biāo)題用3號(hào)黑體字，二級(jí)標(biāo)題用3號(hào)楷體字；行距設(shè)置為固定值28磅，頁(yè)邊距按上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm執(zhí)行；頁(yè)碼位于版心下邊緣之下1cm處，用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，左右各放一條一字線。第七條公文種類(lèi)及適用場(chǎng)景（一）請(qǐng)示：適用于向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)，需一文一事，不得在報(bào)告中夾帶請(qǐng)示內(nèi)容；（二）報(bào)告：適用于向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、回復(fù)詢(xún)問(wèn)，不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)；（三）通知：適用于發(fā)布規(guī)章制度、部署工作、傳達(dá)要求、告知事項(xiàng)等；（四）批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)請(qǐng)示事項(xiàng)，需針對(duì)請(qǐng)示內(nèi)容明確答復(fù)意見(jiàn)；（五）函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)；（六）紀(jì)要：適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)，需準(zhǔn)確反映會(huì)議內(nèi)容與決策。第三章公文起草與審核第八條公文起草要求公文起草需由各部門(mén)指定人員負(fù)責(zé)，起草前需明確公文目的、受眾及核心內(nèi)容，內(nèi)容需符合國(guó)家法律法規(guī)、公司規(guī)章制度及上級(jí)要求，做到觀點(diǎn)明確、條理清晰、文字精煉、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；涉及其他部門(mén)職責(zé)的，起草部門(mén)需提前溝通協(xié)調(diào)，達(dá)成一致意見(jiàn)后方可起草。第九條部門(mén)內(nèi)部初審公文起草完成后，由起草部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性，格式的規(guī)范性，以及與其他部門(mén)的協(xié)調(diào)情況；初審不合格的，退回起草人修改完善，直至符合要求。第十條跨部門(mén)會(huì)簽流程涉及兩個(gè)及以上部門(mén)職責(zé)的公文，需進(jìn)行跨部門(mén)會(huì)簽。起草部門(mén)將初審合格的公文送相關(guān)部門(mén)會(huì)簽，會(huì)簽部門(mén)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，提出明確意見(jiàn)并簽字確認(rèn)；對(duì)存在異議的內(nèi)容，會(huì)簽部門(mén)需與起草部門(mén)溝通協(xié)商，協(xié)商不一致的，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。第十一條綜合部門(mén)審核跨部門(mén)會(huì)簽完成后，公文提交公司綜合管理部門(mén)審核，審核內(nèi)容包括：格式是否符合標(biāo)準(zhǔn)、要素是否齊全、會(huì)簽流程是否完整、內(nèi)容是否符合制度要求；審核通過(guò)的，由綜合管理部門(mén)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)審批；審核不通過(guò)的，退回起草部門(mén)修改。第四章公文簽發(fā)與流轉(zhuǎn)第十二條簽發(fā)權(quán)限劃分（一）公司層面規(guī)章制度、重大經(jīng)營(yíng)決策、對(duì)外重要函件等公文，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；（二）分管領(lǐng)域工作部署、常規(guī)請(qǐng)示批復(fù)、部門(mén)協(xié)調(diào)事項(xiàng)等公文，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；（三）部門(mén)內(nèi)部工作通知、報(bào)告等一般性公文，由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)；（四）涉及多個(gè)分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)的公文，需經(jīng)相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)共同審核后，由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第十三條簽發(fā)流程規(guī)范綜合管理部門(mén)將審核合格的公文按簽發(fā)權(quán)限呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)需在3個(gè)工作日內(nèi)完成簽發(fā)，明確簽署意見(jiàn)（同意、不同意、修改后再簽）；對(duì)不同意或需修改的公文，由綜合管理部門(mén)退回起草部門(mén)，按領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)調(diào)整后重新走審核流程；簽發(fā)后的公文需由綜合管理部門(mén)加蓋公司印章，無(wú)印章的公文不得對(duì)外發(fā)送或內(nèi)部執(zhí)行。第十四條內(nèi)部流轉(zhuǎn)要求簽發(fā)后的公文，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)內(nèi)部流轉(zhuǎn)：（一）主送機(jī)關(guān)為公司內(nèi)部部門(mén)的，需在1個(gè)工作日內(nèi)送達(dá)相關(guān)部門(mén)，接收部門(mén)需在公文接收登記本上簽字確認(rèn)；（二）涉及項(xiàng)目部的公文，通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)送電子版的同時(shí)，同步寄送紙質(zhì)版，確保項(xiàng)目部及時(shí)接收；（三）流轉(zhuǎn)過(guò)程中需做好公文跟蹤，避免丟失或延誤，對(duì)緊急公文（標(biāo)注“急件”）需優(yōu)先流轉(zhuǎn)，確保24小時(shí)內(nèi)送達(dá)。第十五條對(duì)外發(fā)送規(guī)范對(duì)外發(fā)送的公文（如致建設(shè)單位、合作單位的函件、報(bào)告等），由綜合管理部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，發(fā)送前需再次核對(duì)接收單位名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式等信息，確保準(zhǔn)確無(wú)誤；發(fā)送方式可采用專(zhuān)人送達(dá)、快遞或電子郵件，采用快遞方式的需留存快遞單號(hào)，采用電子郵件方式的需留存發(fā)送記錄，以備查詢(xún)。第五章公文辦理與反饋第十六條公文接收辦理各部門(mén)收到公文后，需由公文聯(lián)絡(luò)員及時(shí)登記，明確辦理責(zé)任人及辦理時(shí)限，按“誰(shuí)主辦、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則推進(jìn)辦理工作；對(duì)有明確辦理要求的公文，需嚴(yán)格按時(shí)限完成；對(duì)無(wú)明確時(shí)限的常規(guī)公文，需在5個(gè)工作日內(nèi)辦理完畢；緊急公文需立即辦理，不得拖延。第十七條辦理結(jié)果反饋公文辦理完成后，辦理部門(mén)需及時(shí)將辦理結(jié)果反饋至發(fā)文部門(mén)及綜合管理部門(mén)：（一）對(duì)請(qǐng)示類(lèi)公文，需明確答復(fù)意見(jiàn)，反饋內(nèi)容需具體、可落實(shí)；（二）對(duì)通知類(lèi)公文，需反饋執(zhí)行情況及結(jié)果；（三）對(duì)跨部門(mén)協(xié)作公文，需反饋協(xié)作進(jìn)展及成果；反饋可采用書(shū)面或電子形式，確保反饋信息準(zhǔn)確、完整。第十八條公文督辦管理綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)公文辦理的督辦工作，定期檢查公文辦理進(jìn)度，對(duì)超時(shí)限未辦理的公文，及時(shí)提醒辦理部門(mén)；對(duì)因辦理不及時(shí)導(dǎo)致工作延誤的，需向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并按公司考核制度追究相關(guān)人員責(zé)任。第六章公文歸檔與保密第十九條公文歸檔要求公文辦理完畢后，各部門(mén)需在10個(gè)工作日內(nèi)將公文及相關(guān)辦理材料（包括會(huì)簽記錄、審批意見(jiàn)、反饋材料等）整理齊全，移交檔案管理崗位歸檔；歸檔公文需做到紙質(zhì)版與電子版同步保存，紙質(zhì)版需按年度、類(lèi)別分類(lèi)整理，電子版需存儲(chǔ)在公司指定檔案系統(tǒng)，確?？勺匪荨⒖刹殚?。第二十條檔案保管規(guī)范檔案管理崗位需對(duì)歸檔公文進(jìn)行統(tǒng)一管理，建立檔案臺(tái)賬，明確檔案存放位置、保管期限；保管期限按以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行：（一）公司重大決策、規(guī)章制度、對(duì)外合作協(xié)議等重要公文，保管期限為永久；（二）常規(guī)工作請(qǐng)示、報(bào)告、通知等公文，保管期限為10年；（三）部門(mén)內(nèi)部臨時(shí)通知、日常溝通函件等公文，保管期限為3年；保管期滿(mǎn)的公文，需按規(guī)定程序進(jìn)行鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀過(guò)程需留存記錄。第二十一條公文保密管理涉及公司商業(yè)秘密、核心技術(shù)、未公開(kāi)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)等敏感信息的公文，需標(biāo)注“秘密”“機(jī)密”等保密等級(jí)，嚴(yán)格控制知悉范圍；保密公文的起草、審核、流轉(zhuǎn)、歸檔需由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，不得通過(guò)非加密辦公系統(tǒng)、外部郵箱等渠道傳遞；查閱保密公文需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，查閱后需及時(shí)歸還，不得復(fù)制、摘抄或外傳；對(duì)違反保密規(guī)定導(dǎo)致泄密的，按公司紀(jì)律制度嚴(yán)肅處理，構(gòu)成違法的，移交相關(guān)部門(mén)處理。第七章監(jiān)督與考核第二十二條監(jiān)督檢查機(jī)制綜合管理部門(mén)每月對(duì)公文流轉(zhuǎn)情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查公文格式規(guī)范性、流轉(zhuǎn)及時(shí)性、辦理完成率、歸檔完整性等，檢查結(jié)果形成報(bào)告，在公司內(nèi)部通報(bào)；每季度組織一次公文管理專(zhuān)項(xiàng)檢查，針對(duì)存在的問(wèn)題提出整改要求，跟蹤整改落實(shí)情況。第二十三條考核與獎(jiǎng)懲將公文管理工作納入部門(mén)及個(gè)人年度考核：（一）對(duì)公文格式規(guī)范、流轉(zhuǎn)及時(shí)、辦理高效、歸檔完整的部門(mén)及個(gè)人，給予通報(bào)表?yè)P(yáng)，并在考核中加分；（二）對(duì)公文格式不規(guī)范、流轉(zhuǎn)延誤、辦理不力、歸檔不及時(shí)的部門(mén)及個(gè)人，給予通報(bào)批評(píng)，限期整改；情節(jié)嚴(yán)重的，扣減考核分?jǐn)?shù)，取消年度評(píng)優(yōu)資格；（三）對(duì)因公文管理失誤導(dǎo)致公司利益受損、形象受損或