會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)化編寫及存檔規(guī)范一、規(guī)范適用對(duì)象與場(chǎng)景本規(guī)范適用于各類需要形成正式記錄的會(huì)議場(chǎng)景，包括但不限于：公司內(nèi)部戰(zhàn)略會(huì)議、部門工作例會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、專題研討會(huì)、客戶溝通會(huì)等。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化編寫與存檔，保證會(huì)議信息傳遞準(zhǔn)確、責(zé)任分工明確、過(guò)程可追溯，為后續(xù)工作推進(jìn)、決策執(zhí)行及歷史查閱提供可靠依據(jù)。二、會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)化編寫流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備：奠定記錄基礎(chǔ)明確會(huì)議核心信息提前獲取會(huì)議通知，記錄會(huì)議名稱、時(shí)間（起止時(shí)間精確到分鐘）、地點(diǎn)（線上會(huì)議需注明平臺(tái)及會(huì)議號(hào)）、主持人、記錄人。確認(rèn)參會(huì)人員范圍（核心成員、列席人員）及缺席人員（需注明原因，如“*經(jīng)理因出差缺席”）。梳理會(huì)議議程與目標(biāo)根據(jù)會(huì)議通知，整理會(huì)議主要議題、討論重點(diǎn)及預(yù)期目標(biāo)，提前熟悉背景資料（如項(xiàng)目方案、上次會(huì)議紀(jì)要等），避免記錄時(shí)遺漏關(guān)鍵信息。準(zhǔn)備記錄工具電子記錄：優(yōu)先使用Word、Excel或?qū)I(yè)會(huì)議紀(jì)要模板，設(shè)置好標(biāo)題層級(jí)、待辦事項(xiàng)標(biāo)記格式；紙質(zhì)記錄：準(zhǔn)備專用會(huì)議記錄本，提前標(biāo)注頁(yè)碼、日期，預(yù)留“決議事項(xiàng)”“待辦任務(wù)”等專項(xiàng)記錄區(qū)域。（二）會(huì)中記錄：保證信息完整聚焦核心內(nèi)容，避免“流水賬”重點(diǎn)記錄：會(huì)議結(jié)論（明確、無(wú)歧義的決議）、待辦事項(xiàng)（具體任務(wù)、負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間）、關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如預(yù)算金額、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、考核指標(biāo)）、爭(zhēng)議焦點(diǎn)及最終處理意見。簡(jiǎn)化記錄：對(duì)一般性討論過(guò)程可概括記錄，避免逐字逐語(yǔ)轉(zhuǎn)錄；對(duì)重復(fù)性發(fā)言或與主題無(wú)關(guān)內(nèi)容可。規(guī)范信息標(biāo)注，便于后續(xù)整理區(qū)分“討論內(nèi)容”“決議事項(xiàng)”“待辦任務(wù)”三類信息，可使用符號(hào)標(biāo)記（如“【決議】”“【待辦】”）；涉及人員、部門、數(shù)據(jù)時(shí)，需當(dāng)場(chǎng)核對(duì)準(zhǔn)確性（如“*部門負(fù)責(zé)的方案”需確認(rèn)部門名稱無(wú)誤，“Q3完成率95%”需確認(rèn)數(shù)據(jù)來(lái)源）。特殊場(chǎng)景處理若會(huì)議中產(chǎn)生臨時(shí)動(dòng)議或緊急決議，需記錄提出人、支持人及反對(duì)人（如有）、表決結(jié)果（如“一致同意”“3票贊成，1票反對(duì)”）；若討論內(nèi)容涉密，需在記錄中標(biāo)注“內(nèi)部保密”，后續(xù)按保密規(guī)定處理。（三）會(huì)后整理：形成規(guī)范文本信息核對(duì)與補(bǔ)充會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)，根據(jù)錄音（需提前征得主持人同意）、會(huì)議筆記及參會(huì)人員反饋，核對(duì)記錄的準(zhǔn)確性，補(bǔ)充遺漏的關(guān)鍵信息（如未明確的待辦截止時(shí)間、需后續(xù)確認(rèn)的細(xì)節(jié)）。對(duì)模糊表述進(jìn)行修改，如“盡快完成”需明確具體日期，“相關(guān)部門配合”需指定具體部門（如“*市場(chǎng)部配合”）。結(jié)構(gòu)化排版與語(yǔ)言精簡(jiǎn)按模板框架整理內(nèi)容，保證邏輯清晰：會(huì)議基本信息→會(huì)議議程→各議題討論情況→決議事項(xiàng)→待辦任務(wù)→附件；語(yǔ)言需簡(jiǎn)潔、客觀，避免口語(yǔ)化表達(dá)（如“我覺得”改為“會(huì)議認(rèn)為”，“搞定”改為“完成”），不添加個(gè)人觀點(diǎn)或評(píng)論。審核與定稿初稿完成后，提交主持人審核（重點(diǎn)核對(duì)決議、待辦事項(xiàng)的準(zhǔn)確性）；若涉及跨部門事項(xiàng)，需同步發(fā)送至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)，避免責(zé)任分歧；審核通過(guò)后，最終定稿并標(biāo)注定稿日期（如“定稿日期：2023年10月27日”）。三、會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)模板會(huì)議紀(jì)要會(huì)議基本信息項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議名稱A公司2023年Q4產(chǎn)品規(guī)劃會(huì)會(huì)議時(shí)間2023年10月26日14:00-16:30會(huì)議地點(diǎn)*總部301會(huì)議室（線上：騰訊會(huì)議X）主持人*總監(jiān)記錄人*助理參會(huì)人員經(jīng)理、主管、專員、代表（共8人）缺席人員*經(jīng)理（因出差）列席人員技術(shù)部工程師會(huì)議議程Q3產(chǎn)品復(fù)盤總結(jié)（匯報(bào)人：*經(jīng)理）Q4產(chǎn)品功能規(guī)劃討論（負(fù)責(zé)人：*主管）跨部門資源協(xié)調(diào)（市場(chǎng)部、技術(shù)部）會(huì)議總結(jié)（主持人：*總監(jiān)）各議題討論情況Q3產(chǎn)品復(fù)盤總結(jié)*經(jīng)理匯報(bào)：Q3產(chǎn)品用戶增長(zhǎng)達(dá)20%，但功能A用戶投訴率上升15%，主要原因?yàn)榻换チ鞒虖?fù)雜（詳見附件1：《Q3用戶反饋報(bào)告》）。與會(huì)討論：主管建議優(yōu)化功能A的引導(dǎo)頁(yè)；專員提出增加新手教程模塊。Q4產(chǎn)品功能規(guī)劃討論*主管提案：優(yōu)先開發(fā)功能B（用戶需求占比30%）和功能C（技術(shù)可行性已驗(yàn)證），暫緩功能D開發(fā)（資源不足）。表決結(jié)果：一致同意功能B、C優(yōu)先級(jí)排序，功能D納入Q1規(guī)劃。決議事項(xiàng)【決議】功能A優(yōu)化方案由主管牽頭，11月15日前完成原型設(shè)計(jì)，技術(shù)部配合11月30日前開發(fā)上線?！緵Q議】Q4產(chǎn)品功能開發(fā)資源分配：*技術(shù)部抽調(diào)3名工程師支持功能B開發(fā)，2名支持功能C開發(fā)。待辦任務(wù)任務(wù)描述負(fù)責(zé)人截止時(shí)間協(xié)助部門備注功能A原型設(shè)計(jì)*主管2023-11-15*設(shè)計(jì)部需包含用戶引導(dǎo)流程功能A開發(fā)上線技術(shù)部工程師2023-11-30-需同步更新測(cè)試用例Q4產(chǎn)品需求文檔終稿*專員2023-11-10*市場(chǎng)部整合用戶反饋數(shù)據(jù)附件《Q3產(chǎn)品用戶反饋報(bào)告》《Q4功能B需求說(shuō)明書（草案）》分發(fā)范圍主持人：總監(jiān)；參會(huì)人員：經(jīng)理、主管等；存檔部門：行政部、產(chǎn)品部四、會(huì)議紀(jì)要存檔與查閱規(guī)范（一）存檔格式與命名規(guī)則格式要求電子存檔：優(yōu)先采用PDF格式（防止內(nèi)容被篡改），若需修改可保留原始Word文檔，兩者一并存檔；紙質(zhì)存檔：使用A4紙打印，左側(cè)裝訂，標(biāo)注“會(huì)議紀(jì)要”“會(huì)議名稱”“存檔日期”及頁(yè)碼。命名規(guī)則統(tǒng)一格式：“[會(huì)議類型]-[會(huì)議主題]-[日期]-[版本號(hào)]”，如“部門例會(huì)-產(chǎn)品規(guī)劃-20231026-V1.0”；涉密會(huì)議需在名稱后標(biāo)注“密級(jí)”（如“-機(jī)密”）。（二）存檔位置與權(quán)限管理存檔位置電子存檔：公司共享服務(wù)器“會(huì)議紀(jì)要”文件夾（按部門/年份分類，如“行政部/2023年/”），或指定云端協(xié)作平臺(tái)（如企業(yè)知識(shí)庫(kù)）；紙質(zhì)存檔：行政部檔案室專用文件柜，按“部門-年份-月份”順序存放，張貼索引標(biāo)簽便于查找。權(quán)限管理查閱權(quán)限：僅限參會(huì)人員、直接負(fù)責(zé)人及授權(quán)人員（如審計(jì)人員）；涉密紀(jì)需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部雙重審批；修改權(quán)限：僅存檔管理員（行政部專人）可更新電子存檔目錄，紙質(zhì)紀(jì)要修改需在原檔上劃線標(biāo)注并簽字確認(rèn)。（三）存檔期限與銷毀流程存檔期限普通會(huì)議紀(jì)要：存檔3年（自會(huì)議結(jié)束之日起計(jì)算）；重大決策會(huì)議（如戰(zhàn)略規(guī)劃、預(yù)算審批）：存檔10年；涉密會(huì)議紀(jì)要：存檔至涉密事項(xiàng)公開后5年，或按公司保密規(guī)定執(zhí)行。銷毀流程超過(guò)存檔期限的紀(jì)要，由行政部列出銷毀清單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部（如有）審核后，集中銷毀（紙質(zhì)紀(jì)要需使用碎紙機(jī)，電子紀(jì)要徹底刪除并回收至回收站）；銷毀過(guò)程需記錄存檔，包括銷毀清單、審核人、執(zhí)行人及銷毀日期。五、編寫與存檔常見問(wèn)題及處理建議（一）記錄不完整或關(guān)鍵信息遺漏問(wèn)題表現(xiàn)：待辦事項(xiàng)未明確負(fù)責(zé)人，或決議內(nèi)容含糊（如“盡快推進(jìn)”）。處理建議：會(huì)后24小時(shí)內(nèi)聯(lián)系主持人或參會(huì)人員補(bǔ)充，在紀(jì)要中注明“補(bǔ)充記錄：*主管確認(rèn)截止時(shí)間為11月30日”。（二）待辦任務(wù)責(zé)任不清問(wèn)題表現(xiàn)：“相關(guān)部門配合”未指定具體部門，或負(fù)責(zé)人為“團(tuán)隊(duì)”而非個(gè)人。處理建議：按“部門-個(gè)人”雙重明確責(zé)任，如“市場(chǎng)部經(jīng)理牽頭，*專員協(xié)助執(zhí)行”。（三）涉密信息處理不當(dāng)問(wèn)題表現(xiàn)：未標(biāo)注密級(jí)的敏感內(nèi)容（如未公開的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息）被公開存檔。處