采購管理流程通用模板（行業(yè)適用版）一、模板適用范圍與行業(yè)應(yīng)用場景本采購管理流程模板適用于各類企業(yè)及組織的采購活動(dòng)，涵蓋制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、零售業(yè)、建筑業(yè)、醫(yī)療健康、教育培訓(xùn)等多個(gè)行業(yè)場景。無論是生產(chǎn)型企業(yè)對(duì)原材料、零部件的采購，還是服務(wù)型企業(yè)對(duì)辦公設(shè)備、服務(wù)外包的采購，抑或是公共機(jī)構(gòu)對(duì)物資、服務(wù)的采購，均可通過本模板規(guī)范采購全流程，保證采購活動(dòng)的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性和效率性。典型應(yīng)用場景：制造業(yè)：生產(chǎn)原材料、輔助材料、設(shè)備備件的采購；零售業(yè)：商品補(bǔ)貨、促銷物料、門店設(shè)備的采購；服務(wù)業(yè)：辦公耗材、IT服務(wù)、營銷推廣服務(wù)的采購；建筑業(yè)：建材、機(jī)械設(shè)備、工程服務(wù)的采購；醫(yī)療機(jī)構(gòu)：醫(yī)療設(shè)備、藥品、防護(hù)用品的采購。二、采購管理全流程操作步驟采購管理流程遵循“需求導(dǎo)向、合規(guī)優(yōu)先、成本可控”原則，分為需求提報(bào)、采購計(jì)劃審批、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、訂單執(zhí)行、驗(yàn)收入庫、付款結(jié)算、檔案歸檔八大環(huán)節(jié)，具體操作（一）需求提報(bào)：明確采購需求責(zé)任主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部等）操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度、日常運(yùn)營等），填寫《采購申請(qǐng)單》，詳細(xì)注明以下信息：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；需求數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨日期；預(yù)估單價(jià)、總價(jià)（需提供成本測算依據(jù)）；采購用途（如生產(chǎn)、辦公、項(xiàng)目等）；特殊要求（如供應(yīng)商資質(zhì)、交付周期、售后保障等）。需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購需求的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至采購部門。輸出文檔：《采購申請(qǐng)單》（見附件1）（二）采購計(jì)劃審批：統(tǒng)籌采購資源責(zé)任主體：采購部門、財(cái)務(wù)部門、管理層操作內(nèi)容：采購部門收到《采購申請(qǐng)單》后，重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：需求描述是否清晰、規(guī)格參數(shù)是否明確；預(yù)估總價(jià)是否在預(yù)算范圍內(nèi)（需同步查詢年度/季度采購預(yù)算）；采購緊急程度是否合理，是否可納入集中采購計(jì)劃。財(cái)務(wù)部門審核采購預(yù)算的合規(guī)性，確認(rèn)資金來源（如自有資金、專項(xiàng)撥款等）及支付條件。根據(jù)采購金額及重要性分級(jí)審批（示例）：金額≤5000元：采購部門負(fù)責(zé)人審批；5000元＜金額≤5萬元：采購部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)部門聯(lián)合審批；金額＞5萬元：采購部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)部門+總經(jīng)理（或分管副總）審批。審批通過后，納入采購計(jì)劃；審批不通過的，由采購部門反饋需求部門修改完善。輸出文檔：《采購審批單》（見附件2）（三）供應(yīng)商選擇：保證合規(guī)優(yōu)質(zhì)責(zé)任主體：采購部門、需求部門、審計(jì)部門（必要時(shí)）操作內(nèi)容：供應(yīng)商尋源：公開采購：通過采招網(wǎng)、行業(yè)招標(biāo)平臺(tái)發(fā)布采購信息，邀請(qǐng)符合資質(zhì)的供應(yīng)商參與；邀請(qǐng)采購：從《合格供應(yīng)商名錄》（見附件3）中篩選3家及以上供應(yīng)商，發(fā)出邀請(qǐng)函；單一來源采購：僅能從唯一供應(yīng)商處采購（如專利產(chǎn)品、緊急搶險(xiǎn)物資等），需提供《單一來源采購申請(qǐng)表》（見附件4）并說明理由。供應(yīng)商評(píng)估與比價(jià)：成立采購小組（成員含采購部門、需求部門、技術(shù)人員、審計(jì)人員），制定《供應(yīng)商評(píng)估表》（見附件5），從資質(zhì)、價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)、交期、信譽(yù)等維度打分；對(duì)比供應(yīng)商報(bào)價(jià)（需提供報(bào)價(jià)單、產(chǎn)品參數(shù)表），綜合評(píng)估后推薦候選供應(yīng)商。確定供應(yīng)商：金額≤2萬元：采購部門直接確定中標(biāo)供應(yīng)商；金額＞2萬元：需召開供應(yīng)商評(píng)審會(huì)，集體決策確定中標(biāo)結(jié)果，形成《供應(yīng)商評(píng)審報(bào)告》（見附件6）。輸出文檔：《供應(yīng)商報(bào)價(jià)單》《供應(yīng)商評(píng)估表》《供應(yīng)商評(píng)審報(bào)告》（四）合同簽訂：明確權(quán)利義務(wù)責(zé)任主體：采購部門、法務(wù)部門（必要時(shí)）、供應(yīng)商操作內(nèi)容：采購部門根據(jù)中標(biāo)結(jié)果，與供應(yīng)商洽談合同條款，內(nèi)容包括：采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法、交付時(shí)間及地點(diǎn)；付款方式、票據(jù)要求；違約責(zé)任（如逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等）；爭議解決方式（如協(xié)商、仲裁、訴訟等）。法務(wù)部門審核合同條款的合法性、嚴(yán)謹(jǐn)性，出具《合同審核意見書》（見附件7）；合同經(jīng)雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字、蓋章后生效，采購部門將合同副本分發(fā)至需求部門、財(cái)務(wù)部門、檔案室。輸出文檔：《采購合同》（見附件8）、《合同審核意見書》（五）訂單執(zhí)行：跟蹤采購進(jìn)度責(zé)任主體：采購部門、供應(yīng)商操作內(nèi)容：采購部門根據(jù)合同約定，向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》（見附件9），明確交付細(xì)節(jié)；供應(yīng)商按訂單要求組織生產(chǎn)/備貨，并將發(fā)貨計(jì)劃（含生產(chǎn)進(jìn)度、物流信息）反饋至采購部門；采購部門全程跟蹤訂單執(zhí)行情況，對(duì)延期風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)預(yù)警，協(xié)調(diào)供應(yīng)商調(diào)整交付計(jì)劃；如遇需求變更（如數(shù)量、規(guī)格調(diào)整），需簽訂《訂單變更協(xié)議》（見附件10），雙方確認(rèn)后執(zhí)行。輸出文檔：《采購訂單》《訂單變更協(xié)議》（如有）（六）驗(yàn)收入庫：保障采購質(zhì)量責(zé)任主體：需求部門、倉庫管理部門、采購部門操作內(nèi)容：供應(yīng)商交付物品/服務(wù)后，需求部門會(huì)同倉庫管理部門進(jìn)行現(xiàn)場驗(yàn)收：數(shù)量驗(yàn)收：核對(duì)實(shí)物數(shù)量與訂單、合同是否一致；質(zhì)量驗(yàn)收：按質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、合同約定標(biāo)準(zhǔn)）檢測，必要時(shí)委托第三方機(jī)構(gòu)檢測；資料驗(yàn)收：核對(duì)產(chǎn)品合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、使用說明書、發(fā)票等資料是否齊全。驗(yàn)收合格后，填寫《驗(yàn)收單》（見附件11），需求部門負(fù)責(zé)人、倉庫管理員簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，出具《不合格品處理單》（見附件12），要求供應(yīng)商退換貨或整改，并保留追責(zé)權(quán)利。倉庫管理部門將驗(yàn)收合格的物品辦理入庫手續(xù)，登記臺(tái)賬，更新庫存信息。輸出文檔：《驗(yàn)收單》《不合格品處理單》（如有）（七）付款結(jié)算：規(guī)范資金支付責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部門、采購部門、供應(yīng)商操作內(nèi)容：供應(yīng)商憑《驗(yàn)收單》、發(fā)票、合同等資料，向采購部門提交《付款申請(qǐng)》（見附件13）；采購部門審核付款資料的完整性、合規(guī)性，確認(rèn)應(yīng)付金額及支付條件；財(cái)務(wù)部門核對(duì)發(fā)票真?zhèn)?、審批流程是否完整，按合同約定的付款方式（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款）辦理付款手續(xù)；付款完成后，財(cái)務(wù)部門將付款憑證復(fù)印件反饋至采購部門，由采購部門更新供應(yīng)商付款記錄。輸出文檔：《付款申請(qǐng)》《付款憑證》（八）檔案歸檔：實(shí)現(xiàn)全程可追溯責(zé)任主體：采購部門、檔案管理部門操作內(nèi)容：采購部門將采購全流程文檔（含《采購申請(qǐng)單》《審批單》《合同》《訂單》《驗(yàn)收單》《付款憑證》等）整理成冊(cè)，標(biāo)注采購編號(hào)、日期、供應(yīng)商名稱；檔案管理部門對(duì)采購檔案進(jìn)行分類編號(hào)、登記造冊(cè)，保存期限不少于5年（重要項(xiàng)目檔案保存期限不少于10年）；檔案借閱需履行審批手續(xù)，保證信息安全。輸出文檔：《采購檔案目錄》三、采購管理配套表格模板附件1：采購申請(qǐng)單采購編號(hào)申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位需求數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）預(yù)算科目資金來源采購用途□生產(chǎn)□辦公□項(xiàng)目□其他（請(qǐng)注明）技術(shù)參數(shù)及質(zhì)量要求期望到貨日期特殊要求（如供應(yīng)商資質(zhì)、交期等）需求部門負(fù)責(zé)人簽字日期采購部門審核意見□同意□補(bǔ)充說明□駁回（理由：）審核人：日期財(cái)務(wù)部門審核意見□預(yù)算通過□預(yù)算不足（理由：）審核人：日期附件2：采購審批單采購編號(hào)物品/服務(wù)名稱采購金額（元）預(yù)算編號(hào)需求部門申請(qǐng)日期期望到貨日期采購事由采購部門意見負(fù)責(zé)人簽字：日期：財(cái)務(wù)部門意見負(fù)責(zé)人簽字：日期：審批結(jié)果□同意□不同意（理由：）審批人（簽字）：日期：附件3：合格供應(yīng)商名錄（示例）供應(yīng)商編號(hào)供應(yīng)商名稱所屬行業(yè)主營產(chǎn)品/服務(wù)聯(lián)系人聯(lián)系電話合作年限評(píng)級(jí)（A/B/C）S2024001科技有限公司電子設(shè)備辦公電腦、打印機(jī)張*13856783AS2024002建材有限公司建筑材料水泥、鋼筋李*1395B附件4：單一來源采購申請(qǐng)表采購編號(hào)物品/服務(wù)名稱采購金額（元）申請(qǐng)部門單一來源理由□專利產(chǎn)品□唯一供應(yīng)商□緊急采購□其他（請(qǐng)注明）供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話技術(shù)參數(shù)說明需求部門負(fù)責(zé)人簽字日期采購部門意見負(fù)責(zé)人簽字：日期：財(cái)務(wù)部門意見負(fù)責(zé)人簽字：日期：管理層審批意見審批人：日期：附件5：供應(yīng)商評(píng)估表（示例）評(píng)估維度權(quán)重（%）評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（1-10分）得分加權(quán)得分資質(zhì)條件20具備相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、生產(chǎn)許可證等）價(jià)格合理性30低于市場均價(jià)得高分，高于均價(jià)得低分質(zhì)量保障25提供質(zhì)量承諾、售后保障方案，歷史合格率高交付能力15交期滿足率100%得高分，延期按比例扣分信譽(yù)度10無不良記錄、合作評(píng)價(jià)良好總計(jì)100——附件6：供應(yīng)商評(píng)審報(bào)告采購項(xiàng)目名稱采購編號(hào)評(píng)審日期評(píng)審小組成員（采購部門、需求部門、技術(shù)部門、審計(jì)部門）參與供應(yīng)商1.供應(yīng)商A2.供應(yīng)商B3.供應(yīng)商C評(píng)審結(jié)論推薦中標(biāo)供應(yīng)商：______（理由：綜合評(píng)分最高）評(píng)審小組成員簽字__________________________________________附件7：合同審核意見書合同編號(hào)采購編號(hào)供應(yīng)商名稱審核部門法務(wù)部門審核人審核內(nèi)容□主體資格□條款完整性□合法性?風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)審核意見1.合同主體具備相應(yīng)民事行為能力；2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需補(bǔ)充“符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)”；3.違約責(zé)任中“逾期交貨按日0.05%支付違約金”需調(diào)整為“按日0.03%”。修改建議1.要求供應(yīng)商補(bǔ)充營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；2.在附件中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的具體條款；3.調(diào)整違約金比例并雙方確認(rèn)。審核人簽字日期附件8：采購合同（簡化版）合同編號(hào)：CG2024甲方（采購方）：公司乙方（供應(yīng)商）：公司簽訂日期：2024年X月X日第一條采購內(nèi)容物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）辦公電腦聯(lián)想ThinkPadE14臺(tái)10500050000第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：乙方提供的產(chǎn)品需符合國家3C認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)保期1年。第三條交付：2024年X月X日前交付至甲方指定地點(diǎn)，運(yùn)費(fèi)由乙方承擔(dān)。第四條付款方式：驗(yàn)收合格后30日內(nèi)支付全款，乙方提供13%增值稅專用發(fā)票。第五條違約責(zé)任：逾期交付每日按合同總額0.03%支付違約金；質(zhì)量問題無條件退換貨。第六條爭議解決：協(xié)商不成，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。甲方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：附件9：采購訂單訂單編號(hào)采購編號(hào)供應(yīng)商名稱下單日期物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位訂單數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）交付地址聯(lián)系人及電話交付時(shí)間付款方式驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)備注如需變更需提前3個(gè)工作日書面通知采購部門簽字供應(yīng)商簽字（蓋章）日期附件10：訂單變更協(xié)議原訂單編號(hào)變更內(nèi)容原數(shù)量變更后數(shù)量原金額（元）變更后金額（元）變更原因□需求調(diào)整□規(guī)格升級(jí)□其他（請(qǐng)注明）甲方確認(rèn)乙方確認(rèn)日期日期附件11：驗(yàn)收單驗(yàn)收編號(hào)采購編號(hào)供應(yīng)商名稱驗(yàn)收日期物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位驗(yàn)收數(shù)量采購數(shù)量交付數(shù)量短缺數(shù)量處理方式驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（不合格原因：）質(zhì)量驗(yàn)收記錄（可附檢測報(bào)告、照片等）需求部門驗(yàn)收人倉庫管理員采購部門對(duì)接人簽字日期附件12：不合格品處理單處理單編號(hào)驗(yàn)收編號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量不合格原因□質(zhì)量不達(dá)標(biāo)□數(shù)量不符□型號(hào)錯(cuò)誤□資料不全處理意見□退換貨□降價(jià)接受□返工□報(bào)廢供應(yīng)商確認(rèn)需求部門確認(rèn)采購部門確認(rèn)簽字日期附件13：付款申請(qǐng)申請(qǐng)編號(hào)采購編號(hào)供應(yīng)商名稱申請(qǐng)日期合同編號(hào)應(yīng)付金額（元）已付金額（元）本次申請(qǐng)金額（元）付款事由□預(yù)付款□進(jìn)度款□尾款付款資料清單□合同□發(fā)票□驗(yàn)收單□其他（請(qǐng)注明）采購部門意見負(fù)責(zé)人簽字：日期：財(cái)務(wù)部門意見負(fù)責(zé)人簽字：日期：總經(jīng)理審批簽字：日期：四、使用過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)與注意事項(xiàng)合規(guī)性優(yōu)先：嚴(yán)格執(zhí)行采購審批流程，嚴(yán)禁“先采購后審批”或規(guī)避審批；單一來源采購需提供充分理由并經(jīng)管理層審批，防范廉政風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商管理：建立《合格供應(yīng)商名錄》，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)評(píng)（每半年或1次），淘汰不合格供應(yīng)商；新增供應(yīng)商需實(shí)地考察并提交資質(zhì)證明文件。成本控制：大宗或高頻