銷售合同管理模板風(fēng)險控制優(yōu)化版一、適用場景與核心價值規(guī)范流程：統(tǒng)一合同起草、評審、簽署、履約、歸檔標(biāo)準(zhǔn)，避免操作隨意性；降低風(fēng)險：通過法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)多部門評審，識別并規(guī)避法律、財務(wù)、履約風(fēng)險；提升效率：減少反復(fù)修改成本，縮短合同審批周期，保障業(yè)務(wù)快速推進(jìn)；保障權(quán)益：明確雙方權(quán)利義務(wù)，為爭議解決、款項(xiàng)催收、售后履約提供依據(jù)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.合同準(zhǔn)備階段：明確需求與基礎(chǔ)信息步驟1：業(yè)務(wù)部門與客戶對接，確認(rèn)核心交易要素（如產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、交付時間、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等），填寫《銷售合同需求表》（見模板1）；步驟2：收集客戶資質(zhì)材料（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等），核實(shí)客戶經(jīng)營范圍、信用狀況（通過企業(yè)征信平臺查詢），避免與無資質(zhì)或信用不良主體合作；步驟3：根據(jù)客戶需求及公司政策，初步確定合同類型（如標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品銷售合同、定制化服務(wù)合同、長期框架協(xié)議等），選擇對應(yīng)模板版本。2.合同起草階段：填充模板與條款擬定步驟1：基于《銷售合同基本信息表》（見模板2），填寫合同雙方主體信息（甲方：公司全稱、地址、聯(lián)系人、電話；乙方：客戶全稱、地址、聯(lián)系人、電話）、合同編號（規(guī)則：年份-部門-序號，如2024-銷售-001）；步驟2：擬定核心條款，保證內(nèi)容完整、表述明確：標(biāo)的條款：明確產(chǎn)品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)（可附技術(shù)協(xié)議作為附件）；數(shù)量質(zhì)量條款：約定具體數(shù)量、計(jì)量單位，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）、驗(yàn)收方法及期限；價款支付條款：明確單價、總價、幣種，支付方式（如預(yù)付款、到付款、分期付款）、賬戶信息（戶名、賬號、開戶行），避免使用“按客戶要求”“市場價”等模糊表述；交付履約條款：約定交付時間（具體到日期）、地點(diǎn)（如甲方倉庫、乙方指定地點(diǎn)）、運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)，逾期交付的違約責(zé)任；違約責(zé)任條款：明確雙方違約情形（如逾期付款、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、延遲交付）及違約金計(jì)算方式（如按日萬分之五計(jì)算），上限不超過合同總額的30%；爭議解決條款：約定協(xié)商、仲裁（如仲裁委員會）或訴訟（甲方所在地人民法院）解決方式，避免選擇不明確的管轄地；步驟3：整理附件（如技術(shù)參數(shù)表、訂單確認(rèn)函、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)清單等），在合同中注明“附件為本合同組成部分，與具有同等法律效力”。3.合同評審階段：多部門協(xié)同風(fēng)險排查步驟1：業(yè)務(wù)部門發(fā)起評審流程，通過OA系統(tǒng)或書面形式提交合同草案及附件，明確評審部門（法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)）；步驟2：各部門按職責(zé)評審并反饋意見：業(yè)務(wù)部門：審核條款是否符合客戶需求、履約能力是否匹配（如產(chǎn)能、交付周期）；法務(wù)部門：審核條款合法性（如是否符合《民法典》合同編規(guī)定）、權(quán)利義務(wù)對等性、是否存在法律漏洞（如知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密義務(wù)）；財務(wù)部門：審核付款方式、發(fā)票開具時間、稅務(wù)處理（如稅率、價稅分離）是否符合財務(wù)制度，壞賬風(fēng)險是否可控；步驟3：業(yè)務(wù)部門匯總評審意見，與客戶溝通修改條款，重大變更（如金額增減超10%、核心條款調(diào)整）需重新評審；步驟4：評審?fù)ㄟ^后，填寫《合同評審記錄表》（見模板3），各部門簽字確認(rèn)，形成最終版本。4.合同簽署階段：用印管理與文本交付步驟1：業(yè)務(wù)部門填寫《合同用印申請表》，附評審?fù)ㄟ^的合同文本、客戶資質(zhì)材料，按公司權(quán)限報批（如部門負(fù)責(zé)人審批、分管領(lǐng)導(dǎo)審批）；步驟2：用印前核對合同文本與審批版本是否一致，保證騎縫章、公章/合同章清晰（公章需留存印模），禁止在空白合同上蓋章；步驟3：簽署儀式中，雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字（需核對授權(quán)委托書），注明簽署日期；步驟4：簽署后，按“正本1份（甲方留存）、副本2份（乙方1份、業(yè)務(wù)部門1份）”分發(fā)，同步掃描電子版存檔，并更新《合同臺賬》（見模板4）。5.履約跟蹤階段：交付、驗(yàn)收與收款監(jiān)控步驟1：業(yè)務(wù)部門按約定時間組織交付，填寫《合同履約跟蹤表》（見模板5），記錄交付時間、數(shù)量、物流單號，要求客戶簽署《收貨確認(rèn)單》；步驟2：交付后按約定標(biāo)準(zhǔn)組織驗(yàn)收（如技術(shù)部參與質(zhì)量驗(yàn)收），客戶簽署《驗(yàn)收合格單》，驗(yàn)收不合格的，及時整改并留存溝通記錄；步驟3：財務(wù)部門根據(jù)付款條款跟蹤收款，逾期未付的，業(yè)務(wù)部門發(fā)送《催款函》（模板6），明確逾期天數(shù)、應(yīng)付金額及最后付款期限，超30天未付的啟動法律程序；步驟4：履約過程中如需變更（如數(shù)量調(diào)整、交付延期），雙方簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，履行評審流程，避免口頭約定。6.合同歸檔階段：資料整理與長期保存步驟1：合同履行完畢（含收款、質(zhì)保期滿后），業(yè)務(wù)部門收集合同文本、附件、評審記錄、交付憑證、驗(yàn)收單、催款函等全套資料，按“一合同一檔案”原則整理；步驟2：檔案袋標(biāo)注“合同編號、合同名稱、簽訂日期、歸檔日期”，移交檔案管理部門；步驟3：電子檔案加密存儲（如公司服務(wù)器或加密云盤），保存期限不少于合同履行完畢后5年，涉密合同按保密規(guī)定單獨(dú)管理。三、核心工具表格模板模板1：銷售合同需求表項(xiàng)目內(nèi)容客戶名稱聯(lián)系人及電話需求產(chǎn)品/服務(wù)（名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)）期望交付時間期望付款方式（如：預(yù)付30%，到貨付70%）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如：符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)）特殊要求（如：定制化開發(fā)、保密條款）需求部門填表人及日期模板2：銷售合同基本信息表合同編號簽訂日期甲方（銷售方）名稱：地址：聯(lián)系人：電話：乙方（購買方）名稱：地址：聯(lián)系人：電話：合同類型□產(chǎn)品銷售□服務(wù)銷售□框架協(xié)議□其他：幣種：人民幣標(biāo)的物信息名稱：規(guī)格型號：數(shù)量：單價（元）：總價（元）：大寫：付款方式□預(yù)付款_%□分期付款（_%）□到貨款_%□質(zhì)保金_%支付賬戶：交付信息時間：地點(diǎn)：運(yùn)輸方式：費(fèi)用承擔(dān)方：驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)□行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)□國家標(biāo)準(zhǔn)□雙方約定：驗(yàn)收期限：質(zhì)保期個月（自交付/驗(yàn)收合格之日起計(jì)算）爭議解決方式：□仲裁□訴訟（甲方所在地法院）附件清單1.技術(shù)協(xié)議2.訂單確認(rèn)函3.其他：備注：模板3：合同評審記錄表合同編號評審階段□起草□變更評審日期評審地點(diǎn)評審部門及人員業(yè)務(wù)部（張*）：法務(wù)部（李*）：財務(wù)部（王*）：分管領(lǐng)導(dǎo)（趙*）：評審意見1.業(yè)務(wù)部：付款條件需明確分期時間節(jié)點(diǎn)；2.法務(wù)部：違約責(zé)任上限建議調(diào)整為20%；3.財務(wù)部：預(yù)付款比例超30%，需評估客戶信用；整改措施1.補(bǔ)充“預(yù)付款30%于合同簽訂后3日內(nèi)支付，余款70%于交付后15日內(nèi)支付”；2.修改違約責(zé)任條款：“違約金不超過合同總額的20%”；3.客戶信用評級達(dá)A級以上方可執(zhí)行30%預(yù)付款；整改人劉*整改完成時間2024–評審結(jié)論□通過□不通過（需補(bǔ)充材料）□修改后再次評審各部門簽字確認(rèn)業(yè)務(wù)部：_________法務(wù)部：_________財務(wù)部：_________領(lǐng)導(dǎo)：_________模板4：合同臺賬合同編號合同名稱乙方名稱簽訂日期合同金額履行狀態(tài)交付時間驗(yàn)收時間收款金額收款狀態(tài)經(jīng)辦人2024-銷售-001產(chǎn)品銷售合同A公司2024-01-15100,000已履行2024-02-202024-02-25100,000已收清張*2024-銷售-002服務(wù)合同B公司2024-02-0150,000履行中2024-03-10待驗(yàn)收15,000部分收款李*模板5：合同履約跟蹤表合同編號履約階段計(jì)劃時間實(shí)際時間負(fù)責(zé)人交付/驗(yàn)收憑證結(jié)果問題描述后續(xù)措施2024-銷售-002交付2024-03-102024-03-12李*物流單號：X部分交付（數(shù)量差異）客戶要求補(bǔ)貨10件協(xié)調(diào)生產(chǎn)部加急，3日內(nèi)補(bǔ)貨2024-銷售-002收款2024-03-252024-03-30李*銀行回單：X收款35,000元逾期5天，客戶稱資金緊張發(fā)送第二次催款函，3日內(nèi)未付上報領(lǐng)導(dǎo)模板6：催款函催款函致：[客戶全稱]根據(jù)我司與貴司簽訂的《合同編號：X》，約定應(yīng)于[日期]前支付合同款項(xiàng)X元（大寫：X），截至本函發(fā)出日，貴司已逾期天，尚欠款項(xiàng)X元（大寫：X）。請貴司于收到本函后3個工作日內(nèi)付清款項(xiàng)，逾期未付的，我司將按合同約定收取違約金（每日萬分之五），并保留通過法律途徑解決的權(quán)利。聯(lián)系方式：[聯(lián)系人X，電話X][公司全稱]（蓋章）2024年月日四、風(fēng)險控制關(guān)鍵提示條款嚴(yán)謹(jǐn)性：避免使用“盡快”“合理”“市場價”等模糊表述，所有時間、金額、標(biāo)準(zhǔn)需量化（如“7個工作日內(nèi)交付”“違約金按日萬分之五計(jì)算”）；主體資質(zhì)審查：簽約前務(wù)必核實(shí)客戶營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明，授權(quán)代理人需提供授權(quán)委托書（載明代理權(quán)限、期限），防止無權(quán)代理；金額與支付安全：合同金額大小寫需一致，付款賬戶為公司對公賬戶（避免個人賬戶），大額合同建議要求客戶提供擔(dān)保（如銀行保函）；履約過程留痕：交付、驗(yàn)收、溝通等環(huán)節(jié)需書面確認(rèn)（如收貨單、驗(yàn)收單、郵件往來），避免口頭約定導(dǎo)致爭議時無據(jù)可依；法律合規(guī)性：禁止簽訂“陰陽合同”，條款不得違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)