企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)檔案管理制度一、總則為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)檔案的管理工作，確保培訓(xùn)檔案的真實性、完整性、安全性與可利用性，為企業(yè)人才培養(yǎng)、培訓(xùn)效果評估及戰(zhàn)略發(fā)展提供可靠依據(jù)，根據(jù)國家檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實際運營需求，特制定本制度。本制度適用于企業(yè)各部門、各層級員工的培訓(xùn)檔案管理，涵蓋新員工入職培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)、管理能力提升培訓(xùn)、外部進修等各類培訓(xùn)活動產(chǎn)生的檔案資料。培訓(xùn)檔案管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負責(zé)、規(guī)范管理、高效利用”的原則，既要保障檔案信息的安全保密，又要便于企業(yè)內(nèi)部合理調(diào)用，助力培訓(xùn)工作的優(yōu)化與人才發(fā)展決策的制定。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)企業(yè)人力資源部（或指定行政部門）作為培訓(xùn)檔案的主管部門，統(tǒng)籌規(guī)劃培訓(xùn)檔案管理工作：制定并完善培訓(xùn)檔案管理制度及操作細則，明確檔案管理流程與標(biāo)準(zhǔn)；指導(dǎo)各部門開展培訓(xùn)檔案的收集、整理工作，定期檢查檔案管理執(zhí)行情況；負責(zé)培訓(xùn)檔案的集中保管、借閱審批、安全防護及定期鑒定、銷毀等工作；推動培訓(xùn)檔案管理的信息化建設(shè)，運用數(shù)字化手段提升檔案管理效率與利用價值。（二）各部門職責(zé)企業(yè)各職能部門、業(yè)務(wù)單元需配合做好培訓(xùn)檔案管理相關(guān)工作：按要求及時提交本部門培訓(xùn)活動產(chǎn)生的檔案資料，確保資料真實、完整；協(xié)助檔案管理部門開展培訓(xùn)檔案的核對、補充工作，對檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性負責(zé)；結(jié)合部門業(yè)務(wù)需求，合理利用培訓(xùn)檔案資源，為員工培訓(xùn)規(guī)劃、崗位調(diào)整等提供參考。（三）檔案管理員職責(zé)檔案管理員作為培訓(xùn)檔案管理的直接執(zhí)行者，需履行以下職責(zé)：負責(zé)培訓(xùn)檔案的日常收集、整理、分類、編號及歸檔工作，確保檔案資料規(guī)范有序；建立檔案管理臺賬，詳細記錄檔案的接收、借閱、歸還、銷毀等情況；定期檢查檔案保管環(huán)境，做好防潮、防火、防蟲、防盜等防護工作，保障檔案實體安全；嚴格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，對檔案利用情況進行跟蹤與反饋。三、培訓(xùn)檔案內(nèi)容培訓(xùn)檔案分為員工個人培訓(xùn)檔案與企業(yè)培訓(xùn)項目檔案兩類，具體內(nèi)容如下：（一）員工個人培訓(xùn)檔案培訓(xùn)記錄類：新員工入職培訓(xùn)簽到表、崗位技能培訓(xùn)考勤記錄、外部培訓(xùn)報名回執(zhí)及參與證明等；考核評估類：培訓(xùn)課程考試試卷、實操考核結(jié)果、培訓(xùn)滿意度自評/他評表、培訓(xùn)效果評估報告（含崗位能力提升對比分析）；成果證明類：培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、職業(yè)資格證書（含繼續(xù)教育證明）、培訓(xùn)期間發(fā)表的學(xué)習(xí)心得、案例分析報告等；發(fā)展關(guān)聯(lián)類：基于培訓(xùn)結(jié)果的崗位調(diào)整建議、晉升評估參考資料、員工個人培訓(xùn)需求與發(fā)展規(guī)劃。（二）企業(yè)培訓(xùn)項目檔案規(guī)劃方案類：年度培訓(xùn)計劃、專項培訓(xùn)方案（如新產(chǎn)品上線培訓(xùn)、管理層領(lǐng)導(dǎo)力培訓(xùn)）、培訓(xùn)預(yù)算明細表；實施執(zhí)行類：培訓(xùn)教材（含課件、講義、視頻資料）、師資信息（含內(nèi)部講師簡歷、外部培訓(xùn)機構(gòu)合作協(xié)議）、培訓(xùn)現(xiàn)場影像資料（照片、視頻）；評估總結(jié)類：培訓(xùn)效果評估報告（含學(xué)員反饋、績效關(guān)聯(lián)分析）、培訓(xùn)項目復(fù)盤報告（總結(jié)經(jīng)驗、優(yōu)化建議）、培訓(xùn)費用結(jié)算憑證；制度規(guī)范類：培訓(xùn)管理辦法、講師管理制度、培訓(xùn)合作單位服務(wù)評價記錄。四、檔案管理流程（一）檔案收集日常收集：各部門在培訓(xùn)活動結(jié)束后5個工作日內(nèi)，將相關(guān)檔案資料提交至檔案管理部門；員工個人培訓(xùn)資料由本人或部門負責(zé)人協(xié)助提交，確保資料完整無遺漏。定期歸集：檔案管理員每月末對當(dāng)月產(chǎn)生的培訓(xùn)檔案進行集中歸集，核對資料完整性，對缺失資料及時追溯補全。（二）檔案整理分類編碼：按“培訓(xùn)類型（如入職培訓(xùn)、技能培訓(xùn)）-年份-部門/人員”的邏輯對檔案進行分類，編制唯一檔案編號，便于檢索與管理。裝訂歸檔：對紙質(zhì)檔案進行整理、裝訂，加裝檔案封面與目錄；電子檔案按格式（如PDF、Word、視頻）分類存儲，建立電子目錄與檢索標(biāo)簽。（三）檔案更新員工參與新的培訓(xùn)活動后，檔案管理員需在10個工作日內(nèi)更新其個人培訓(xùn)檔案，補充相關(guān)資料；企業(yè)開展新的培訓(xùn)項目或優(yōu)化培訓(xùn)制度時，同步更新企業(yè)培訓(xùn)項目檔案，確保檔案內(nèi)容與實際情況一致。（四）檔案鑒定與銷毀檔案管理部門每3年組織一次檔案鑒定工作，結(jié)合檔案的利用價值、保密級別及保管期限，確定是否繼續(xù)保管或銷毀；需銷毀的檔案需填寫《培訓(xùn)檔案銷毀申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由兩人以上監(jiān)督銷毀，銷毀過程需記錄存檔。五、檔案保管與利用（一）檔案保管實體保管：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，檔案柜需具備防潮、防火、防蟲功能，存放環(huán)境保持通風(fēng)干燥，溫度、濕度符合檔案保管要求；電子檔案存儲于企業(yè)專用服務(wù)器或加密云盤，定期進行數(shù)據(jù)備份。安全檢查：檔案管理員每月對紙質(zhì)檔案進行一次抽查，每季度對電子檔案進行一次完整性、安全性檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并記錄。（二）檔案利用內(nèi)部借閱：企業(yè)內(nèi)部員工因工作需要借閱培訓(xùn)檔案，需填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)；借閱期限一般不超過7個工作日，逾期需辦理續(xù)借手續(xù)。查閱與復(fù)制：員工可在檔案管理部門指定場所查閱檔案，如需復(fù)制檔案資料，需說明用途并經(jīng)審批，復(fù)制件需加蓋檔案管理部門公章方為有效。利用范圍：培訓(xùn)檔案主要用于員工培訓(xùn)效果評估、人才發(fā)展規(guī)劃制定、培訓(xùn)體系優(yōu)化、內(nèi)部經(jīng)驗傳承等工作，禁止用于與企業(yè)利益無關(guān)的活動。六、安全與保密（一）涉密檔案管理涉及企業(yè)核心技術(shù)、戰(zhàn)略規(guī)劃、高管培訓(xùn)等涉密培訓(xùn)檔案，需單獨標(biāo)注“機密”字樣，存放于加密檔案柜或加密服務(wù)器，僅限經(jīng)授權(quán)的管理人員查閱；涉密檔案的借閱、復(fù)制需經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，且需簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任與違約后果。（二）責(zé)任追究若發(fā)生檔案丟失、損毀、泄露等情況，將視情節(jié)輕重對相關(guān)責(zé)任人進行批評教育、績效扣分、崗