會(huì)議記錄及會(huì)議紀(jì)要模板通則一、適用范圍與常見(jiàn)場(chǎng)景本通則適用于各類組織內(nèi)部會(huì)議的記錄與紀(jì)要撰寫，涵蓋但不限于以下場(chǎng)景：常規(guī)例會(huì)：如部門周會(huì)、月度總結(jié)會(huì)、項(xiàng)目進(jìn)度推進(jìn)會(huì)等，需同步工作進(jìn)展、明確任務(wù)分工；專項(xiàng)會(huì)議：如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、問(wèn)題研討會(huì)、決策評(píng)審會(huì)等，需聚焦核心議題形成決議或方案；臨時(shí)會(huì)議：如突發(fā)事項(xiàng)協(xié)調(diào)會(huì)、跨部門溝通會(huì)等，需快速記錄關(guān)鍵信息并明確行動(dòng)方向；對(duì)外會(huì)議：如客戶對(duì)接會(huì)、合作方洽談會(huì)等，需客觀記錄討論內(nèi)容并留存?zhèn)洳橐罁?jù)。二、會(huì)議記錄與紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備：保證記錄基礎(chǔ)扎實(shí)明確會(huì)議目標(biāo)與議程提前獲取會(huì)議通知，確認(rèn)會(huì)議主題、核心目標(biāo)、議程安排及預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)；若議程未明確，需與主持人溝通補(bǔ)充，保證記錄重點(diǎn)與會(huì)議方向一致。梳理參會(huì)人員信息確認(rèn)主持人、記錄人（通常為會(huì)議指定或相關(guān)人員）、參會(huì)人員（含部門、職務(wù)）及缺席人員（需注明原因）；提前熟悉參會(huì)人員背景，便于記錄時(shí)準(zhǔn)確標(biāo)注發(fā)言主體。準(zhǔn)備記錄工具與模板根據(jù)會(huì)議類型選擇記錄工具（如電子文檔、筆記本、錄音設(shè)備輔助，但需提前征得主持人同意）；打印或打開(kāi)通用會(huì)議紀(jì)要模板（見(jiàn)第三部分），預(yù)留會(huì)議基本信息、議程、討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等填寫區(qū)域。（二）會(huì)中記錄：捕捉核心信息，避免遺漏準(zhǔn)確記錄基礎(chǔ)信息會(huì)議開(kāi)始后，第一時(shí)間填寫模板中的“會(huì)議基本信息”，包括：時(shí)間：具體到“YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM”（若跨時(shí)段，注明中場(chǎng)休息時(shí)間）；地點(diǎn)：線下會(huì)議室名稱/線上會(huì)議平臺(tái)及（可替換為“線上會(huì)議平臺(tái)”）；主持人、記錄人姓名（用號(hào)代替，如經(jīng)理、*助理）；參會(huì)人員：列出所有參會(huì)者姓名及部門（如主管（市場(chǎng)部）、專員（運(yùn)營(yíng)部）），缺席人員注明“*總監(jiān)（研發(fā)部，因出差缺席）”。聚焦議程與討論要點(diǎn)按議程順序記錄，每個(gè)議題下區(qū)分“討論內(nèi)容”與“結(jié)論/決議”：討論內(nèi)容：客觀記錄關(guān)鍵發(fā)言（避免主觀評(píng)價(jià)），重點(diǎn)標(biāo)注不同觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)支撐、問(wèn)題難點(diǎn)（如“*經(jīng)理提出：當(dāng)前活動(dòng)轉(zhuǎn)化率低于目標(biāo)5%，主要原因是引流渠道精準(zhǔn)度不足”）；結(jié)論/決議：明確最終達(dá)成的共識(shí)（如“會(huì)議決定：下周三前由市場(chǎng)部完成新引流渠道方案初稿”）。突出行動(dòng)項(xiàng)與責(zé)任分工對(duì)會(huì)議中明確的待辦事項(xiàng)，單獨(dú)記錄“行動(dòng)項(xiàng)”，包含：任務(wù)描述（具體、可執(zhí)行，如“完成Q3預(yù)算調(diào)整方案”而非“處理預(yù)算問(wèn)題”）；負(fù)責(zé)人（姓名+部門，如*主管（財(cái)務(wù)部））；完成時(shí)限（精確到日期，如“2024年07月15日前”）；交付成果（如“提交PDF版預(yù)算表至*總監(jiān)郵箱”）。注意記錄技巧使用簡(jiǎn)寫、符號(hào)（如“→”表示“需完成”、“√”表示“已確認(rèn)”）提升記錄速度，會(huì)后及時(shí)整理為完整文字；對(duì)存疑內(nèi)容（如未明確的截止時(shí)間、負(fù)責(zé)人），當(dāng)場(chǎng)向主持人或參會(huì)者確認(rèn)，避免模糊表述；涉及敏感信息（如未公開(kāi)數(shù)據(jù)、爭(zhēng)議話題），按組織規(guī)定標(biāo)注“內(nèi)部保密”字樣。（三）會(huì)后整理：規(guī)范紀(jì)要內(nèi)容，保證可執(zhí)行信息核對(duì)與補(bǔ)充會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，根據(jù)記錄內(nèi)容整理初稿，重點(diǎn)核對(duì)：基礎(chǔ)信息（時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人）是否準(zhǔn)確；討論內(nèi)容是否完整（尤其是決議和行動(dòng)項(xiàng)，避免遺漏）；專業(yè)術(shù)語(yǔ)、數(shù)據(jù)是否與會(huì)議內(nèi)容一致（如“轉(zhuǎn)化率5%”需核對(duì)原始數(shù)據(jù)）。撰寫紀(jì)要按以下結(jié)構(gòu)組織內(nèi)容：會(huì)議基本信息：同模板中的基礎(chǔ)信息欄；會(huì)議主題與議程：簡(jiǎn)述會(huì)議目標(biāo)，按議程順序分點(diǎn)記錄“議題一：X”“議題二：X”；主要討論內(nèi)容：客觀提煉各議題下的討論要點(diǎn)（避免逐字稿，突出關(guān)鍵觀點(diǎn)）；決議事項(xiàng)：匯總會(huì)議達(dá)成的共識(shí)，分條列出（如“決議1：同意調(diào)整Q3預(yù)算，增加市場(chǎng)推廣費(fèi)用10萬(wàn)元”）；行動(dòng)項(xiàng)清單：以表格形式呈現(xiàn)（見(jiàn)第三部分模板），明確任務(wù)、負(fù)責(zé)人、時(shí)限、成果；附件說(shuō)明：若會(huì)議涉及方案、報(bào)表等附件，注明“附件：Q3預(yù)算調(diào)整方案（見(jiàn)附件1）”。審核與分發(fā)初稿完成后，提交主持人審核（保證內(nèi)容準(zhǔn)確、決議無(wú)誤）；主持人確認(rèn)后，1個(gè)工作日內(nèi)分發(fā)至所有參會(huì)人員及相關(guān)方（如抄送部門負(fù)責(zé)人、存檔部門）；分發(fā)時(shí)注明“請(qǐng)各負(fù)責(zé)人按行動(dòng)項(xiàng)時(shí)限推進(jìn)工作，如有疑問(wèn)請(qǐng)于1個(gè)工作日內(nèi)反饋”。三、通用會(huì)議紀(jì)要模板結(jié)構(gòu)說(shuō)明（一）會(huì)議基本信息項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議名稱（如“2024年Q3市場(chǎng)部工作例會(huì)”）時(shí)間YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM地點(diǎn)（如“3號(hào)會(huì)議室/線上會(huì)議平臺(tái)”）主持人*經(jīng)理（市場(chǎng)部）記錄人*助理（市場(chǎng)部）參會(huì)人員主管（運(yùn)營(yíng)部）、專員（品牌部）、*總監(jiān)（銷售部）缺席人員*總監(jiān)（市場(chǎng)部，因外出培訓(xùn)缺席）會(huì)議主題Q3市場(chǎng)工作目標(biāo)拆解與任務(wù)分配（二）會(huì)議議程與討論記錄議程編號(hào)議題名稱討論內(nèi)容要點(diǎn)結(jié)論/決議1Q3銷售目標(biāo)拆解總監(jiān)：Q3銷售目標(biāo)5000萬(wàn)，需按區(qū)域分解（華東區(qū)2000萬(wàn)、華南區(qū)1500萬(wàn)、華西區(qū)1500萬(wàn)）；主管：華東區(qū)當(dāng)前客戶資源不足，需新增3個(gè)重點(diǎn)客戶。同意按區(qū)域拆解目標(biāo)，各區(qū)域負(fù)責(zé)人于7月10日前提交客戶資源補(bǔ)充方案。2新產(chǎn)品推廣預(yù)算調(diào)整經(jīng)理：原預(yù)算50萬(wàn)，因競(jìng)品加大促銷，需增加至60萬(wàn)；專員：增加部分用于線上直播投放（預(yù)計(jì)轉(zhuǎn)化率提升8%）。同意增加預(yù)算10萬(wàn)，由品牌部負(fù)責(zé)7月15日前完成直播方案，報(bào)*經(jīng)理審批。（三）行動(dòng)項(xiàng)清單序號(hào)任務(wù)描述負(fù)責(zé)人完成時(shí)限交付成果備注1提交華東區(qū)客戶資源補(bǔ)充方案*主管（運(yùn)營(yíng)部）2024-07-10PDF版方案（含客戶清單）需包含3個(gè)重點(diǎn)客戶信息2完成線上直播推廣方案*專員（品牌部）2024-07-15方案文檔+預(yù)算明細(xì)報(bào)*經(jīng)理審批3統(tǒng)計(jì)各區(qū)域Q3銷售目標(biāo)分解表*總監(jiān)（銷售部）2024-07-12Excel表格（按區(qū)域/月份）發(fā)送至市場(chǎng)部*經(jīng)理（四）附件說(shuō)明附件1：《2024年Q3銷售目標(biāo)分解表》附件2：《線上直播推廣預(yù)算明細(xì)》四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）保證記錄客觀性與準(zhǔn)確性禁止加入個(gè)人觀點(diǎn)或情緒化表述（如“經(jīng)理的方案不合理”應(yīng)改為“經(jīng)理提出方案存在風(fēng)險(xiǎn)”）；數(shù)據(jù)、時(shí)間、責(zé)任主體等信息必須與會(huì)議內(nèi)容一致，有疑問(wèn)時(shí)及時(shí)核對(duì)，避免模糊表述（如“盡快完成”需明確具體時(shí)限）。（二）突出行動(dòng)項(xiàng)的可執(zhí)行性行動(dòng)項(xiàng)需符合“SMART原則”（具體、可衡量、可達(dá)成、相關(guān)性、時(shí)限性），避免“加強(qiáng)溝通”“推進(jìn)工作”等籠統(tǒng)描述；每個(gè)行動(dòng)項(xiàng)需明確唯一負(fù)責(zé)人，避免多人負(fù)責(zé)導(dǎo)致責(zé)任不清。（三）規(guī)范紀(jì)要分發(fā)與存檔紀(jì)要需經(jīng)主持人審核后分發(fā)，未經(jīng)審核不得擅自對(duì)外發(fā)送；電子版紀(jì)要需按組織規(guī)定存檔（如保存至共享服務(wù)器指定文件夾），注明“會(huì)議紀(jì)要-YYYYMMDD”，保存期限不少于1年；涉及重要決策的紀(jì)要，需長(zhǎng)期存檔。（四）遵守保密與禮儀規(guī)范對(duì)會(huì)議中涉