會(huì)議議程調(diào)整與臨時(shí)決策制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)，參照行業(yè)先進(jìn)管理實(shí)踐及集團(tuán)母公司關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)防控與合規(guī)管理的指導(dǎo)意見(jiàn)，結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展實(shí)際與管理需求，為規(guī)范會(huì)議議程調(diào)整與臨時(shí)決策行為，強(qiáng)化過(guò)程管控，防控操作風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。本制度旨在明確管理職責(zé)，完善運(yùn)行機(jī)制，確保臨時(shí)決策的科學(xué)性、合規(guī)性與有效性，為公司穩(wěn)健運(yùn)營(yíng)提供制度保障。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中涉及會(huì)議議程調(diào)整及臨時(shí)決策的所有場(chǎng)景，包括但不限于：重大事項(xiàng)緊急處理、突發(fā)事件應(yīng)對(duì)、政策法規(guī)臨時(shí)響應(yīng)、業(yè)務(wù)流程緊急優(yōu)化等需要超越常規(guī)決策程序的情境。第三條本制度中下列術(shù)語(yǔ)定義如下：（一）會(huì)議議程調(diào)整專項(xiàng)管理：指為適應(yīng)突發(fā)狀況或業(yè)務(wù)緊急需求，對(duì)既定會(huì)議議程進(jìn)行臨時(shí)變更的管理活動(dòng)，包括調(diào)整議題、延期、取消或合并會(huì)議等行為。（二）決策風(fēng)險(xiǎn)：指因臨時(shí)決策程序不規(guī)范、信息不充分或責(zé)任落實(shí)不到位，可能導(dǎo)致公司財(cái)產(chǎn)損失、聲譽(yù)受損或法律責(zé)任的潛在風(fēng)險(xiǎn)。（三）合規(guī)審查：指對(duì)臨時(shí)決策的必要性、可行性、程序合法性及責(zé)任主體等進(jìn)行的事前或事后審查，確保決策行為符合法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度要求。第四條會(huì)議議程調(diào)整與臨時(shí)決策管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋：所有涉及會(huì)議議程調(diào)整與臨時(shí)決策的行為均須納入管理范疇，確保無(wú)死角、無(wú)遺漏。（二）責(zé)任到人：明確決策發(fā)起、審批、執(zhí)行及監(jiān)督各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保權(quán)責(zé)清晰可追溯。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：以風(fēng)險(xiǎn)防控為優(yōu)先，對(duì)重大或敏感決策實(shí)施嚴(yán)格審查，平衡效率與安全。（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評(píng)估管理效果，根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化優(yōu)化制度流程，提升管理效能。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)議議程調(diào)整與臨時(shí)決策管理負(fù)總責(zé)，承擔(dān)最終決策責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)作為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)、審批監(jiān)督及資源保障，確保制度有效執(zhí)行。第六條設(shè)立會(huì)議議程調(diào)整與臨時(shí)決策專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡(jiǎn)稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)，成員包括各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職能：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)：負(fù)責(zé)公司層面臨時(shí)決策的頂層設(shè)計(jì)，協(xié)調(diào)跨部門重大決策事項(xiàng)。（二）決策審批：對(duì)需超越常規(guī)權(quán)限的臨時(shí)決策進(jìn)行集體審議，出具決策意見(jiàn)。（三）監(jiān)督評(píng)價(jià)：定期檢查制度執(zhí)行情況，對(duì)違規(guī)行為提出處理建議。第七條明確三類主體的具體職責(zé)：（一）牽頭部門（如綜合管理部）：負(fù)責(zé)專項(xiàng)管理制度建設(shè)、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、監(jiān)督考核、培訓(xùn)宣貫及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。（二）專責(zé)部門（如法務(wù)合規(guī)部）：負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)合規(guī)審核、流程優(yōu)化、風(fēng)險(xiǎn)處置及案例庫(kù)建設(shè)。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：落實(shí)本領(lǐng)域?qū)ｍ?xiàng)管理要求，開(kāi)展日常風(fēng)險(xiǎn)防控，及時(shí)上報(bào)異常情況。第八條基層執(zhí)行崗須履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（一）崗位合規(guī)承諾：簽署《合規(guī)操作承諾書》，明確個(gè)人在臨時(shí)決策中的行為規(guī)范。（二）風(fēng)險(xiǎn)上報(bào)義務(wù)：發(fā)現(xiàn)決策程序缺陷、風(fēng)險(xiǎn)隱患或違規(guī)行為，須第一時(shí)間向直屬上級(jí)及牽頭部門報(bào)告。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條會(huì)議議程調(diào)整需符合以下合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：（一）必要性審查：發(fā)起方須說(shuō)明調(diào)整理由，提交書面申請(qǐng)，經(jīng)直屬上級(jí)審批。（二）信息對(duì)稱原則：確保所有參會(huì)人員提前獲取調(diào)整內(nèi)容，避免因信息不對(duì)稱引發(fā)決策偏差。（三）記錄完整要求：會(huì)議記錄須包含調(diào)整原因、討論要點(diǎn)及決策結(jié)論，由專人歸檔。第十條禁止性行為包括但不限于：（一）無(wú)理由擅自變更議程：未經(jīng)審批不得隨意取消或替換原定議題。（二）利益輸送行為：臨時(shí)決策不得涉及關(guān)聯(lián)交易或利益輸送，需回避潛在利益沖突人員。第十一條決策風(fēng)險(xiǎn)重點(diǎn)防控點(diǎn)：（一）決策程序風(fēng)險(xiǎn)：確保審批鏈條完整，重大決策須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議。（二）信息質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：臨時(shí)決策依據(jù)的數(shù)據(jù)須經(jīng)過(guò)核實(shí)，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致決策失誤。（三）責(zé)任脫節(jié)風(fēng)險(xiǎn)：明確決策執(zhí)行人及監(jiān)督人，避免出現(xiàn)無(wú)人負(fù)責(zé)或責(zé)任推諉情況。第十二條臨時(shí)決策須遵循以下業(yè)務(wù)操作規(guī)范：（一）權(quán)限分級(jí)：小額決策由部門負(fù)責(zé)人審批，超權(quán)限決策需上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組。（二）時(shí)限控制：緊急決策須在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成，逾期需說(shuō)明理由并重新報(bào)批。（三）預(yù)案管理：重大決策前須制定備用方案，確保突發(fā)情況可快速調(diào)整。第十三條特殊場(chǎng)景管控要求：（一）境外業(yè)務(wù)：臨時(shí)決策須參照當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)，由法務(wù)合規(guī)部出具合規(guī)性意見(jiàn)。（二）供應(yīng)鏈緊急響應(yīng)：涉及供應(yīng)商調(diào)整、價(jià)格變動(dòng)等決策，須加強(qiáng)盡職調(diào)查，防范商業(yè)賄賂風(fēng)險(xiǎn)。第十四條決策結(jié)果跟蹤要求：（一）執(zhí)行反饋：決策執(zhí)行完畢后3個(gè)工作日內(nèi)提交書面報(bào)告，說(shuō)明實(shí)際效果。（二）偏差糾正：如執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)重大問(wèn)題，須立即暫停并上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十五條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：（一）定期評(píng)估：每年6月和12月組織制度執(zhí)行情況評(píng)估，分析制度缺陷。（二）修訂程序：根據(jù)評(píng)估結(jié)果、法規(guī)變化或業(yè)務(wù)調(diào)整，牽頭部門負(fù)責(zé)修訂草案，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議后發(fā)布。第十六條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）定期排查：每月開(kāi)展臨時(shí)決策風(fēng)險(xiǎn)排查，形成風(fēng)險(xiǎn)清單。（二）分級(jí)預(yù)警：一般風(fēng)險(xiǎn)由專責(zé)部門跟蹤，重大風(fēng)險(xiǎn)須立即上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組，并發(fā)布預(yù)警通知。第十七條合規(guī)審查機(jī)制：（一）嵌入流程：將合規(guī)審查嵌入決策發(fā)起、審批、執(zhí)行各環(huán)節(jié)，實(shí)行“未經(jīng)審查不得實(shí)施”原則。（二）審查要點(diǎn)：重點(diǎn)審查決策依據(jù)的合法性、決策程序的合規(guī)性及責(zé)任主體的適格性。第十八條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)處置：由專責(zé)部門制定整改方案，3個(gè)月內(nèi)完成閉環(huán)。（二）重大風(fēng)險(xiǎn)處置：?jiǎn)?dòng)應(yīng)急預(yù)案，領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌資源，重大事件須及時(shí)向公司主要負(fù)責(zé)人報(bào)告。第十九條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)情形：包括程序違規(guī)、決策失誤、信息瞞報(bào)等，按情節(jié)輕重追究部門及個(gè)人責(zé)任。（二）處罰標(biāo)準(zhǔn)：輕微違規(guī)通報(bào)批評(píng)，重大違規(guī)取消評(píng)優(yōu)資格，涉嫌違紀(jì)的移交紀(jì)律部門處理。第二十條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：（一）年度評(píng)估：每年12月對(duì)制度有效性進(jìn)行綜合評(píng)估，形成改進(jìn)建議。（二）流程優(yōu)化：針對(duì)高頻問(wèn)題完善決策模板、表單及操作指引，提升管理效率。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十一條組織保障：（一）層級(jí)責(zé)任：公司主要負(fù)責(zé)人每季度聽(tīng)取一次工作匯報(bào)，分管領(lǐng)導(dǎo)每月組織一次協(xié)調(diào)會(huì)。（二）專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)：保障制度運(yùn)行所需的培訓(xùn)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)及監(jiān)督評(píng)價(jià)費(fèi)用。第二十二條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）部門考核：將制度執(zhí)行情況納入部門年度績(jī)效考核，占比不低于10%。（二）個(gè)人激勵(lì)：對(duì)合規(guī)操作突出的個(gè)人給予表彰，對(duì)失職行為實(shí)行“一票否決”。第二十三條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）管理層培訓(xùn)：每半年組織一次合規(guī)履職培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋決策程序、風(fēng)險(xiǎn)防控等。（二）一線培訓(xùn)：每月開(kāi)展操作規(guī)范培訓(xùn)，通過(guò)案例分析提升員工風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。第二十四條信息化支撐：（一）系統(tǒng)工具：開(kāi)發(fā)會(huì)議議程調(diào)整與臨時(shí)決策管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)流程線上化、風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控。（二）數(shù)據(jù)共享：建立風(fēng)險(xiǎn)事件數(shù)據(jù)庫(kù)，支持跨部門數(shù)據(jù)查詢與智能預(yù)警。第二十五條文化建設(shè)：（一）合規(guī)手冊(cè)：編制《會(huì)議議程調(diào)整與臨時(shí)決策合規(guī)手冊(cè)》，人手一冊(cè)。（二）承諾書制度：新員工入職須簽署合規(guī)承諾書，每年簽署一次。第二十六條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件報(bào)告：重大風(fēng)險(xiǎn)事件須在24小時(shí)內(nèi)提交專項(xiàng)報(bào)告，內(nèi)容包括事件經(jīng)過(guò)、處置措施及預(yù)防建議。（二）年度管理報(bào)告：每年1月15日前提交年度管理報(bào)告，涵蓋制度運(yùn)行情況、問(wèn)題分析及改進(jìn)計(jì)劃。第六章附則第