會(huì)議紀(jì)要編寫及后續(xù)跟進(jìn)通用工具模板一、模板適用說明本工具模板適用于各類工作會(huì)議（如部門例會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、決策評(píng)審會(huì)等）的紀(jì)要編寫及后續(xù)事項(xiàng)跟蹤，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程保證會(huì)議信息準(zhǔn)確傳達(dá)、行動(dòng)項(xiàng)責(zé)任到人、問題閉環(huán)管理，提升會(huì)議效率與執(zhí)行落地效果。特別適合需要多人協(xié)作、多任務(wù)跟進(jìn)的團(tuán)隊(duì)場(chǎng)景，幫助參會(huì)人員快速明確會(huì)議成果，避免信息遺漏或責(zé)任模糊。二、會(huì)議紀(jì)要編寫全流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備：奠定高效記錄基礎(chǔ)明確會(huì)議核心目標(biāo)提前與會(huì)議主持人*溝通，確認(rèn)本次會(huì)議的核心議題（如“確定Q3產(chǎn)品上線計(jì)劃”“解決跨部門資源協(xié)作問題”）及預(yù)期成果（如“形成明確的時(shí)間節(jié)點(diǎn)表”“簽署責(zé)任分工協(xié)議”），避免記錄偏離主題。梳理會(huì)議議程與材料獲取會(huì)議議程表，熟悉各議題的討論順序、涉及人員及背景材料（如項(xiàng)目方案、數(shù)據(jù)報(bào)表），提前標(biāo)注關(guān)鍵數(shù)據(jù)或爭(zhēng)議點(diǎn)，記錄時(shí)可快速定位重點(diǎn)。準(zhǔn)備記錄工具與分工根據(jù)會(huì)議規(guī)模選擇記錄方式：小型會(huì)議可使用電腦實(shí)時(shí)記錄（建議用Word或石墨文檔，方便后續(xù)編輯），大型會(huì)議建議多人分工（1人主記討論要點(diǎn)，1人專門記錄行動(dòng)項(xiàng)，1人輔助核對(duì)參會(huì)人員信息）。提前測(cè)試錄音設(shè)備（如需），保證聲音清晰。（二）會(huì)中記錄：抓住關(guān)鍵信息要點(diǎn)準(zhǔn)確記錄基礎(chǔ)信息會(huì)議名稱：需體現(xiàn)核心主題（如“2023年Q3產(chǎn)品上線推進(jìn)會(huì)”）；時(shí)間：精確到分鐘（如“2023年7月15日14:00-16:30”）；地點(diǎn)：線下會(huì)議室名稱/線上會(huì)議；參會(huì)人員：列出所有參會(huì)者姓名（、等）、缺席人員及原因；主持人、記錄人：明確責(zé)任主體。聚焦議題與討論核心按議程順序記錄各議題的討論過程，重點(diǎn)關(guān)注：不同觀點(diǎn)的分歧點(diǎn)（如“研發(fā)部認(rèn)為需延期2周，市場(chǎng)部堅(jiān)持按原計(jì)劃”）；關(guān)鍵數(shù)據(jù)或依據(jù)（如“用戶調(diào)研顯示，70%用戶期待該功能”）；達(dá)成的共識(shí)或初步結(jié)論（如“同意優(yōu)先開發(fā)核心功能，次要功能放入二期”）。精準(zhǔn)提取行動(dòng)項(xiàng)（ActionItem）行動(dòng)項(xiàng)是會(huì)議紀(jì)要的“執(zhí)行核心”，需記錄“5W1H”要素：What（做什么）：具體任務(wù)（如“完成用戶調(diào)研報(bào)告”）；Who（負(fù)責(zé)人）：明確到個(gè)人（如“*”）；Why（目的）：任務(wù)背景（如“支撐產(chǎn)品功能優(yōu)化決策”）；When（截止時(shí)間）：精確到日期（如“2023年7月25日”）；Where（涉及部門）：如“市場(chǎng)部”；How（完成標(biāo)準(zhǔn)）：如“報(bào)告需包含3個(gè)核心用戶痛點(diǎn)分析”。（三）會(huì)后整理：保證信息準(zhǔn)確完整核對(duì)與補(bǔ)充信息會(huì)議結(jié)束后2小時(shí)內(nèi)，根據(jù)記錄內(nèi)容整理初稿，重點(diǎn)核對(duì)：行動(dòng)項(xiàng)的負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間是否與會(huì)議結(jié)論一致；參會(huì)人員名單、討論要點(diǎn)是否有遺漏；專業(yè)術(shù)語、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確（如“轉(zhuǎn)化率”是否為“轉(zhuǎn)化率”而非“轉(zhuǎn)化率”）。若有疑問，及時(shí)聯(lián)系主持人*或相關(guān)參會(huì)人員確認(rèn)。規(guī)范紀(jì)要結(jié)構(gòu)與語言紀(jì)要需邏輯清晰、語言簡(jiǎn)潔，建議結(jié)構(gòu)為：會(huì)議基本信息（頂部匯總）；會(huì)議議程與討論情況（按議題分點(diǎn)，用“一、二、三”排序）；會(huì)議決議與結(jié)論（總結(jié)共識(shí)，避免模糊表述）；行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表（單獨(dú)列表，突出“負(fù)責(zé)人-截止時(shí)間-任務(wù)描述”）；后續(xù)安排（如“下次會(huì)議時(shí)間：2023年7月29日10:00”）。分發(fā)與確認(rèn)紀(jì)要初稿整理完成后，先提交主持人審核，確認(rèn)無誤后，在24小時(shí)內(nèi)發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)協(xié)作部門（抄送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)）。郵件標(biāo)題注明“【會(huì)議紀(jì)要】+會(huì)議名稱+日期”，附上紀(jì)要全文及行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表，提醒參會(huì)人核對(duì)并確認(rèn)執(zhí)行。三、會(huì)議紀(jì)要模板表格（一）會(huì)議基本信息表項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議名稱例：2023年Q3產(chǎn)品上線推進(jìn)會(huì)會(huì)議時(shí)間2023年7月15日14:00-16:30會(huì)議地點(diǎn)公司3樓會(huì)議室A/線上會(huì)議主持人*（產(chǎn)品總監(jiān)）記錄人*（項(xiàng)目經(jīng)理）參會(huì)人員（研發(fā)部）、趙六（市場(chǎng)部）、*孫七（設(shè)計(jì)部）等缺席人員*周八（運(yùn)營(yíng)部，因出差請(qǐng)假）會(huì)議議程1.產(chǎn)品上線進(jìn)度匯報(bào)；2.資源需求討論；3.風(fēng)險(xiǎn)問題解決（二）會(huì)議議題與討論記錄表序號(hào)議題名稱討論要點(diǎn)決議/結(jié)論1產(chǎn)品上線進(jìn)度匯報(bào)研發(fā)部：核心功能開發(fā)完成80%，測(cè)試階段發(fā)覺2個(gè)兼容性問題；設(shè)計(jì)部孫七：UI界面已定稿，待開發(fā)接入。核心功能按原計(jì)劃推進(jìn)，兼容性問題需在7月20日前解決；UI界面7月18日前完成開發(fā)接入。2市場(chǎng)推廣資源需求市場(chǎng)部*趙六：需增加2萬元推廣預(yù)算，用于KOL合作；建議上線前3天啟動(dòng)預(yù)熱活動(dòng)。同意增加2萬元推廣預(yù)算；預(yù)熱活動(dòng)提前至7月25日啟動(dòng)，由市場(chǎng)部*趙六負(fù)責(zé)方案細(xì)化。3跨部門協(xié)作風(fēng)險(xiǎn)運(yùn)營(yíng)部缺席，需確認(rèn)用戶運(yùn)營(yíng)支持計(jì)劃；研發(fā)部擔(dān)心測(cè)試資源不足。會(huì)后由產(chǎn)品部與運(yùn)營(yíng)部周八對(duì)接，7月17日前明確用戶運(yùn)營(yíng)方案；測(cè)試資源由研發(fā)部?jī)?nèi)部協(xié)調(diào)，優(yōu)先保障核心功能測(cè)試。（三）行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表（核心執(zhí)行工具）序號(hào)行動(dòng)項(xiàng)描述負(fù)責(zé)人涉及部門截止時(shí)間完成情況（待執(zhí)行/進(jìn)行中/已完成）備注（如所需支持）1解決核心功能兼容性問題*研發(fā)部2023-07-20待執(zhí)行需測(cè)試部提供測(cè)試環(huán)境2完成UI界面開發(fā)接入*孫七設(shè)計(jì)部/研發(fā)部2023-07-18進(jìn)行中研發(fā)部需配合接口調(diào)試3細(xì)化用戶預(yù)熱活動(dòng)方案*趙六市場(chǎng)部2023-07-22待執(zhí)行預(yù)算需財(cái)務(wù)部審批4對(duì)接運(yùn)營(yíng)部確認(rèn)用戶運(yùn)營(yíng)支持計(jì)劃*產(chǎn)品部/運(yùn)營(yíng)部2023-07-17待執(zhí)行需運(yùn)營(yíng)部*周八提供需求清單四、高效使用關(guān)鍵建議（一）記錄原則：客觀簡(jiǎn)潔，突出重點(diǎn)避免記錄個(gè)人觀點(diǎn)或情緒化表述（如“固執(zhí)己見”），改為“研發(fā)部提出不同意見”；多用短句、分點(diǎn)羅列，少用長(zhǎng)段落，便于快速閱讀；行動(dòng)項(xiàng)單獨(dú)列表，用加粗或顏色標(biāo)注（如紅色標(biāo)“緊急”），保證責(zé)任人一眼識(shí)別。（二）行動(dòng)項(xiàng)管理：責(zé)任到人，閉環(huán)跟蹤每周五由會(huì)議組織者*匯總所有行動(dòng)項(xiàng)完成情況，在周例會(huì)中同步；若截止時(shí)間前，負(fù)責(zé)人需提前2天說明原因及新計(jì)劃，避免影響整體進(jìn)度；已完成的行動(dòng)項(xiàng)，需在跟蹤表中更新結(jié)果（如“已完成：用戶調(diào)研報(bào)告提交，含3個(gè)痛點(diǎn)分析”）。（三）保密與歸檔：規(guī)范管理，便于追溯涉及敏感信息（如未公開數(shù)據(jù)、人員調(diào)整）的會(huì)議紀(jì)要，需標(biāo)注“內(nèi)部保密”，僅限參會(huì)人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)查閱；紀(jì)要電子版按“年份-月份-會(huì)議名稱”分類存檔（如“2023-07-產(chǎn)品上線推進(jìn)會(huì)紀(jì)要”），保