采購部標(biāo)準(zhǔn)化審批流程工具一、適用工作情境本工具適用于采購部各類采購業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化審批管理，涵蓋以下典型場景：日常物資采購：辦公耗材、生產(chǎn)輔料等常規(guī)物資的申購與審批；固定資產(chǎn)采購：設(shè)備、儀器等單價較高或使用周期長的資產(chǎn)購置；服務(wù)類采購：咨詢、維修、外包服務(wù)等非物資類采購需求；緊急采購：因突發(fā)情況需快速響應(yīng)的臨時采購（需額外標(biāo)注緊急原因）；戰(zhàn)略供應(yīng)商合作：長期合作框架內(nèi)的批量采購或合同續(xù)簽審批。二、分步驟操作指南第一步：需求發(fā)起與單據(jù)填寫責(zé)任人：需求部門經(jīng)辦人（如行政專員、生產(chǎn)主管等）操作說明：登錄采購管理系統(tǒng)或填寫《采購申請單》（需用黑色簽字筆或電子版填寫，保證信息清晰）；明確采購需求：詳細(xì)填寫物資/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)估總價、用途說明及希望到貨日期；附件準(zhǔn)備：根據(jù)采購類型附上相關(guān)證明材料（如固定資產(chǎn)需附《設(shè)備配置需求表》，服務(wù)類需附《服務(wù)需求說明書》），若為3家以上比價采購，需附《供應(yīng)商報價對比表》。輸出物：《采購申請單》及附件材料（電子版+紙質(zhì)版各1份）。第二步：部門負(fù)責(zé)人初審責(zé)任人：需求部門負(fù)責(zé)人（如行政部經(jīng)理、生產(chǎn)部主管）操作說明：審核采購需求的合理性：確認(rèn)物資/服務(wù)是否符合部門工作計劃，數(shù)量、規(guī)格是否必要；審核預(yù)算匹配度：對照部門年度預(yù)算，判斷采購金額是否超支，若超預(yù)算需在《采購申請單》上注明“建議調(diào)整預(yù)算”或“申請追加預(yù)算”；簽署意見：在“部門負(fù)責(zé)人審批”欄簽字確認(rèn)（電子審批需輸入工號密碼），并注明初審?fù)ㄟ^/駁回理由。關(guān)鍵動作：駁回時需明確原因（如“規(guī)格不符需求”“預(yù)算不足”），退回需求部門重新提交。第三步：采購部復(fù)核與供應(yīng)商對接責(zé)任人：采購部專員（如采購主管*工）操作說明：接收初審?fù)ㄟ^的《采購申請單》，檢查材料完整性（缺附件或信息不全需退回補(bǔ)充）；市場調(diào)研：根據(jù)采購類型開展供應(yīng)商篩選（常規(guī)物資優(yōu)先選擇合格供應(yīng)商庫內(nèi)企業(yè)，固定資產(chǎn)需組織技術(shù)部門共同評估）；比價議價：若單次采購金額≥5000元，需獲取至少3家供應(yīng)商的書面報價（或系統(tǒng)比價記錄），形成《供應(yīng)商報價對比表》；擬定采購方案：填寫《采購申請單》中“采購部意見”欄，明確推薦供應(yīng)商、最終報價、預(yù)計交貨期，并提交財務(wù)部復(fù)核。輸出物：《供應(yīng)商報價對比表》（若有）、《采購申請單》（采購部填寫版）。第四步：財務(wù)部預(yù)算與合規(guī)性審核責(zé)任人：財務(wù)部專員（如財務(wù)主管*會計）操作說明：預(yù)算審核：核對采購金額是否在部門預(yù)算額度內(nèi)，檢查預(yù)算科目使用是否正確（如“辦公費”“設(shè)備購置費”等）；合規(guī)性審核：確認(rèn)采購流程是否符合公司制度（如是否需公開招標(biāo)、是否簽訂合同）；付款方式審核：根據(jù)供應(yīng)商要求及公司財務(wù)制度，明確付款節(jié)點（如“貨到付款”“分期付款”）；簽署意見：在“財務(wù)部審核”欄簽字，注明“預(yù)算通過”“建議調(diào)整付款方式”或“預(yù)算不通過”。特殊情況：若預(yù)算不足，需協(xié)同需求部門、采購部調(diào)整采購方案（如降低規(guī)格、分批采購）。第五步：分級領(lǐng)導(dǎo)審批責(zé)任人：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理（根據(jù)采購金額分級審批）審批權(quán)限劃分：金額＜5000元：采購部分管領(lǐng)導(dǎo)*總審批；5000元≤金額＜20000元：分管副總*總審批；金額≥20000元：總經(jīng)理*總審批。操作說明：審批人重點審核采購必要性、性價比及合規(guī)性；在“領(lǐng)導(dǎo)審批”欄簽署意見（電子審批需留存審批記錄），明確“同意采購”“暫緩執(zhí)行”或“否決”；若“暫緩執(zhí)行”或“否決”，需注明原因（如“非緊急需求”“價格偏高”）。第六步：采購執(zhí)行與結(jié)果反饋責(zé)任人：采購部專員操作說明：接到最終審批通過結(jié)果后，2個工作日內(nèi)與供應(yīng)商簽訂采購合同（金額≥10000元需簽訂書面合同）；下達(dá)采購訂單：明確物資/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、驗收標(biāo)準(zhǔn)及違約條款；跟蹤進(jìn)度：定期與供應(yīng)商溝通交貨狀態(tài)，保證按時交付；驗收反饋：物資到貨后，組織需求部門、質(zhì)檢部門共同驗收，填寫《采購驗收單》，反饋驗收結(jié)果至財務(wù)部（作為付款依據(jù)）。第七步：單據(jù)歸檔責(zé)任人：采購部檔案管理員操作說明：整理審批全流程單據(jù)：《采購申請單》《供應(yīng)商報價對比表》《采購合同》《驗收單》等；按采購編號+日期順序歸檔（電子版存入采購管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版裝入檔案袋）；保存期限：常規(guī)采購單據(jù)保存3年，固定資產(chǎn)采購單據(jù)保存5年以上。三、標(biāo)準(zhǔn)化審批表模板采購申請單申請編號采購部門申請人聯(lián)系方式申請日期采購基本信息采購類別□日常物資□固定資產(chǎn)□服務(wù)類□緊急采購物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）預(yù)算科目希望到貨日期用途說明供應(yīng)商信息推薦供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式報價（元）交貨期付款方式附件清單□需求說明書□報價對比表□技術(shù)參數(shù)表□其他：________審批意見部門負(fù)責(zé)人日期采購部意見日期財務(wù)部審核日期分管領(lǐng)導(dǎo)審批日期總經(jīng)理審批日期采購結(jié)果最終供應(yīng)商實際金額（元）驗收結(jié)果備注四、執(zhí)行關(guān)鍵提示預(yù)算控制優(yōu)先：所有采購需在年度預(yù)算內(nèi)執(zhí)行，超預(yù)算采購需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)財務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可發(fā)起。附件完整性：采購申請需隨附必要證明材料，無附件或附件不全的審批流程將被退回。時限要求：部門初審：1個工作日內(nèi)完成；采購部復(fù)核：2個工作日內(nèi)完成；財務(wù)審核：1個工作日內(nèi)完成；領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)權(quán)限分級，1-3個工作日內(nèi)完成。緊急采購處理：緊急采購需在《采購申請單》頂部標(biāo)注“緊急”字樣，同步電話通知各審批環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人，審批流程可并行處理，事后需補(bǔ)全書面材料。變更管理：已審批的采購需求若需變更（如數(shù)量、規(guī)格、供應(yīng)商