會議紀要模板及關鍵信息提取表工具指南一、適用范圍與典型應用場景本工具適用于各類企事業(yè)單位、項目團隊、部門協(xié)作中的常規(guī)會議場景，尤其需要規(guī)范記錄、明確責任、追蹤進度的場合。典型應用包括：項目例會：同步項目進展、解決執(zhí)行障礙、明確下一階段任務；部門協(xié)調會：跨部門資源對接、流程優(yōu)化討論、責任劃分；決策評審會：方案匯報、可行性分析、關鍵事項表決；客戶需求溝通會：需求確認、問題反饋、后續(xù)服務約定；階段性總結會：成果梳理、經驗復盤、改進方向明確。二、會議紀要撰寫全流程指南（一）會前準備：明確目標，夯實基礎梳理會議核心目的提前與會議主持人溝通，明確本次會議需解決的核心問題（如“確定Q3產品迭代方案”“協(xié)調市場部與技術部資源對接”），避免記錄偏離主題。確認參會人員與議程收集參會人員名單（含主持人、記錄人、核心發(fā)言嘉賓），獲取會議議程（若有），提前熟悉議題背景，對需重點討論的內容做標記（如預算審批、風險應對等）。準備記錄工具與模板準備會議紀要模板（可提前打印或電子版文檔），準備好記錄工具（電腦、筆記本、錄音設備，若需錄音需提前征得參會人員同意）。（二）會中記錄：精準捕捉，突出重點區(qū)分“討論過程”與“核心結論”對討論環(huán)節(jié)，簡要記錄不同觀點（如“技術部經理提出需延長開發(fā)周期2周，市場部總監(jiān)建議壓縮周期以搶占先機”）；對結論性內容，需逐條明確（如“最終決議：開發(fā)周期延長1周，優(yōu)先完成核心功能模塊”）。標記“行動項”關鍵要素對需后續(xù)執(zhí)行的事項，重點記錄“做什么+誰負責+何時完成+交付標準”（如“產品部助理負責整理用戶反饋清單，8月15日前提交至產品經理工，需包含TOP5高頻需求及用戶畫像說明”）。記錄“爭議點”與“待決議項”若會議中未達成一致的意見，需標注“待確認”或“需后續(xù)專題討論”，并記錄爭議焦點（如“關于是否增加新功能模塊，需財務部補充成本測算后，下次會議表決”）。（三）會后整理：核對信息，規(guī)范輸出信息核對與補充會議結束后2小時內，根據(jù)記錄和錄音（若有）整理初稿，重點核對：人名、職務、時間、數(shù)據(jù)等關鍵信息是否準確；行動項的負責人、截止時間是否清晰；決議事項是否與會議結論一致。填寫關鍵信息提取表對照會議紀要，同步填寫《關鍵信息提取表》（見第三部分），將分散的議題、結論、待辦等結構化匯總，便于快速檢索和追蹤。審核與分發(fā)紀要初稿提交會議主持人審核，保證無遺漏、無偏差；審核通過后，24小時內發(fā)送至所有參會人員及相關方，并注明“請查收會議紀要，行動項請按時推進”；原始紀要及提取表需存檔（建議電子版?zhèn)浞?紙質版簽字確認，重要會議可長期保存）。三、模板表格（一）會議紀要模板會議基本信息會議名稱會議時間年月日時分會議地點（會議室/線上會議）主持人*經理記錄人*助理參會人員總監(jiān)、主管、*專員等缺席人員及原因（如有，請注明：如*工因出差缺席）附件（如：方案PPT、數(shù)據(jù)報表）會議主題與目標（簡要說明本次會議需解決的核心問題，如：“明確Q3產品迭代功能優(yōu)先級及資源分配”）會議議程與討論內容核心討論要點爭議點/待決議項1.議程一：Q3產品迭代方案匯報產品部*工介紹核心功能模塊、用戶需求優(yōu)先級、開發(fā)周期（原計劃8周，需調整為10周）市場部提出需提前上線“促銷活動模塊”，與技術部開發(fā)周期沖突2.議程二：跨部門資源協(xié)調技術部需增配2名開發(fā)人員，市場部需提供用戶調研數(shù)據(jù)支持人員增配需人力資源部確認招聘周期，數(shù)據(jù)支持需3個工作日內提交3.議程三：決議事項確認決議事項負責人完成時間交付標準/備注1.確認Q3產品迭代核心功能為A、B、C模塊，D模塊延后至Q4產品部*經理8月10日前輸出《功能需求文檔（終版）》2.技術部增配2名開發(fā)人員，人力資源部啟動招聘流程人力資源部*主管8月20日前提交候選人名單及到崗時間預估3.市場部8月12日前提交用戶調研數(shù)據(jù)（含需求優(yōu)先級排序）市場部*專員8月12日下班前數(shù)據(jù)格式：Excel表格，含用戶畫像、需求描述、投票數(shù)待辦事項（非決議類需跟進事項）負責人優(yōu)先級完成時間整理本次會議爭議點（D模塊上線時間），下次會議專題討論記錄人*助理中8月14日向參會人員發(fā)送會議紀要及行動項清單記錄人*助理高8月10日下班前分發(fā)范圍（如：全體參會人員、部門負責人、項目組全員）記錄人簽字日期：年月日主持人審核簽字日期：年月日（二）關鍵信息提取表提取維度具體內容負責人優(yōu)先級狀態(tài)（待啟動/進行中/已完成）備注（關聯(lián)紀要條款）核心議題Q3產品迭代功能優(yōu)先級及資源分配*經理高進行中對應議程一、二關鍵結論1確認A、B、C模塊為Q3核心功能，D模塊延后*經理高已完成決議事項1關鍵結論2技術部增配2名開發(fā)人員，HR啟動招聘*主管高進行中決議事項2行動項1產品部輸出《功能需求文檔（終版）》*經理高進行中8月10日前完成行動項2市場部提交用戶調研數(shù)據(jù)*專員高待啟動8月12日前完成風險點開發(fā)周期延長可能導致Q4產品上市延遲*工中待關注爭議點記錄跨部門協(xié)作項技術部與市場部對接用戶數(shù)據(jù)需求專員、工中進行中議程二備注后續(xù)關鍵節(jié)點8月14日整理爭議點，下次會議討論*助理中待啟動待辦事項1四、使用過程中的關鍵提醒（一）信息準確性：避免“想當然”記錄人名、職務、時間、數(shù)據(jù)等關鍵信息需與參會人員核對，尤其是跨部門協(xié)作中涉及的責任人，避免因姓名錯誤導致行動項無法落地；對“待確認”事項（如預算金額、資源數(shù)量），需標注“待部門補充”，而非模糊記錄“需進一步確認”。（二）行動項明確性：杜絕“模糊責任”每個行動項必須包含“動詞+具體任務+責任人+截止時間”，例如“完成”（而非“推進”）“用戶反饋清單整理”（而非“整理用戶反饋”）“*助理”（而非“相關人員”）“8月15日前”；避免使用“盡快”“適時”等模糊時間表述，需明確具體日期或節(jié)點（如“項目上線前3天”“下次會議前”）。（三）語言簡潔性：突出“干貨”，減少冗余會議紀要需以“結論”和“行動”為核心，避免大段記錄討論過程（如“工認為……總提出……”可簡化為“討論后認為……”）；專業(yè)術語需解釋（若參會人員有跨部門背景），例如“API接口”可標注“應用程序接口”。（四）保密性：標注“涉密”等級若會議內容涉及公司機密（如未公開戰(zhàn)略、核心數(shù)據(jù)），需在紀要首頁標注“內部資料，注意保密”，并限定分發(fā)范圍；電子版紀要需加密存儲（如設置打開密碼），避免通過非安全渠道（如個人）傳輸。（五）動態(tài)更新：關