企業(yè)合同管理制度及實(shí)施模板一、總則（一）制定目的為規(guī)范企業(yè)合同管理流程，防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)合法權(quán)益，提高合同履約效率，根據(jù)《_________民法典》等法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理要求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)及各部門與外部主體（含法人、其他組織及自然人）簽訂的所有經(jīng)濟(jì)合同、服務(wù)合同、勞動合同等各類合同，涵蓋合同起草、審批、簽署、履行、變更、解除及歸檔全流程管理。二、合同管理職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同文本，保證合同內(nèi)容與實(shí)際交易需求一致；提交合同審批，配合法務(wù)部門完成條款修改；跟蹤合同履行進(jìn)度，及時(shí)向法務(wù)及財(cái)務(wù)部門反饋履約情況；收集、整理合同履行相關(guān)證據(jù)（如驗(yàn)收單、溝通記錄等）。（二）法務(wù)部門審核合同條款的合法性、合規(guī)性及完整性，防范法律風(fēng)險(xiǎn)；對合同中的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等核心條款提出修改意見；參與重大合同的談判及法律風(fēng)險(xiǎn)評估；協(xié)助處理合同糾紛，提供法律支持。（三）財(cái)務(wù)部門審核合同中的資金支付條款（如金額、時(shí)間、方式等），保證符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度；根據(jù)合同約定履行資金支付義務(wù)，監(jiān)督收款方履約情況；對合同涉及的稅務(wù)處理提供合規(guī)建議。（四）檔案管理部門負(fù)責(zé)合同文本的統(tǒng)一歸檔管理，保證檔案安全、完整；建立合同臺賬，動態(tài)更新合同狀態(tài)（如履行中、已履行、已解除等）；提供合同檔案查詢服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。三、合同管理全流程操作規(guī)范（一）合同起草明確需求：業(yè)務(wù)部門根據(jù)交易內(nèi)容（如采購、銷售、服務(wù)等），明確合同主體、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等核心要素，并收集對方主體資格證明材料（如營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等）。文本擬定：優(yōu)先使用企業(yè)制定的合同示范文本；無示范文本的，可參考行業(yè)慣例或擬稿模板，保證條款清晰、無歧義。內(nèi)部初審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對合同內(nèi)容進(jìn)行初審，重點(diǎn)核對需求一致性及數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。（二）合同審批提交審批：業(yè)務(wù)部門通過OA系統(tǒng)或書面形式提交合同審批，附《合同審批表》（見附件1）、合同文本、對方主體資格證明材料及業(yè)務(wù)需求說明。部門審核：法務(wù)部門：3個(gè)工作日內(nèi)完成法律條款審核，重點(diǎn)審查合同主體合法性、條款有效性、違約責(zé)任明確性等；財(cái)務(wù)部門：2個(gè)工作日內(nèi)完成資金條款審核，確認(rèn)支付方式、金額、時(shí)間等是否符合財(cái)務(wù)制度；涉及采購、基建等專項(xiàng)業(yè)務(wù)的，需業(yè)務(wù)分管負(fù)責(zé)人額外審批。最終審批：一般合同：法務(wù)、財(cái)務(wù)部門審核通過后，由總經(jīng)理或其授權(quán)人審批；重大合同（如金額超過100萬元、涉外合同或涉及核心業(yè)務(wù)的合同）：需提交總經(jīng)理辦公會集體審議，審批通過后方可簽署。（三）合同簽署文本確認(rèn)：審批通過后，業(yè)務(wù)部門與對方最終確認(rèn)合同文本，保證所有修改內(nèi)容已落實(shí)，文本份數(shù)滿足歸檔及履行需求（通常一式3-5份，雙方各執(zhí)至少1份）。簽署授權(quán)：企業(yè)法定代表人簽署合同，或由其出具《授權(quán)委托書》（見附件2），由授權(quán)代表簽署；簽署人需核對對方主體信息及簽署人身份，保證簽字、蓋章真實(shí)有效。用印管理：合同文本需加蓋企業(yè)公章或合同專用章，嚴(yán)禁在空白或未審批合同上蓋章；用印流程需嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)《印章管理制度》，由檔案管理部門登記備案。（四）合同履行履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責(zé)任人，需建立《合同履行跟蹤表》（見附件3），定期記錄履約進(jìn)度（如交付時(shí)間、驗(yàn)收情況、付款節(jié)點(diǎn)等），對逾期或異常情況及時(shí)預(yù)警。資金支付：財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定及履行進(jìn)度，審核付款申請，保證資金支付與履約狀態(tài)匹配；對方未完全履約的，有權(quán)暫停支付。驗(yàn)收確認(rèn)：合同標(biāo)的涉及貨物、服務(wù)等需驗(yàn)收的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織驗(yàn)收，并出具書面驗(yàn)收證明；驗(yàn)收不合格的，需及時(shí)向?qū)Ψ教岢霎愖h，保留追責(zé)權(quán)利。（五）合同變更與解除變更流程：雙方協(xié)商一致變更合同的，需簽訂《合同變更協(xié)議》（見附件4），明確變更內(nèi)容、生效條件及影響，履行原合同審批流程；單方變更合同的，需提前30日書面通知對方，說明變更理由及法律依據(jù)，協(xié)商未果的可通過法律途徑解決。解除條件：出現(xiàn)合同約定的解除情形（如對方違約、不可抗力等），守約方可書面通知對方解除合同；解除合同需形成書面協(xié)議，明確責(zé)任劃分、財(cái)產(chǎn)處理及賠償事宜。（六）合同歸檔歸檔范圍：合同文本、審批文件、簽署頁、變更/解除協(xié)議、履行憑證（如驗(yàn)收單、付款憑證）、溝通函件等所有與合同相關(guān)的書面及電子資料。歸檔流程：合同簽署后10個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將合同原件及相關(guān)材料移交檔案管理部門；檔案管理部門核對資料完整性，編制《合同歸檔清單》（見附件5），按年份、合同類型分類存放，電子版同步錄入檔案管理系統(tǒng)。保管期限：一般合同保管期限不少于10年，重大合同（如涉及知識產(chǎn)權(quán)、長期合作等）保管期限不少于20年。四、關(guān)鍵管理要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）合同文本規(guī)范性嚴(yán)禁使用模糊表述（如“大概”“左右”），所有條款需量化、可執(zhí)行；違約責(zé)任條款需明確具體（如逾期付款的違約金計(jì)算方式、質(zhì)量問題的處理時(shí)限等）；涉及保密、知識產(chǎn)權(quán)等特殊條款，需單獨(dú)列明并約定違約后果。（二）審批流程完整性嚴(yán)禁“先簽后批”或“體外審批”，所有合同必須完成全部審批流程后方可簽署；審批過程中，任何部門對合同有異議需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)提出，未提出視為默認(rèn)通過。（三）履約監(jiān)控動態(tài)化業(yè)務(wù)部門需每月更新《合同履行跟蹤表》，對即將到期的合同（如付款日、交付日）提前7日提醒相關(guān)負(fù)責(zé)人；對方違約的，需在3個(gè)工作日內(nèi)向法務(wù)部門提交書面報(bào)告，啟動應(yīng)對程序。（四）檔案管理安全性合同檔案需指定專人保管，借閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門批準(zhǔn)，并登記借閱時(shí)間、用途及歸還日期；電子檔案需定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。（五）糾紛處理及時(shí)性合同發(fā)生糾紛時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)第一時(shí)間與對方協(xié)商，協(xié)商不成的，由法務(wù)部門評估法律風(fēng)險(xiǎn)，在訴訟時(shí)效內(nèi)通過仲裁、訴訟等方式解決；糾紛處理過程中，需全程保留書面證據(jù)，避免因證據(jù)不足導(dǎo)致權(quán)益受損。五、附則本制度由法務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行；各部門可根據(jù)本制度結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際制定實(shí)施細(xì)則，但不得與本制度沖突；本制度未盡事宜，按國家法律法規(guī)及企業(yè)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。附件清單附件1：合同審批表附件2：授權(quán)委托書（模板）附件3：合同履行跟蹤表附件4：合同變更協(xié)議（模板）附件5：合同歸檔清單附件1：合同審批表合同名稱合同編號甲方（企業(yè)）乙方（對方主體）合同金額人民幣（大寫）：______________元整（小寫：￥______）合同類型□買賣□服務(wù)□租賃□技術(shù)□其他______業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人：______擬稿人：______合同主要內(nèi)容摘要（標(biāo)的、履行期限、核心條款等）業(yè)務(wù)部門初審意見負(fù)責(zé)人簽字：_________日期：______法務(wù)部門審核意見審核人：_________日期：______財(cái)務(wù)部門審核意見審核人：_________日期：______業(yè)務(wù)分管負(fù)責(zé)人意見簽字：_________日期：______總經(jīng)理/總經(jīng)理辦公會意見簽字：_________日期：______附件2：授權(quán)委托書（模板）授權(quán)委托書致：____________________（對方單位名稱）茲委托_________（姓名），系我公司_________部門員工（職務(wù)：_________），證件號碼號：____________________，代表我公司就____________________（合同名稱，合同編號：______）事宜，與貴單位進(jìn)行協(xié)商、簽署合同及相關(guān)文件，處理與合同履行有關(guān)的一切事務(wù)。委托權(quán)限：包括但不限于合同談判、條款修改、簽署合同、變更/解除合同、接收/支付款項(xiàng)、辦理驗(yàn)收等。委托期限：自______年_月_日起至______年_月_日止。受托人在上述權(quán)限內(nèi)簽署的一切文件和處理的一切事務(wù)，我公司均予以承認(rèn)，并承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。特此委托。授權(quán)單位（蓋章）：____________________法定代表人（簽字）：__________________日期：______年_月_日附件3：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱乙方主體履行階段時(shí)間節(jié)點(diǎn)履行情況描述責(zé)任人備注□簽約□準(zhǔn)備□執(zhí)行□驗(yàn)收□付款附件4：合同變更協(xié)議（模板）合同變更協(xié)議甲方：____________________（企業(yè)名稱）乙方：____________________（對方單位名稱）鑒于甲乙雙方于______年_月_日簽訂《____________________合同》（合同編號：______，以下簡稱“原合同”），現(xiàn)經(jīng)雙方協(xié)商一致，對原合同內(nèi)容變更序號原合同條款變更后條款變更原因說明123本協(xié)議為原合同的組成部分，與原合同具有同等法律效力；除本協(xié)議變更內(nèi)容外，原合同其他條款保持不變。本協(xié)議一式______份，甲乙雙方各執(zhí)______份