日常行政事務處理規(guī)范操作手冊一、引言為規(guī)范公司日常行政事務處理流程，保證各項工作高效、有序開展，明確各環(huán)節(jié)責任分工，特制定本手冊。本手冊適用于公司各部門及全體行政工作人員，涵蓋會議組織、文件流轉(zhuǎn)、辦公用品管理、訪客接待、差旅安排等常見行政事務，旨在為日常操作提供標準化指引。二、會議組織與管理（一）會議籌備與通知明確會議基本信息：根據(jù)會議目的，確定會議主題、時間（精確到分鐘）、地點（會議室名稱及容納人數(shù)）、參會人員（部門及職務）、議程（含各環(huán)節(jié)時長）及所需物料（投影儀、麥克風、文具等）。發(fā)送會議通知：至少提前1個工作日通過內(nèi)部通訊工具或郵件發(fā)送通知，內(nèi)容需包含：會議主題、時間、地點、參會人員、議程、聯(lián)系人及聯(lián)系方式。如需提前準備材料，需在通知中明確提交截止時間。場地與物料準備：提前1小時檢查會議室環(huán)境（燈光、空調(diào)、設(shè)備調(diào)試），擺放會議桌簽、資料、文具及飲用水，保證會議用品齊全。（二）會議進行與記錄簽到與引導：參會人員入場時，由行政人員核對身份并引導就座；遲到人員需在會議記錄中標注到席時間。會議紀律維護：提醒參會人員將手機調(diào)至靜音或震動模式，保持會場安靜；嚴格按照議程控制各環(huán)節(jié)時間，避免超時。會議記錄：指定專人記錄會議內(nèi)容，包括：參會人員簽到情況、各環(huán)節(jié)討論要點、決議事項（明確責任部門/人、完成時限）、待跟進事項。（三）會后跟進與歸檔紀要整理：會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，根據(jù)會議記錄整理《會議紀要》，經(jīng)會議主持人審核后發(fā)送至參會人員及相關(guān)部門。決議跟蹤：對會議決議中的待辦事項，由行政人員每周跟蹤進度，并在下次會議前通報完成情況。資料歸檔：將會議通知、簽到表、會議紀要、相關(guān)材料整理成冊，按年度分類存檔，保存期限不少于2年。配套表格：會議管理相關(guān)模板表2-1會議通知表會議主題會議時間會議地點參會人員年月日時分議程安排所需物料聯(lián)系人聯(lián)系方式1.2.備注表2-2會議簽到表會議名稱日期地點記錄人年月日序號姓名部門職務————–——–——–12表2-3會議紀要會議名稱時間地點主持人年月日時分參會人員記錄人分發(fā)范圍議程及討論內(nèi)容1.2.決議事項序號內(nèi)容責任部門/人完成時限———————-————–————–1年月日2年月日待跟進事項三、文件收發(fā)與流轉(zhuǎn)（一）收文處理簽收與登記：收到外部文件（如函件、通知、資料）后，當日完成簽收，在《文件收發(fā)登記表》中記錄收文日期、文號、標題、來源、份數(shù)、收文人。擬辦與傳閱：根據(jù)文件內(nèi)容，提出初步處理建議（如“需領(lǐng)導批示”“轉(zhuǎn)部門辦理”），標注傳閱范圍，按優(yōu)先級順序傳閱至相關(guān)部門或人員。傳閱人需在1個工作日內(nèi)簽署意見并傳閱下一位，保證文件不滯留。辦理與歸檔：需辦理的文件，由指定部門在規(guī)定時限內(nèi)反饋辦理結(jié)果；辦理完畢后，將文件原件、辦理意見等整理歸檔，電子版同步存入指定文件夾。（二）發(fā)文處理擬稿與審核：部門需以公司名義發(fā)文時，由擬稿人填寫《發(fā)文稿紙》，經(jīng)部門負責人審核內(nèi)容準確性、格式規(guī)范性后，提交行政部復核文號、格式、用詞等。簽發(fā)與印發(fā)：根據(jù)文件重要性，由分管領(lǐng)導或總經(jīng)理簽發(fā)；簽發(fā)后，行政部負責排版、打印、蓋章，按需份數(shù)分發(fā)至各部門，并在《文件收發(fā)登記表》中記錄發(fā)文信息。存檔與備查：發(fā)文原件（含簽發(fā)稿）及電子版由行政部統(tǒng)一歸檔，電子文件按“年份-部門-文號”規(guī)則命名，便于檢索。配套表格：文件管理相關(guān)模板表3-1文件收發(fā)登記表收/發(fā)文日期文號標題來源/去向份數(shù)收/發(fā)文人狀態(tài)（待辦/已辦/歸檔）備注表3-2發(fā)文稿紙標題擬稿部門擬稿人日期主送機關(guān)抄送機關(guān)份數(shù)密級文件內(nèi)容部門審核意見簽名：日期：行政部復核意見簽名：日期：領(lǐng)導簽發(fā)意見簽名：日期：四、辦公用品管理（一）申領(lǐng)與發(fā)放需求統(tǒng)計：每月25日前，各部門統(tǒng)計次月辦公用品需求（含名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途），填寫《辦公用品申領(lǐng)表》，經(jīng)部門負責人審核后提交行政部。采購與入庫：行政部根據(jù)申領(lǐng)需求及庫存情況，編制采購計劃，經(jīng)審批后統(tǒng)一采購；物品到貨后，核對數(shù)量、質(zhì)量，登記《辦公用品庫存臺賬》入庫。發(fā)放與登記：各部門按申領(lǐng)時間領(lǐng)取辦公用品，領(lǐng)用人需在《辦公用品領(lǐng)用登記表》中簽字確認，行政部及時更新庫存臺賬，保證賬實相符。（二）庫存與維護定期盤點：每月末行政部對辦公用品進行盤點，核對臺賬與實際庫存，對積壓物品提出調(diào)配或處理建議。節(jié)約使用：倡導節(jié)約用紙（雙面打?。?、按需領(lǐng)用（避免浪費），對易耗品（如筆、本）實行“以舊換新”制度。配套表格：辦公用品管理相關(guān)模板表4-1辦公用品申領(lǐng)表申領(lǐng)部門申領(lǐng)人申領(lǐng)日期序號物品名稱規(guī)格型號——————–————–12部門負責人審核簽名：行政部審批簽名：表4-2辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期物品名稱規(guī)格型號單位領(lǐng)用數(shù)量領(lǐng)用人庫存余量表4-3辦公用品庫存臺賬日期物品名稱入庫數(shù)量出庫數(shù)量結(jié)余數(shù)量管理員備注五、訪客接待服務（一）訪客預約與確認預約受理：接到訪客預約（電話/內(nèi)部系統(tǒng)）時，記錄訪客姓名、單位、事由、預計到訪/離開時間、接待部門及人員、聯(lián)系方式等信息。信息確認：提前1個工作日與訪客確認到訪信息，同時告知公司地址、樓層、交通指引及注意事項（如停車安排、疫情防控要求等）。（二）接待準備與實施場地布置：根據(jù)訪客級別及事由，準備接待室（如需，擺放公司宣傳資料、茶水、水果），調(diào)試電子設(shè)備（如視頻會議系統(tǒng)）。迎接與引導：訪客到訪時，接待人員需提前在指定地點等候，主動上前問候并引導至接待室；如需陪同至辦公區(qū)域，需提前告知相關(guān)同事做好準備。溝通與服務：接待過程中，態(tài)度熱情、用語規(guī)范，及時提供所需物品（如紙巾、充電器）；如需等待，告知預計時長并提供茶水。（三）送別與記錄送離與感謝：訪客離開時，接待人員需送至公司門口或電梯口，禮貌道別并感謝到訪。信息登記：當日將訪客信息（姓名、單位、事由、接待人、到訪/離開時間）錄入《訪客接待登記表》，電子版同步存檔備查。配套表格：訪客接待相關(guān)模板表5-1訪客預約登記表預約日期訪客姓名單位名稱聯(lián)系方式到訪時間離開時間接待部門接待人事由特殊需求確認人確認時間表5-2訪客接待記錄表接待日期訪客姓名單位名稱到訪時間離開時間接待部門接待人陪同人員事由接待內(nèi)容后續(xù)跟進備注六、差旅安排與費用處理（一）出差申請與審批提交申請：員工因公出差需提前3個工作日填寫《出差申請單》，注明出差事由、目的地、出發(fā)/返回日期、天數(shù)、交通工具（如高鐵/飛機，需注明等級）、住宿標準（參照公司規(guī)定）、預計費用等。審批流程：部門負責人審核出差必要性及費用合理性，分管領(lǐng)導審批；跨省或出差超5天需經(jīng)總經(jīng)理審批。審批通過后，行政部協(xié)助預訂交通及住宿（如需）。（二）行程與住宿安排交通預訂：優(yōu)先選擇公司合作供應商預訂交通票據(jù)，保證行程與申請一致；如需變更，需及時向部門負責人及行政部報備。住宿安排：按審批標準預訂酒店，優(yōu)先選擇交通便利、安全性高的合作酒店；入住后索要正規(guī)住宿憑證（發(fā)票/收據(jù)）。（三）費用報銷整理憑證：出差結(jié)束后5個工作日內(nèi)，員工需整理差旅費用憑證（交通票據(jù)、住宿發(fā)票、餐飲及其他費用憑證，需注明事由及日期），填寫《差旅費用報銷單》。審核與報銷：部門負責人審核費用真實性及合規(guī)性，行政部核對出差申請與實際行程，財務部復核無誤后安排報銷；超標準費用需書面說明原因，經(jīng)分管領(lǐng)導審批。配套表格：差旅管理相關(guān)模板表6-1出差申請單申請人部門出差事由出發(fā)日期返回日期天數(shù)目的地交通工具住宿標準預計費用審批人簽名：表6-2差旅費用報銷單報銷人部門出差日期費用明細交通費用住宿費用憑據(jù)張數(shù)審批人簽名：財務核批簽名：七、操作要點與注意事項時效性要求：各項事務需在規(guī)定時限內(nèi)完成（如會議紀要2個工作日內(nèi)、報銷單5個工作日內(nèi)），避免因延誤影響工作推進。規(guī)范性操作：嚴格按流程執(zhí)行，表格信息需完整準確（如文件文號、訪客聯(lián)系方式），保證可追溯性。保密與禮儀：