公司會議和事件通知標準模板規(guī)范一、規(guī)范目的與適用范圍為規(guī)范公司內(nèi)部會議及各類事件的信息傳遞流程，保證通知內(nèi)容完整、準確、高效，減少溝通誤差，特制定本標準模板。本模板適用于公司所有內(nèi)部會議（如例會、專項會議、決策會議、部門協(xié)調(diào)會等）及事件（如培訓、團建、年會、項目啟動會、重要事項宣導會等）的通知編制與發(fā)送，不適用于對外通知或涉及公司機密信息的場景。二、通知編制與發(fā)送全流程（一）明確會議/事件核心信息在編制通知前，需先梳理并確認以下核心要素，保證信息無遺漏：基礎信息：會議/事件名稱（需簡潔明了，如“2024年Q3銷售目標研討會”“年度員工團建活動”）、類型（會議/事件）、時間（具體日期+開始-結束時間，精確到分鐘，如“2024年8月15日14:00-16:30”）、地點（線上需注明平臺及，如“騰訊會議，會議號：123-456-789”；線下需注明具體會議室及樓層，如“總部大樓3樓第一會議室”）。參與人員：明確參會/參與范圍（部門/崗位/人員名單），如“銷售部全體員工”“各部門負責人及項目組核心成員”，避免模糊表述（如“相關人員”）。主題與目標：說明會議/事件的核心議題及預期成果，如“明確Q3銷售目標分解方案及責任分工”“提升團隊協(xié)作能力，增強員工歸屬感”。議程/內(nèi)容安排：會議需列出主要議程及各環(huán)節(jié)時長（如“14:00-14:10開場及議程介紹；14:10-15:30各區(qū)域銷售目標匯報；15:30-16:20討論與決策；16:20-16:30總結”）；事件需說明流程及關鍵節(jié)點（如“09:00-09:30集合簽到；09:30-12:00團隊拓展訓練；12:00-13:30午餐；13:30-16:00自由活動；16:00返程”）。準備事項：需參會人員提前完成的準備工作（如“請攜帶2024年上半年銷售數(shù)據(jù)報表”“穿著運動裝及運動鞋”）。（二）填寫標準模板內(nèi)容將上述確認的信息填入《公司會議/事件通知模板》（詳見第三部分），需注意以下細節(jié)：標題格式統(tǒng)一為“【通知】+會議/事件名稱+日期（可選）”，如“【通知】2024年Q3銷售目標研討會（8月15日）”。語言簡潔、正式，避免口語化表達，重點信息（如時間、地點、需準備材料）可加粗或標紅突出。聯(lián)系人信息需填寫內(nèi)部對接人姓名及聯(lián)系方式（聯(lián)系方式僅限企業(yè)內(nèi)部通訊工具賬號，如“聯(lián)系人：經(jīng)理，企業(yè)：”）。（三）審核與確認初稿審核：由會議/事件組織者（如部門負責人、項目組負責人）對照核心信息清單，檢查模板內(nèi)容是否完整、準確，重點核對時間、地點、參會人員等關鍵要素。最終確認：涉及跨部門會議或重要事件（如公司年會、重大項目啟動會），需提交至部門負責人或行政部負責人審核，保證信息無誤后定稿。（四）發(fā)送通知發(fā)送渠道：根據(jù)會議/事件性質(zhì)選擇合適渠道（如常規(guī)會議通過企業(yè)/釘釘群發(fā)送；重要事件或需存檔的通知通過OA系統(tǒng)發(fā)送，并保留發(fā)送記錄）。發(fā)送時間：常規(guī)會議至少提前2個工作日發(fā)送；緊急會議（如臨時決策會議）至少提前1個工作日發(fā)送；事件類通知（如團建、培訓）需根據(jù)規(guī)模提前3-7天發(fā)送，保證參與人員有時間安排。附加說明：如會議資料、議程詳情等文件需提前發(fā)送，應在通知中注明“附件：會議資料包（含議程、背景材料）”，并保證附件可正常。（五）跟進與反饋參會確認：重要會議需要求參會人員在收到通知后24小時內(nèi)反饋“是否參加”，可通過企業(yè)/釘釘“接龍”功能收集反饋，統(tǒng)計參會人員名單并更新至模板“參會確認”欄。提醒通知：會議/事件開始前1天，通過企業(yè)/短信發(fā)送提醒，內(nèi)容包括“【溫馨提示】會議/事件名稱將于時間在地點舉行，請?zhí)崆?0分鐘到場/上線，請攜帶材料”。特殊情況處理：如參會人員因故無法參加，需提前向組織者請假，并說明是否安排替補人員；如會議時間、地點等需變更，需第一時間重新發(fā)送通知并說明原因，同時同步至所有已發(fā)送人員。三、會議/事件通知模板（表格版）項目填寫說明示例會議/事件名稱簡潔明了，體現(xiàn)核心內(nèi)容【通知】2024年Q3銷售目標研討會（8月15日）類型選擇“會議”或“事件”會議時間日期+具體開始-結束時間（精確到分鐘）2024年8月15日14:00-16:30地點線上注明平臺及會議號；線下注明具體會議室及樓層線上：騰訊會議，會議號：123-456-789（或）線下：總部大樓3樓第一會議室參會人員明確部門/崗位/人員范圍，避免模糊表述銷售部全體員工、市場部負責人、運營部對接人主持人負責會議流程把控的人員姓名*總監(jiān)記錄人負責會議記錄的人員姓名*專員主題/核心目標說明會議/事件的核心議題及預期成果明確Q3銷售目標分解方案及責任分工，保證目標落地主要議程/內(nèi)容安排會議列出議程及時長；事件列出流程及關鍵節(jié)點14:00-14:10開場及議程介紹14:10-15:30各區(qū)域銷售目標匯報15:30-16:20討論與決策16:20-16:30總結需準備材料/事項需參會人員提前完成的準備工作請攜帶2024年上半年銷售數(shù)據(jù)報表（電子版發(fā)送至*經(jīng)理企業(yè)）聯(lián)系人及聯(lián)系方式內(nèi)部對接人姓名及企業(yè)/釘釘賬號（禁止留電話、郵箱）聯(lián)系人：經(jīng)理企業(yè)：參會確認收集參會反饋（可選，如“請于8月14日12:00前回復是否參加”）請于8月14日12:00前通過企業(yè)接龍回復“參加/不參加”備注其他需說明的事項（如特殊情況、保密要求等）本次會議為重要決策會議，請務必準時參加，不得遲到四、使用關鍵注意事項（一）信息準確性保障時間、地點、參會人員等關鍵信息必須反復核對，避免出現(xiàn)“時間沖突”“會議室重復預訂”等問題；線上會議需提前測試平臺及會議號，保證可正常使用。參會人員名單需與部門負責人確認，避免遺漏或邀請無關人員。（二）語言與格式規(guī)范通知需使用正式書面語，避免使用網(wǎng)絡用語、表情符號或口語化表達（如“大家有空來參加哈”應改為“請各位準時參加”）。標題、時間、地點等關鍵信息可加粗突出，但整體排版需簡潔、清晰，避免花哨格式影響閱讀。（三）特殊情況處理緊急會議：若需臨時召開緊急會議，可先通過電話/企業(yè)口頭通知關鍵人員，隨后2小時內(nèi)補發(fā)正式通知，并在通知中注明“緊急通知”。缺席處理：對無故缺席會議的人員，組織者需在會后跟進溝通，知曉原因并記錄，必要時通報部門負責人。會議延期/取消：若因不可抗力（如會議室設備故障、主講人臨時出差）需延期或取消，需提前4小時通知所有參會人員，并明確新的時間