某游泳俱樂部行政工作管理方案

第一章總則一、為規(guī)范某游泳俱樂部（以下簡稱“俱樂部”）行政工作流程，提升行政服務效能，保障俱樂部各項業(yè)務有序開展，助力游泳體育事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及俱樂部發(fā)展戰(zhàn)略，制定本方案。二、本方案適用于俱樂部行政部門全體人員及涉及行政協(xié)作的各業(yè)務部門（如教練部、救生部、會員服務部等）。三、行政工作應遵循以下原則：1.服務導向原則：以會員需求為核心，以支持業(yè)務部門高效運轉(zhuǎn)為目標，提供精準化、便捷化服務；2.效率優(yōu)先原則：優(yōu)化工作流程，減少冗余環(huán)節(jié)，提升行政事務處理速度與質(zhì)量；3.合規(guī)經(jīng)營原則：嚴格遵守《全民健身條例》《游泳場所衛(wèi)生規(guī)范》《安全生產(chǎn)法》等法律法規(guī)，確保俱樂部運營合法合規(guī)；4.協(xié)同協(xié)作原則：加強與各部門聯(lián)動，形成工作合力，共同推動俱樂部發(fā)展；5.創(chuàng)新賦能原則：結(jié)合游泳事業(yè)發(fā)展趨勢，引入數(shù)字化工具提升行政工作智能化水平，如采用會員管理系統(tǒng)、辦公OA系統(tǒng)等。第二章行政部門組織架構(gòu)與職責一、組織架構(gòu)俱樂部行政部設行政主管1名、行政專員2名、后勤保障組3名（含場地維護員1名、物資管理員1名、安全監(jiān)督員1名）、前臺接待組2名，共8人。行政主管對俱樂部總經(jīng)理負責，統(tǒng)籌行政部全面工作；各崗位人員按職責分工開展工作，接受行政主管的指導與考核。二、崗位職責1.行政主管：負責制定行政工作年度計劃與管理方案，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門行政事務；審核行政預算與費用支出；組織開展行政人員培訓與績效考核；處理重大行政突發(fā)事件；對接外部機構(gòu)（如體育局、衛(wèi)生監(jiān)督所、消防部門等）。2.行政專員：負責文件收發(fā)、歸檔與保密管理；組織內(nèi)部會議（如每周部門例會、月度運營會議），撰寫會議紀要并跟進落實；起草行政通知、報告等文書；維護辦公OA系統(tǒng)與內(nèi)部溝通平臺；協(xié)助開展員工招聘與入職手續(xù)辦理。3.后勤保障組：-場地維護員：每日檢查泳池設備（如循環(huán)過濾系統(tǒng)、加熱設備）、更衣室設施（如儲物柜、淋浴龍頭）、休息區(qū)家具的運行狀況，及時報修故障；定期對泳池周邊地面進行防滑處理，確保場地安全；-物資管理員：負責辦公用品、清潔用品、游泳器材（如浮板、泳道線）的采購、庫存管理與發(fā)放；建立物資臺賬，每月盤點庫存，避免積壓或短缺；-安全監(jiān)督員：定期檢查消防設備（滅火器、應急燈）、救生器材（救生圈、急救箱）的有效性；組織安全演練（如溺水急救演練、火災逃生演練）；監(jiān)督泳池水質(zhì)檢測與衛(wèi)生消毒工作。4.前臺接待組：負責會員登記、咨詢與投訴處理；引導會員使用俱樂部設施；維護前臺秩序，及時記錄會員反饋信息并上報；協(xié)助會員辦理辦卡、續(xù)卡手續(xù)。第三章日常行政管理一、文件管理1.文件收發(fā)：外部文件由行政專員統(tǒng)一接收，登記編號后呈行政主管批閱，再轉(zhuǎn)相關部門辦理；內(nèi)部文件由起草部門提交行政專員審核格式，經(jīng)行政主管簽字后印發(fā)；2.檔案存檔：紙質(zhì)檔案按“部門-年度-類別”分類存放，電子檔案同步上傳至俱樂部云盤，設置訪問權(quán)限；保密文件（如會員信息、財務數(shù)據(jù)）由行政主管專人保管，借閱需經(jīng)總經(jīng)理審批；3.文件銷毀：過期或無保留價值的文件，經(jīng)行政主管審核后，采用碎紙機銷毀（紙質(zhì)）或永久刪除（電子），禁止隨意丟棄。二、會議管理1.會前準備：會議組織者需提前24小時通知參會人員，明確會議時間、地點、議題及需準備的材料；行政專員負責布置會場（擺放座椅、調(diào)試音響設備、準備茶水）；2.會中管理：會議主持人把控議程，行政專員做好會議記錄，重點記錄決策事項與行動清單；禁止參會人員遲到早退，確需請假需提前向主持人報備；3.會后跟進：行政專員在24小時內(nèi)整理會議紀要，經(jīng)主持人審核后分發(fā)至參會人員；跟蹤行動清單的落實情況，每周向行政主管匯報進展。三、辦公秩序1.工作時間：行政人員實行早9:00-晚18:00工作制（前臺接待組實行兩班倒，覆蓋俱樂部運營時間8:00-22:00）；嚴格執(zhí)行考勤制度，遲到早退超過30分鐘按曠工半天處理；2.著裝要求：行政人員著統(tǒng)一工裝（深色西裝、白色襯衫），前臺接待員著俱樂部定制制服，保持整潔得體；3.辦公環(huán)境：每日下班前整理辦公桌面，保持辦公區(qū)整潔；禁止在辦公區(qū)吸煙、進食或大聲喧嘩；定期開展辦公區(qū)消毒，預防傳染病傳播。四、信息溝通1.內(nèi)部溝通：建立“每日工作群匯報”機制，各崗位人員每日下班前在群內(nèi)反饋當日工作完成情況及次日計劃；每周一召開行政部例會，總結(jié)上周工作，部署本周任務；2.外部溝通：對接外部機構(gòu)時，需使用規(guī)范用語，展現(xiàn)俱樂部專業(yè)形象；及時回復政府部門的檢查通知與指導意見，確保整改事項落實到位。第四章后勤保障管理一、場地維護1.泳池設備維護：場地維護員每日早7:00檢查循環(huán)過濾系統(tǒng)是否正常運行，確保水質(zhì)循環(huán)達標；每周對加熱設備進行一次保養(yǎng)，保證水溫維持在26-28℃（符合游泳場所標準）；2.設施維修：發(fā)現(xiàn)設施故障（如儲物柜鎖壞、淋浴龍頭漏水），場地維護員需在1小時內(nèi)聯(lián)系維修人員，緊急故障（如泳池漏水）立即上報行政主管并啟動應急預案；3.場地清潔：每日閉館后，清潔人員對泳池周邊地面、更衣室、淋浴區(qū)進行全面清潔消毒；每周對泳池池底進行一次吸塵處理，確保無雜物沉積。二、物資采購1.采購流程：各部門提交物資采購申請，經(jīng)部門負責人簽字后報行政部；行政專員審核申請合理性，制定采購計劃；行政主管審批后，由物資管理員通過公開招標或定點供應商采購；2.供應商管理：建立供應商檔案，定期評估供應商的產(chǎn)品質(zhì)量與服務水平，優(yōu)先選擇信譽良好、價格合理的供應商；每年進行一次供應商招標，引入競爭機制降低采購成本；3.驗收與入庫：物資到貨后，物資管理員與使用部門共同驗收，核對數(shù)量與質(zhì)量；驗收合格后登記入庫，不合格物資要求供應商退換。三、安全保障1.消防管理：安全監(jiān)督員每月檢查消防設備，確保滅火器壓力正常、應急燈能正常點亮；每季度組織一次消防演練，培訓員工使用滅火器與逃生技巧；2.救生設備管理：救生圈、急救箱放置在泳池周邊顯眼位置，安全監(jiān)督員每日檢查急救箱內(nèi)藥品是否過期，救生圈是否完好；3.應急預案：制定《溺水事故應急預案》《火災應急預案》《突發(fā)疾病應急預案》，明確各崗位人員職責（如救生員第一時間施救、行政專員聯(lián)系醫(yī)院、前臺通知家屬）；每年組織兩次應急演練，提升員工應急處置能力。四、衛(wèi)生管理1.泳池水質(zhì)檢測：每日早中晚三次檢測泳池水溫、pH值、余氯含量，檢測數(shù)據(jù)記錄存檔，確保符合《游泳場所衛(wèi)生標準》（GB9667-1996）；每周進行一次水質(zhì)全項檢測（委托第三方機構(gòu)）；2.公共區(qū)域消毒：更衣室、淋浴區(qū)每日消毒兩次（早8:00前、晚22:00后），使用含氯消毒劑擦拭扶手、儲物柜把手；休息區(qū)座椅每日清潔一次，定期消毒；3.員工衛(wèi)生：全體員工持健康證上崗，每年進行一次體檢；工作期間佩戴口罩，勤洗手，避免交叉感染。第五章會員服務支持一、會員咨詢與接待1.前臺接待員需熱情主動接待會員，使用規(guī)范用語（如“您好，歡迎來到某游泳俱樂部，請問有什么可以幫您？”）；2.對會員咨詢的問題（如課程安排、收費標準），需準確解答；無法立即解答的，記錄會員聯(lián)系方式，24小時內(nèi)反饋；3.為新會員提供俱樂部導覽服務，介紹泳池區(qū)域、更衣室、休息區(qū)的位置及使用規(guī)則。二、會員投訴處理1.前臺接待員接到會員投訴后，立即記錄投訴內(nèi)容、會員姓名與聯(lián)系方式；2.屬于行政部門職責的（如場地清潔問題、物資短缺），2小時內(nèi)解決并反饋會員；涉及其他部門的（如教練服務問題），轉(zhuǎn)相關部門處理，行政專員跟蹤進度，24小時內(nèi)回復會員；3.每月匯總會員投訴情況，分析問題原因，提出改進措施（如增加清潔頻次、優(yōu)化物資采購流程）。三、會員活動協(xié)助1.協(xié)助會員服務部組織會員活動（如月度游泳比賽、季度親子游泳活動）；2.行政專員負責活動方案的文案撰寫與宣傳物料制作；后勤保障組負責場地布置、物資準備（如獎品、飲用水）；3.活動期間，前臺接待員維持現(xiàn)場秩序，行政主管統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各崗位人員，確保活動順利開展。四、會員信息管理1.前臺接待員負責會員信息登記，包括姓名、聯(lián)系方式、游泳技能水平等；2.行政專員定期更新會員信息，確保數(shù)據(jù)準確；會員信息嚴格保密，禁止泄露給外部機構(gòu)或個人；3.使用會員管理系統(tǒng)對會員進行分類管理（如普通會員、VIP會員），為個性化服務提供支持。第六章人力資源協(xié)助管理一、招聘與入職1.協(xié)助人力資源部發(fā)布招聘信息（如在招聘網(wǎng)站、俱樂部官網(wǎng)發(fā)布）；2.行政專員負責篩選簡歷，通知候選人面試；組織面試場地，準備面試材料；3.新員工入職時，行政專員辦理入職手續(xù)（簽訂勞動合同、發(fā)放工牌、介紹俱樂部規(guī)章制度）；協(xié)助新員工熟悉辦公環(huán)境與工作流程。二、培訓與發(fā)展1.協(xié)助人力資源部組織員工培訓，如行政人員的公文寫作培訓、后勤人員的場地維護培訓、前臺人員的服務禮儀培訓；2.行政專員負責培訓場地布置、培訓材料打印、培訓簽到；3.記錄員工培訓情況，建立培訓檔案，為員工績效考核提供依據(jù)。三、員工福利1.協(xié)助落實員工福利，如節(jié)日福利（春節(jié)、中秋）、生日福利、團建活動；2.行政專員負責福利采購、發(fā)放；組織團建活動（如戶外拓展、游泳比賽），增強員工凝聚力；3.定期收集員工對福利的意見，優(yōu)化福利方案。四、離職管理1.員工離職時，行政專員辦理離職手續(xù)（收回工牌、辦公用品、清理辦公電腦數(shù)據(jù)）；2.協(xié)助人力資源部進行離職面談，了解員工離職原因；3.更新員工檔案，及時辦理社保公積金轉(zhuǎn)移手續(xù)。第七章財務協(xié)助管理一、費用報銷1.行政人員報銷費用需填寫報銷單，附上原始憑證（發(fā)票、收據(jù)）；2.行政主管審核報銷單的真實性與合理性，簽字后交財務部門審批；3.嚴格控制行政費用支出，確保不超預算；每月分析行政費用使用情況，提出節(jié)約措施（如減少紙質(zhì)文件使用、選擇性價比高的供應商）。二、預算管理1.行政主管每年12月制定下一年度行政預算，包括辦公用品采購費、場地維護費、員工培訓費、福利費等；2.預算經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行；行政專員每月跟蹤預算執(zhí)行情況，向行政主管匯報；3.如需調(diào)整預算，需經(jīng)行政主管審核、總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行。三、固定資產(chǎn)管理1.行政專員負責固定資產(chǎn)登記，建立固定資產(chǎn)臺賬，包括資產(chǎn)名稱、購買時間、價值、使用部門等；2.每年進行一次固定資產(chǎn)盤點，確保賬實相符；3.固定資產(chǎn)維修、報廢需經(jīng)行政主管審批；報廢固定資產(chǎn)按規(guī)定程序處理（如變賣、捐贈）。第八章安全合規(guī)管理一、法律法規(guī)遵守1.嚴格遵守《全民健身條例》《游泳場所衛(wèi)生規(guī)范》《安全生產(chǎn)法》等法律法規(guī)；2.行政主管定期組織員工學習相關法律法規(guī)，提升合規(guī)意識；3.接受政府部門的檢查與指導，及時整改存在的問題（如衛(wèi)生不達標、消防設備過期）。二、安全檢查1.安全監(jiān)督員每日進行安全巡查，重點檢查泳池安全（如救生員在崗情況、泳池水質(zhì)）、消防設備、場地設施；2.每周組織一次部門安全會議，總結(jié)安全工作，排查安全隱患；3.每月向總經(jīng)理提交安全檢查報告，匯報安全工作情況。三、應急處置1.發(fā)生突發(fā)事件（如溺水事故、火災）時，立即啟動應急預案；2.行政主管統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各崗位人員，如救生員施救、行政專員聯(lián)系醫(yī)院、前臺通知家屬；3.事件處理后，行政主管撰寫事件報告，分析原因，提出改進措施，避免類似事件再次發(fā)生。第九章績效考核與改進一、績效考核1.考核指標：行政人員績效考核指標包括工作完成率（如文件處理及時率、物資采購準確率）、服務滿意度（會員滿意度、內(nèi)部員工滿意度）、合規(guī)情況（是否遵守法律法規(guī)、俱樂部規(guī)章制度）、創(chuàng)新貢獻（如提出合理化建議）；2.考核周期：每月進行一次自評，每季度進行一次主管評價，每年進行一次綜合考核；3.考核方法：采用定量與定性結(jié)合的方法，如工作完成率通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計，服務滿意度通過問卷調(diào)查；4.考核結(jié)果：考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級；優(yōu)秀員工給予獎勵（如獎金、榮譽證書），不合格員工進行培訓或調(diào)崗。二、持續(xù)改進1.定期收集反饋意見：每月向