機(jī)關(guān)單位檔案管理制度及操作手冊一、制度概述為規(guī)范機(jī)關(guān)單位檔案管理工作，有效保護(hù)和利用檔案資源，維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際，制定本制度及操作手冊。本制度適用于本機(jī)關(guān)及所屬單位的檔案管理活動，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀及信息化管理等全過程。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)機(jī)關(guān)檔案管理部門（如辦公室檔案科）作為檔案工作的歸口管理機(jī)構(gòu)，需統(tǒng)籌規(guī)劃檔案工作，制定管理制度并組織實(shí)施；指導(dǎo)各科室開展檔案形成、積累工作；對檔案進(jìn)行集中管理、編目、鑒定及提供利用；組織檔案信息化建設(shè)與安全保密工作；參與檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與考核。（二）各科室職責(zé)各科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本科室檔案的形成、收集與初步整理，確保文件材料的完整性、準(zhǔn)確性；按要求向檔案管理部門移交檔案；配合檔案管理部門開展檔案利用、鑒定等工作，對本科室產(chǎn)生的檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)。（三）檔案工作人員職責(zé)檔案工作人員需具備專業(yè)素養(yǎng)，熟悉檔案管理規(guī)范；負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)及日常維護(hù)；嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案信息安全；為檔案利用者提供規(guī)范、高效的服務(wù)；參與檔案數(shù)字化及系統(tǒng)維護(hù)工作，定期向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理情況。三、檔案分類與整理（一）檔案分類機(jī)關(guān)檔案按內(nèi)容性質(zhì)分為文書檔案（含黨政公文、會議材料、工作計(jì)劃總結(jié)等）、科技檔案（如基建圖紙、設(shè)備說明書等）、人事檔案（干部職工個人檔案材料）、會計(jì)檔案（會計(jì)憑證、賬簿、報表等）、專業(yè)檔案（如執(zhí)法文書、統(tǒng)計(jì)資料等）及聲像檔案（照片、視頻、錄音等）。分類遵循“年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限”或“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）”的原則，確保類別清晰、檢索便捷。（二）整理要求1.文書檔案：以“件”為單位整理，逐件編號、編目。文件材料去除金屬物，折疊整齊，按年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）順序排列，編制歸檔文件目錄，裝入檔案盒并填寫盒脊信息。2.科技檔案：以“卷”為單位，按項(xiàng)目或設(shè)備組卷，卷內(nèi)文件按工作程序排列，編制卷內(nèi)目錄、備考表，裝訂后填寫案卷封面，注明項(xiàng)目名稱、卷號、保管期限等。3.人事檔案：嚴(yán)格執(zhí)行《干部檔案工作條例》，以個人為單位整理，材料分類裝袋（盒），按規(guī)定順序排列，填寫檔案目錄并定期審核補(bǔ)充。4.聲像檔案：照片檔案需注明拍攝時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、拍攝者，視頻、錄音檔案需標(biāo)注主題、時長、錄制時間，存儲載體需防磁、防潮，與文字說明一并歸檔。四、檔案收集與歸檔（一）收集范圍機(jī)關(guān)在公務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件材料均應(yīng)收集，包括：黨政公文、會議記錄、紀(jì)要、決議；工作計(jì)劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計(jì)報表；合同協(xié)議、審批文件、執(zhí)法文書；基建圖紙、設(shè)備臺賬、技術(shù)說明書；干部職工任免、考核、獎懲材料；聲像、電子文件及其他具有查考價值的材料。（二）歸檔流程1.平時收集：各科室指定專人負(fù)責(zé)日常文件材料的收集，按類別、年度整理，確保材料無遺漏、無破損。2.定期歸檔：每年年底前，各科室完成當(dāng)年文件材料的整理，填寫《檔案移交清單》，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核后移交檔案管理部門。檔案管理部門核對數(shù)量、質(zhì)量，雙方簽字確認(rèn)，移交清單一式兩份，各存一份。3.特殊檔案歸檔：科研項(xiàng)目、基建工程等專項(xiàng)檔案，在項(xiàng)目驗(yàn)收后3個月內(nèi)完成歸檔；人事檔案隨人員變動及時補(bǔ)充更新；電子檔案需同時移交紙質(zhì)版（如適用）及符合格式要求的電子文件，確?？勺x可用。五、檔案保管與利用（一）保管條件檔案庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防光、防塵功能，配備溫濕度調(diào)控設(shè)備（溫度14-24℃，相對濕度45-60%）、消防器材、防蟲藥劑；檔案柜架應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案盒采用無酸紙材質(zhì)；定期檢查檔案狀況，做好防蟲、防霉、防褪色處理，每年對檔案進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，確保賬物相符。（二）利用流程1.內(nèi)部利用：機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案，填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，查閱后及時歸還，如需復(fù)制，需注明用途并經(jīng)審批。2.外部利用：外單位人員查閱檔案，需持單位介紹信及有效證件，經(jīng)本機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定場所查閱，原則上不提供原件復(fù)制，確需復(fù)制的需履行審批手續(xù)并登記。3.檔案利用服務(wù)：檔案管理部門應(yīng)編制檔案目錄、指南等檢索工具，提供線上（如檔案管理系統(tǒng)）、線下查詢服務(wù)，對高頻利用的檔案可編制專題匯編，提高利用效率。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)科室人員及專業(yè)人員組成，每5年對檔案進(jìn)行一次鑒定，確定檔案的保管期限（永久、30年、10年），對已到保管期限的檔案提出存毀意見。（二）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀檔案進(jìn)行審核，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、形成時間、保管期限等。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報上級檔案主管部門備案（如需）。3.銷毀檔案時，需有2名以上專人監(jiān)督，使用符合安全要求的銷毀設(shè)備（如碎紙機(jī)、焚燒爐），銷毀后監(jiān)督人員在清冊上簽字，清冊永久保存。4.對仍有利用價值但保管期限已滿的檔案，可延長保管期限，重新標(biāo)注后繼續(xù)保存。七、檔案信息化管理（一）數(shù)字化建設(shè)逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫；聲像檔案、電子文件按標(biāo)準(zhǔn)格式轉(zhuǎn)換、存儲，確保數(shù)據(jù)完整、可讀；檔案數(shù)字化過程中嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，掃描設(shè)備專人管理，數(shù)據(jù)傳輸加密處理。（二）系統(tǒng)應(yīng)用使用符合國家規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能；電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理，確?！半p套制”保存；定期備份數(shù)據(jù)，存儲載體異地保管，防止數(shù)據(jù)丟失。八、安全與保密管理（一）安全制度建立檔案安全責(zé)任制，明確各環(huán)節(jié)安全責(zé)任；檔案庫房實(shí)行專人值守，安裝監(jiān)控、門禁系統(tǒng)；定期開展安全檢查，排查火災(zāi)、水災(zāi)、蟲災(zāi)及信息泄露隱患，制定應(yīng)急預(yù)案并定期演練。（二）保密管理涉密檔案單獨(dú)保管，借閱、復(fù)制需經(jīng)保密委員會審批，嚴(yán)格登記；電子涉密檔案加密存儲，訪問需身份認(rèn)證；檔案工作人員簽訂保密協(xié)議，離崗時辦理檔案交接及保密事項(xiàng)移交，嚴(yán)禁泄露檔案信息。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查檔案管理部門定期對各科室檔案工作進(jìn)行檢查，內(nèi)容包括文件材料收集完整性、整理規(guī)范性、移交及時性等；每年開展一次檔案工作專項(xiàng)檢查，通報檢查結(jié)果，督促整改問題