房地產(chǎn)中介公司合同管理規(guī)范制度

房地產(chǎn)中介公司合同管理規(guī)范制度第一章總則第一條目的為加強(qiáng)本房地產(chǎn)中介公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司及各分支機(jī)構(gòu)在房地產(chǎn)中介業(yè)務(wù)活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于房屋買賣居間合同、房屋租賃居間合同、委托代理合同等。第三條管理原則合同管理遵循依法合規(guī)、全面履行、預(yù)防為主、動(dòng)態(tài)監(jiān)控的原則，確保合同的簽訂、履行和管理符合法律法規(guī)及公司規(guī)定。第二章合同管理職責(zé)分工第四條公司管理層職責(zé)1.負(fù)責(zé)審批重大合同及合同管理制度、流程；2.協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題；3.對(duì)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。第五條業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)合同的洽談、起草和發(fā)起簽訂流程；2.對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、資信狀況等進(jìn)行調(diào)查核實(shí)；3.負(fù)責(zé)合同的履行，及時(shí)反饋履行過程中的問題；4.參與合同糾紛的處理。第六條法務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善合同管理制度、流程及合同示范文本；2.對(duì)合同進(jìn)行法律審查，提出法律意見和風(fēng)險(xiǎn)防范建議；3.協(xié)助業(yè)務(wù)部門處理合同糾紛，提供法律支持；4.對(duì)公司合同管理工作進(jìn)行法律培訓(xùn)和指導(dǎo)。第七條財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，包括付款方式、結(jié)算周期等；2.監(jiān)督合同款項(xiàng)的收付，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門核對(duì)賬目；3.協(xié)助法務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門處理涉及財(cái)務(wù)問題的合同糾紛。第八條行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)合同的編號(hào)、登記、歸檔和保管；2.建立合同臺(tái)賬，定期統(tǒng)計(jì)合同簽訂、履行等情況；3.按照規(guī)定為合同的簽訂、履行等提供必要的支持和服務(wù)。第三章合同簽訂管理第九條合同相對(duì)方審查1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、經(jīng)營范圍、資信狀況、履約能力等進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，收集相關(guān)證明材料。2.對(duì)于重大合同或涉及較大風(fēng)險(xiǎn)的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)會(huì)同法務(wù)部門共同對(duì)合同相對(duì)方進(jìn)行盡職調(diào)查。第十條合同起草1.合同起草應(yīng)優(yōu)先使用公司制定的合同示范文本。如因業(yè)務(wù)需要使用非示范文本，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同條款完整、明確、合法，避免出現(xiàn)歧義或法律風(fēng)險(xiǎn)。2.合同內(nèi)容應(yīng)包括當(dāng)事人的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等主要條款。第十一條合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、完整性以及條款的邏輯性和可操作性，提出書面審查意見。2.涉及財(cái)務(wù)條款的合同，還應(yīng)提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)就付款方式、結(jié)算周期、稅務(wù)處理等方面提出審核意見。3.對(duì)于重大合同或涉及多個(gè)部門的合同，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，綜合各部門意見對(duì)合同進(jìn)行修改完善。第十二條合同審批1.經(jīng)審核后的合同，按照公司規(guī)定的審批流程提交公司管理層審批。審批內(nèi)容包括合同的必要性、可行性、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等。2.公司管理層應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)合同進(jìn)行審批，明確簽署意見。對(duì)于存在問題的合同，應(yīng)退回業(yè)務(wù)部門進(jìn)行修改后重新提交審批。第十三條合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同相對(duì)方簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并確保蓋章清晰、完整。2.合同簽訂人應(yīng)具備相應(yīng)的授權(quán)，簽訂合同前應(yīng)向合同相對(duì)方出示授權(quán)委托書。授權(quán)委托書應(yīng)明確授權(quán)范圍、期限等內(nèi)容。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同原件交行政部門歸檔保管，并留存副本供本部門使用。第四章合同履行管理第十四條履行跟蹤1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時(shí)掌握合同履行情況，確保合同雙方按照約定履行各自的義務(wù)。2.履行跟蹤過程中，如發(fā)現(xiàn)合同相對(duì)方存在違約行為或可能影響合同履行的重大事項(xiàng)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)采取措施，并向公司管理層和法務(wù)部門報(bào)告。第十五條款項(xiàng)收付1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和結(jié)算周期，及時(shí)辦理合同款項(xiàng)的收付業(yè)務(wù)。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好款項(xiàng)催收工作，對(duì)于逾期未付的款項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)向合同相對(duì)方發(fā)出催款通知，并采取必要的措施追收款項(xiàng)。第十六條變更與解除1.合同履行過程中，如因客觀原因需要變更或解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同相對(duì)方協(xié)商，并形成書面協(xié)議。2.變更或解除合同的書面協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的審批流程進(jìn)行審批，并交行政部門歸檔保管。3.因變更或解除合同給公司造成損失的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)會(huì)同法務(wù)部門采取措施追究合同相對(duì)方的責(zé)任，維護(hù)公司合法權(quán)益。第五章合同糾紛處理第十七條糾紛報(bào)告1.合同履行過程中發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司管理層和法務(wù)部門報(bào)告，并提供相關(guān)資料，包括合同文本、往來函件、履行記錄等。2.報(bào)告應(yīng)包括糾紛的基本情況、爭議焦點(diǎn)、可能的解決方案等內(nèi)容。第十八條糾紛處理原則1.合同糾紛處理應(yīng)遵循合法、公正、及時(shí)的原則，以維護(hù)公司合法權(quán)益為出發(fā)點(diǎn)，盡量通過協(xié)商、調(diào)解等方式解決糾紛。2.對(duì)于協(xié)商、調(diào)解不成的糾紛，應(yīng)根據(jù)合同約定的爭議解決方式，及時(shí)通過仲裁或訴訟等法律途徑解決。第十九條處理程序1.法務(wù)部門接到糾紛報(bào)告后，應(yīng)會(huì)同業(yè)務(wù)部門對(duì)糾紛進(jìn)行分析評(píng)估，制定處理方案。2.處理方案經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，由法務(wù)部門組織實(shí)施。業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門開展工作，提供必要的支持和協(xié)助。3.在糾紛處理過程中，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司管理層匯報(bào)進(jìn)展情況，根據(jù)需要調(diào)整處理方案。第二十條責(zé)任追究對(duì)于因故意或重大過失導(dǎo)致合同糾紛給公司造成損失的相關(guān)責(zé)任人，公司將按照內(nèi)部規(guī)定追究其相應(yīng)的責(zé)任。第六章合同檔案管理第二十一條檔案建立1.行政部門應(yīng)建立合同檔案管理制度，對(duì)合同的編號(hào)、登記、歸檔等工作進(jìn)行規(guī)范管理。2.合同簽訂后，行政部門應(yīng)及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)，并按照合同類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類登記，建立合同臺(tái)賬。第二十二條檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的完整性和安全性。行政部門應(yīng)配備專門的檔案保管設(shè)備和場所，防止檔案損壞、丟失或泄露。2.合同檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或移交。第二十三條檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應(yīng)填寫查閱或借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門辦理相關(guān)手續(xù)。2.查閱或借閱合同檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制或涂改檔案內(nèi)容。第七章監(jiān)督與檢查第二十四條定期檢查1.公司應(yīng)定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同檔案管理情況等。2.檢查工作由法務(wù)部門會(huì)同行政部門、財(cái)務(wù)部門等組成檢查組進(jìn)行，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告向公司管理層匯報(bào)。第二十五條問題整改1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查組應(yīng)提出整改意見，明確整改責(zé)任人和整改期限