合同管理全流程操作指南及模板工具一、適用場(chǎng)景與對(duì)象本合同管理模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織的合同全生命周期管理，涵蓋采購合同、服務(wù)合同、租賃合同、合作協(xié)議等多種類型。主要使用對(duì)象包括企業(yè)法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、行政管理人員及合同執(zhí)行崗，旨在規(guī)范合同從需求發(fā)起到歸檔管理的完整流程，降低法律風(fēng)險(xiǎn)，提升管理效率。二、合同管理全流程操作步驟1.合同需求發(fā)起與立項(xiàng)操作主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人/需求申請(qǐng)人操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要（如采購服務(wù)、合作開發(fā)、資產(chǎn)租賃等），填寫《合同需求申請(qǐng)表》，明確合作方基本信息、合同標(biāo)的、核心需求（如服務(wù)內(nèi)容、交付標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算金額、期望簽訂時(shí)間等）。需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)的必要性及合理性進(jìn)行初審，簽字確認(rèn)后提交至法務(wù)部門或合同管理部門。輸出成果：《合同需求申請(qǐng)表》（詳見模板表格1）2.合同起草與內(nèi)容填充操作主體：業(yè)務(wù)部門對(duì)接人/法務(wù)專員操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)需求內(nèi)容，提供合作方背景資料、技術(shù)參數(shù)、商務(wù)條款等基礎(chǔ)信息；法務(wù)部門或合同管理員根據(jù)合同類型（參考《合同類型分類指引》），選擇對(duì)應(yīng)的合同模板（如采購合同模板、服務(wù)合同模板）。按模板要求填寫合同核心條款，包括但不限于：合同主體：雙方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式；合同標(biāo)的：名稱、型號(hào)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（需引用國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）；權(quán)利義務(wù)：雙方履約方式、期限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；付款方式：金額、幣種、支付條件（如驗(yàn)收合格后30日內(nèi)支付）、賬戶信息；違約責(zé)任：違約情形、違約金計(jì)算方式、爭(zhēng)議解決方式（推薦約定仲裁或訴訟管轄地）；其他：保密條款、不可抗力、合同生效條件等。起草完成后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同內(nèi)容的業(yè)務(wù)準(zhǔn)確性進(jìn)行復(fù)核，保證與需求一致。輸出成果：合同草案（含修訂記錄）3.條款審核與風(fēng)險(xiǎn)把控操作主體：法務(wù)專員/財(cái)務(wù)部門/分管領(lǐng)導(dǎo)操作內(nèi)容：法務(wù)審核：重點(diǎn)審核合同條款的合法性、合規(guī)性及完整性，包括：主體資格：合作方是否具備履約資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證），是否存在經(jīng)營異?；蚴庞涗?；條款邏輯：權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，違約責(zé)任是否明確，爭(zhēng)議解決方式是否有效；法律風(fēng)險(xiǎn)：是否存在“霸王條款”“模糊表述”（如“最終解釋權(quán)歸甲方所有”），是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)要求。財(cái)務(wù)審核：重點(diǎn)關(guān)注合同金額與預(yù)算匹配性、付款條款的合理性（如預(yù)付款比例、質(zhì)保金約定）、發(fā)票類型及稅務(wù)合規(guī)性。業(yè)務(wù)部門復(fù)核：確認(rèn)合同內(nèi)容是否滿足業(yè)務(wù)需求，技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等是否與前期溝通一致。審核過程中若需修改，由法務(wù)部門出具《條款審核意見表》（詳見模板表格2），需求部門根據(jù)意見修訂后重新提交審核，直至通過。輸出成果：《條款審核意見表》、審核通過版合同4.內(nèi)部審批與授權(quán)簽署操作主體：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理/董事會(huì)操作內(nèi)容：根據(jù)合同金額及重要性劃分審批權(quán)限（如：金額≤5萬元由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；5萬＜金額≤50萬元由總經(jīng)理審批；金額＞50萬元需董事會(huì)審議）。審批人通過OA系統(tǒng)或紙質(zhì)審批流程，審核合同的業(yè)務(wù)必要性、風(fēng)險(xiǎn)可控性及預(yù)算合規(guī)性，簽署《內(nèi)部審批表》（詳見模板表格3）。審批通過后，由法定代表人或其授權(quán)代理人（需提供《授權(quán)委托書》）代表公司簽署合同。簽署時(shí)需核對(duì)合同文本與審核版本一致性，加蓋合同專用章或公章（嚴(yán)禁使用部門章或財(cái)務(wù)章）。輸出成果：《內(nèi)部審批表》、簽署生效的合同文本（正本至少一式兩份，雙方各執(zhí)一份）5.合同履行與過程跟蹤操作主體：業(yè)務(wù)部門/合同管理員操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定履行義務(wù)（如交付貨物、提供服務(wù)、支付款項(xiàng)），同步跟蹤合作方履約情況，記錄履約進(jìn)度（如《合同履行跟蹤表》，詳見模板表格4）。若出現(xiàn)履約異常（如延期、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向法務(wù)部門報(bào)告，通過發(fā)函、協(xié)商等方式解決，必要時(shí)啟動(dòng)違約責(zé)任條款。財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定支付款項(xiàng)，保證付款憑證與合同條款一致（如附驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等）。輸出成果：《合同履行跟蹤表》、履約過程中的溝通記錄、驗(yàn)收文件等6.合同歸檔與數(shù)據(jù)管理操作主體：合同管理員/行政部操作內(nèi)容：合同履行完畢或終止后，合同管理員收集合同正本、審批文件、審核意見、履行記錄等資料，整理成冊(cè)。按年份、合同類型編號(hào)歸檔（編號(hào)規(guī)則：年份-合同類型代碼-序號(hào)，如“2024-CG-001”），建立《合同歸檔登記表》（詳見模板表格5），記錄合同名稱、編號(hào)、簽訂日期、歸檔日期、存放位置等信息。電子版合同同步存儲(chǔ)至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，設(shè)置查閱權(quán)限，保證數(shù)據(jù)安全；紙質(zhì)合同存入專用檔案柜，保存期限不少于合同履行期滿后5年（涉及訴訟的保存至訴訟結(jié)束）。輸出成果：合同檔案（紙質(zhì)+電子）、《合同歸檔登記表》三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)模板表格模板表格1：合同需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期需求人聯(lián)系方式合作方信息名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼法定代表人合同需求詳情合同類型（□采購□服務(wù)□租賃□其他______）預(yù)算金額（大寫：______小寫：￥______）期望簽訂日期標(biāo)的描述（如服務(wù)內(nèi)容、貨物規(guī)格、項(xiàng)目范圍等）：核心需求（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付期限、付款方式等）：部門負(fù)責(zé)人意見簽字：______日期：______備注模板表格2：條款審核意見表合同名稱合同編號(hào)審核階段（□起草□修訂）審核日期審核人姓名部門職務(wù)審核條款及意見條款編號(hào)/內(nèi)容審核意見（□通過□需修改□不通過）修改建議綜合審核結(jié)論□同意簽署□修改后復(fù)審□不予通過（說明原因：______）審核人簽字日期模板表格3：內(nèi)部審批表合同名稱合同編號(hào)合同金額簽訂日期申請(qǐng)部門需求人合同簡(jiǎn)要內(nèi)容審核環(huán)節(jié)意見業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人：______日期：______法務(wù)部門：______日期：______財(cái)務(wù)部門：______日期：______審批意見分管領(lǐng)導(dǎo)：______日期：______總經(jīng)理/董事會(huì)：______日期：______模板表格4：合同履行跟蹤表合同名稱合同編號(hào)履約階段（□履行中□已完成□異常）更新日期履約內(nèi)容計(jì)劃履行時(shí)間實(shí)際履行時(shí)間履約狀態(tài)（□正?！跹悠凇跷催_(dá)標(biāo)）異常情況記錄異常描述：______責(zé)任方：______處理措施：______負(fù)責(zé)人：______驗(yàn)收情況驗(yàn)收日期：______驗(yàn)收結(jié)果（□合格□不合格）驗(yàn)收人：______模板表格5：合同歸檔登記表歸檔編號(hào)合同名稱合同編號(hào)簽訂日期履行期限歸檔日期存放位置（柜號(hào)/文件夾）歸檔人備注四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)1.合同主體資格審查合作方為企業(yè)的，需核驗(yàn)其營業(yè)執(zhí)照副本（復(fù)印件加蓋公章）、法定代表人證件號(hào)碼明，保證在有效期內(nèi)且無經(jīng)營異常；涉及特殊行業(yè)的（如食品、醫(yī)療器械），還需核查行業(yè)許可證。合作方為自然人的，需核驗(yàn)證件號(hào)碼原件，留存復(fù)印件，并確認(rèn)其具備完全民事行為能力。2.條款表述嚴(yán)謹(jǐn)性避免使用“大概”“左右”“盡可能”等模糊詞匯，涉及金額、數(shù)量、時(shí)間等需明確具體數(shù)值（如“付款期限為收到發(fā)票后30日內(nèi)”而非“盡快付款”）。違約責(zé)任條款需與權(quán)利義務(wù)對(duì)等，避免單方加重對(duì)方責(zé)任或排除對(duì)方主要權(quán)利（如“乙方任何違約需支付合同總額20%的違約金”需結(jié)合實(shí)際損失合理性設(shè)置）。3.審批流程規(guī)范性嚴(yán)禁“先簽批后補(bǔ)流程”或“越權(quán)審批”，重大合同（如并購、擔(dān)保類）需聘請(qǐng)外部律師出具法律意見書。合同文本需與審批版本一致，簽署前由法務(wù)專員再次核對(duì)，防止篡改或遺漏條款。4.履約過程留痕管理業(yè)務(wù)部門需定期跟蹤履約進(jìn)度，重要節(jié)點(diǎn)（如交付、驗(yàn)收）需形成書面記錄（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、簽收單），并由雙方簽字確認(rèn)。涉及合同變更的（如金額