采購申請審批工具集采購員實(shí)用手冊前言本手冊旨在為采購員提供一套系統(tǒng)、規(guī)范的采購申請審批操作指引，涵蓋從需求確認(rèn)到單據(jù)歸檔的全流程內(nèi)容，幫助采購員高效、準(zhǔn)確地完成采購申請的發(fā)起與跟進(jìn)工作，保證采購流程合規(guī)、透明，同時規(guī)避常見操作風(fēng)險。手冊內(nèi)容基于企業(yè)通用采購管理流程編制，適用于各類常規(guī)采購場景，請采購員結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)需求參考使用。一、適用工作情境本工具集適用于以下采購工作場景，幫助采購員明確采購申請的發(fā)起時機(jī)與適用范圍：日常辦公物資采購：如紙張、筆墨、文件夾等低值易耗品的補(bǔ)充采購，滿足部門日常辦公需求。生產(chǎn)/運(yùn)營物料采購：如原材料、零部件、設(shè)備配件等直接用于生產(chǎn)或運(yùn)營的物料采購，需結(jié)合庫存與生產(chǎn)計劃發(fā)起。固定資產(chǎn)采購：如電腦、打印機(jī)、辦公家具等單價較高、使用期限較長的資產(chǎn)采購，需履行專項(xiàng)審批流程。服務(wù)類采購：如保潔、維修、咨詢等外部服務(wù)采購，需明確服務(wù)內(nèi)容、周期與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。緊急采購：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、臨時任務(wù)）需立即采購的物資或服務(wù)，需啟動緊急審批通道。二、采購申請審批全流程操作指引（一）需求確認(rèn)與單據(jù)準(zhǔn)備對接需求部門采購員接到采購需求后，第一時間與需求部門負(fù)責(zé)人（如主管、經(jīng)理）溝通，明確采購物品/服務(wù)的具體要求，包括：物品名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)（如尺寸、材質(zhì)、功能標(biāo)準(zhǔn)等）；需求數(shù)量、使用時間、交付地點(diǎn)；預(yù)算金額（需提供經(jīng)需求部門確認(rèn)的預(yù)算編號或預(yù)估總價）；特殊要求（如品牌限制、環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)、售后保障等）。對復(fù)雜需求（如設(shè)備采購、定制化服務(wù)），可要求需求部門提供《采購需求說明書》，必要時組織技術(shù)部門（如*工程師）參與需求評審。準(zhǔn)備基礎(chǔ)單據(jù)根據(jù)需求類型，準(zhǔn)備以下核心單據(jù)（均需需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）：《采購申請表》（核心單據(jù)，詳見第三章模板）；《固定資產(chǎn)采購申請表》（僅限固定資產(chǎn)類采購，需附加資產(chǎn)配置說明）；《緊急采購申請表》（僅限緊急采購，需注明緊急原因及預(yù)計交付時間）；供應(yīng)商推薦表（如需求部門有指定供應(yīng)商，需提供推薦理由及比價說明）。（二）采購申請單填寫規(guī)范基礎(chǔ)信息填寫申請單號：按公司規(guī)則填寫（如“CG-YYYY-X”，YYYY為年份，X為流水號），保證唯一性。申請人：填寫采購員姓名，如“*小王”。申請部門：填寫采購部，統(tǒng)一為“采購管理部”。聯(lián)系方式：填寫采購員辦公電話或內(nèi)部通訊賬號。申請日期：填寫發(fā)起申請的當(dāng)日日期。采購物品/服務(wù)信息填寫物品/服務(wù)名稱：準(zhǔn)確填寫全稱，避免簡稱（如“聯(lián)想ThinkPadT14筆記本”而非“聯(lián)想筆記本”）。規(guī)格型號：詳細(xì)列明技術(shù)參數(shù)（如“CPU：i5-1135G7；內(nèi)存：16GB；硬盤：512GBSSD”）。單位：填寫法定計量單位（如“臺”、“件”、“套”、“小時”）。數(shù)量：按需求數(shù)量填寫，需與需求部門確認(rèn)一致，避免多填或漏填。預(yù)估單價/總價：根據(jù)市場調(diào)研或歷史采購數(shù)據(jù)填寫，總價=單價×數(shù)量，需控制在預(yù)算范圍內(nèi)。用途與預(yù)算信息填寫用途說明：簡要說明采購物品/服務(wù)的具體使用場景（如“用于市場部客戶接待會議物資”）。預(yù)算編號：填寫經(jīng)財務(wù)部確認(rèn)的預(yù)算代碼，如“2024-YG-0056”。資金來源：選擇“運(yùn)營資金”“專項(xiàng)費(fèi)用”等（按公司財務(wù)制度選項(xiàng)）。供應(yīng)商信息填寫建議供應(yīng)商：如已有意向供應(yīng)商，填寫全稱并注明“推薦”或“比價后推薦”；如無推薦供應(yīng)商，填寫“待尋源”。比價說明：金額達(dá)到公司規(guī)定的比價標(biāo)準(zhǔn)（如≥5000元）時，需填寫至少3家供應(yīng)商的報價信息（供應(yīng)商名稱、報價、報價日期），或注明“已通過電商平臺比價”。（三）內(nèi)部審批流程發(fā)起提交審批鏈登錄公司OA系統(tǒng)或采購管理系統(tǒng)，將填寫完整的《采購申請表》及相關(guān)附件（如需求說明書、比價表）提交至審批流程。審批鏈需按公司權(quán)限設(shè)置依次流轉(zhuǎn)，一般包括：需求部門負(fù)責(zé)人審批：確認(rèn)需求真實(shí)性、必要性及預(yù)算匹配性，審批意見為“同意采購”或“需求調(diào)整后重報”。采購部負(fù)責(zé)人審批：審核采購合理性、供應(yīng)商合規(guī)性及市場價格公允性，審批意見為“同意采購”“建議更換供應(yīng)商”或“駁回”。財務(wù)部審批：審核預(yù)算準(zhǔn)確性、資金支付合規(guī)性，審批意見為“預(yù)算通過”“超預(yù)算需補(bǔ)充說明”或“預(yù)算駁回”。分管副總/總經(jīng)理審批：根據(jù)采購金額及重要性（如≥50000元）進(jìn)行最終審批，審批意見為“同意”或“否決”。跟進(jìn)審批進(jìn)度采購員需每日登錄系統(tǒng)查看審批進(jìn)度，對未及時審批的節(jié)點(diǎn)（如超過2個工作日），通過內(nèi)部通訊工具（如企業(yè)）禮貌提醒審批人（如“*經(jīng)理，您好，關(guān)于行政部辦公紙張采購申請（單號：CG-2024-089），目前待您審批，煩請協(xié)助處理，謝謝！”）。若審批意見為“駁回”或“需調(diào)整”，需根據(jù)意見修改申請單內(nèi)容，重新發(fā)起審批并備注“已按意見調(diào)整”。（四）采購執(zhí)行與過程跟蹤供應(yīng)商確定與訂單下達(dá)審批通過后，采購員根據(jù)申請單中的供應(yīng)商信息（或通過尋源、比價確定供應(yīng)商）下達(dá)采購訂單。采購訂單需包含以下核心條款：物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價、交付時間、交付地點(diǎn)、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等，保證與申請單信息一致。重大采購（如設(shè)備采購）需與供應(yīng)商簽訂正式采購合同，合同文本需經(jīng)法務(wù)部門（如*法務(wù)）審核通過。交付與驗(yàn)收跟進(jìn)采購員需與供應(yīng)商確認(rèn)交付時間，提前1天通知需求部門準(zhǔn)備收貨（如“*主管，您好，您部門申請的A4紙（單號：CG-2024-089）將于明日10:00送達(dá)，請安排人員簽收”）。物資送達(dá)后，組織需求部門、質(zhì)檢部門（如需要）共同驗(yàn)收，核對物品數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量是否符合要求，填寫《驗(yàn)收單》（需三方簽字確認(rèn)）。若驗(yàn)收不合格，需在24小時內(nèi)通知供應(yīng)商處理（退換貨或索賠），并留存相關(guān)憑證（如照片、檢測報告）。（五）單據(jù)歸檔與反饋單據(jù)整理歸檔采購執(zhí)行完成后，將以下單據(jù)按“一單一檔”原則整理歸檔，保存期限不少于3年（財務(wù)另有規(guī)定的從其規(guī)定）：《采購申請表》及審批附件；《采購訂單》或《采購合同》；《驗(yàn)收單》；供應(yīng)商發(fā)票（合規(guī)票據(jù)，需與采購信息一致）；比價記錄、付款憑證等。結(jié)果反饋將采購結(jié)果（如供應(yīng)商名稱、交付時間、實(shí)際金額）反饋至需求部門，確認(rèn)是否滿足需求。對采購過程中出現(xiàn)的問題（如交付延遲、質(zhì)量瑕疵）進(jìn)行復(fù)盤，形成改進(jìn)措施，避免后續(xù)發(fā)生。三、常用采購申請模板及填寫示例模板1：通用采購申請表申請單號CG-2024-X申請部門采購管理部申請人*小王聯(lián)系方式8888申請日期2024–預(yù)算編號2024-YG-0056物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量聯(lián)想ThinkPadT14筆記本i5-1135G7/16GB/512GBSSD臺2用途說明用于市場部新員工辦公設(shè)備配置資金來源運(yùn)營資金建議供應(yīng)商北京科技有限公司（報價：6,500元/臺）比價說明已對比京東、蘇寧易購及該供應(yīng)商報價，此價格最低審批意見需求部門負(fù)責(zé)人：經(jīng)理（2024–簽字）采購部負(fù)責(zé)人：主管（2024–簽字）財務(wù)部：會計（2024–簽字）分管副總：總（2024–簽字）備注需在2024–前完成交付示例：通用采購申請表填寫（以行政部辦公紙張采購為例）申請單號CG-2024-089申請部門采購管理部申請人*小王聯(lián)系方式8888申請日期2024-03-15預(yù)算編號2024-XZ-0032物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量A4復(fù)印紙70g/白色/500張/包箱10用途說明用于行政部日常打印、復(fù)印需求資金來源運(yùn)營資金建議供應(yīng)商上海辦公用品有限公司（推薦供應(yīng)商，長期合作）比價說明3家供應(yīng)商報價：A公司26元/箱、B公司25元/箱、C公司24.5元/箱，選擇B公司（價格適中、質(zhì)量穩(wěn)定）審批意見需求部門負(fù)責(zé)人：經(jīng)理（2024-03-15簽字：同意）采購部負(fù)責(zé)人：主管（2024-03-15簽字：同意）財務(wù)部：*會計（2024-03-15簽字：預(yù)算通過）備注緊急采購，需3個工作日內(nèi)交付四、操作關(guān)鍵點(diǎn)與常見問題規(guī)避（一）核心操作關(guān)鍵點(diǎn)預(yù)算控制：申請單預(yù)估總價不得超過預(yù)算金額，超預(yù)算需填寫《超預(yù)算說明表》并經(jīng)財務(wù)部及分管副總額外審批。供應(yīng)商合規(guī)：優(yōu)先選擇公司合格供應(yīng)商名錄中的供應(yīng)商，新增供應(yīng)商需提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表》并通過資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書等）。信息準(zhǔn)確性：物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等關(guān)鍵信息需與需求部門完全一致，避免因信息錯誤導(dǎo)致采購不符。審批時效：需在承諾的審批時限內(nèi)完成跟進(jìn)（一般審批節(jié)點(diǎn)不超過3個工作日），緊急采購需啟用“綠色通道”，審批時限縮短至1個工作日。（二）常見問題及規(guī)避方法問題：審批流程卡頓，影響采購進(jìn)度規(guī)避方法：提交前檢查審批鏈設(shè)置是否正確，保證審批人權(quán)限匹配；對重要采購提前與審批人溝通，確認(rèn)其可審批時間；定期向部門負(fù)責(zé)人反饋審批積壓情況，協(xié)調(diào)資源加速處理。問題：采購物品與需求不符，導(dǎo)致驗(yàn)收退回規(guī)避方法：填寫申請單時要求需求部門提供詳細(xì)規(guī)格參數(shù)，必要時附圖紙或樣品；采購訂單下達(dá)前與需求部門二次確認(rèn)信息；驗(yàn)收時邀請需求部門人員現(xiàn)場參與，核對無誤后簽字確認(rèn)。問題：供應(yīng)商交付延遲，影響使用規(guī)避方法：在采購訂單中明確“逾期交付違約責(zé)任”（如按日收取違約金）；對時效性要求高的采購，選擇承諾快速交付的供應(yīng)商，或提前與供應(yīng)商確認(rèn)庫存；若可能延遲，第一時間通