采購申請審批流程標(biāo)準(zhǔn)化模板供應(yīng)商管理優(yōu)化版一、適用范圍與場景概述二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解步驟1：采購申請發(fā)起與需求確認(rèn)操作內(nèi)容：申請部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購申請審批表》，明確采購物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途說明、期望交付日期等關(guān)鍵信息；附上需求說明書、技術(shù)參數(shù)（如有）及比價(jià)依據(jù)（至少3家供應(yīng)商初步報(bào)價(jià)，新供應(yīng)商需提供資質(zhì)文件）。責(zé)任部門/人員：申請部門申請人（）、部門負(fù)責(zé)人（）輸出成果：《采購申請審批表》（附件1）、需求文檔、供應(yīng)商初步報(bào)價(jià)單步驟2：部門內(nèi)部審核操作內(nèi)容：部門負(fù)責(zé)人（）審核需求的合理性、必要性及預(yù)算匹配度，確認(rèn)采購內(nèi)容是否符合部門年度計(jì)劃；對超預(yù)算或非常規(guī)采購，需在審批表中備注說明并提交上級分管領(lǐng)導(dǎo)（）預(yù)審。責(zé)任部門/人員：申請部門負(fù)責(zé)人（）、分管領(lǐng)導(dǎo)（，僅超預(yù)算/非常規(guī)采購）輸出成果：部門審核意見通過的《采購申請審批表》步驟3：采購部合規(guī)性與初步篩選操作內(nèi)容：采購部（*）接收申請后，重點(diǎn)審核：①需求描述是否清晰，避免模糊表述；②預(yù)算是否在部門額度內(nèi)；③供應(yīng)商初步報(bào)價(jià)是否符合市場行情（通過歷史采購數(shù)據(jù)、第三方平臺(tái)比價(jià)）；④新供應(yīng)商是否具備基本資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證等）。責(zé)任部門/人員：采購專員（）、采購負(fù)責(zé)人（）輸出成果：合規(guī)性審核意見、供應(yīng)商初步篩選名單（剔除資質(zhì)不全或報(bào)價(jià)異常供應(yīng)商）步驟4：供應(yīng)商評估與確定操作內(nèi)容：采購部組織相關(guān)部門（申請部門、技術(shù)部、質(zhì)量部）對篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，填寫《供應(yīng)商綜合評估表》（附件2），評估維度包括：①資質(zhì)合規(guī)性（權(quán)重20%）；②供貨能力（產(chǎn)能、交期穩(wěn)定性，權(quán)重30%）；③價(jià)格競爭力（與歷史采購價(jià)、市場均價(jià)對比，權(quán)重20%）；④服務(wù)水平（售后響應(yīng)、技術(shù)支持，權(quán)重20%）；⑤合作經(jīng)驗(yàn)（過往合作評價(jià)，權(quán)重10%）。得分≥80分的供應(yīng)商進(jìn)入候選名單，優(yōu)先選擇得分最高者；若得分相近，需組織現(xiàn)場考察或小批量測試驗(yàn)證。責(zé)任部門/人員：采購部（）、申請部門（）、技術(shù)部（）、質(zhì)量部（）輸出成果：《供應(yīng)商綜合評估表》、最終確定的供應(yīng)商名單步驟5：財(cái)務(wù)部復(fù)核與風(fēng)險(xiǎn)把控操作內(nèi)容：財(cái)務(wù)部（*）復(fù)核采購預(yù)算的準(zhǔn)確性、付款方式（如預(yù)付款比例、賬期）的合理性，以及合同條款中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如違約金、稅費(fèi)承擔(dān)、發(fā)票類型等）；對大額采購（如超過10萬元），需評估供應(yīng)商資金狀況，避免履約風(fēng)險(xiǎn)。責(zé)任部門/人員：財(cái)務(wù)專員（）、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人（）輸出成果：財(cái)務(wù)復(fù)核意見書（明確“同意”“調(diào)整后同意”或“不同意”）步驟6：管理層審批操作內(nèi)容：根據(jù)采購金額分級審批：①金額≤5萬元，由采購負(fù)責(zé)人（）審批；②5萬元＜金額≤20萬元，由分管副總（）審批；③金額＞20萬元，由總經(jīng)理（*）審批。審批重點(diǎn)：采購必要性、預(yù)算合理性、供應(yīng)商選擇合規(guī)性。責(zé)任部門/人員：采購負(fù)責(zé)人（）、分管副總（）、總經(jīng)理（*）輸出成果：管理層審批意見（簽字確認(rèn)的《采購申請審批表》）步驟7：合同簽訂與交底操作內(nèi)容：采購部（*）與最終確定的供應(yīng)商簽訂《采購合同》（附件3），合同需明確：標(biāo)的物詳情、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間與地點(diǎn)、驗(yàn)收方式、付款條款、違約責(zé)任、保密條款等；組織申請部門、技術(shù)部與供應(yīng)商進(jìn)行合同交底，確認(rèn)雙方權(quán)責(zé)。責(zé)任部門/人員：采購專員（）、法務(wù)專員（，如需）、供應(yīng)商對接人輸出成果：正式《采購合同》、合同交底會(huì)議紀(jì)要步驟8：采購執(zhí)行與進(jìn)度跟蹤操作內(nèi)容：采購部（*）跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如原材料采購、生產(chǎn)啟動(dòng)）需向申請部門同步；供應(yīng)商需定期提交進(jìn)度報(bào)告，延遲交付超過3個(gè)工作日，采購部需發(fā)出《履約風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警函》，要求供應(yīng)商說明原因并制定整改方案。責(zé)任部門/人員：采購專員（*）、供應(yīng)商對接人輸出成果：采購進(jìn)度跟蹤表、履約風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警函（如需）步驟9：驗(yàn)收與確認(rèn)操作內(nèi)容：物品/服務(wù)送達(dá)后，由申請部門、質(zhì)量部（*）聯(lián)合驗(yàn)收：①核對數(shù)量、規(guī)格是否與合同一致；②檢驗(yàn)質(zhì)量是否符合約定標(biāo)準(zhǔn)（如提供檢測報(bào)告、試用評估等）；③填寫《驗(yàn)收確認(rèn)單》（附件4），明確“合格”“不合格”或“需整改”結(jié)論。若不合格，采購部需聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或索賠，并記錄供應(yīng)商績效扣分。責(zé)任部門/人員：申請部門（）、質(zhì)量部（）、采購專員（*）輸出成果：《驗(yàn)收確認(rèn)單》、不合格處理報(bào)告（如需）步驟10：付款與供應(yīng)商績效評估操作內(nèi)容：財(cái)務(wù)部（*）憑《采購申請審批表》《采購合同》《驗(yàn)收確認(rèn)單》辦理付款，保證付款與合同條款一致；采購部每季度對合作供應(yīng)商進(jìn)行績效評估，填寫《供應(yīng)商績效反饋表》（附件5），評估結(jié)果作為后續(xù)合作（如訂單分配、淘汰）的重要依據(jù)，優(yōu)秀供應(yīng)商可納入“戰(zhàn)略供應(yīng)商名錄”。責(zé)任部門/人員：財(cái)務(wù)部（）、采購部（）、供應(yīng)商對接人輸出成果：付款憑證、《供應(yīng)商績效反饋表》、戰(zhàn)略供應(yīng)商名錄（更新版）三、配套工具表格設(shè)計(jì)附件1：采購申請審批表申請部門申請日期申請編號(hào)采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容需求數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)算金額（元）用途說明期望交付日期交付地點(diǎn)供應(yīng)商初步報(bào)價(jià)（至少3家）1.供應(yīng)商名稱：報(bào)價(jià)：元；2.供應(yīng)商名稱：報(bào)價(jià)：元；3.供應(yīng)商名稱：報(bào)價(jià)：元需求部門意見負(fù)責(zé)人簽字：日期：部門審核意見（審核需求合理性、預(yù)算匹配度）負(fù)責(zé)人簽字：日期：采購部審核意見（審核合規(guī)性、供應(yīng)商初步篩選）負(fù)責(zé)人簽字：日期：財(cái)務(wù)部復(fù)核意見（審核預(yù)算、付款風(fēng)險(xiǎn)）負(fù)責(zé)人簽字：日期：管理層審批意見□≤5萬元（采購負(fù)責(zé)人）：簽字：日期：□5萬-20萬元（分管副總）：簽字：日期：＞20萬元（總經(jīng)理）：簽字：日期：備注附件2：供應(yīng)商綜合評估表供應(yīng)商名稱評估日期評估人評估維度評分標(biāo)準(zhǔn)（10分制）得分備注資質(zhì)合規(guī)性（20%）營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證齊全，無異常經(jīng)營記錄供貨能力（30%）產(chǎn)能匹配，近1年交期延遲率＜5%，應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制完善價(jià)格競爭力（20%）較市場均價(jià)低5%-10%，或歷史合作無價(jià)格爭議服務(wù)水平（20%））售后響應(yīng)≤24小時(shí)，技術(shù)支持及時(shí)，投訴處理滿意度≥90%合作經(jīng)驗(yàn)（10%）過往合作≥3次，無質(zhì)量違約、拖延交付記錄綜合得分（各維度得分×權(quán)重）總和評估結(jié)論□推薦（≥80分）□備選（70-79分）□不推薦（＜70分）參與評估部門簽字采購部：；申請部門：；技術(shù)部：；質(zhì)量部：附件3：采購合同（關(guān)鍵條款模板）合同編號(hào)：甲方（采購方）：乙方（供應(yīng)商）：標(biāo)的物：名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：國家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/雙方約定技術(shù)參數(shù)，需提供檢測報(bào)告交付：時(shí)間、地點(diǎn)，延遲交付按日收取合同總額0.1%違約金驗(yàn)收：甲方收貨后5個(gè)工作日內(nèi)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格簽署確認(rèn)單付款：□月結(jié)30天□預(yù)付30%到發(fā)貨，驗(yàn)收合格付70%□其他：|違約責(zé)任：質(zhì)量不符無條件退換貨，嚴(yán)重違約終止合同并索賠|爭議解決：協(xié)商不成，提交甲方所在地人民法院訴訟|附件4：驗(yàn)收確認(rèn)單采購合同編號(hào)驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)物品/服務(wù)名稱數(shù)量供應(yīng)商驗(yàn)收項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)要求驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格/備注）規(guī)格型號(hào)數(shù)量核對質(zhì)量檢驗(yàn)技術(shù)參數(shù)綜合結(jié)論□合格□不合格（需整改：_________）□其他：參與驗(yàn)收人員簽字申請部門：；質(zhì)量部：；采購部：供應(yīng)商簽字（如現(xiàn)場）日期附件5：供應(yīng)商績效反饋表供應(yīng)商名稱評估周期評估部門評估維度評分（1-5分，5分最優(yōu)）具體表現(xiàn)質(zhì)量穩(wěn)定性產(chǎn)品合格率、投訴次數(shù)、質(zhì)量問題整改及時(shí)性交期準(zhǔn)確性按時(shí)交付率、延遲原因分析、應(yīng)急響應(yīng)速度服務(wù)配合度溝通效率、需求響應(yīng)速度、問題解決滿意度價(jià)格合理性價(jià)格穩(wěn)定性、優(yōu)惠力度、成本控制主動(dòng)性綜合得分（各維度得分×權(quán)重）總和，權(quán)重可調(diào)整改進(jìn)建議評級結(jié)果□優(yōu)秀（≥4.5分，優(yōu)先合作）□良好（4.0-4.4分，維持合作）□待改進(jìn)（3.5-3.9分，限期整改）□不合格（＜3.5分，淘汰）采購負(fù)責(zé)人簽字日期四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)審批權(quán)限管控：嚴(yán)格執(zhí)行金額分級審批，嚴(yán)禁越級審批或“先審批后補(bǔ)流程”，保證每個(gè)審批環(huán)節(jié)責(zé)任到人。供應(yīng)商資質(zhì)審核：新供應(yīng)商必須提供營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)證書原件（復(fù)印件加蓋公章），并通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢經(jīng)營異常情況，杜絕“無資質(zhì)合作”。預(yù)算剛性約束：超預(yù)算采購需提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因并經(jīng)總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行，避免預(yù)算失控。合同條款嚴(yán)謹(jǐn)性：付款條件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等核心條款需經(jīng)法務(wù)部門審核（如設(shè)置法務(wù)崗），避免模糊表述引發(fā)糾紛。文檔留存規(guī)范：所有流程文檔（申請表、評估表、合同、驗(yàn)收單等