企業(yè)辦公環(huán)境及設(shè)備管理制度手冊(cè)總則一、目的為規(guī)范企業(yè)辦公環(huán)境管理及辦公設(shè)備使用流程，營(yíng)造安全、整潔、高效的辦公氛圍，保障設(shè)備正常運(yùn)行，延長(zhǎng)使用壽命，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于企業(yè)全體員工及辦公區(qū)域（包括工位、會(huì)議室、接待區(qū)、檔案室等公共區(qū)域）涉及的辦公設(shè)備（包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、投影儀、辦公家具等）。三、職責(zé)分工行政部：負(fù)責(zé)辦公環(huán)境及設(shè)備管理的統(tǒng)籌規(guī)劃、監(jiān)督檢查、制度修訂；辦公設(shè)備的采購(gòu)、登記、維護(hù)、報(bào)廢審批；公共區(qū)域環(huán)境維護(hù)的監(jiān)督。各部門(mén)負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公環(huán)境的日常管理，監(jiān)督員工遵守本制度；本部門(mén)辦公設(shè)備的申領(lǐng)、使用監(jiān)督及報(bào)修協(xié)調(diào)。全體員工：自覺(jué)維護(hù)個(gè)人工位及公共區(qū)域環(huán)境；規(guī)范使用辦公設(shè)備，及時(shí)報(bào)修故障設(shè)備；妥善保管所領(lǐng)用設(shè)備，承擔(dān)保管責(zé)任。第一章辦公環(huán)境管理第一節(jié)辦公區(qū)域日常維護(hù)一、工位管理規(guī)范基本要求：?jiǎn)T工每日到崗后需整理工位，保持桌面整潔，物品擺放有序；文件資料分類(lèi)存放，重要文件入柜上鎖；個(gè)人私人物品（如背包、水杯等）統(tǒng)一置于指定位置，不占用公共區(qū)域。禁止行為：嚴(yán)禁在工位內(nèi)存放易燃、易爆、有毒危險(xiǎn)品；嚴(yán)禁在墻面、桌面隨意張貼、涂畫(huà)（部門(mén)統(tǒng)一宣傳資料除外）；嚴(yán)禁私拉亂接電線(xiàn)、網(wǎng)線(xiàn)。二、公共區(qū)域維護(hù)會(huì)議室/接待區(qū)：使用后需關(guān)閉燈光、空調(diào)、投影儀等設(shè)備，整理桌椅，清理垃圾；預(yù)約使用需通過(guò)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)提前登記，使用后確認(rèn)無(wú)遺留物品。茶水間/休息區(qū)：使用后清理臺(tái)面，垃圾投放至指定垃圾桶；微波爐、冰箱等設(shè)備使用后保持清潔，嚴(yán)禁存放過(guò)期食品或私人物品。走廊/樓梯間：嚴(yán)禁堆放雜物、私人物品；保持消防通道暢通，安全指示標(biāo)識(shí)清晰可見(jiàn)。三、環(huán)境維護(hù)流程每日自查：?jiǎn)T工下班前10分鐘整理個(gè)人工位，關(guān)閉電源、鎖好文件柜。每周檢查：各部門(mén)負(fù)責(zé)人每周五下午組織本部門(mén)工位及公共區(qū)域環(huán)境檢查，填寫(xiě)《辦公區(qū)域環(huán)境檢查表》（見(jiàn)附件1），報(bào)行政部備案。定期巡檢：行政部每月末組織全公司辦公環(huán)境巡檢，對(duì)問(wèn)題區(qū)域通報(bào)整改，整改期限不超過(guò)3個(gè)工作日。第二節(jié)衛(wèi)生與安全管理一、衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)地面：無(wú)紙屑、雜物、污漬，每日清潔1次（茶水間、走廊等公共區(qū)域每日2次）。桌面：無(wú)灰塵、污漬，物品擺放整齊，個(gè)人電腦、文具等定位放置。門(mén)窗/玻璃：無(wú)灰塵、指紋，明亮潔凈，每周清潔1次。設(shè)備表面：電腦、打印機(jī)等設(shè)備每日擦拭，無(wú)灰塵、污漬。二、安全管理用電安全：下班前關(guān)閉所有非必要電源（包括電腦顯示器、充電器、臺(tái)燈等）；空調(diào)、飲水機(jī)等設(shè)備設(shè)置合理溫度（夏季不低于26℃，冬季不高于20℃），避免長(zhǎng)時(shí)間空轉(zhuǎn)。消防安全：熟悉消防器材位置及使用方法；嚴(yán)禁堵塞消防通道、安全出口；辦公區(qū)域禁止吸煙（指定吸煙區(qū)除外）。保密管理：涉密文件資料需存帶鎖文件柜，離開(kāi)工位時(shí)鎖好；廢棄文件需使用碎紙機(jī)銷(xiāo)毀，隨意丟棄。第二章辦公設(shè)備管理第一節(jié)設(shè)備申購(gòu)與配置一、申購(gòu)條件新增需求：因部門(mén)擴(kuò)編、業(yè)務(wù)新增需配置設(shè)備，需填寫(xiě)《辦公設(shè)備申購(gòu)表》（見(jiàn)附件2），注明設(shè)備名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估金額、用途及使用人。更換需求：現(xiàn)有設(shè)備因損壞、老化無(wú)法修復(fù)或維修成本超過(guò)設(shè)備殘值（原值30%以上）的，可申請(qǐng)更換，需附設(shè)備故障鑒定說(shuō)明（由行政部出具）。二、申購(gòu)流程提交申請(qǐng)：申請(qǐng)人填寫(xiě)《辦公設(shè)備申購(gòu)表》，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。審核審批：行政部對(duì)申購(gòu)必要性、規(guī)格型號(hào)合理性進(jìn)行初審，報(bào)總經(jīng)理審批（單臺(tái)金額超5000元需報(bào)董事長(zhǎng)審批）。采購(gòu)執(zhí)行：審批通過(guò)后，行政部根據(jù)采購(gòu)制度執(zhí)行采購(gòu)（優(yōu)先選擇定點(diǎn)供應(yīng)商，保證設(shè)備質(zhì)量及售后）。驗(yàn)收登記：設(shè)備到貨后，行政部組織驗(yàn)收（核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、功能），驗(yàn)收合格后填寫(xiě)《設(shè)備驗(yàn)收單》（見(jiàn)附件3），登記《辦公設(shè)備臺(tái)賬》（見(jiàn)附件4），發(fā)放至使用人并簽署《設(shè)備保管責(zé)任書(shū)》（見(jiàn)附件5）。第二節(jié)設(shè)備領(lǐng)用與歸還一、領(lǐng)用流程新員工領(lǐng)用：人力資源部入職通知同步至行政部，行政部根據(jù)崗位配置標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放設(shè)備（如：辦公電腦1臺(tái)、打印機(jī)1臺(tái)等），使用人簽署《設(shè)備保管責(zé)任書(shū)》。內(nèi)部調(diào)撥領(lǐng)用：?jiǎn)T工因崗位變動(dòng)需使用其他部門(mén)設(shè)備，需原使用部門(mén)確認(rèn)設(shè)備完好，填寫(xiě)《設(shè)備調(diào)撥申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件6），經(jīng)雙方部門(mén)負(fù)責(zé)人及行政部審批后辦理調(diào)撥手續(xù)，更新《辦公設(shè)備臺(tái)賬》。臨時(shí)領(lǐng)用：如需臨時(shí)使用投影儀、相機(jī)等設(shè)備，提前1個(gè)工作日向行政部申請(qǐng)，填寫(xiě)《臨時(shí)設(shè)備領(lǐng)用表》（見(jiàn)附件7），約定歸還時(shí)間，使用后當(dāng)日歸還。二、歸還要求離職/調(diào)動(dòng)歸還：?jiǎn)T工離職或調(diào)離崗位時(shí)，需將所領(lǐng)用設(shè)備清理個(gè)人數(shù)據(jù)（電腦需由行政部協(xié)助格式化），保證設(shè)備完好，交至行政部；行政部檢查無(wú)誤后，在《離職交接單》上簽字確認(rèn)，人力資源部方可辦理后續(xù)手續(xù)。臨時(shí)領(lǐng)用歸還：超時(shí)未歸還的，行政部需聯(lián)系使用人催收；設(shè)備損壞或丟失的，按《設(shè)備保管責(zé)任書(shū)》約定賠償。第三節(jié)設(shè)備使用與維護(hù)一、使用規(guī)范電腦/打印機(jī)：禁止安裝與工作無(wú)關(guān)的軟件（游戲、非工作類(lèi)聊天工具等）；禁止私自拆卸硬件、修改系統(tǒng)配置；打印機(jī)使用后及時(shí)取走文件，避免卡紙；硒鼓、墨盒等耗材按需更換，嚴(yán)禁浪費(fèi)?？照{(diào)/投影儀：空調(diào)溫度設(shè)置需符合節(jié)能要求；投影儀使用前需檢查線(xiàn)路，使用后關(guān)閉電源并冷卻，鏡頭需用專(zhuān)用鏡頭布清潔。辦公家具：禁止隨意搬動(dòng)、拆卸大型辦公家具（如文件柜、辦公桌）；使用過(guò)程中避免重物撞擊，損壞需及時(shí)報(bào)修。二、日常維護(hù)清潔保養(yǎng)：設(shè)備表面每日用干凈軟布擦拭；電腦鍵盤(pán)、鼠標(biāo)每周用酒精棉片清潔；打印機(jī)硒鼓每月清理1次灰塵。簡(jiǎn)單故障處理：如遇設(shè)備卡紙、死機(jī)等簡(jiǎn)單故障，參照《設(shè)備常見(jiàn)故障處理指南》（見(jiàn)附件8）自行處理；無(wú)法解決的，立即停止使用并報(bào)修，嚴(yán)禁強(qiáng)行操作。三、報(bào)修流程報(bào)修方式：通過(guò)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)提交《設(shè)備報(bào)修單》（見(jiàn)附件9），或聯(lián)系行政部*主管（分機(jī)：8012），說(shuō)明設(shè)備故障現(xiàn)象、位置及使用人。維修處理：行政部接到報(bào)修后2小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，簡(jiǎn)單故障24小時(shí)內(nèi)修復(fù)，復(fù)雜故障聯(lián)系供應(yīng)商處理，修復(fù)進(jìn)度同步告知使用人。維修記錄：修復(fù)后，行政部填寫(xiě)《設(shè)備維修記錄表》（見(jiàn)附件10），更新《辦公設(shè)備臺(tái)賬》中設(shè)備狀態(tài)信息。第四節(jié)設(shè)備報(bào)廢與處置一、報(bào)廢條件已達(dá)到規(guī)定使用年限（電腦、打印機(jī)5年，空調(diào)8年，辦公家具10年），且功能無(wú)法滿(mǎn)足工作需求。因技術(shù)落后、維修成本過(guò)高（超過(guò)設(shè)備原值50%）或損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)。國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定必須強(qiáng)制報(bào)廢的設(shè)備。二、報(bào)廢流程申請(qǐng)鑒定：使用部門(mén)填寫(xiě)《設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件11），行政部組織技術(shù)人員對(duì)設(shè)備進(jìn)行鑒定，出具《設(shè)備報(bào)廢鑒定書(shū)》。審批備案：鑒定結(jié)果報(bào)總經(jīng)理審批（單臺(tái)金額超10000元需報(bào)董事長(zhǎng)審批），審批通過(guò)后報(bào)總部行政部備案。處置回收：行政部聯(lián)系有資質(zhì)的回收機(jī)構(gòu)進(jìn)行處置，殘值收入上交財(cái)務(wù)部，更新《辦公設(shè)備臺(tái)賬》，標(biāo)注“已報(bào)廢”狀態(tài)。第三章監(jiān)督與獎(jiǎng)懲一、監(jiān)督檢查日常監(jiān)督：行政部不定期對(duì)辦公環(huán)境及設(shè)備使用情況進(jìn)行抽查，每月匯總檢查結(jié)果，在企業(yè)內(nèi)部公告欄通報(bào)。專(zhuān)項(xiàng)檢查：每季度開(kāi)展1次辦公環(huán)境及設(shè)備管理專(zhuān)項(xiàng)檢查，重點(diǎn)檢查設(shè)備完好率、環(huán)境達(dá)標(biāo)率、制度執(zhí)行情況。二、獎(jiǎng)懲措施獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)全年辦公環(huán)境及設(shè)備管理表現(xiàn)突出的部門(mén)（如檢查達(dá)標(biāo)率100%、無(wú)設(shè)備損壞），給予部門(mén)*經(jīng)理通報(bào)表?yè)P(yáng)及部門(mén)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)獎(jiǎng)勵(lì)（500-2000元）。處罰：個(gè)人工位或本部門(mén)公共區(qū)域連續(xù)2次檢查不合格的，對(duì)部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行口頭警告，責(zé)令3日內(nèi)整改。因違規(guī)操作（如私自拆卸設(shè)備、下班未關(guān)閉電源）造成設(shè)備損壞的，維修費(fèi)用由責(zé)任人承擔(dān)（按設(shè)備殘值的50%-100%賠償）；情節(jié)嚴(yán)重的，給予記過(guò)處分。丟失設(shè)備的，按設(shè)備凈值（原值-折舊）全額賠償，并視情節(jié)給予通報(bào)批評(píng)。第四章附則一、制度解釋權(quán)本制度