某橄欖球俱樂部辦公設備維護制度

一、總則1.目的為加強本橄欖球俱樂部辦公設備的維護與管理，確保辦公設備的正常運行，提高設備的使用壽命，保障俱樂部各項工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于俱樂部內(nèi)所有辦公設備的維護管理，包括但不限于電腦、打印機、復印機、傳真機、投影儀、辦公桌椅等設備。3.責任部門俱樂部行政部門作為辦公設備維護管理的責任部門，負責制定設備維護計劃、監(jiān)督維護工作執(zhí)行、協(xié)調(diào)維修資源等工作；各使用部門負責本部門辦公設備的日常使用、清潔及簡單維護，并及時反饋設備故障情況。二、辦公設備的采購與登記1.采購流程-各部門根據(jù)工作需要提出辦公設備采購申請，填寫《辦公設備采購申請表》，詳細說明設備名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購原因等信息，經(jīng)部門負責人審核后提交至行政部門。-行政部門對采購申請進行匯總和審核，結(jié)合俱樂部的預算及實際需求，確定是否批準采購。對于金額較大或重要的設備采購，需報俱樂部管理層審批。-經(jīng)審批通過后，行政部門負責選擇合適的供應商進行采購，遵循公平、公正、公開的原則，確保采購設備的質(zhì)量和性價比。2.登記管理-新采購的辦公設備到貨后，行政部門負責組織驗收，核對設備的型號、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購合同一致，并檢查設備的外觀是否有損壞。-驗收合格后，行政部門對辦公設備進行登記，填寫《辦公設備登記表》，詳細記錄設備的基本信息，包括設備編號、名稱、型號、購置日期、購置價格、供應商、使用部門、使用人等。同時，為每臺設備貼上設備編號標簽，便于管理和識別。三、辦公設備的日常使用與維護1.使用培訓-新設備投入使用前，行政部門應組織使用部門相關人員參加設備使用培訓。培訓內(nèi)容包括設備的基本操作方法、功能介紹、注意事項等，確保使用人員能夠熟練、正確地操作設備。-對于復雜的辦公設備，如復印機、投影儀等，行政部門可邀請供應商的技術人員進行現(xiàn)場培訓，或提供操作手冊、視頻教程等資料供使用人員學習。2.日常使用規(guī)范-各使用部門應嚴格按照設備的使用說明書和操作規(guī)程使用辦公設備，不得違規(guī)操作，避免因操作不當導致設備損壞。-使用人員在使用設備過程中，如發(fā)現(xiàn)設備出現(xiàn)異常情況（如異味、異響、冒煙等）或故障，應立即停止使用，并及時報告給行政部門。嚴禁使用人員自行拆卸或維修設備，以免造成更大的損壞。-辦公設備的使用應遵循節(jié)約原則，合理設置設備的工作參數(shù)，減少能源浪費。如電腦、打印機等設備在不使用時應及時關閉電源，避免長時間待機。3.日常維護與清潔-使用人員負責對所使用的辦公設備進行日常維護和清潔工作。定期對設備進行清潔，清除設備表面的灰塵、污漬等，保持設備的整潔。對于不同類型的設備，應采用合適的清潔方法和工具，避免損壞設備。-定期對辦公設備進行簡單的檢查和維護，如檢查設備的連接是否正常、耗材是否充足等。對于需要定期更換的耗材（如打印機墨盒、硒鼓等），使用人員應及時更換，確保設備的正常運行。四、辦公設備的定期維護與保養(yǎng)1.維護計劃制定行政部門應根據(jù)辦公設備的使用情況、設備說明書的要求以及供應商的建議，制定年度辦公設備維護計劃。維護計劃應明確設備的維護周期、維護內(nèi)容、責任人員等信息，并確保維護工作在不影響俱樂部正常工作的前提下進行。2.定期維護內(nèi)容-對于電腦設備，定期維護內(nèi)容包括系統(tǒng)更新、殺毒軟件升級、硬件檢查（如內(nèi)存、硬盤、主板等）、灰塵清理等，確保電腦系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和硬件的正常工作。-打印機、復印機等設備的定期維護包括清潔打印頭、滾筒、掃描部件等，檢查紙張輸送系統(tǒng)、墨粉供應系統(tǒng)等，確保設備的打印、復印質(zhì)量和工作效率。-辦公桌椅等家具的定期維護主要是檢查其結(jié)構(gòu)是否牢固、表面是否有損壞，如有松動或損壞應及時進行修復和加固。3.維護記錄與報告每次完成辦公設備的定期維護工作后，維護人員應填寫《辦公設備維護記錄單》，詳細記錄維護的時間、內(nèi)容、更換的零部件等信息。行政部門應定期對維護記錄進行整理和分析，總結(jié)設備的運行狀況和常見故障，為后續(xù)的維護工作提供參考。五、辦公設備的維修與報廢管理1.維修流程-當辦公設備出現(xiàn)故障，使用人員無法自行解決時，應及時填寫《辦公設備維修申請表》，詳細描述設備故障現(xiàn)象、出現(xiàn)故障的時間等信息，并提交給行政部門。-行政部門接到維修申請后，應安排專業(yè)維修人員對設備進行檢查和維修。對于簡單故障，維修人員應在最短時間內(nèi)修復設備；對于復雜故障或需要更換零部件的情況，維修人員應評估維修成本和維修時間，并及時告知行政部門和使用部門。-如果俱樂部內(nèi)部維修人員無法解決設備故障，行政部門應聯(lián)系設備的供應商或?qū)I(yè)維修機構(gòu)進行維修。在選擇外部維修機構(gòu)時，應進行充分的市場調(diào)研，確保維修質(zhì)量和維修價格的合理性。維修完成后，行政部門應組織驗收，確保設備恢復正常運行。2.維修費用管理-辦公設備的維修費用應嚴格按照俱樂部的財務制度進行管理。維修費用的報銷需提供正規(guī)的發(fā)票、維修清單等資料，并經(jīng)行政部門負責人、財務部門審核、俱樂部管理層審批后，方可報銷。-行政部門應建立辦公設備維修費用臺賬，對每臺設備的維修費用進行詳細記錄，定期分析維修費用的支出情況，合理控制維修成本。3.報廢管理-辦公設備符合以下條件之一的，可申請報廢：已超過規(guī)定的使用年限，且設備性能嚴重下降，無法滿足工作需要，維修成本過高；因意外事故或不可抗力因素導致設備嚴重損壞，無法修復或修復后也無法正常使用；技術落后，已被市場淘汰，且無使用價值的設備。-各部門如需申請辦公設備報廢，應填寫《辦公設備報廢申請表》，詳細說明設備報廢的原因、設備基本信息等，并提交相關證明材料（如設備損壞照片、維修報告等）。經(jīng)行政部門審核、俱樂部管理層審批后，方可進行報廢處理。-已報廢的辦公設備由行政部門統(tǒng)一處理，可根據(jù)設備的實際情況進行變賣、捐贈或環(huán)保處理等。處理報廢設備所得的收入應按照俱樂部的財務制度進行管理。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制行政部門應定期對各部門辦公設備的使用、維護情況進行檢查和監(jiān)督，確保各部門嚴格按照本制度的要求執(zhí)行。檢查內(nèi)容包括設備的日常清潔情況、維護記錄、使用規(guī)范等方面。2.考核措施-將辦公設備的維護管理工作納入部門和個人的績效考核體系。對于在辦公設備維護管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予一定的獎勵，如績效加分、表彰等；對于違反本制度規(guī)定，導致辦公設備損壞、影響工作正常開展的部門和個人，