采購(gòu)流程規(guī)范模板行業(yè)通用版適用范圍與行業(yè)覆蓋采購(gòu)全流程操作指引一、需求提出與申請(qǐng)責(zé)任主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部等）關(guān)鍵動(dòng)作：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)物料、辦公設(shè)備、技術(shù)服務(wù)等），填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，明確以下信息：采購(gòu)物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)及總預(yù)算；采購(gòu)用途、期望交付時(shí)間、緊急程度（如“常規(guī)”“緊急”）；歷史采購(gòu)記錄（如有，需注明供應(yīng)商名稱及合同編號(hào)）。需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容的真實(shí)性、必要性進(jìn)行審核簽字。輸出文件：《采購(gòu)申請(qǐng)表》（需部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）二、采購(gòu)審批與預(yù)算確認(rèn)責(zé)任主體：采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理關(guān)鍵動(dòng)作：采購(gòu)部接收《采購(gòu)申請(qǐng)表》，重點(diǎn)審核：采購(gòu)內(nèi)容是否符合公司年度采購(gòu)計(jì)劃；預(yù)算是否在部門額度內(nèi)，超預(yù)算采購(gòu)需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》。根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)審批（示例）：金額≤5000元：采購(gòu)部經(jīng)理審批；5000元＜金額≤50000元：分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額＞50000元：總經(jīng)理審批。財(cái)務(wù)部同步審核預(yù)算資金是否到位，保證采購(gòu)資金合規(guī)。輸出文件：審批通過的《采購(gòu)申請(qǐng)表》《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》（如適用）三、供應(yīng)商選擇與管理責(zé)任主體：采購(gòu)部、需求部門、審計(jì)部（如需）關(guān)鍵動(dòng)作：供應(yīng)商尋源：根據(jù)采購(gòu)需求，通過公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、詢價(jià)比價(jià)、單一來(lái)源采購(gòu)等方式篩選供應(yīng)商；優(yōu)先選擇公司合格供應(yīng)商庫(kù)內(nèi)供應(yīng)商，新供應(yīng)商需提交《供應(yīng)商資質(zhì)表》（含營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、質(zhì)量認(rèn)證等）。供應(yīng)商評(píng)估：對(duì)≥3家供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估維度包括：價(jià)格（占比40%）、質(zhì)量（占比30%）、交付能力（占比20%）、服務(wù)（占比10%）；填寫《供應(yīng)商評(píng)估表》，形成《供應(yīng)商比價(jià)報(bào)告》。供應(yīng)商確定：采購(gòu)部根據(jù)評(píng)估結(jié)果推薦候選供應(yīng)商，需求部門確認(rèn)后，按審批權(quán)限報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批；緊急采購(gòu)（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即采購(gòu)）可簡(jiǎn)化流程，但需留存緊急采購(gòu)說(shuō)明單。輸出文件：《供應(yīng)商資質(zhì)表》《供應(yīng)商評(píng)估表》《供應(yīng)商比價(jià)報(bào)告》《緊急采購(gòu)說(shuō)明單》（如適用）四、合同簽訂與執(zhí)行責(zé)任主體：采購(gòu)部、法務(wù)部（如需）、需求部門關(guān)鍵動(dòng)作：采購(gòu)部根據(jù)審批結(jié)果與供應(yīng)商擬定采購(gòu)合同，合同需包含以下核心條款：雙方基本信息（名稱、地址、聯(lián)系人）；采購(gòu)物品/服務(wù)明細(xì)（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式及違約責(zé)任；交付時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式；付款方式、周期及發(fā)票要求；保密條款、爭(zhēng)議解決方式。法務(wù)部（或指定法務(wù)人員）對(duì)合同條款進(jìn)行合規(guī)性審核，保證無(wú)法律風(fēng)險(xiǎn)。雙方授權(quán)代表簽字蓋章，合同生效后，采購(gòu)部向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》。采購(gòu)部跟蹤合同執(zhí)行進(jìn)度，保證供應(yīng)商按約定時(shí)間交付。輸出文件：采購(gòu)合同（需雙方簽字蓋章）、《采購(gòu)訂單》五、貨物/服務(wù)驗(yàn)收責(zé)任主體：需求部門、采購(gòu)部、質(zhì)量部（如需）關(guān)鍵動(dòng)作：供應(yīng)商交付貨物/服務(wù)后，需求部門牽頭組織驗(yàn)收：貨物驗(yàn)收：核對(duì)數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀質(zhì)量，必要時(shí)送質(zhì)量部檢測(cè)；服務(wù)驗(yàn)收：對(duì)照合同約定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（如響應(yīng)時(shí)間、完成效果）進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫《驗(yàn)收單》，需求部門負(fù)責(zé)人、驗(yàn)收人簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格需填寫《不合格品處理單》，要求供應(yīng)商限期整改或退換。采購(gòu)部留存驗(yàn)收單，作為后續(xù)付款依據(jù)。輸出文件：《驗(yàn)收單》《不合格品處理單》（如適用）六、付款結(jié)算與發(fā)票管理責(zé)任主體：采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部關(guān)鍵動(dòng)作：采購(gòu)部收集完整單據(jù)：合同、《驗(yàn)收單》、供應(yīng)商開具的合規(guī)發(fā)票（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）。財(cái)務(wù)部審核單據(jù)一致性：合同金額與驗(yàn)收數(shù)量、發(fā)票金額是否匹配，發(fā)票信息（名稱、稅號(hào)、金額）是否準(zhǔn)確。按合同約定付款方式（如預(yù)付款、分期付款、貨到付款）辦理付款，填寫《付款申請(qǐng)單》按流程審批。付款后，財(cái)務(wù)部將付款憑證、發(fā)票等資料歸檔，采購(gòu)部同步更新供應(yīng)商履約記錄。輸出文件：《付款申請(qǐng)單》、發(fā)票、付款憑證七、采購(gòu)檔案歸檔責(zé)任主體：采購(gòu)部、檔案管理部門關(guān)鍵動(dòng)作：采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后，采購(gòu)部整理全套資料（含《采購(gòu)申請(qǐng)表》、審批文件、《供應(yīng)商比價(jià)報(bào)告》、合同、《驗(yàn)收單》、《付款申請(qǐng)單》、發(fā)票等），按“一單一檔”原則分類歸檔。檔案保存期限：常規(guī)采購(gòu)≥3年，重要項(xiàng)目采購(gòu)≥5年，電子檔案需備份防丟失。核心流程配套表單表1：采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期采購(gòu)類型（□物料□服務(wù)□工程）申請(qǐng)人聯(lián)系方式緊急程度（□常規(guī)□緊急）采購(gòu)明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)12審批意見需求部門負(fù)責(zé)人：日期：采購(gòu)部審核：日期：財(cái)務(wù)部審核：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理：日期：表2：供應(yīng)商評(píng)估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式資質(zhì)等級(jí)（□A□B□C）評(píng)估維度分值（100分）評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)實(shí)際得分價(jià)格合理性（40分）同類產(chǎn)品最低價(jià)得40分，每高1%扣2分質(zhì)量保障（30分）有ISO認(rèn)證得15分，歷史合格率≥95%得15分交付及時(shí)性（20分）按時(shí)交付得20分，延遲1天扣5分服務(wù)響應(yīng)（10分）24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)得10分，48小時(shí)內(nèi)響應(yīng)得5分綜合得分評(píng)估結(jié)論（□推薦□備選□淘汰）評(píng)估人：日期：表3：驗(yàn)收單驗(yàn)收部門驗(yàn)收日期采購(gòu)訂單號(hào)供應(yīng)商名稱交付日期驗(yàn)收地點(diǎn)驗(yàn)收明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)12驗(yàn)收結(jié)論□合格，同意入庫(kù)/使用□不合格，處理方式：________________________需求部門驗(yàn)收人：需求部門負(fù)責(zé)人：日期：采購(gòu)部確認(rèn)：日期：表4：付款申請(qǐng)單供應(yīng)商名稱合同編號(hào)付款方式（□銀行轉(zhuǎn)賬□支票）付款金額（大寫）：付款金額（小寫）：申請(qǐng)部門：付款依據(jù)□合同□《驗(yàn)收單》□發(fā)票（號(hào)碼：________）附件清單：日期：采購(gòu)部審核：財(cái)務(wù)部審核：分管領(lǐng)導(dǎo)：日期：日期：日期：執(zhí)行關(guān)鍵要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示合規(guī)性優(yōu)先：采購(gòu)活動(dòng)需嚴(yán)格遵守《_________采購(gòu)法》（如適用）、《公司法》及公司內(nèi)部制度，嚴(yán)禁違規(guī)拆分采購(gòu)金額規(guī)避審批。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管控：定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)評(píng)（每半年/1次），淘汰不合格供應(yīng)商；關(guān)鍵物料供應(yīng)商需建立備選名單，避免單一供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。成本控制：大宗采購(gòu)可采用招標(biāo)方式，零星采購(gòu)需貨比三家，保證價(jià)格公允；關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)，適時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略。文檔留存：所有采購(gòu)環(huán)節(jié)文件需真實(shí)、完整