項目合同管理模板及風(fēng)險防控要點前言項目合同是明確合作雙方權(quán)利義務(wù)、保障項目順利推進(jìn)的核心法律文件，規(guī)范合同管理流程、強(qiáng)化風(fēng)險防控意識，對降低項目履約風(fēng)險、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。本模板結(jié)合項目全生命周期管理需求，梳理合同管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)及風(fēng)險防控要點，為企業(yè)提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指引。一、適用范圍與核心價值規(guī)范合同操作流程，避免因流程缺失導(dǎo)致的法律風(fēng)險；明確雙方權(quán)責(zé)邊界，減少履約過程中的爭議；強(qiáng)化風(fēng)險前置防控，提前識別并規(guī)避潛在合同陷阱；提升合同管理效率，保障項目按計劃推進(jìn)。二、項目合同全生命周期管理流程（一）合同準(zhǔn)備階段：明確需求與主體資格需求梳理與立項業(yè)務(wù)部門根據(jù)項目目標(biāo)，梳理合作需求（如標(biāo)的物規(guī)格、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、交付時間、預(yù)算金額等），形成《項目需求說明書》，報項目負(fù)責(zé)人*審批立項。明確合同類型（如買賣合同、服務(wù)合同、建設(shè)工程合同等），并根據(jù)項目金額、重要性劃分合同等級（如重大合同、一般合同、小額合同），匹配后續(xù)審批權(quán)限。合作方主體資格審查調(diào)查合作方（甲方/乙方）的基本資格：核查其營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否涵蓋項目內(nèi)容）、資質(zhì)證書（如行業(yè)特殊資質(zhì)等級）、法定代表人證件號碼明及授權(quán)委托書（如簽約人為代理人）。評估合作方履約能力：通過公開渠道（如國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、行業(yè)信用平臺）查詢其信用記錄，必要時要求其提供近三年類似項目業(yè)績、財務(wù)報表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表），核實其資產(chǎn)狀況及履約能力。警惕“皮包公司”“空殼企業(yè)”，對存在失信記錄、訴訟糾紛或資質(zhì)不足的合作方，一票否決。（二）合同起草階段：條款嚴(yán)謹(jǐn)與權(quán)責(zé)對等采用標(biāo)準(zhǔn)模板與個性化調(diào)整優(yōu)先使用企業(yè)發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如《項目服務(wù)合同模板》），保證核心條款（如違約責(zé)任、爭議解決）的合規(guī)性。根據(jù)項目特殊性，對模板條款進(jìn)行個性化補(bǔ)充：如涉及技術(shù)服務(wù)的，需明確技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗收流程；涉及分期付款的，需約定付款節(jié)點與對應(yīng)履約成果。核心條款設(shè)置要點主體信息：寫明合作方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人，避免使用簡稱（如“項目部”需附授權(quán)文件）。標(biāo)的與數(shù)量質(zhì)量：標(biāo)的描述清晰（如設(shè)備型號、服務(wù)內(nèi)容），質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需引用國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方確認(rèn)的技術(shù)參數(shù)，避免“合格”“優(yōu)質(zhì)”等模糊表述。價款與支付：明確金額（大小寫一致）、幣種、支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票）、支付節(jié)點（如“預(yù)付30%”“驗收合格后付60%”“質(zhì)保期滿付10%”），避免“貨到付款”“項目結(jié)束后支付”等無明確時間節(jié)點的條款。履行期限與地點：約定具體起始/截止日期，履行地點需明確至“甲方公司所在地項目現(xiàn)場”“乙方指定倉庫”等具體場景。違約責(zé)任：針對逾期履行、質(zhì)量不合格、付款延遲等情形，約定具體違約金計算標(biāo)準(zhǔn)（如“逾期付款按日萬分之五支付違約金”）或賠償范圍，避免“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”“賠償損失”等籠統(tǒng)表述。爭議解決：優(yōu)先約定“甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟管轄”，避免約定“由市仲裁委員會仲裁”時未明確具體仲裁機(jī)構(gòu)名稱。（三）合同評審階段：多維度風(fēng)險把關(guān)評審組織與參與部門合同草案起草完成后，由業(yè)務(wù)部門發(fā)起《合同評審流程》，附《項目需求說明書》《合作方資質(zhì)材料》等附件。根據(jù)合同等級組織評審：重大合同需邀請業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門、審計部門、項目負(fù)責(zé)人共同評審；一般合同可簡化流程，由業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門評審；小額合同可由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人直接審批。評審要點聚焦法務(wù)評審：審查條款合法性（如是否存在“霸王條款”）、合規(guī)性（如是否符合行業(yè)監(jiān)管規(guī)定）、完整性（如是否缺少違約責(zé)任、爭議解決等核心條款）。財務(wù)評審：審核價款構(gòu)成是否合理、付款節(jié)奏是否符合企業(yè)資金計劃、稅務(wù)條款（如發(fā)票類型、稅率）是否明確。業(yè)務(wù)評審：核對技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、交付時間等是否與項目需求一致，履約能力是否匹配。評審意見處理與修訂評審部門需在《合同評審意見表》中明確填寫“評審意見”“整改要求”，并簽字確認(rèn)。業(yè)務(wù)部門根據(jù)評審意見修訂合同草案，重大爭議需組織跨部門協(xié)調(diào)會，直至達(dá)成一致。修訂完成后，重新發(fā)起評審流程，直至所有評審部門“通過”。（四）合同簽署階段：規(guī)范用印與生效確認(rèn)簽署權(quán)限與流程嚴(yán)格按照企業(yè)《合同管理辦法》規(guī)定的權(quán)限簽署：如重大合同需總經(jīng)理簽字并加蓋合同專用章；一般合同需業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字并加蓋部門章（如需）。禁止“先簽字后蓋章”“先蓋章后補(bǔ)簽”等違規(guī)操作，簽署日期需與實際用印日期一致。印章與文本管理使用企業(yè)統(tǒng)一的合同專用章（不得使用公章、財務(wù)章等替代），用印前需核對審批流程完整性（如《合同評審意見表》《立項審批表》是否齊全）。合同文本一式多份（如正本1份、副本3份），雙方各執(zhí)正本，副本由業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、檔案管理部門分別留存；文本需加蓋“騎縫章”，防止單頁抽換。（五）合同履行階段：動態(tài)跟蹤與變更控制履行交底與臺賬管理合同簽署后，業(yè)務(wù)部門需向項目執(zhí)行團(tuán)隊（如工程部、采購部）進(jìn)行《合同履行交底》，明確核心條款（如付款節(jié)點、驗收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任）及注意事項。建立《合同履行臺賬》，實時記錄履行進(jìn)度（如“已完成設(shè)計圖紙80%”“已支付第二期款項”）、對方履約情況（如“延遲交付7天”）、存在問題及處理措施，臺賬需動態(tài)更新，保證可追溯。變更與補(bǔ)充協(xié)議管理履行過程中如需變更（如標(biāo)的物調(diào)整、履行期限延長、價款增減），需由雙方協(xié)商一致并簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，補(bǔ)充協(xié)議與原合同具有同等法律效力。變更流程需參照原合同評審流程，重大變更需重新履行立項和審批手續(xù)；禁止通過“口頭協(xié)議”“會議紀(jì)要”等形式變更合同內(nèi)容。異常情況處理發(fā)覺對方違約（如逾期交付、質(zhì)量不合格）時，業(yè)務(wù)部門需及時收集證據(jù)（如驗收記錄、溝通函件、照片視頻），向?qū)Ψ桨l(fā)出《履約催告函》，要求其在合理期限內(nèi)整改；若對方拒不整改，需及時啟動爭議解決程序（如發(fā)送律師函、提起訴訟/仲裁），同時向企業(yè)法務(wù)和上級主管部門匯報，避免損失擴(kuò)大。（六）合同歸檔階段：完整保存與規(guī)范調(diào)閱歸檔范圍與整理合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門需在15個工作日內(nèi)完成歸檔，材料包括：合同正本/副本、補(bǔ)充協(xié)議、《合同評審意見表》、履行過程中的往來函件、驗收報告、付款憑證等。按合同編號順序整理，形成《合同歸檔清單》，檔案袋外標(biāo)注“合同編號+合同名稱+歸檔日期”。保管與調(diào)閱合同檔案由檔案管理部門統(tǒng)一保管（紙質(zhì)檔案存入專用檔案柜，電子檔案備份至企業(yè)服務(wù)器），保管期限一般為合同履行期滿后10年（重大合同可延長至15年）。調(diào)閱檔案需填寫《檔案調(diào)閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人*審批，調(diào)閱后及時歸還，禁止擅自復(fù)制、外傳。三、項目合同關(guān)鍵風(fēng)險防控要點（一）主體資格風(fēng)險：嚴(yán)控合作方“準(zhǔn)入關(guān)”風(fēng)險點：與無簽約主體資格的合作方（如分公司未授權(quán)、個體工商戶超出經(jīng)營范圍）簽約，導(dǎo)致合同無效；合作方履約能力不足（如資金鏈斷裂），項目。防控措施：簽約前核查合作方“三證一照”（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、生產(chǎn)許可證、法定代表人證件號碼明），通過“信用中國”等平臺查詢信用記錄，要求合作方提供履約保函（如需）。（二）合同條款風(fēng)險：避免“模糊表述”與“陷阱條款”風(fēng)險點：條款描述模糊（如“合理時間內(nèi)交付”“質(zhì)量達(dá)標(biāo)”），導(dǎo)致履約爭議；違約責(zé)任不對等（如僅約束我方違約，對方違約無責(zé)任），權(quán)益無法保障。防控措施：核心條款（標(biāo)的、價款、履行期限、違約責(zé)任）必須量化、具體；采用“填空式”條款（如“交付日期：2024年X月X日前”），避免“大概”“可能”等模糊詞匯；審查格式條款（如合作方提供的模板），排除“最終解釋權(quán)歸對方所有”等不公平條款。（三）履行過程風(fēng)險：強(qiáng)化“動態(tài)監(jiān)控”與“證據(jù)留存”風(fēng)險點：履行過程中未及時跟蹤進(jìn)度，導(dǎo)致對方違約未及時發(fā)覺；變更未簽訂補(bǔ)充協(xié)議，引發(fā)“口頭協(xié)議糾紛”；付款節(jié)點與履約進(jìn)度不匹配，資金安全風(fēng)險。防控措施：建立《合同履行跟蹤表》，定期（每周/每月）核對履約進(jìn)度；任何變更均需簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議，并由雙方簽字蓋章；付款前需核實對方是否完成對應(yīng)履約義務(wù)（如提供驗收合格證明），避免“超前付款”。（四）印證管理風(fēng)險：規(guī)范“用印流程”與“文本控制”風(fēng)險點：未經(jīng)審批擅自用印，導(dǎo)致合同無效；印章外借失控，被用于簽訂“陰陽合同”；合同文本丟失，維權(quán)時無證據(jù)。防控措施：嚴(yán)格執(zhí)行“用印審批制”，用印前核對審批材料（如合同評審表、立項表）；印章由專人保管（如法務(wù)專員*），用印登記臺賬（記錄用印日期、合同編號、用印人、審批人）；合同文本正本由檔案管理部門專人保管，借閱需審批并登記。（五）檔案管理風(fēng)險：保證“完整保存”與“可追溯性”風(fēng)險點：檔案材料缺失（如缺少驗收報告），導(dǎo)致爭議時無法舉證；電子檔案未備份，因系統(tǒng)故障丟失；檔案保管不當(dāng)（如受潮、蟲蛀），影響法律效力。防控措施：歸檔時核對《合同歸檔清單》與實際材料是否一致；電子檔案定期（每月）備份至異地服務(wù)器；紙質(zhì)檔案存入符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜（防火、防潮、防蟲），定期檢查檔案狀況。四、項目合同管理常用模板表格（一）項目合同基本信息表合同編號合同名稱甲方信息乙方信息簽約地點簽約日期合同金額（元）履行期限主要標(biāo)的描述合同類型項目負(fù)責(zé)人*備注示例：HT-2024-001辦公樓裝修工程合同甲方：公司地址：市區(qū)統(tǒng)一社會信用代碼：X聯(lián)系人：*乙方：裝修公司地址：市區(qū)統(tǒng)一社會信用代碼：X聯(lián)系人：*市區(qū)2024-01-151,000,0002024-02-01至2024-08-31辦公樓一樓裝修（含水電、墻面、地面）建設(shè)工程合同張*預(yù)付款30%，驗收合格后付60%，質(zhì)保期2年（二）合同評審意見表合同編號評審階段評審部門/人員*評審日期評審意見整改要求評審結(jié)論示例：HT-2024-001草案評審業(yè)務(wù)部門：李法務(wù)部門：王財務(wù)部門：趙*2024-01-10法務(wù)：第4.3條“違約金按日千分之三計算”過高，建議調(diào)整為“日萬分之五”；財務(wù)：付款節(jié)點未約定“提供增值稅專用發(fā)票”，需補(bǔ)充。1.修改第4.3條違約金標(biāo)準(zhǔn)；2.付款節(jié)點增加“提供有效發(fā)票”條件。修改后通過簽字確認(rèn)：業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人：__________法務(wù)負(fù)責(zé)人：__________財務(wù)負(fù)責(zé)人*：__________（三）合同履行跟蹤表合同編號跟蹤日期履行進(jìn)度對方履約情況我方履約情況存在問題及處理措施跟蹤人*備注示例：HT-2024-0012024-03-01完成基礎(chǔ)拆除工程按期進(jìn)場施工，未出現(xiàn)延遲已支付預(yù)付款300,000元無劉*施工日志已同步歸檔2024-04-15完成水電改造延遲3天完成，已發(fā)函說明原因（材料運輸延遲）已開具進(jìn)度款發(fā)票500,000元要求對方提交延遲說明，并約定后續(xù)工期順延3天劉*函件編號：2024-號（四）合同變更申請表合同編號原合同主要條款變更內(nèi)容變更原因雙方協(xié)商情況變更后條款摘要申請部門/申請人*審批意見示例：HT-2024-001履行期限：2024-02-01至2024-08-31延長履行期限至2024-10-31因甲方場地移交延遲，導(dǎo)致乙方無法按期開工已與乙方溝通，乙方同意延期，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議履行期限調(diào)整為2024-02-15至2024-10-31項目部：孫*部門負(fù)責(zé)人：同意法務(wù)負(fù)責(zé)人：補(bǔ)充協(xié)議需明確延期責(zé)任總經(jīng)理*：審批通過（五）合同歸檔清單檔案編號合同編號合同名稱歸檔日期檔案類型（正