企業(yè)內(nèi)部合同審查管理標(biāo)準(zhǔn)流程和規(guī)范文檔一、適用范圍與核心目標(biāo)本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部各部門（含分支機(jī)構(gòu)）在開展業(yè)務(wù)過程中涉及的各類合同審查管理活動，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、勞動合同、租賃合同、合作框架協(xié)議等。通過標(biāo)準(zhǔn)化審查流程，明確各部門職責(zé)分工，保證合同內(nèi)容合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰、風(fēng)險(xiǎn)可控，保障企業(yè)合法權(quán)益，提升合同管理效率，支持業(yè)務(wù)穩(wěn)健發(fā)展。二、合同審查全流程操作規(guī)范（一）合同發(fā)起與前置準(zhǔn)備責(zé)任部門：業(yè)務(wù)發(fā)起部門（如銷售部、采購部、項(xiàng)目部等）操作說明：需求梳理：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作意向或業(yè)務(wù)需求，明確合同類型、合作方基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款/報(bào)酬、履行期限、交付方式等核心要素。材料準(zhǔn)備：收集合作方主體資格證明材料（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等，若為特殊行業(yè)還需提供資質(zhì)許可證），以及與合同相關(guān)的技術(shù)附件、報(bào)價(jià)單、需求說明書等支撐文件。填寫審批單：通過企業(yè)OA系統(tǒng)或紙質(zhì)《合同審批單》，填寫合同基本信息（名稱、編號、金額、合作方等）、業(yè)務(wù)背景、主要條款摘要及附件清單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)后，發(fā)起合同審查流程。輸出成果：《合同審批單》、合作方主體材料、合同草案及相關(guān)附件。（二）法務(wù)初步接收與形式審查責(zé)任部門：法務(wù)部操作說明：材料完整性檢查：法務(wù)專員*收到審查任務(wù)后，核對《合同審批單》是否填寫完整、合同草案及附件是否齊全，若材料缺失或信息不明確，需在1個(gè)工作日內(nèi)退回業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充。合同類型匹配性審查：確認(rèn)合同類型與業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)是否一致（如區(qū)分買賣合同與承攬合同、服務(wù)合同與勞動合同等），避免因類型錯(cuò)誤導(dǎo)致法律適用風(fēng)險(xiǎn)。流程合規(guī)性檢查：確認(rèn)合同是否按企業(yè)規(guī)定履行了前置審批程序（如重大合同需提前經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*預(yù)審），審查流程未啟動的，需督促業(yè)務(wù)部門補(bǔ)正。輸出成果：《法務(wù)形式審查反饋表》（若需退回）或轉(zhuǎn)入下一審查環(huán)節(jié)。（三）業(yè)務(wù)與職能部門并行審查責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門、采購部（若涉及采購）、財(cái)務(wù)部、人力資源部（若涉及勞動用工）等操作說明：業(yè)務(wù)部門內(nèi)容審查：核對合同內(nèi)容是否與業(yè)務(wù)需求一致，保證標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵業(yè)務(wù)條款準(zhǔn)確無誤；審查合作方履約能力（如產(chǎn)能、技術(shù)實(shí)力、過往合作履約記錄），評估業(yè)務(wù)可行性；關(guān)注特殊業(yè)務(wù)需求（如定制化服務(wù)、階段性交付等）是否在合同中明確約定。采購部審查（僅限采購類合同）：審查價(jià)格條款是否符合采購管理制度，是否經(jīng)過比價(jià)、招標(biāo)等合規(guī)程序；核對供應(yīng)商資質(zhì)、供貨周期、付款條件是否與采購訂單一致，保證采購流程合規(guī)。財(cái)務(wù)部審查：審查價(jià)款/報(bào)酬、支付方式、稅費(fèi)承擔(dān)、發(fā)票類型等財(cái)務(wù)條款是否清晰，是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度；評估付款節(jié)奏對企業(yè)現(xiàn)金流的影響，防范資金風(fēng)險(xiǎn)（如預(yù)付款比例、質(zhì)保金約定等）；涉及跨境業(yè)務(wù)的，需審查外匯結(jié)算條款是否符合外匯管理規(guī)定。人力資源部審查（僅限涉及勞動用工、勞務(wù)派遣等合同）：審查合同中關(guān)于用工性質(zhì)、薪酬結(jié)構(gòu)、社保繳納、競業(yè)限制等條款是否符合《勞動合同法》及地方勞動法規(guī)；保證員工權(quán)益保障條款與企業(yè)人力資源政策一致，避免勞動爭議風(fēng)險(xiǎn)。時(shí)限要求：各部門需在收到審查任務(wù)后2-3個(gè)工作日內(nèi)完成審查，通過OA系統(tǒng)反饋《合同審查意見表》，注明“同意”“修改后同意”或“不同意”及具體修改意見。（四）法務(wù)部綜合審查與風(fēng)險(xiǎn)把控責(zé)任部門：法務(wù)部操作說明：匯總審查意見：法務(wù)專員*收集各職能部門的審查意見，梳理共性及個(gè)性問題，形成初步審查思路。法律條款專項(xiàng)審查：主體資格：核查合作方營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否涵蓋合同業(yè)務(wù)）、授權(quán)委托書（代理人權(quán)限是否明確、是否超越代理權(quán)限），避免無權(quán)代理或表見代理風(fēng)險(xiǎn)；權(quán)利義務(wù)：審查雙方權(quán)利義務(wù)是否對等，避免出現(xiàn)“霸王條款”（如單方面解除權(quán)、違約責(zé)任不對等）；違約責(zé)任：明確違約情形、違約責(zé)任計(jì)算方式（如違約金、賠償金），保證違約條款具有可執(zhí)行性，且不超過法定上限（如違約金不超過實(shí)際損失的30%）；爭議解決：約定爭議解決方式（訴訟或仲裁），明確管轄法院（如“甲方住所地有管轄權(quán)的人民法院”）或仲裁機(jī)構(gòu)（如“仲裁委員會”），避免約定不明導(dǎo)致管轄爭議；特殊條款：根據(jù)合同類型審查特殊條款，如保密條款（保密范圍、期限、違約責(zé)任）、知識產(chǎn)權(quán)條款（歸屬、使用許可）、不可抗力條款（定義、通知義務(wù)、免責(zé)情形）等。出具審查意見：法務(wù)部綜合業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等部門意見及法律審查結(jié)果，出具《合同審查意見表》，標(biāo)注“通過”“修改后通過”或“不通過”，并逐條列明修改理由及法律依據(jù)。對“不通過”的合同，需說明具體風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及拒絕理由。輸出成果：《合同審查意見表》（含法務(wù)及各部門意見）。（五）修訂確認(rèn)與終審責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)*操作說明：合同修訂：業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部及各職能部門的審查意見，對合同草案進(jìn)行修訂，保證所有修改意見落實(shí)到位；對于存在爭議的條款，由業(yè)務(wù)部門牽頭與相關(guān)部門協(xié)商一致，無法達(dá)成一致的，提交分管領(lǐng)導(dǎo)*協(xié)調(diào)。法務(wù)確認(rèn)：修訂后的合同草案需再次提交法務(wù)部審核，法務(wù)專員*重點(diǎn)核查修改是否符合審查意見，避免遺漏風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，確認(rèn)無誤后簽署“修改后通過”意見。終審審批：金額在[企業(yè)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，如10萬元]以下的合同，由法務(wù)部及業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*聯(lián)合審批；金額在[企業(yè)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，如10萬-50萬元]的合同，需增加財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人*審批；金額在[企業(yè)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，如50萬元以上]或重大戰(zhàn)略合作合同，需提交總經(jīng)理*或董事會終審。輸出成果：終版合同草案（經(jīng)各方確認(rèn)）、最終版《合同審批單》（含所有審批簽字）。（六）合同簽署與用印管理責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門、行政部（或公章管理部門）操作說明：簽署安排：業(yè)務(wù)部門根據(jù)終審意見，與合作方協(xié)商簽署時(shí)間、地點(diǎn)及簽署人（需核對簽署人身份及授權(quán)權(quán)限，保證其為法定代表人或合法授權(quán)代表）。用印申請：業(yè)務(wù)部門通過OA系統(tǒng)提交《合同用印申請表》，附終版合同草案、終版《合同審批單》及《合同審查意見表》，注明合同編號、份數(shù)、用印類型（公章、合同專用章、騎縫章等）。用印審核與登記：行政部*核對用印材料與審批信息是否一致，無誤后加蓋印章，并在《合同用印登記表》中記錄用印日期、合同編號、用印人、經(jīng)辦人等信息。合同分發(fā)：簽署后的合同正本原則上至少一式兩份（合作方一份、企業(yè)留存一份），涉及多方的根據(jù)需要增加份數(shù)，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)及時(shí)將合同正本分發(fā)給合作方及相關(guān)部門（法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、檔案室等）。輸出成果：簽署生效的合同正本、《合同用印登記表》。（七）合同歸檔與履約跟蹤責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門、檔案室（或行政部）操作說明：歸檔移交：業(yè)務(wù)部門在合同簽署后5個(gè)工作日內(nèi)，將合同正本、副本、審批單、審查意見表、附件材料、合作方主體資格證明等整理成冊，填寫《合同歸檔清單》，移交檔案室*歸檔。檔案管理：檔案室*對合同資料進(jìn)行分類編號（按合同類型、年度、編號等），建立電子臺賬，保證合同存放有序、查找便捷；電子版合同同步存儲至企業(yè)指定服務(wù)器，定期備份。履約跟蹤：業(yè)務(wù)部門作為合同履約主責(zé)部門，建立《合同履約跟蹤臺賬》，記錄合同履行進(jìn)度（如交付時(shí)間、驗(yàn)收情況、付款節(jié)點(diǎn)等），定期（每月/每季度）向法務(wù)部及財(cái)務(wù)部反饋履約情況；發(fā)覺對方違約或可能違約的，應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)啟動風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對程序（如發(fā)函催告、協(xié)商變更等），并上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)*。合同變更/解除：合同履行過程中需變更或解除的，參照原審查流程履行審批手續(xù)，簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議或解除協(xié)議，變更/解除協(xié)議的歸檔要求與原合同一致。輸出成果：《合同歸檔清單》《合同履約跟蹤臺賬》、電子/紙質(zhì)合同檔案。三、配套管理工具表單（一）合同審查流程表審查步驟責(zé)任部門操作說明完成時(shí)限輸出成果合同發(fā)起與準(zhǔn)備業(yè)務(wù)部門收集材料、填寫審批單、發(fā)起流程按業(yè)務(wù)需求《合同審批單》、合同草案等法務(wù)形式審查法務(wù)部檢查材料完整性、流程合規(guī)性1個(gè)工作日《法務(wù)形式審查反饋表》或轉(zhuǎn)入下一環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)與職能部門審查業(yè)務(wù)/采購/財(cái)務(wù)/人力等審查業(yè)務(wù)內(nèi)容、價(jià)格、財(cái)務(wù)條款、用工合規(guī)性等2-3個(gè)工作日《合同審查意見表》法務(wù)綜合審查法務(wù)部匯總意見、法律條款審查、出具審查意見2-3個(gè)工作日《合同審查意見表》修訂與終審業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)修訂合同、法務(wù)確認(rèn)、領(lǐng)導(dǎo)審批3-5個(gè)工作日終版合同草案、審批單簽署與用印業(yè)務(wù)部門、行政部安排簽署、申請用印、用印登記按協(xié)商時(shí)間簽署生效合同、用印登記表歸檔與履約跟蹤業(yè)務(wù)部門、檔案室移交歸檔、建立臺賬、跟蹤履約簽署后5個(gè)工作日歸檔清單、履約臺賬（二）合同審查意見表合同編號：__________合同名稱：__________合作方：__________審查部門審查要點(diǎn)具體修改意見審查結(jié)論審查人日期業(yè)務(wù)部門內(nèi)容一致性如“交付時(shí)間應(yīng)與訂單一致，避免模糊表述‘盡快’”修改后通過張*2023–財(cái)務(wù)部付款條款如“預(yù)付款比例不超過30%，質(zhì)保金5%”修改后通過李*2023–法務(wù)部違約責(zé)任如“違約金條款需明確計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)，建議‘逾期付款按日萬分之五支付違約金’”修改后通過王*2023–（三）合同臺賬表合同編號合同名稱合同類型合作方簽約金額（元）簽約日期履行期限履行狀態(tài)責(zé)任人歸檔號備注2023–設(shè)備采購合同采購合同A公司500,0002023–2023–至2024–履行中張*DA2023–已支付30%預(yù)付款2023–技術(shù)服務(wù)合同服務(wù)合同B研究所200,0002023–2023–至2023–已完成李*DA2023–驗(yàn)收合格四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與操作提示（一）常見風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及防范主體資格風(fēng)險(xiǎn)：未審查合作方營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等，導(dǎo)致合同無效或無法追責(zé)。防范措施：合作方為企業(yè)的，需核對最新營業(yè)執(zhí)照（副本復(fù)印件加蓋公章）；為自然人的，需核對身份證件；涉及授權(quán)代簽的，需要求提供授權(quán)委托書（載明授權(quán)范圍、權(quán)限及期限）。條款模糊風(fēng)險(xiǎn)：合同中使用“大概”“左右”“盡快”等模糊表述，導(dǎo)致履行爭議。防范措施：所有條款需明確具體（如“交付時(shí)間：2023年月日前”“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：符合GB/T1-2023國家標(biāo)準(zhǔn)”）。違約責(zé)任不對等風(fēng)險(xiǎn)：僅約定我方違約責(zé)任，未約定對方違約情形，導(dǎo)致維權(quán)困難。防范措施：雙方違約責(zé)任需對應(yīng)，明確對方違約時(shí)的處理方式（如“逾期交付超過15天，甲方有權(quán)解除合同并要求乙方賠償損失”）。保密條款缺失風(fēng)險(xiǎn)：未約定保密義務(wù)，導(dǎo)致商業(yè)秘密泄露。防范措施：涉密合同需增加保密條款，明保證密范圍、期限（如“合同終止后3年內(nèi)”）及違約責(zé)任。爭議解決約定不明風(fēng)險(xiǎn)：未約定管轄法院或仲裁機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致爭議無法及時(shí)解決。防范措施：優(yōu)先選擇訴訟方式，明確“甲方住所地有管轄權(quán)的人民法院”；選擇仲裁的，需明確具體的仲裁委員會名稱（如“市仲裁委員會”）。（二）操作提示審查時(shí)限：常規(guī)合同審查需在3-5個(gè)工作日內(nèi)完成，緊急合同（如應(yīng)急采購）可啟動“加急流程”，各部門需在1-2個(gè)工作日內(nèi)反饋意見，但不得因此簡化審查程序。保密義務(wù)：合同信息（包括條款、金額、合作方信息等）屬于企業(yè)商業(yè)秘密，參與審查人員需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露給無關(guān)第三方。合同變更：履行過