某橄欖球俱樂部辦公設(shè)備制度

一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范橄欖球俱樂部辦公設(shè)備的管理、使用、維護(hù)及處置等相關(guān)事宜，確保辦公設(shè)備的正常運(yùn)行，提高辦公效率，降低運(yùn)營成本，保障俱樂部各項(xiàng)工作的順利開展。2.適用范圍本制度適用于俱樂部內(nèi)所有辦公設(shè)備，包括但不限于電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀、辦公桌椅、文件柜等設(shè)備及設(shè)施。3.管理原則遵循統(tǒng)一管理、責(zé)任到人、合理使用、定期維護(hù)、節(jié)約資源的原則，確保辦公設(shè)備的有效管理與使用。二、辦公設(shè)備的采購1.需求申請-各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公設(shè)備采購需求申請表》，詳細(xì)說明所需辦公設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并提交至行政部門。-行政部門對各部門提交的需求申請進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合俱樂部實(shí)際情況及預(yù)算安排，評估需求的合理性。2.采購流程-經(jīng)審核通過的采購申請，行政部門根據(jù)采購金額及相關(guān)規(guī)定，選擇合適的采購方式，如集中采購、詢價(jià)采購、招標(biāo)采購等。-對于常用辦公設(shè)備，建立合格供應(yīng)商名錄，優(yōu)先從名錄中選擇供應(yīng)商進(jìn)行采購，確保采購質(zhì)量與售后服務(wù)。-采購人員與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確設(shè)備規(guī)格、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，保障俱樂部的合法權(quán)益。3.驗(yàn)收管理-辦公設(shè)備到貨后，行政部門會同使用部門共同進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀等是否與采購合同一致，設(shè)備的性能是否符合要求等。-驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員在《辦公設(shè)備驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，設(shè)備方可正式投入使用。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在質(zhì)量問題或與合同不符等情況，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求更換或處理。三、辦公設(shè)備的登記與分配1.登記造冊行政部門對采購驗(yàn)收合格的辦公設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一登記，建立《辦公設(shè)備臺賬》，詳細(xì)記錄設(shè)備的名稱、型號、規(guī)格、購置日期、購置價(jià)格、供應(yīng)商、使用部門、使用人等信息。2.設(shè)備分配根據(jù)各部門的工作需求和人員配置，行政部門合理分配辦公設(shè)備，并填寫《辦公設(shè)備分配單》，明確設(shè)備的使用部門和使用人。3.標(biāo)識管理為便于辦公設(shè)備的識別與管理，行政部門對每臺辦公設(shè)備粘貼唯一的標(biāo)識標(biāo)簽，注明設(shè)備編號、名稱、使用部門等信息。四、辦公設(shè)備的使用與保管1.使用培訓(xùn)對于新采購的辦公設(shè)備，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行操作培訓(xùn)，確保使用人員熟悉設(shè)備的性能、操作方法及注意事項(xiàng)，正確使用設(shè)備。2.使用規(guī)范-使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)備的操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改設(shè)備的設(shè)置參數(shù)，避免因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞。-禁止在辦公設(shè)備上安裝未經(jīng)許可的軟件或插件，防止病毒感染和數(shù)據(jù)泄露。-使用人員在使用過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，不得自行拆卸或維修。3.保管責(zé)任-辦公設(shè)備的使用人是設(shè)備保管的直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)設(shè)備的日常保管和維護(hù)，確保設(shè)備的安全與完整。-使用人應(yīng)妥善保管設(shè)備的配件、說明書、保修卡等相關(guān)資料，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借。-如因工作調(diào)動或離職等原因，使用人應(yīng)及時(shí)將所使用的辦公設(shè)備移交至行政部門或指定的接收人，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。五、辦公設(shè)備的維護(hù)與保養(yǎng)1.日常維護(hù)-使用人負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的日常清潔與保養(yǎng)工作，定期對設(shè)備進(jìn)行擦拭、除塵等，保持設(shè)備的整潔。-按照設(shè)備的使用說明，定期對設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，如打印機(jī)的墨盒更換、復(fù)印機(jī)的紙張?zhí)砑拥?，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。2.定期維護(hù)行政部門制定辦公設(shè)備的定期維護(hù)計(jì)劃，安排專業(yè)技術(shù)人員或委托專業(yè)維修機(jī)構(gòu)對設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除潛在故障隱患。3.故障維修-辦公設(shè)備出現(xiàn)故障后，使用人應(yīng)及時(shí)填寫《辦公設(shè)備維修申請表》，詳細(xì)描述故障現(xiàn)象，提交至行政部門。-行政部門根據(jù)設(shè)備故障情況，聯(lián)系專業(yè)維修人員或供應(yīng)商的售后服務(wù)人員進(jìn)行維修。維修人員維修完成后，填寫《辦公設(shè)備維修記錄單》，記錄維修情況及維修費(fèi)用等信息。-對于保修期內(nèi)的辦公設(shè)備，行政部門及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其按照保修條款提供免費(fèi)維修服務(wù)。六、辦公設(shè)備的盤點(diǎn)與清查1.定期盤點(diǎn)行政部門定期組織對辦公設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn)，一般每半年或一年進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)時(shí)，核對《辦公設(shè)備臺賬》與實(shí)際設(shè)備的數(shù)量、狀態(tài)等信息是否一致。2.清查流程-盤點(diǎn)人員按照盤點(diǎn)計(jì)劃，對各部門的辦公設(shè)備進(jìn)行逐一清查，記錄設(shè)備的實(shí)際情況。-如發(fā)現(xiàn)設(shè)備有盤盈、盤虧或損壞等情況，應(yīng)詳細(xì)記錄并查明原因，填寫《辦公設(shè)備盤點(diǎn)差異報(bào)告表》。-對于盤盈的設(shè)備，及時(shí)補(bǔ)登臺賬；對于盤虧或損壞的設(shè)備，根據(jù)原因追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。3.結(jié)果報(bào)告盤點(diǎn)結(jié)束后，行政部門根據(jù)盤點(diǎn)情況編制《辦公設(shè)備盤點(diǎn)報(bào)告》，向俱樂部管理層匯報(bào)盤點(diǎn)結(jié)果，并提出改進(jìn)措施和建議，確保辦公設(shè)備賬實(shí)相符。七、辦公設(shè)備的報(bào)廢與處置1.報(bào)廢鑒定辦公設(shè)備符合以下條件之一的，可申請報(bào)廢：-已超過規(guī)定使用年限，且設(shè)備老化、性能嚴(yán)重下降，無法滿足工作需要，維修成本過高的；-因意外事故或不可抗力因素導(dǎo)致設(shè)備嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)或修復(fù)后也無法正常使用的；-技術(shù)更新?lián)Q代較快，原設(shè)備已被淘汰，且無使用價(jià)值的。行政部門組織專業(yè)技術(shù)人員對申請報(bào)廢的辦公設(shè)備進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。2.報(bào)廢申請使用部門填寫《辦公設(shè)備報(bào)廢申請表》，說明設(shè)備名稱、型號、購置日期、報(bào)廢原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至行政部門。3.審批流程行政部門對報(bào)廢申請進(jìn)行審核，并報(bào)俱樂部管理層審批。審批通過后，方可對辦公設(shè)備進(jìn)行報(bào)廢處置。4.處置方式-對于報(bào)廢的辦公設(shè)備，行政部門按照相關(guān)規(guī)定，采取合適的處置方式，如出售給廢品回收公司、捐贈給相關(guān)單位等。-處置報(bào)廢辦公設(shè)備所獲得的收入，應(yīng)按照俱樂部財(cái)務(wù)制度進(jìn)行管理，上繳財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一核算。八、附則1.本制度自發(fā)布之日起生效實(shí)