采購與供應(yīng)商管理標(biāo)準流程手冊目錄適用范圍與應(yīng)用場景采購與供應(yīng)商管理核心流程2.1采購需求提報與審核2.2供應(yīng)商選擇與準入2.3采購合同簽訂與管理2.4采購執(zhí)行與交付驗收2.5供應(yīng)商績效評估與優(yōu)化常用模板工具3.1采購申請單3.2供應(yīng)商基本信息表3.3供應(yīng)商評估表3.4采購合同（模板框架）3.5物料/服務(wù)驗收單3.6供應(yīng)商績效評分表關(guān)鍵控制點與風(fēng)險提示1.適用范圍與應(yīng)用場景本手冊適用于企業(yè)各類采購活動（含物料采購、服務(wù)采購、工程采購等）及全生命周期供應(yīng)商管理，覆蓋采購需求部門、采購部門、財務(wù)部門、質(zhì)量部門及相關(guān)管理層。具體應(yīng)用場景包括：日常生產(chǎn)運營類采購（如原材料、零部件、辦公用品等）；項目專項采購（如設(shè)備采購、技術(shù)服務(wù)外包等）；新供應(yīng)商引入與現(xiàn)有供應(yīng)商分級管理；采購合同履約跟蹤、驗收結(jié)算及供應(yīng)商績效復(fù)盤。2.采購與供應(yīng)商管理核心流程2.1采購需求提報與審核目標(biāo)：規(guī)范需求提報流程，保證采購內(nèi)容合理、預(yù)算可控，避免盲目采購。操作步驟：需求發(fā)起需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)計劃（如生產(chǎn)計劃、項目計劃、行政需求等），填寫《采購申請單》，明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、需求數(shù)量、預(yù)計到貨日期、預(yù)算金額、用途說明及技術(shù)參數(shù)（如有）。需求部門負責(zé)人對需求的合理性、必要性進行初審，簽字確認后提交至采購部。采購部審核采購部核對需求的完整性（如是否明確規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算），并判斷是否屬于集中采購或分散采購范疇。對超預(yù)算需求，需求部門需補充《超預(yù)算說明》，經(jīng)財務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可推進后續(xù)流程。預(yù)算與計劃匹配財務(wù)部審核采購預(yù)算是否符合公司年度預(yù)算安排，保證資金來源合規(guī)。采購部根據(jù)需求緊急程度、庫存情況（如適用）、市場供應(yīng)周期，制定采購計劃，明確采購時間節(jié)點。2.2供應(yīng)商選擇與準入目標(biāo)：通過標(biāo)準化篩選機制，引入資質(zhì)合規(guī)、能力匹配的供應(yīng)商，保障采購質(zhì)量與供應(yīng)穩(wěn)定性。操作步驟：供應(yīng)商尋源采購部根據(jù)采購需求，通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢比價等方式（金額≥10萬元原則上采用招標(biāo)方式）尋找潛在供應(yīng)商。優(yōu)先從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商，名錄內(nèi)無合適供應(yīng)商時，啟動新供應(yīng)商尋源。資質(zhì)初審供應(yīng)商需提供以下資料（加蓋公章）：營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO9001質(zhì)量體系認證、行業(yè)生產(chǎn)許可證等）、法定代表人證件號碼明、近3年類似業(yè)績合同（至少2份）、稅務(wù)登記證（三證合一后可不提供）。采購部審核資料的真實性、有效性，排除被列入“經(jīng)營異常名錄”“嚴重違法失信名單”的供應(yīng)商?，F(xiàn)場考察（必要時）對金額較大（≥50萬元）、關(guān)鍵物料或服務(wù)類采購，組織需求部門、質(zhì)量部成立考察小組，對供應(yīng)商的生產(chǎn)場地、工藝設(shè)備、質(zhì)量管控體系、交付能力等進行實地考察，形成《供應(yīng)商考察報告》。商務(wù)談判與確定供應(yīng)商采購部根據(jù)資質(zhì)審查結(jié)果、現(xiàn)場考察報告（如有），組織候選供應(yīng)商進行商務(wù)談判（價格、付款方式、交付周期、售后服務(wù)等條款）。綜合評估價格（權(quán)重30%-40%）、質(zhì)量（權(quán)重30%-40%）、交付（權(quán)重20%-30%）、服務(wù)（權(quán)重10%-20%）等維度，選定1-3家候選供應(yīng)商，按審批權(quán)限報批（如部門負責(zé)人、分管副總、總經(jīng)理）。供應(yīng)商準入與建檔審批通過后，供應(yīng)商納入《合格供應(yīng)商名錄》，采購部建立供應(yīng)商檔案（含資質(zhì)文件、考察報告、合同記錄、績效數(shù)據(jù)等），并頒發(fā)《供應(yīng)商準入證書》（有效期為1-3年，到期前需復(fù)評）。2.3采購合同簽訂與管理目標(biāo)：通過標(biāo)準化合同條款，明確雙方權(quán)利義務(wù)，降低法律風(fēng)險，保障采購雙方合法權(quán)益。操作步驟：合同起草采購部根據(jù)談判結(jié)果，使用公司標(biāo)準合同模板（參考3.4節(jié)），起草采購合同，明確以下核心條款：標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價；質(zhì)量標(biāo)準（如國標(biāo)、行標(biāo)或技術(shù)協(xié)議）、驗收方法；交付時間、地點、方式及運輸費用承擔(dān)；付款方式（如預(yù)付款、到貨款、質(zhì)保金比例及支付節(jié)點）；違約責(zé)任（如逾期交貨、質(zhì)量不達標(biāo)、付款延遲的賠償標(biāo)準）；不可抗力條款、爭議解決方式（仲裁/訴訟管轄地）。合同評審采購部組織需求部門（確認技術(shù)條款）、財務(wù)部（確認價格、付款條款）、法務(wù)部（確認法律風(fēng)險）進行聯(lián)合評審，形成《合同評審記錄》，修改完善后報審批。合同簽訂與分發(fā)審批通過后，由法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，合同一式三份（采購部、供應(yīng)商、財務(wù)部各執(zhí)一份，需求部門可根據(jù)需要留存復(fù)印件）。采購部將合同掃描件歸檔至供應(yīng)商檔案，原件交財務(wù)部保管，保證“合同臺賬”與原件一致。2.4采購執(zhí)行與交付驗收目標(biāo)：保證采購訂單按時、按質(zhì)、按量交付，嚴格驗收流程，避免不合格品流入生產(chǎn)或使用環(huán)節(jié)。操作步驟：訂單下達采購部根據(jù)合同約定，向供應(yīng)商下達《采購訂單》，明確訂單號、物料信息、交付時間、交付地點、聯(lián)系人及聯(lián)系方式，并要求供應(yīng)商確認回傳。交付跟蹤供應(yīng)商按訂單約定發(fā)貨后，需提供《發(fā)貨清單》（含物流單號、數(shù)量、批次號等），采購部跟蹤物流信息，保證貨物按時送達。若可能延遲交付，供應(yīng)商需提前3個工作日書面通知采購部，雙方協(xié)商解決方案（如分批交付、調(diào)整日期）。到貨驗收數(shù)量驗收：需求部門或倉庫根據(jù)《發(fā)貨清單》核對實物數(shù)量、規(guī)格型號，確認與訂單一致，簽字確認《物料入庫單》（數(shù)量部分）。質(zhì)量驗收：對無需檢測的簡單物料（如辦公用品），由需求部門現(xiàn)場確認外觀、包裝完好即可；對需檢測的關(guān)鍵物料，由質(zhì)量部按《質(zhì)量檢驗標(biāo)準》（或技術(shù)協(xié)議）進行抽樣檢驗，出具《質(zhì)量檢驗報告》，合格則簽署《驗收合格單》，不合格則出具《不合格品處理通知單》，反饋至采購部協(xié)調(diào)供應(yīng)商退貨/換貨/返工。異常處理驗收不合格時，采購部需在2個工作日內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商，明確處理方案（如7天內(nèi)補貨、15天內(nèi)整改），并跟蹤處理結(jié)果，保證不影響生產(chǎn)或項目進度。2.5供應(yīng)商績效評估與優(yōu)化目標(biāo)：通過量化評估，識別優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商與風(fēng)險供應(yīng)商，推動供應(yīng)商持續(xù)改進，優(yōu)化供應(yīng)鏈結(jié)構(gòu)。操作步驟：評估周期月度評估：適用于頻繁采購的物料/服務(wù)（如原材料、辦公用品）；季度/半年度評估：適用于關(guān)鍵設(shè)備、項目類采購；年度綜合評估：所有納入《合格供應(yīng)商名錄》的供應(yīng)商。評估實施采購部牽頭，組織需求部門、質(zhì)量部、使用部門依據(jù)《供應(yīng)商績效評分表》（參考3.6節(jié)）進行評分，評分維度包括：質(zhì)量（40%）：合格率、質(zhì)量問題整改及時率；交付（30%）：準時交貨率、訂單滿足率；價格（20%）：價格競爭力、降價配合度；服務(wù)（10%）：響應(yīng)速度、溝通配合度、售后支持。結(jié)果應(yīng)用分級管理：根據(jù)評分結(jié)果將供應(yīng)商分為四級（A級≥90分，優(yōu)秀；80≤B級＜90分，良好；60≤C級＜80分，合格；D級＜60分，不合格）。激勵措施：A級供應(yīng)商可提高訂單份額、縮短付款周期、優(yōu)先參與新項目合作；B級供應(yīng)商維持現(xiàn)有合作，針對性提出改進建議。淘汰機制：D級供應(yīng)商或連續(xù)兩次評為C級的供應(yīng)商，啟動淘汰流程，終止合作并移出《合格供應(yīng)商名錄》；供應(yīng)商出現(xiàn)重大質(zhì)量問題（如批次性不合格）或違約行為（如惡意延遲交付），直接淘汰。改進與復(fù)評對C級供應(yīng)商，采購部需向其發(fā)出《供應(yīng)商改進通知書》，明確改進項及時限（如30天內(nèi)提交整改報告），并跟蹤改進效果。淘汰的供應(yīng)商如需重新合作，需重新走準入流程；A級供應(yīng)商每2年需復(fù)評一次，維持準入資格。3.常用模板工具3.1采購申請單申請單號：申請部門：申請人：申請日期：物料/服務(wù)信息名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量技術(shù)參數(shù)/需求說明審批流程部門負責(zé)人簽字：日期：采購部審核意見：□同意□調(diào)整需求□駁回（說明：）審批人：財務(wù)部預(yù)算審核：□預(yù)算充足□超預(yù)算（附審批說明）審批人：分管領(lǐng)導(dǎo)審批：□同意□不同意（說明：）審批人：3.2供應(yīng)商基本信息表供應(yīng)商名稱（蓋章）：|統(tǒng)一社會信用代碼：|||———————-|———————||

|注冊地址：|經(jīng)營地址：||

|聯(lián)系人：|職務(wù)：|手機：||

|固定電話：|郵箱：||

|主營業(yè)務(wù)：|||

|資質(zhì)文件清單|||

|資質(zhì)名稱|證書編號|發(fā)證機關(guān)|有效期至|附件（/備注）|

|營業(yè)執(zhí)照|||||

|ISO9001認證|||||

|行業(yè)特殊資質(zhì)（如生產(chǎn)許可證）|||||

|主要業(yè)績（近3年）||||

|項目名稱|合作時間|采購方|采購內(nèi)容|金額（萬元）|附件（合同關(guān)鍵頁）|

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|審核意見|采購部：|□通過□補充資料□駁回（說明：）|審核人：|日期：|

||考察小組（如有）：|《供應(yīng)商考察報告》見附件||||

||準入審批：|□同意納入《合格供應(yīng)商名錄》□不同意|審批人：|日期：|3.3供應(yīng)商評估表（季度/年度）供應(yīng)商名稱：評估周期：評估日期：評估維度評分標(biāo)準得分（100分）質(zhì)量（40分）合格率≥99%得40分，每降1%扣2分；質(zhì)量問題整改及時率100%得10分，每延遲1天扣1分交付（30分）準時交貨率100%得30分，每延遲1%扣1分；訂單滿足率100%得10分，每降1%扣0.5分價格（20分）低于市場均價5%得20分，與均價持平得15分，高于均價每1%扣1分；主動降價配合度（如年度降價）5分服務(wù)（10分）響應(yīng)速度（24小時內(nèi)回復(fù)）5分，溝通配合度（無推諉）3分，售后支持（問題解決率）2分總分評級□A級（≥90分）□B級（80-89分）□C級（60-79分）□D級（＜60分）改進建議審批意見采購部：分管領(lǐng)導(dǎo)：3.4采購合同（模板框架）合同編號：【采購部門簡稱】-【年份】-【序號】簽訂日期：____年_月_日甲方（采購方）：________________公司地址：________________聯(lián)系人：________________電話：________________乙方（供應(yīng)商）：________________公司地址：________________聯(lián)系人：________________電話：________________第一條標(biāo)的物信息名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）備注合計金額（大寫）：________________元整（小寫：￥____）第二條質(zhì)量標(biāo)準與驗收乙方提供的標(biāo)的物應(yīng)符合________標(biāo)準（如：國家標(biāo)準/行業(yè)標(biāo)準/甲方提供的技術(shù)協(xié)議），隨貨提供《質(zhì)量證明文件》。甲方應(yīng)在到貨后_個工作日內(nèi)完成驗收，驗收合格簽署《驗收合格單》；不合格的，乙方應(yīng)在_日內(nèi)免費更換/退貨，并承擔(dān)相關(guān)費用。第三條交付交付時間：____年_月_日前交付地點：________________運輸方式及費用承擔(dān)：________________第四條付款方式預(yù)付款：合同簽訂后_日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總額的_%即￥____；到貨款：驗收合格后_日內(nèi)，支付合同總額的_%即￥____；質(zhì)保金：預(yù)留合同總額的_%即￥_，質(zhì)保期滿____日內(nèi)無質(zhì)量問題無息返還。第五條違約責(zé)任乙方逾期交付的，每逾期1日按逾期金額的_%向甲方支付違約金，累計不超過合同總額的_%；逾期超過____日的，甲方有權(quán)解除合同。甲方逾期付款的，每逾期1日按逾期金額的____%向乙方支付違約金。第六條爭議解決因本合同引起的爭議，雙方應(yīng)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交______仲裁委員會仲裁/甲方所在地人民法院訴訟。第七條其他本合同一式_份，雙方各執(zhí)_份，具有同等法律效力；本合同自雙方簽字蓋章之日起生效。甲方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：______乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：______3.5物料/服務(wù)驗收單驗收單號：采購訂單號：到貨日期：驗收日期：供應(yīng)商信息名稱：物料信息名稱規(guī)格型號單位質(zhì)量驗收檢驗項目標(biāo)準要求檢驗結(jié)果驗收結(jié)論□合格，準予入庫□不合格，作退貨處理□不合格，作讓步接收（需經(jīng)需求部門確認）相關(guān)人員簽字倉管員（數(shù)量）：質(zhì)檢員（質(zhì)量）：需求部門：日期：日期：日期：3.6供應(yīng)商績效評分表（年度）供應(yīng)商名稱：評估周期：____年_月-_年____月評估人：______一級指標(biāo)二級指標(biāo)權(quán)重質(zhì)量（40%）一次交驗合格率30%質(zhì)量問題整改及時率10%客戶投訴次數(shù)0%交付（30%）準時交貨率20%訂單滿足率10%價格（20%）價格競爭力（對比市場均價）15%成本降低配合度5%服務(wù)（10%）問題響應(yīng)速度4%售后服務(wù)滿意度6%總分100%評級□優(yōu)秀（≥90）□良好（80-89）□合格（60-79）□不合格（＜60）改進項與承諾供應(yīng)商簽字：日期：采購部確認：日期：4.關(guān)鍵控制點與風(fēng)險提示4.1關(guān)鍵控制點需求審核：需求部門負責(zé)人需對需求的必要性、準確性負責(zé)，避免“虛假需求”“過度采購”；采購部需嚴格核對預(yù)算，杜絕超預(yù)算采購。供應(yīng)商資質(zhì)：資質(zhì)審核需核原件、留復(fù)印件，保證“證照齊全、在有效期內(nèi)”，重點防范“無證經(jīng)營”“超范圍經(jīng)營”。合同條款：法務(wù)部需對合同法律條款（如違約責(zé)任、爭議解決）進行審核，避免“霸王條款”“模糊表述”，降低法律風(fēng)險。驗收環(huán)節(jié)：需求部門、質(zhì)量部、倉庫需共同參與驗收，對不合格品堅決拒收，并留存驗收記錄，杜絕“不合格品入庫”?？冃?shù)據(jù)：評估數(shù)據(jù)需客觀、可追溯（如檢驗報告、入庫單），避免“主觀臆斷”，保證供應(yīng)商評級公平公正。4.2風(fēng)險提示廉潔風(fēng)險：采購人員需遵守廉潔從