行政人事入職離職手續(xù)辦理指引一、指引概述本指引旨在規(guī)范企業(yè)員工入職與離職手續(xù)的標(biāo)準(zhǔn)化辦理流程，保證行政人事部門高效、有序完成員工入離職各環(huán)節(jié)工作，同時(shí)保障員工與企業(yè)的合法權(quán)益，減少流程疏漏，提升管理效率。本指引適用于企業(yè)全體正式員工、試用期員工及因各種原因離職的員工，涵蓋從入職前準(zhǔn)備到離職后全流程的環(huán)節(jié)管理。二、入職辦理全流程（一）辦理場(chǎng)景說明新員工入職：通過招聘渠道錄用并已發(fā)放《錄用通知書》的擬入職人員，需在指定日期到崗辦理入職手續(xù)。試用期員工轉(zhuǎn)正：已通過試用期考核的員工，需辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)并更新勞動(dòng)合同信息。內(nèi)部調(diào)動(dòng)入職：因公司內(nèi)部崗位調(diào)動(dòng)需至新部門到崗的員工，需辦理入職銜接手續(xù)。（二）操作步驟分解1.入職前準(zhǔn)備（HR部門主導(dǎo)）發(fā)送入職通知：HR提前3個(gè)工作日通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)或郵件向新員工發(fā)送《入職須知》，明確到崗時(shí)間、所需材料（證件號(hào)碼復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、一寸免冠照片2張、離職證明、銀行卡復(fù)印件）、報(bào)到地點(diǎn)及聯(lián)系人。資料準(zhǔn)備：HR提前打印《員工入職登記表》《勞動(dòng)合同》《崗位職責(zé)說明書》《保密協(xié)議》（如需），并準(zhǔn)備工牌、辦公用品（工位、電腦、文具等）、門禁卡/考勤卡等。部門對(duì)接：HR提前與用人部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)新員工崗位、導(dǎo)師、入職培訓(xùn)安排（含企業(yè)文化、規(guī)章制度、崗位技能等），并將新員工信息同步至IT部門（開通系統(tǒng)賬號(hào)、郵箱）、行政部門（安排工位、開通門禁）。2.入職當(dāng)天辦理（HR引導(dǎo)，新員工配合）資料審核與提交：新員工到崗后，HR核對(duì)《入職須知》中要求攜帶的材料原件與復(fù)印件，確認(rèn)無誤后收取復(fù)印件，原件當(dāng)場(chǎng)歸還；填寫《員工入職登記表》（信息需真實(shí)、完整，含個(gè)人基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷、緊急聯(lián)系人等），并簽字確認(rèn)。勞動(dòng)合同簽訂：HR向新員工講解勞動(dòng)合同條款（含合同期限、崗位、薪資、工作時(shí)間、保密義務(wù)等），確認(rèn)無異議后，雙方簽字蓋章（一式兩份，員工執(zhí)一份，公司存檔一份）。物品領(lǐng)取與登記：新員工領(lǐng)取工牌、門禁卡、辦公用品（電腦、鑰匙等），在《物品領(lǐng)用登記表》上簽字（注明領(lǐng)用物品名稱、數(shù)量、日期），并妥善保管，離職時(shí)需歸還。入職介紹與培訓(xùn)：公司級(jí)介紹：HR帶領(lǐng)新員工參觀辦公區(qū)域、介紹公司組織架構(gòu)、企業(yè)文化、考勤制度、福利政策（如年假、體檢等基礎(chǔ)信息）、安全規(guī)范（消防通道、用電安全等）。部門級(jí)介紹：由用人部門負(fù)責(zé)人或?qū)煄ьI(lǐng)至部門，介紹團(tuán)隊(duì)成員、崗位職責(zé)、工作流程、對(duì)接人，并指導(dǎo)開通內(nèi)部系統(tǒng)賬號(hào)（如OA、CRM等）。社保與公積金辦理：HR收集新員工社保/公積金增員材料（含證件號(hào)碼復(fù)印件、銀行卡復(fù)印件等），在入職后30日內(nèi)完成社保、公積金賬戶開設(shè)及繳費(fèi)手續(xù)，并告知員工繳費(fèi)基數(shù)及查詢方式。3.入職后跟進(jìn)（HR與用人部門協(xié)同）試用期跟進(jìn)：HR在員工入職后第1周、第1個(gè)月分別與新員工及部門負(fù)責(zé)人溝通，知曉員工適應(yīng)情況、是否存在需解決的問題；試用期結(jié)束前10日，提醒用人部門完成試用期考核，并根據(jù)考核結(jié)果辦理轉(zhuǎn)正或離職手續(xù)。檔案歸檔：HR將新員工入職資料（入職登記表、勞動(dòng)合同復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、離職證明復(fù)印件等）整理歸檔，保證一人一檔，資料完整。（三）入職相關(guān)模板表格表1：?jiǎn)T工入職登記表基本信息填寫內(nèi)容姓名*某性別出生日期年月日證件號(hào)碼號(hào)學(xué)歷/學(xué)位聯(lián)系方式緊急聯(lián)系人與緊急聯(lián)系人關(guān)系緊急聯(lián)系人電話現(xiàn)居住地址銀行卡號(hào)（薪資發(fā)放）入職日期年月日所屬部門崗位勞動(dòng)合同期限年月日至年月日試用期期限簽字確認(rèn)本人承諾以上信息真實(shí)有效，如有虛假，愿承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。員工簽字：_________日期：______表2：物品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用人所屬部門領(lǐng)用物品名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量領(lǐng)用日期歸還日期經(jīng)手人簽字備注*某工牌1*某電腦1*某門禁卡1（四）入職注意事項(xiàng)資料真實(shí)性：新員工需保證提供的信息真實(shí)有效，如有虛假，公司有權(quán)解除勞動(dòng)合同并追究責(zé)任。材料完整性：未按要求攜帶完整材料者，可暫緩辦理入職，待材料補(bǔ)齊后到崗。勞動(dòng)合同簽訂：入職當(dāng)日需簽訂勞動(dòng)合同，未簽訂前不得上崗工作（特殊情況經(jīng)總經(jīng)理審批除外）。試用期管理：試用期員工需參加入職培訓(xùn)，考核合格后方可轉(zhuǎn)正；試用期內(nèi)離職，需提前3日書面告知HR。社保繳納：社保繳費(fèi)自入職當(dāng)月起計(jì)算，入職當(dāng)月需保證在社保增員截止日期前完成手續(xù)，避免斷繳。三、離職辦理全流程（一）辦理場(chǎng)景說明員工主動(dòng)離職：因個(gè)人原因（如職業(yè)發(fā)展、家庭原因等）主動(dòng)提出離職的員工。公司辭退：因員工不符合崗位要求、違反公司規(guī)定或公司經(jīng)營調(diào)整等原因，公司提出解除勞動(dòng)合同的員工。勞動(dòng)合同到期：勞動(dòng)合同期滿，雙方未續(xù)簽的員工離職。協(xié)商離職：?jiǎn)T工與公司協(xié)商一致解除勞動(dòng)合同的離職情形。（二）操作步驟分解1.離職申請(qǐng)與審批（員工/部門主導(dǎo)，HR跟進(jìn)）提交離職申請(qǐng)：主動(dòng)離職：?jiǎn)T工需提前30日（試用期提前3日）向直屬負(fù)責(zé)人提交《離職申請(qǐng)表》（注明離職原因、預(yù)計(jì)離職日期），并抄送HR部門。公司辭退：由用人部門填寫《員工辭退審批表》，說明辭退原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、HR負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批后，HR通知員工辦理離職手續(xù)。合同期滿：HR提前30日書面通知員工是否續(xù)簽，員工確認(rèn)不續(xù)簽的，需提交《離職申請(qǐng)表》。審批流程：離職申請(qǐng)經(jīng)直屬負(fù)責(zé)人→部門負(fù)責(zé)人→HR負(fù)責(zé)人→總經(jīng)理審批（辭退及協(xié)商離職需經(jīng)總經(jīng)理審批），審批通過后，HR確認(rèn)離職日期，并啟動(dòng)交接流程。2.工作交接（員工與交接人協(xié)同，HR監(jiān)督）交接內(nèi)容確認(rèn)：?jiǎn)T工與直屬負(fù)責(zé)人、交接人共同確認(rèn)交接清單，內(nèi)容包括：工作內(nèi)容：未完成項(xiàng)目、待辦事項(xiàng)、進(jìn)度說明；文件資料：電子文件（電腦內(nèi)工作文檔、賬號(hào)密碼等）、紙質(zhì)文件（合同、報(bào)表、檔案等）；資產(chǎn)物品：電腦、工牌、門禁卡、鑰匙、公司書籍等；對(duì)接人：工作對(duì)接的內(nèi)部同事、外部客戶聯(lián)系方式及注意事項(xiàng)。交接執(zhí)行：?jiǎn)T工按清單逐項(xiàng)交接，交接雙方在《工作交接清單》上簽字確認(rèn)，部門負(fù)責(zé)人及HR作為監(jiān)督人簽字，保證交接無遺漏。交接期一般為3-7日（根據(jù)工作復(fù)雜度可調(diào)整），離職日期前完成交接。3.離職手續(xù)辦理（HR引導(dǎo)，員工配合）物品歸還：?jiǎn)T工將工牌、門禁卡、電腦、鑰匙等公司財(cái)物交至行政部門，行政部門核對(duì)《物品領(lǐng)用登記表》與歸還物品，確認(rèn)無誤后在《離職物品歸還表》上簽字。薪資結(jié)算：HR核算員工薪資（含基本工資、績(jī)效工資、未休年假工資等），確認(rèn)無誤后提交財(cái)務(wù)部門，離職當(dāng)日（或約定日期）通過銀行轉(zhuǎn)賬發(fā)放至員工指定賬戶。社保與公積金停繳：HR在離職當(dāng)月辦理社保、公積金停繳手續(xù)，告知員工個(gè)人賬戶轉(zhuǎn)移流程（如需）。離職證明開具：HR根據(jù)《勞動(dòng)合同法》規(guī)定，為員工開具《離職證明》（注明入職日期、離職日期、崗位、合同期限等信息，不包含離職原因及評(píng)價(jià)），加蓋公章后交予員工。4.離職后跟進(jìn)（HR主導(dǎo)）資料歸檔：HR將離職資料（《離職申請(qǐng)表》《工作交接清單》《離職物品歸還表》《離職證明》存根等）整理歸檔，與員工檔案一并保存。信息更新：HR更新企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)（如OA、HR系統(tǒng)）中的員工狀態(tài)，同步停用相關(guān)系統(tǒng)賬號(hào)、郵箱、門禁權(quán)限。（三）離職相關(guān)模板表格表3：離職申請(qǐng)表申請(qǐng)人信息填寫內(nèi)容姓名*某所屬部門崗位入職日期年月日預(yù)計(jì)離職日期年月日離職原因（可勾選：個(gè)人發(fā)展、薪資待遇、工作壓力、其他；請(qǐng)簡(jiǎn)要說明）____________________申請(qǐng)人簽字___________日期：______審批意見直屬負(fù)責(zé)人___________日期：______部門負(fù)責(zé)人___________日期：______HR負(fù)責(zé)人___________日期：______總經(jīng)理___________日期：______表4：工作交接清單交接項(xiàng)目交接內(nèi)容詳情交接人簽字接收人簽字監(jiān)督人簽字日期未完成工作電子文件（含文件路徑、賬號(hào)密碼清單）紙質(zhì)文件（文件名稱、份數(shù)、存放位置）公司財(cái)物（電腦型號(hào)、編號(hào)，工牌號(hào)，鑰匙數(shù)量等）外部對(duì)接信息（客戶名稱、聯(lián)系方式、對(duì)接事項(xiàng)）其他事項(xiàng)表5：離職物品歸還表歸還人所屬部門歸還物品名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量歸還日期物品狀態(tài)（完好/損壞）經(jīng)手人簽字備注*某工牌1*某電腦1*某門禁卡1（四）離職注意事項(xiàng)離職申請(qǐng)期限：主動(dòng)離職需提前30日提交申請(qǐng)（試用期3日），未提前通知造成公司損失的，需承擔(dān)賠償責(zé)任。交接完整性：工作交接需清晰、完整，重要項(xiàng)目需書面說明進(jìn)度及注意事項(xiàng)，避免因交接不清影響工作。財(cái)物歸還：公司財(cái)物需在離職當(dāng)日歸還，如有損壞或丟失，按公司規(guī)定賠償（從薪資中扣除需書面告知員工）。離職證