房地產(chǎn)中介公司合同管理管控制度

房地產(chǎn)中介公司合同管理管控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本房地產(chǎn)中介公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的健康、穩(wěn)定發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及其所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于房屋買賣中介合同、房屋租賃中介合同、合作協(xié)議等。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、管理等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和政策規(guī)定。2.全面管理原則：對(duì)合同的全過程進(jìn)行管理，涵蓋合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)。3.分工負(fù)責(zé)原則：明確各部門在合同管理中的職責(zé)，實(shí)行分工協(xié)作、相互監(jiān)督。4.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：注重合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估和控制，采取有效措施降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和損失程度。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組1.組成：由公司總經(jīng)理?yè)?dān)任組長(zhǎng)，副總經(jīng)理?yè)?dān)任副組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員。2.職責(zé)：-審議、制定和修改公司合同管理制度；-協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題；-對(duì)重大合同的簽訂、履行、變更、解除等事項(xiàng)進(jìn)行決策。（二）法務(wù)部門1.職責(zé)：-負(fù)責(zé)制定和完善合同示范文本；-對(duì)合同進(jìn)行法律審核，提出法律意見和建議；-參與重大合同的談判和起草工作；-處理合同糾紛案件，維護(hù)公司合法權(quán)益；-組織開展合同法律知識(shí)培訓(xùn)和宣傳工作。（三）業(yè)務(wù)部門1.職責(zé)：-負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)合同的起草、談判、簽訂和履行工作；-對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、資信狀況等進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估；-及時(shí)向法務(wù)部門和其他相關(guān)部門通報(bào)合同履行情況，協(xié)助處理合同糾紛；-負(fù)責(zé)本部門合同的整理、歸檔和保管工作。（四）財(cái)務(wù)部門1.職責(zé)：-參與涉及財(cái)務(wù)條款的合同審核工作，對(duì)合同的付款方式、結(jié)算時(shí)間等財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審查；-負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付結(jié)算，監(jiān)督合同執(zhí)行情況；-協(xié)助法務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門處理涉及財(cái)務(wù)問題的合同糾紛。三、合同的簽訂（一）合同相對(duì)方的審查1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、資信狀況、履約能力等進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估。2.要求合同相對(duì)方提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、資質(zhì)證書等相關(guān)證明文件，并進(jìn)行核實(shí)。3.對(duì)于重大合同或合作方情況復(fù)雜的合同，可委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行盡職調(diào)查。（二）合同的起草1.合同起草應(yīng)優(yōu)先使用公司制定的合同示范文本。如無示范文本，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)具體業(yè)務(wù)情況和法律規(guī)定起草合同。2.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等主要條款。3.涉及專業(yè)技術(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容的合同，應(yīng)邀請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人員參與起草或提供專業(yè)意見。（三）合同的審核1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)先進(jìn)行內(nèi)部審核，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)要求和公司規(guī)定。2.內(nèi)部審核通過后，將合同提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對(duì)合同條款的合法性、有效性、完整性等進(jìn)行審查，并提出法律意見和建議。3.涉及財(cái)務(wù)條款的合同，還應(yīng)送財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，財(cái)務(wù)部門應(yīng)就付款方式、結(jié)算時(shí)間、稅務(wù)處理等財(cái)務(wù)問題提出意見。4.對(duì)于重大合同或涉及多個(gè)部門的合同，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，共同對(duì)合同進(jìn)行審核。（四）合同的簽訂1.合同經(jīng)審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代理人簽訂。授權(quán)代理人簽訂合同的，應(yīng)持有法定代表人簽署的授權(quán)委托書。2.簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，嚴(yán)禁使用部門章或其他印章代替合同專用章。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同原件交公司檔案室歸檔，同時(shí)留存副本供本部門使用。四、合同的履行（一）履行責(zé)任1.合同簽訂后，各部門應(yīng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，確保合同的順利履行。2.業(yè)務(wù)部門作為合同履行的主要責(zé)任部門，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同的跟蹤和落實(shí)，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.其他相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)，積極配合業(yè)務(wù)部門做好合同履行工作。（二）履行監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，對(duì)合同款項(xiàng)的收付情況進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)提醒業(yè)務(wù)部門催收款項(xiàng)或支付款項(xiàng)。2.法務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出法律建議，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。3.合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對(duì)方有違約行為或可能影響合同履行的重大事項(xiàng)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取相應(yīng)措施維護(hù)公司權(quán)益。（三）變更與解除1.合同履行過程中，如需要變更或解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)提出書面申請(qǐng)，并說明變更或解除的原因、內(nèi)容及對(duì)公司的影響。2.變更或解除合同的申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.變更或解除合同應(yīng)簽訂書面協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的程序進(jìn)行審核和簽訂。五、合同糾紛的處理（一）糾紛處理原則1.合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)遵循合法、公正、及時(shí)的原則進(jìn)行處理，積極維護(hù)公司的合法權(quán)益。2.盡量通過協(xié)商、調(diào)解等方式解決糾紛，減少訴訟成本和對(duì)公司聲譽(yù)的影響。如協(xié)商、調(diào)解不成，應(yīng)及時(shí)采取仲裁或訴訟等法律手段解決。（二）糾紛處理程序1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集、整理與糾紛相關(guān)的證據(jù)材料，包括合同文本、往來函件、會(huì)議紀(jì)要、履行憑證等，并向法務(wù)部門報(bào)告。2.法務(wù)部門應(yīng)會(huì)同業(yè)務(wù)部門對(duì)糾紛情況進(jìn)行分析評(píng)估，制定糾紛處理方案，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.根據(jù)糾紛處理方案，法務(wù)部門負(fù)責(zé)與對(duì)方進(jìn)行協(xié)商、調(diào)解或代表公司參加仲裁、訴訟等法律程序。業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助。4.糾紛處理過程中，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展情況，根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的指示調(diào)整處理方案。5.糾紛處理結(jié)束后，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議，防止類似糾紛再次發(fā)生。六、合同的歸檔與保管（一）歸檔要求1.公司檔案室負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一歸檔和保管工作。業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂后及時(shí)將合同原件及相關(guān)資料移交檔案室。2.歸檔的合同應(yīng)包括合同文本、審批文件、相關(guān)證明材料、履行記錄等，確保資料完整。3.合同應(yīng)按照業(yè)務(wù)類型、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案目錄，便于查詢和管理。（二）保管期限合同檔案的保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，重要合同的保管期限為自合同履行完畢之日起10年，普通合同的保管期限為自合同履行完畢之日起5年。（三）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.如需借閱合同檔案，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過15天，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱和借閱合同檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案資料。七、附則（一）制度的解釋與修訂1.本制度由公司法務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋。2.本制度如有未盡事宜或與國(guó)家法律法規(guī)相抵觸的，以國(guó)家法律法規(guī)為準(zhǔn)。公司可根據(jù)實(shí)際情況和法律法規(guī)的變化，對(duì)本制度進(jìn)行修訂。（二）制度的生效本制度自發(fā)布之日起生