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文檔簡介
醫(yī)院后勤成本信息化管理模式演講人醫(yī)院后勤成本信息化管理模式###引言作為醫(yī)院運(yùn)營體系中的“隱形基石”,后勤部門承擔(dān)著能源供應(yīng)、物資保障、設(shè)備維護(hù)、環(huán)境管理等核心職能,其成本控制效率直接影響醫(yī)院的資源配置質(zhì)量與服務(wù)可持續(xù)性。在傳統(tǒng)管理模式下,后勤成本常因數(shù)據(jù)分散、流程粗放、監(jiān)控滯后等問題陷入“高消耗、低效能”的困境——我曾參與某三甲醫(yī)院的后勤成本審計(jì),發(fā)現(xiàn)其能源賬單中存在15%的異常損耗因缺乏實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)無法追溯,物資庫存周轉(zhuǎn)率不足2次/年,遠(yuǎn)低于行業(yè)平均水平。隨著醫(yī)療改革的深化與“精益管理”理念的普及,構(gòu)建“數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)、流程透明、智能決策”的后勤成本信息化管理模式,已成為醫(yī)院提升運(yùn)營競爭力的必然選擇。本文將從后勤成本的結(jié)構(gòu)特征出發(fā),剖析傳統(tǒng)模式的痛點(diǎn),系統(tǒng)闡述信息化管理模式的構(gòu)建路徑與實(shí)施保障,為行業(yè)者提供一套可落地、可復(fù)制的實(shí)踐框架。###一、醫(yī)院后勤成本的結(jié)構(gòu)與特征分析后勤成本是醫(yī)院總成本的重要組成部分,其結(jié)構(gòu)復(fù)雜、波動(dòng)性強(qiáng),需結(jié)合醫(yī)療行業(yè)特性進(jìn)行精細(xì)化拆解。作為長期深耕醫(yī)院管理領(lǐng)域的實(shí)踐者,我深刻理解:只有精準(zhǔn)把握成本構(gòu)成與運(yùn)行規(guī)律,才能為信息化管理奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。####(一)后勤成本的構(gòu)成維度直接運(yùn)營成本(1)能源消耗成本:包括電力(醫(yī)療設(shè)備、照明、空調(diào))、燃?xì)猓ü┡⑾荆⑺Y源(生活用水、醫(yī)療用水)等,占后勤總成本的40%-60%,是成本控制的核心領(lǐng)域。例如,某綜合醫(yī)院夏季空調(diào)用電峰值占全院用電量的35%,且因缺乏分項(xiàng)計(jì)量,無法定位能耗異常科室。(2)物資采購與庫存成本:涵蓋醫(yī)用耗材(棉簽、消毒液)、后勤物資(清潔工具、維修備件)、辦公用品等,其成本受采購批量大、供應(yīng)商管理難度大、庫存積壓風(fēng)險(xiǎn)高等因素影響。我曾調(diào)研一家醫(yī)院,其后勤倉庫中積壓的過期清潔劑價(jià)值達(dá)12萬元,根源在于缺乏“以需定采”的動(dòng)態(tài)管理機(jī)制。(3)人力資源成本:包括后勤人員薪酬、社保、培訓(xùn)等,占后勤總成本的20%-30%。隨著后勤服務(wù)社會(huì)化改革的推進(jìn),外包服務(wù)人員成本占比逐年上升,但服務(wù)質(zhì)量與成本的匹配度缺乏量化評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。直接運(yùn)營成本(4)設(shè)備運(yùn)維成本:涉及電梯、鍋爐、醫(yī)療氣體系統(tǒng)、污水處理設(shè)備等的維護(hù)保養(yǎng)、零部件更換及能耗費(fèi)用,其中大型設(shè)備的突發(fā)故障常導(dǎo)致高額應(yīng)急維修成本。間接管理成本(1)行政協(xié)調(diào)成本:跨部門溝通(如臨床科室需求提報(bào)、財(cái)務(wù)部門成本核算)產(chǎn)生的流程損耗,傳統(tǒng)模式下單次物資申請(qǐng)平均需3-5個(gè)工作日,審批環(huán)節(jié)多達(dá)7個(gè)。(2)信息化建設(shè)與維護(hù)成本:包括系統(tǒng)采購、硬件部署、數(shù)據(jù)安全維護(hù)等,雖為一次性投入,但若缺乏規(guī)劃易形成“信息孤島”,反而增加管理負(fù)擔(dān)。####(二)醫(yī)院后勤成本的核心特征1.多變性:受季節(jié)(如冬季供暖成本激增)、患者數(shù)量波動(dòng)(如疫情期間防護(hù)物資需求激增)、政策調(diào)整(如能源價(jià)格上漲)等因素影響,成本呈現(xiàn)非線性波動(dòng)特征。2.復(fù)雜性:涉及后勤、財(cái)務(wù)、臨床、采購等多個(gè)部門,數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一(如物資編碼與財(cái)務(wù)科目脫節(jié))、責(zé)任邊界模糊,導(dǎo)致成本歸集困難。3.剛性:醫(yī)療服務(wù)的連續(xù)性要求后勤保障“零中斷”,部分成本(如24小時(shí)供氧、污水處理)難以壓縮,只能通過優(yōu)化流程提升效率。###二、傳統(tǒng)后勤成本管理模式的現(xiàn)實(shí)痛點(diǎn)在信息化浪潮席卷各行各業(yè)的今天,醫(yī)院后勤成本管理仍普遍存在“經(jīng)驗(yàn)驅(qū)動(dòng)、粗放式運(yùn)作”的問題,這些問題不僅制約成本控制效果,更成為醫(yī)院精益管理的“短板”。結(jié)合多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),我將傳統(tǒng)模式的痛點(diǎn)總結(jié)為以下四個(gè)方面:####(一)數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象嚴(yán)重,成本核算滯后傳統(tǒng)模式下,后勤數(shù)據(jù)分散在Excel表格、紙質(zhì)臺(tái)賬、獨(dú)立系統(tǒng)中:能源數(shù)據(jù)由后勤部門手工抄表,物資數(shù)據(jù)由倉庫管理員人工錄入,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)則由財(cái)務(wù)部門按月匯總。三者之間缺乏實(shí)時(shí)同步機(jī)制,導(dǎo)致“數(shù)據(jù)差”問題頻發(fā)。例如,某醫(yī)院曾因能源抄表數(shù)據(jù)延遲15天,無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)地下管網(wǎng)漏水,造成水資源浪費(fèi)近萬噸;物資領(lǐng)用數(shù)據(jù)未與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接,導(dǎo)致季度成本核算時(shí)“賬實(shí)不符”,追溯耗時(shí)整整一周。這種“事后統(tǒng)計(jì)”的方式,使成本控制始終處于“被動(dòng)應(yīng)對(duì)”狀態(tài)。###二、傳統(tǒng)后勤成本管理模式的現(xiàn)實(shí)痛點(diǎn)####(二)流程標(biāo)準(zhǔn)化程度低,資源浪費(fèi)突出后勤業(yè)務(wù)流程(如物資申領(lǐng)、設(shè)備報(bào)修、能源調(diào)度)多依賴“線下流轉(zhuǎn)+人工審批”,存在大量冗余環(huán)節(jié)。我曾觀察過某醫(yī)院的物資申領(lǐng)流程:臨床科室填寫紙質(zhì)申請(qǐng)單→后勤部門初審→采購部門詢價(jià)→財(cái)務(wù)部門審批→供應(yīng)商送貨→倉庫驗(yàn)收→科室領(lǐng)用,全程平均耗時(shí)4個(gè)工作日。在此過程中,易出現(xiàn)“重復(fù)采購”(因科室遺忘歷史采購記錄)、“過量儲(chǔ)備”(為應(yīng)對(duì)審批延遲而超額申請(qǐng))、“應(yīng)急高價(jià)采購”(緊急情況下臨時(shí)尋找供應(yīng)商)等問題,導(dǎo)致資源利用率不足50%。####(三)缺乏動(dòng)態(tài)監(jiān)控機(jī)制,異常成本難以及時(shí)預(yù)警###二、傳統(tǒng)后勤成本管理模式的現(xiàn)實(shí)痛點(diǎn)傳統(tǒng)管理模式對(duì)成本變動(dòng)的監(jiān)控依賴“人工對(duì)比”(如每月對(duì)比上月電費(fèi)),無法實(shí)現(xiàn)“實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)+智能預(yù)警”。以能源管理為例,若某科室空調(diào)因故障持續(xù)過載運(yùn)行,傳統(tǒng)模式需等到月底抄表時(shí)才能發(fā)現(xiàn)異常,期間可能產(chǎn)生數(shù)千元不必要的電費(fèi)。我曾遇到一個(gè)典型案例:某醫(yī)院手術(shù)室因凈化設(shè)備過濾器堵塞,能耗較上月增加20%,但因缺乏分項(xiàng)計(jì)量設(shè)備,問題直至患者投訴“手術(shù)室溫度過高”才被發(fā)現(xiàn),不僅造成能源浪費(fèi),還影響了醫(yī)療質(zhì)量。####(四)決策依賴經(jīng)驗(yàn),缺乏數(shù)據(jù)支撐后勤成本管理決策多由管理者“憑經(jīng)驗(yàn)判斷”,如“今年冬季供暖成本可能上漲,需提前增加預(yù)算”“某類耗材采購周期過長,應(yīng)調(diào)整供應(yīng)商”,但缺乏數(shù)據(jù)驗(yàn)證,導(dǎo)致決策偏差。例如,某醫(yī)院管理者主觀認(rèn)為“清潔用品消耗與床位數(shù)正相關(guān)”,未考慮科室類型差異(如ICU與普通病房的清潔標(biāo)準(zhǔn)不同),導(dǎo)致過度采購,庫存積壓率達(dá)30%。這種“拍腦袋”決策模式,難以實(shí)現(xiàn)成本的精準(zhǔn)管控。###三、醫(yī)院后勤成本信息化管理模式的構(gòu)建路徑破解傳統(tǒng)后勤成本管理困境的核心,在于構(gòu)建“數(shù)據(jù)融合、流程貫通、智能驅(qū)動(dòng)”的信息化管理模式?;诙嗉裔t(yī)院的成功實(shí)踐,我將該模式的構(gòu)建路徑分為“目標(biāo)定位—系統(tǒng)搭建—數(shù)據(jù)治理—流程優(yōu)化—智能應(yīng)用”五個(gè)步驟,形成閉環(huán)管理體系。####(一)明確信息化管理的核心目標(biāo)信息化管理并非“為技術(shù)而技術(shù)”,而是以“降本增效、精細(xì)管理、輔助決策”為導(dǎo)向,具體目標(biāo)包括:1.成本可視化:通過數(shù)據(jù)整合,實(shí)現(xiàn)后勤成本“按科室、按項(xiàng)目、按時(shí)間”多維度實(shí)時(shí)展示;2.流程標(biāo)準(zhǔn)化:將線下流程線上化、標(biāo)準(zhǔn)化,減少冗余環(huán)節(jié),提升響應(yīng)效率;3.監(jiān)控動(dòng)態(tài)化:建立“實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)—異常預(yù)警—原因追溯—整改閉環(huán)”的監(jiān)控機(jī)制;###三、醫(yī)院后勤成本信息化管理模式的構(gòu)建路徑4.決策智能化:通過數(shù)據(jù)分析識(shí)別成本動(dòng)因,為資源配置優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支撐。####(二)搭建一體化信息管理平臺(tái)一體化平臺(tái)是信息化管理的基礎(chǔ),需打破“信息孤島”,實(shí)現(xiàn)后勤業(yè)務(wù)全流程線上覆蓋。建議采用“1+3+N”架構(gòu):1.1個(gè)核心平臺(tái):即“醫(yī)院后勤成本信息管理平臺(tái)”,集成物資管理、能源管理、設(shè)備管理、人力資源管理等模塊,通過API接口與醫(yī)院HIS(醫(yī)院信息系統(tǒng))、ERP(企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng))、財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互通。2.3大基礎(chǔ)模塊:(1)物資管理模塊:實(shí)現(xiàn)物資從“采購申請(qǐng)—供應(yīng)商管理—入庫驗(yàn)收—領(lǐng)用出庫—庫存盤點(diǎn)—報(bào)廢處置”全生命周期管理,支持“一物一碼”追溯,自動(dòng)計(jì)算庫存周轉(zhuǎn)率、缺貨率等指標(biāo)。###三、醫(yī)院后勤成本信息化管理模式的構(gòu)建路徑(2)能源管理模塊:安裝智能電表、水表、氣表等物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備,實(shí)現(xiàn)能耗數(shù)據(jù)“分鐘級(jí)”采集,按科室、樓層、設(shè)備類型分項(xiàng)計(jì)量,生成能耗趨勢(shì)圖、同比環(huán)比分析報(bào)告。(3)設(shè)備管理模塊:建立設(shè)備臺(tái)賬,記錄設(shè)備采購時(shí)間、維保記錄、故障率、維修成本等信息,支持“預(yù)防性維護(hù)”提醒(如電梯運(yùn)行滿5000小時(shí)自動(dòng)觸發(fā)維保工單)。3.N個(gè)擴(kuò)展應(yīng)用:根據(jù)醫(yī)院特色需求開發(fā)定制化功能,如“外包服務(wù)管理模塊”(監(jiān)控保潔、綠化等外包服務(wù)質(zhì)量與成本)、“成本預(yù)測(cè)模型”(基于歷史數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)未來3個(gè)月能源、物資消耗趨勢(shì))。####(三)強(qiáng)化數(shù)據(jù)治理,確保數(shù)據(jù)質(zhì)量“垃圾進(jìn),垃圾出”,數(shù)據(jù)質(zhì)量是信息化管理的生命線。需從“標(biāo)準(zhǔn)、采集、存儲(chǔ)”三方面推進(jìn)數(shù)據(jù)治理:###三、醫(yī)院后勤成本信息化管理模式的構(gòu)建路徑1.統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn):制定《后勤成本數(shù)據(jù)管理規(guī)范》,明確物資編碼規(guī)則(采用國家統(tǒng)一編碼+醫(yī)院自定義后綴)、能源計(jì)量單位(如電力按“千瓦時(shí)”細(xì)分至照明、空調(diào)、設(shè)備)、成本歸集路徑(如維修費(fèi)用按“科室—設(shè)備—故障類型”三級(jí)分類)。2.多源數(shù)據(jù)采集:通過物聯(lián)網(wǎng)傳感器自動(dòng)采集能耗、設(shè)備運(yùn)行數(shù)據(jù);通過移動(dòng)端APP(如后勤人員報(bào)修、科室領(lǐng)用)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)錄入;通過RPA(機(jī)器人流程自動(dòng)化)工具對(duì)接財(cái)務(wù)系統(tǒng),自動(dòng)抓取成本核算數(shù)據(jù)。3.數(shù)據(jù)清洗與存儲(chǔ):建立數(shù)據(jù)清洗規(guī)則(如剔除異常值、補(bǔ)充缺失值),采用“數(shù)據(jù)倉庫+數(shù)據(jù)湖”混合存儲(chǔ)架構(gòu),結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)(如物資臺(tái)賬)存入數(shù)據(jù)倉庫,非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)(如設(shè)備維修圖片、視頻)存入數(shù)據(jù)湖,支持多維度數(shù)據(jù)分析。####(四)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,提升運(yùn)營效率以“流程線上化、審批自動(dòng)化、責(zé)任可視化”為目標(biāo),對(duì)核心業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重構(gòu):###三、醫(yī)院后勤成本信息化管理模式的構(gòu)建路徑1.物資申領(lǐng)流程:臨床科室通過平臺(tái)提交需求(自動(dòng)關(guān)聯(lián)歷史消耗數(shù)據(jù)、科室預(yù)算),系統(tǒng)根據(jù)“庫存閾值”自動(dòng)觸發(fā)采購申請(qǐng)(如庫存低于安全庫存時(shí)),審批流程由“串行”改為“并行”(如后勤、采購、財(cái)務(wù)部門同時(shí)在線審核),平均耗時(shí)從4天縮短至8小時(shí)。2.設(shè)備報(bào)修流程:臨床人員通過APP提交報(bào)修單(附設(shè)備位置、故障描述、圖片),系統(tǒng)自動(dòng)匹配維修人員(按技能等級(jí)、工作量分配),維修完成后在線填報(bào)耗時(shí)、耗材、故障原因,形成“報(bào)修—派單—維修—評(píng)價(jià)”閉環(huán),維修響應(yīng)時(shí)間從2小時(shí)降至40分鐘。3.能源調(diào)度流程:根據(jù)實(shí)時(shí)能耗數(shù)據(jù)與科室排班,動(dòng)態(tài)調(diào)整能源供應(yīng)(如非高峰時(shí)段自動(dòng)降低空調(diào)功率),異常數(shù)據(jù)(如某科室能耗突增30%)自動(dòng)推送預(yù)警信息至后勤負(fù)責(zé)人###三、醫(yī)院后勤成本信息化管理模式的構(gòu)建路徑,10分鐘內(nèi)啟動(dòng)核查。####(五)引入智能技術(shù),實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)決策在數(shù)據(jù)積累的基礎(chǔ)上,引入AI、大數(shù)據(jù)等技術(shù),實(shí)現(xiàn)從“描述分析”到“預(yù)測(cè)分析”的升級(jí):1.AI預(yù)測(cè)模型:基于歷史數(shù)據(jù)、季節(jié)因素、患者量變化等變量,構(gòu)建能源消耗預(yù)測(cè)模型(如預(yù)測(cè)下月空調(diào)用電量誤差率低于5%)、物資需求預(yù)測(cè)模型(如預(yù)測(cè)某耗材未來1個(gè)月用量,指導(dǎo)精準(zhǔn)采購)。2.成本動(dòng)因分析:通過關(guān)聯(lián)分析識(shí)別成本驅(qū)動(dòng)因素,如分析發(fā)現(xiàn)“手術(shù)臺(tái)次增加”與“消毒耗材消耗”“手術(shù)室能耗”呈強(qiáng)正相關(guān),為科室成本控制提供方向。###三、醫(yī)院后勤成本信息化管理模式的構(gòu)建路徑3.智能報(bào)表與可視化:通過BI(商業(yè)智能)工具生成“后勤成本駕駛艙”,實(shí)時(shí)展示關(guān)鍵指標(biāo)(如成本占比、異常率、效率排名),支持鉆取分析(點(diǎn)擊某科室能耗數(shù)據(jù),可查看具體設(shè)備消耗明細(xì))。###四、信息化管理模式實(shí)施的保障機(jī)制信息化管理模式的落地絕非“一蹴而就”,需從組織、人才、制度、安全四方面建立保障機(jī)制,確保系統(tǒng)“用得好、用得久”。1####(一)組織保障:建立跨部門協(xié)同機(jī)制2成立“后勤信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組”,由院長任組長,后勤、財(cái)務(wù)、信息、臨床科室負(fù)責(zé)人為成員,明確職責(zé)分工:3-后勤部門:負(fù)責(zé)需求梳理、流程優(yōu)化、系統(tǒng)運(yùn)維;4-信息部門:負(fù)責(zé)技術(shù)架構(gòu)搭建、數(shù)據(jù)接口對(duì)接、系統(tǒng)安全維護(hù);5-財(cái)務(wù)部門:負(fù)責(zé)成本核算規(guī)則制定、數(shù)據(jù)審核;6-臨床科室:作為用戶代表參與需求調(diào)研,反饋系統(tǒng)使用體驗(yàn)。7####(二)人才保障:打造復(fù)合型團(tuán)隊(duì)8###四、信息化管理模式實(shí)施的保障機(jī)制在右側(cè)編輯區(qū)輸入內(nèi)容1.內(nèi)部培養(yǎng):對(duì)后勤人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)(如平臺(tái)操作、數(shù)據(jù)分析),培養(yǎng)“懂業(yè)務(wù)、懂?dāng)?shù)據(jù)”的復(fù)合型人才;在右側(cè)編輯區(qū)輸入內(nèi)容2.外部引進(jìn):招聘具備醫(yī)療信息化經(jīng)驗(yàn)的數(shù)據(jù)分析師、系統(tǒng)運(yùn)維工程師,提升團(tuán)隊(duì)專業(yè)能力;####(三)制度保障:完善配套管理制度3.校企合作:與高校、科技企業(yè)共建“醫(yī)院后勤管理實(shí)驗(yàn)室”,探索新技術(shù)應(yīng)用場(chǎng)景。在右側(cè)編輯區(qū)輸入內(nèi)容3.成本考核制度:將成本控制指標(biāo)納入科室績效考核,如“科室能耗降低率”“物資周在右側(cè)編輯區(qū)輸入內(nèi)容2.系統(tǒng)操作規(guī)范:制定各模塊操作手冊(cè),明確用戶權(quán)限(如普通科室僅能查看本部門數(shù)據(jù),后勤管理員可全系統(tǒng)操作);在右側(cè)編輯區(qū)輸入內(nèi)容1.數(shù)據(jù)管理制度:明確數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)、使用、安全等環(huán)節(jié)的責(zé)任主體與獎(jiǎng)懲措施;010203040506###四、信息化管理模式實(shí)施的保障機(jī)制轉(zhuǎn)率”與科室評(píng)優(yōu)、績效獎(jiǎng)金掛鉤。####(四)安全保障:構(gòu)建多層次防護(hù)體系1.數(shù)據(jù)安全:采用加密技術(shù)(如數(shù)據(jù)傳輸SSL加密、存儲(chǔ)AES加密)保障數(shù)據(jù)安全,建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制(本地備份+云端備份);2.系統(tǒng)安全:部署防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng),定期進(jìn)行安全漏洞掃描,防范黑客攻擊;3.權(quán)限安全:遵循“最小權(quán)限原則”,按角色分配操作權(quán)限,避免數(shù)據(jù)泄露或誤操作。###五、成效評(píng)估與持續(xù)優(yōu)化策略信息化管理模式實(shí)施后,需通過科學(xué)的成效評(píng)估驗(yàn)證其價(jià)值,并建立持續(xù)優(yōu)化機(jī)制,避免“系統(tǒng)上線即停滯”。####(一)建立多維度成效評(píng)估指標(biāo)體系1.成本指標(biāo):后勤總成本占比(較實(shí)施前下降幅度)、單位能耗成本(如每平方米建筑面積電費(fèi))、物資庫存周轉(zhuǎn)率(提升幅度)、應(yīng)急維修成本占比(降低幅度);012.效率指標(biāo):物資申領(lǐng)平均耗時(shí)、設(shè)備報(bào)修響應(yīng)時(shí)間、審批流程環(huán)節(jié)精簡率;023.質(zhì)量指標(biāo):后勤服務(wù)滿意度(臨床科室評(píng)分)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率(如能源數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)差異率);034.管理指標(biāo):成本可視化程度(可實(shí)時(shí)查看的成本維度數(shù)量)、異常成本預(yù)警及時(shí)率(預(yù)警至核查啟動(dòng)的時(shí)間間隔)。04####(二)采用定量與定性結(jié)合的評(píng)估方法在右側(cè)編輯區(qū)輸入內(nèi)容1.定量分析:對(duì)比實(shí)施前后的成本數(shù)據(jù)、效率指標(biāo),通過統(tǒng)計(jì)學(xué)方法(如t檢驗(yàn))驗(yàn)證差異顯著性;在右側(cè)編輯區(qū)輸
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