第一章總則1.1目的為規(guī)范公司檔案管理工作，保障檔案的完整、準(zhǔn)確、安全及有效利用，維護(hù)企業(yè)歷史真實(shí)面貌，服務(wù)經(jīng)營管理、決策及發(fā)展需要，特制定本流程規(guī)范。1.2適用范圍本規(guī)范適用于公司及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)開展中形成的各類檔案（文書、會計、人事、項(xiàng)目、科技、聲像、電子檔案等）的管理。1.3基本原則集中管理：檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整性與系統(tǒng)性。分級負(fù)責(zé)：各部門按職責(zé)做好檔案形成、移交，檔案管理部門統(tǒng)籌全流程。安全保密：嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，防范失密、泄密風(fēng)險。有效利用：建立便捷利用機(jī)制，支撐企業(yè)運(yùn)營、決策及合規(guī)審查。第二章管理職責(zé)2.1檔案管理部門職責(zé)制定/完善檔案管理制度，指導(dǎo)各部門檔案工作。統(tǒng)籌檔案接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用及銷毀全流程。組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，保障檔案管理系統(tǒng)（含電子系統(tǒng)）正常運(yùn)行。協(xié)調(diào)解決檔案管理重大問題，監(jiān)督各部門移交工作。2.2業(yè)務(wù)部門職責(zé)指定兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、收集、預(yù)整理及移交。配合檔案管理部門開展利用、鑒定工作，對檔案真實(shí)性、有效性負(fù)責(zé)。2.3檔案管理員職責(zé)專職管理員：負(fù)責(zé)檔案日常管理（庫房維護(hù)、檢索、借閱、數(shù)字化），監(jiān)督移交，定期檢查保管狀況。兼職管理員：跟蹤本部門業(yè)務(wù)檔案形成過程，完成初步整理、立卷，及時移交專職管理員。第三章檔案分類與編碼3.1分類規(guī)則采用“職能-年度-類別”三級分類法：一級類目（職能類）：按公司核心職能劃分（如“行政管理”“財務(wù)管理”“項(xiàng)目管理”等）。二級類目（年度類）：按檔案形成年度區(qū)分（如2024年）。三級類目（類別類）：二級類目下按檔案類型細(xì)分（如“行政管理”類下設(shè)“公文”“會議記錄”等）。3.2編碼規(guī)則檔案編碼采用“一級代碼-年度-類別代碼-案卷號”結(jié)構(gòu)：一級代碼：2位字母（如行政管理用“XM”，財務(wù)管理用“CW”）。年度：4位數(shù)字（如2024）。類別代碼：2位數(shù)字（如公文用“01”，會議記錄用“02”）。案卷號：3位數(shù)字（按歸檔順序從“001”編號）。示例：行政管理類2024年公文第5卷，編碼為`XM-____`。第四章檔案收集與整理4.1收集范圍各部門業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件均需歸檔，包括但不限于：文書類：發(fā)文、收文、會議紀(jì)要、合同、制度、請示報告等。會計類：憑證、賬簿、報表、審計報告（按《會計檔案管理辦法》執(zhí)行）。人事類：員工檔案、勞動合同、職稱材料、培訓(xùn)記錄等。項(xiàng)目類：立項(xiàng)、設(shè)計、施工、驗(yàn)收全流程文件?？萍碱悾杭夹g(shù)方案、專利申請、研發(fā)報告等。聲像類：照片、視頻、錄音（需標(biāo)注時間、地點(diǎn)、事件、人物）。4.2收集時間日常文件：次年1月底前完成上一年度檔案收集。項(xiàng)目檔案：項(xiàng)目驗(yàn)收后1個月內(nèi)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織移交。特殊檔案：審計報告、重大合同等形成后15個工作日內(nèi)移交。4.3整理流程4.3.1立卷同一事由、項(xiàng)目或業(yè)務(wù)的文件集中組卷，卷內(nèi)文件按時間/重要程度排序（正式稿在前、草稿在后）。4.3.2編目編制卷內(nèi)文件目錄（含序號、編號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)），填寫案卷封面（注明題名、類別、年度、保管期限、立卷人、審核人）。4.3.3裝訂去除金屬物，采用線裝/膠裝；電子檔案按規(guī)則命名、分類存儲，與紙質(zhì)檔案“件對件”對應(yīng)。第五章檔案保管與利用5.1保管要求5.1.1庫房條件檔案庫房需防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫，溫度14-24℃，濕度45%-60%；柜具堅(jiān)固，存放有序。5.1.2保管期限檔案保管期限分永久、30年、10年（按《企業(yè)檔案保管期限表》執(zhí)行）：永久：公司章程、戰(zhàn)略規(guī)劃、重大合同、年度審計報告等。30年：會計憑證、重要項(xiàng)目檔案、中長期規(guī)劃等。10年：一般性文件、會議記錄、月度報表等。5.2利用規(guī)則5.2.1借閱流程內(nèi)部借閱：填寫《檔案借閱申請表》，部門負(fù)責(zé)人審批后辦理。外部借閱：經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，簽訂保密協(xié)議，僅限在檔案管理部門查閱。5.2.2利用要求愛護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、損壞；如需復(fù)制，需經(jīng)管理員同意。借閱期限≤15個工作日，逾期需續(xù)借；電子檔案利用需通過系統(tǒng)，嚴(yán)禁私自拷貝。第六章檔案鑒定與銷毀6.1檔案鑒定每5年由“檔案管理部門+業(yè)務(wù)部門+專家”組成鑒定小組，對照《保管期限表》評估檔案價值，提出“繼續(xù)保管”“銷毀”或“延長保管”意見。6.2檔案銷毀對無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》（列明名稱、編號、數(shù)量、時間）。清冊經(jīng)總經(jīng)理審批后，由檔案管理部門與監(jiān)銷人（財務(wù)、審計人員）共同監(jiān)督銷毀。銷毀過程需記錄（時間、地點(diǎn)、方式、參與人），監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。第七章電子檔案管理7.1收集要求各部門及時移交電子文件（掃描件、原生電子文件），格式為通用類型（PDF、DOCX、JPG等），元數(shù)據(jù)（創(chuàng)建時間、責(zé)任者、修改記錄）完整，與紙質(zhì)檔案同步歸檔。7.2存儲與備份電子檔案存儲于專用服務(wù)器/云平臺，采用“本地+異地”雙備份。定期遷移、轉(zhuǎn)換電子檔案，防止技術(shù)更新導(dǎo)致文件無法讀取。7.3安全管理電子檔案系統(tǒng)設(shè)置分級權(quán)限（管理員、部門用戶、普通用戶），操作留痕。定期開展數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)演練，防范黑客、病毒風(fēng)險。第八章附則8.1解釋權(quán)本規(guī)范由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋，各部門可制定實(shí)施細(xì)則。8.2生效時間本規(guī)范自發(fā)布之日起施行，原有