某橄欖球俱樂部辦公設備制度

一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范橄欖球俱樂部辦公設備的管理、使用、維護及處置等相關事宜，確保辦公設備的正常運行，提高辦公效率，降低運營成本，保障俱樂部各項工作的順利開展。2.適用范圍本制度適用于俱樂部內(nèi)所有辦公設備，包括但不限于電腦、打印機、復印機、傳真機、投影儀、辦公桌椅、文件柜等設備及設施。3.管理原則遵循統(tǒng)一管理、責任到人、合理使用、定期維護、節(jié)約資源的原則，確保辦公設備的有效管理與使用。二、辦公設備的采購1.需求申請-各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公設備采購需求申請表》，詳細說明所需辦公設備的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并提交至行政部門。-行政部門對各部門提交的需求申請進行匯總、審核，結(jié)合俱樂部實際情況及預算安排，評估需求的合理性。2.采購流程-經(jīng)審核通過的采購申請，行政部門根據(jù)采購金額及相關規(guī)定，選擇合適的采購方式，如集中采購、詢價采購、招標采購等。-對于常用辦公設備，建立合格供應商名錄，優(yōu)先從名錄中選擇供應商進行采購，確保采購質(zhì)量與售后服務。-采購人員與供應商簽訂采購合同，明確設備規(guī)格、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務等條款，保障俱樂部的合法權益。3.驗收管理-辦公設備到貨后，行政部門會同使用部門共同進行驗收。驗收內(nèi)容包括設備的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀等是否與采購合同一致，設備的性能是否符合要求等。-驗收合格后，驗收人員在《辦公設備驗收單》上簽字確認，設備方可正式投入使用。如發(fā)現(xiàn)設備存在質(zhì)量問題或與合同不符等情況，采購人員應及時與供應商溝通，要求更換或處理。三、辦公設備的登記與分配1.登記造冊行政部門對采購驗收合格的辦公設備進行統(tǒng)一登記，建立《辦公設備臺賬》，詳細記錄設備的名稱、型號、規(guī)格、購置日期、購置價格、供應商、使用部門、使用人等信息。2.設備分配根據(jù)各部門的工作需求和人員配置，行政部門合理分配辦公設備，并填寫《辦公設備分配單》，明確設備的使用部門和使用人。3.標識管理為便于辦公設備的識別與管理，行政部門對每臺辦公設備粘貼唯一的標識標簽，注明設備編號、名稱、使用部門等信息。四、辦公設備的使用與保管1.使用培訓對于新采購的辦公設備，行政部門組織相關人員進行操作培訓，確保使用人員熟悉設備的性能、操作方法及注意事項，正確使用設備。2.使用規(guī)范-使用人員應嚴格按照設備的操作規(guī)程進行操作，不得擅自更改設備的設置參數(shù)，避免因操作不當造成設備損壞。-禁止在辦公設備上安裝未經(jīng)許可的軟件或插件，防止病毒感染和數(shù)據(jù)泄露。-使用人員在使用過程中發(fā)現(xiàn)設備出現(xiàn)故障或異常情況，應及時報告行政部門，不得自行拆卸或維修。3.保管責任-辦公設備的使用人是設備保管的直接責任人，負責設備的日常保管和維護，確保設備的安全與完整。-使用人應妥善保管設備的配件、說明書、保修卡等相關資料，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借。-如因工作調(diào)動或離職等原因，使用人應及時將所使用的辦公設備移交至行政部門或指定的接收人，并辦理相關交接手續(xù)。五、辦公設備的維護與保養(yǎng)1.日常維護-使用人負責辦公設備的日常清潔與保養(yǎng)工作，定期對設備進行擦拭、除塵等，保持設備的整潔。-按照設備的使用說明，定期對設備進行檢查和維護，如打印機的墨盒更換、復印機的紙張?zhí)砑拥?，確保設備的正常運行。2.定期維護行政部門制定辦公設備的定期維護計劃，安排專業(yè)技術人員或委托專業(yè)維修機構對設備進行定期維護和檢查，及時發(fā)現(xiàn)并排除潛在故障隱患。3.故障維修-辦公設備出現(xiàn)故障后，使用人應及時填寫《辦公設備維修申請表》，詳細描述故障現(xiàn)象，提交至行政部門。-行政部門根據(jù)設備故障情況，聯(lián)系專業(yè)維修人員或供應商的售后服務人員進行維修。維修人員維修完成后，填寫《辦公設備維修記錄單》，記錄維修情況及維修費用等信息。-對于保修期內(nèi)的辦公設備，行政部門及時與供應商溝通，要求其按照保修條款提供免費維修服務。六、辦公設備的盤點與清查1.定期盤點行政部門定期組織對辦公設備進行盤點，一般每半年或一年進行一次全面盤點。盤點時，核對《辦公設備臺賬》與實際設備的數(shù)量、狀態(tài)等信息是否一致。2.清查流程-盤點人員按照盤點計劃，對各部門的辦公設備進行逐一清查，記錄設備的實際情況。-如發(fā)現(xiàn)設備有盤盈、盤虧或損壞等情況，應詳細記錄并查明原因，填寫《辦公設備盤點差異報告表》。-對于盤盈的設備，及時補登臺賬；對于盤虧或損壞的設備，根據(jù)原因追究相關責任人的責任，并進行相應的處理。3.結(jié)果報告盤點結(jié)束后，行政部門根據(jù)盤點情況編制《辦公設備盤點報告》，向俱樂部管理層匯報盤點結(jié)果，并提出改進措施和建議，確保辦公設備賬實相符。七、辦公設備的報廢與處置1.報廢鑒定辦公設備符合以下條件之一的，可申請報廢：-已超過規(guī)定使用年限，且設備老化、性能嚴重下降，無法滿足工作需要，維修成本過高的；-因意外事故或不可抗力因素導致設備嚴重損壞，無法修復或修復后也無法正常使用的；-技術更新?lián)Q代較快，原設備已被淘汰，且無使用價值的。行政部門組織專業(yè)技術人員對申請報廢的辦公設備進行鑒定，確認是否符合報廢條件。2.報廢申請使用部門填寫《辦公設備報廢申請表》，說明設備名稱、型號、購置日期、報廢原因等信息，經(jīng)部門負責人簽字后提交至行政部門。3.審批流程行政部門對報廢申請進行審核，并報俱樂部管理層審批。審批通過后，方可對辦公設備進行報廢處置。4.處置方式-對于報廢的辦公設備，行政部門按照相關規(guī)定，采取合適的處置方式，如出售給廢品回收公司、捐贈給相關單位等。-處置報廢辦公設備所獲得的收入，應按照俱樂部財務制度進行管理，上繳財務部門統(tǒng)一核算。八、附則1.本制度自發(fā)布之日起生效實