行政辦公文檔規(guī)范格式匯編行政辦公文檔是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位開展管理、溝通、決策的核心載體，其格式規(guī)范程度直接影響信息傳遞效率與行政工作專業(yè)性。為統(tǒng)一辦公文檔標(biāo)準(zhǔn)、提升文書質(zhì)量，結(jié)合實(shí)務(wù)需求與行業(yè)規(guī)范，特編制本格式匯編，供行政辦公人員參考使用。一、法定公文格式規(guī)范（依據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》GB/T9704—2012）（一）版頭要素規(guī)范1.份號：涉密公文標(biāo)注，6位阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行（如“____”）。2.密級和保密期限：涉密公文標(biāo)注，頂格編排在份號下方，用3號黑體字，如“機(jī)密★1年”。3.緊急程度：緊急公文標(biāo)注，頂格編排在密級下方，用3號黑體字，如“特急”“加急”。4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱/規(guī)范化簡稱加“文件”組成（如“XX市人民政府文件”），也可省略“文件”二字；聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字居中排布。5.發(fā)文字號：機(jī)關(guān)代字+〔年份〕+發(fā)文順序號（如“X政發(fā)〔2024〕3號”），年份用六角括號，順序號不編虛位、不加“第”字，居中排布于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空兩行位置。6.簽發(fā)人：上行文（請示、報(bào)告）標(biāo)注，發(fā)文字號居左空一字，簽發(fā)人姓名居右空一字，“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體，姓名用3號楷體。（二）主體要素規(guī)范1.標(biāo)題：一般由發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種組成（如“XX局關(guān)于開展年度考核的通知”），用2號小標(biāo)宋體字，居中排布，回行時(shí)詞意完整、間距恰當(dāng)。2.主送機(jī)關(guān)：頂格用3號仿宋體字標(biāo)注，回行時(shí)仍頂格；普發(fā)公文可省略主送機(jī)關(guān)，將其置于版記“抄送”欄。3.正文：3號仿宋體字，首行縮進(jìn)2字符，結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次為“一、”“（一）”“1.”“（1）”；引用公文需先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號（如“根據(jù)《XX辦法》（X政規(guī)〔2023〕5號）要求”）。4.附件說明：正文下空一行左空二字標(biāo)注“附件：”，后接附件名稱（多個(gè)附件用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注序號，如“附件：1.XX事項(xiàng)清單2.XX流程圖”），名稱后不加標(biāo)點(diǎn)。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：全稱或規(guī)范化簡稱，居正文右下方，與成文日期上下對齊。6.成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（如“2024年5月10日”），右空四字；聯(lián)合行文時(shí)，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。7.印章：加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)公章，騎年蓋月，上不壓正文、下壓成文日期；特定公文（如紀(jì)要）可省略印章。8.附注：居左空二字加圓括號標(biāo)注（如“（此件公開發(fā)布）”），用3號仿宋體字，標(biāo)注聯(lián)系人和方式等補(bǔ)充信息。9.附件：另面編排，“附件”二字及序號頂格用3號黑體字，附件內(nèi)容格式同正文。（三）版記要素規(guī)范1.抄送機(jī)關(guān)：居左空一字用4號仿宋體字標(biāo)注（如“抄送：XX部，XX局”），最后一個(gè)機(jī)關(guān)后標(biāo)句號；如需標(biāo)注抄報(bào)機(jī)關(guān)，其位置、格式同抄送。2.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用4號仿宋體字；印發(fā)日期以公文付印日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。3.頁碼：用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，居版心下邊緣外側(cè)，單頁碼居右，雙頁碼居左；公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。二、常用行政文檔格式規(guī)范（一）工作計(jì)劃結(jié)構(gòu)要求：背景與依據(jù)：說明工作開展的政策要求、現(xiàn)實(shí)需求（如“為落實(shí)《XX意見》精神，結(jié)合年度重點(diǎn)任務(wù)，制定本計(jì)劃”）。目標(biāo)與原則：明確量化目標(biāo)（如“完成X項(xiàng)調(diào)研、優(yōu)化X項(xiàng)流程”），提煉工作原則（如“統(tǒng)籌推進(jìn)、分類實(shí)施”）。重點(diǎn)任務(wù)：分條列項(xiàng)闡述核心工作，每項(xiàng)任務(wù)明確責(zé)任部門、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如“3月底前完成XX方案編制，由XX部牽頭”）。實(shí)施步驟：按時(shí)間階段劃分（如“一季度啟動調(diào)研，二季度組織實(shí)施，三季度總結(jié)評估”）。保障措施：從組織（成立專班）、資源（經(jīng)費(fèi)、人員）、監(jiān)督（定期通報(bào)）等方面說明。格式示例：標(biāo)題用黑體三號字，居中；正文宋體小四，1.5倍行距；頁碼居頁面底端外側(cè)，宋體小五號。（二）工作總結(jié)結(jié)構(gòu)要求：工作回顧：按時(shí)間/項(xiàng)目維度梳理工作（如“2024年上半年，完成公文辦理X份、會議組織X場”）。成果與亮點(diǎn)：用數(shù)據(jù)、案例支撐成效（如“創(chuàng)新XX機(jī)制，使審批效率提升X%”）。問題與不足：客觀分析短板（如“調(diào)研深度不足，部分建議落地性待加強(qiáng)”）。改進(jìn)方向與計(jì)劃：針對問題提出優(yōu)化措施（如“下半年開展X次專項(xiàng)調(diào)研，完善XX制度”）。格式示例：標(biāo)題黑體三號，正文宋體小四，首行縮進(jìn)2字符；一級標(biāo)題用“一、”（黑體四號），二級標(biāo)題用“（一）”（楷體小四）。（三）會議紀(jì)要結(jié)構(gòu)要求：會議概況：首段說明時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會人員、議題（如“2024年5月8日，XX主任主持召開XX會議，研究XX事項(xiàng)，XX部、XX局負(fù)責(zé)人參會”）。決議事項(xiàng)：分條闡述會議達(dá)成的共識（如“原則通過《XX方案》，由XX部于5月20日前修改完善后報(bào)黨組審議”）。行動安排：明確責(zé)任主體、時(shí)限（如“XX局牽頭，6月10日前完成XX調(diào)研，提交報(bào)告”）。格式示例：標(biāo)題黑體三號，居中；正文宋體小四，1.5倍行距；“會議紀(jì)要”四字用2號小標(biāo)宋體，居中。（四）工作簡報(bào)結(jié)構(gòu)要求：報(bào)頭：居上三分之一處，“XX簡報(bào)”用2號小標(biāo)宋體（居中），期號（如“第3期”）、編發(fā)單位（如“XX辦公室編”）、日期（如“2024年5月9日”）用3號仿宋體，居報(bào)頭下方左右兩側(cè)。正文：導(dǎo)語概述事件（如“近日，XX單位開展XX活動，取得顯著成效”）；主體用事實(shí)、數(shù)據(jù)展開（如“活動覆蓋X個(gè)部門，參與人數(shù)X人，解決問題X項(xiàng)”）；結(jié)尾總結(jié)或展望（如“下一步將擴(kuò)大活動范圍，推動XX工作常態(tài)化”）。報(bào)尾：居文末下方，左空一字標(biāo)注“報(bào)：XX領(lǐng)導(dǎo)”，右空一字標(biāo)注“送：XX部門”，下方標(biāo)注“印發(fā)份數(shù)：X份”。格式示例：報(bào)頭與正文間空一行，正文宋體小四，行距固定值28磅；報(bào)尾用3號仿宋體，與正文空兩行。三、排版與格式細(xì)節(jié)規(guī)范（一）字體與字號公文類：標(biāo)題2號小標(biāo)宋體，正文3號仿宋體；版頭、版記要素用3號/4號仿宋體（簽發(fā)人姓名用3號楷體）。非公文類：標(biāo)題黑體三號，一級標(biāo)題黑體四號，二級標(biāo)題楷體小四，正文宋體小四。（二）行距與頁邊距行距：公文正文固定值28磅（或單倍行距），非公文類1.5倍行距。頁邊距：上、下2.54厘米，左、右3.17厘米（A4紙默認(rèn)）；公文版心尺寸為156mm×225mm（即左右各空15mm，上下各空20mm）。（三）頁碼與編號頁碼：居頁面底端外側(cè)，宋體小五號；公文版記頁前的空白頁、版記頁不編頁碼。編號規(guī)則：章條式：“一、”（一級）→“（一）”（二級）→“1.”（三級）→“（1）”（四級）。項(xiàng)目符號：第一層實(shí)心圓點(diǎn)（●），第二層空心圓點(diǎn)（○），第三層短橫線（—）。（四）圖表格式圖題/表題：黑體五號字，居中（圖題在圖下方，表題在表上方）。圖表內(nèi)容：宋體小五號字，圖居中排版，表左右居中、上下加1.5磅框線。編號：按章節(jié)順序標(biāo)注（如“圖2-1XX流程圖”“表3-2XX數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表”）。四、審核與歸檔規(guī)范（一）審核要點(diǎn)1.格式合規(guī)性：要素齊全（如公文版頭、主體、版記無遺漏），排版符合層級要求（字體、行距、編號正確）。2.內(nèi)容準(zhǔn)確性：表述清晰無歧義，數(shù)據(jù)、術(shù)語準(zhǔn)確（如引用政策文號需核對），邏輯嚴(yán)謹(jǐn)（前后文無矛盾）。3.流程完整性：擬稿人自查→部門負(fù)責(zé)人初審→辦公室復(fù)審（含格式、內(nèi)容、會簽意見）→領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（二）歸檔要求1.分類管理：按年度、文檔類型（公文、計(jì)劃、總結(jié)等）、密級分類，紙質(zhì)檔案用無酸紙裝訂，電子檔案命名規(guī)范（如“2024-XX部-工作計(jì)劃.docx”）。2.存儲與備份：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，電子檔案加密后存儲于服務(wù)器/云盤，定期異地備份。3.借閱與銷毀：借閱需登記（注明用途、歸還時(shí)間），涉密文檔借閱需審批；銷毀需履行審批手續(xù)，雙