采購需求申請與審批綜合管理模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場景二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）需求發(fā)起與提報(bào)需求提出：由業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際工作需要（如新增設(shè)備、補(bǔ)充耗材、項(xiàng)目實(shí)施等），填寫《采購需求申請表》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算總額、用途、期望交付時(shí)間及供應(yīng)商建議（若有）。部門初審：部門負(fù)責(zé)人對需求的必要性、合理性及預(yù)算匹配性進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后在《采購需求申請表》中簽署意見，提交至采購部門。（二）采購部門審核需求合規(guī)性核驗(yàn)：采購部門接收申請后，重點(diǎn)審核：需求描述是否清晰、完整，規(guī)格參數(shù)是否明確；預(yù)算是否控制在部門年度預(yù)算額度內(nèi)；是否存在可替代的內(nèi)部資源（如閑置設(shè)備調(diào)配）或更優(yōu)方案。市場初步調(diào)研：對常規(guī)采購，采購部門需進(jìn)行市場詢價(jià)（至少3家供應(yīng)商），核實(shí)預(yù)估價(jià)格的合理性；對專項(xiàng)采購（如大型設(shè)備），可組織技術(shù)部門共同參與參數(shù)確認(rèn)。審核反饋：審核通過后，進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；若需修改，將申請表退回需求部門并說明調(diào)整意見。（三）財(cái)務(wù)部門復(fù)核預(yù)算與資金審核：財(cái)務(wù)部門對采購需求的預(yù)算總額、資金來源（如年度預(yù)算、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)）及付款方式（如預(yù)付款、分期付款）進(jìn)行復(fù)核，保證資金計(jì)劃與公司財(cái)務(wù)政策一致。成本效益評估：對大額采購（如單筆超過10萬元），需分析采購成本與預(yù)期業(yè)務(wù)收益的匹配度，出具財(cái)務(wù)復(fù)核意見。（四）管理層審批根據(jù)采購金額及重要性，分級審批：小額采購（如單筆≤5萬元）：由采購部門負(fù)責(zé)人審批；中額采購（如5萬元＜單筆≤20萬元）：由分管副總審批；大額采購（如單筆＞20萬元）：需提交總經(jīng)理辦公會集體審議，形成書面決議。審批通過后，采購部門方可啟動采購執(zhí)行；若未通過，及時(shí)反饋需求部門并說明原因。（五）采購執(zhí)行與過程跟蹤供應(yīng)商選擇：采購部門根據(jù)審批結(jié)果，通過公開招標(biāo)、競爭性談判或單一來源采購（符合規(guī)定情形時(shí)）等方式確定供應(yīng)商，保證采購過程公平、透明。合同簽訂：與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確標(biāo)的物詳情、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、驗(yàn)收方式、違約責(zé)任等條款，合同需經(jīng)法務(wù)部門審核（如需）。進(jìn)度跟蹤：采購部門全程跟蹤訂單生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按約定時(shí)間交付；若遇延遲，及時(shí)與供應(yīng)商溝通并同步需求部門。（六）驗(yàn)收與付款貨物/服務(wù)驗(yàn)收：需求部門聯(lián)合采購部門、財(cái)務(wù)部門按合同約定進(jìn)行驗(yàn)收，重點(diǎn)核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，填寫《采購驗(yàn)收單》；驗(yàn)收不合格的，需在3個工作日內(nèi)書面通知采購部門啟動退換貨或索賠流程。付款申請：驗(yàn)收合格后，采購部門憑《采購需求申請表》《采購審批表》《采購合同》《驗(yàn)收單》等資料，向財(cái)務(wù)部門提交付款申請，財(cái)務(wù)部門審核無誤后安排付款。（七）資料歸檔采購?fù)瓿珊螅少彶块T負(fù)責(zé)整理全套資料（含申請表、審批表、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票復(fù)印件等），按“一單一檔”原則歸檔保存，保存期限不少于3年，便于后續(xù)審計(jì)或查詢。三、核心模板表格設(shè)計(jì)表1：采購需求申請表申請部門申請日期年月日申請人聯(lián)系方式采購類型□常規(guī)采購□項(xiàng)目采購□緊急采購預(yù)算編號物品/服務(wù)詳情名稱規(guī)格型號單位數(shù)量采購用途說明供應(yīng)商建議（若有）名稱：聯(lián)系人及電話：部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：采購部門審核意見簽字：日期：財(cái)務(wù)部門復(fù)核意見簽字：日期：管理層審批意見簽字：日期：表2：采購審批流轉(zhuǎn)表流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)審核人/審批人審核意見簽字日期需求部門*部門負(fù)責(zé)人采購部門*采購經(jīng)理財(cái)務(wù)部門*財(cái)務(wù)主管分管副總*副總總經(jīng)理*總經(jīng)理備注如需補(bǔ)充說明，可另附頁表3：采購執(zhí)行跟蹤表采購需求編號供應(yīng)商名稱合同編號簽訂日期年月日交付跟蹤計(jì)劃交付日期實(shí)際交付日期延遲原因（若有）驗(yàn)收情況驗(yàn)收日期驗(yàn)收部門驗(yàn)收結(jié)果付款情況付款申請日期付款金額付款方式備注四、關(guān)鍵實(shí)施要點(diǎn)提醒需求真實(shí)性：需求部門須保證采購需求與實(shí)際業(yè)務(wù)匹配，不得虛報(bào)、瞞報(bào)需求或拆分采購金額規(guī)避審批流程。預(yù)算剛性約束：所有采購需求須在年度預(yù)算內(nèi)執(zhí)行，超預(yù)算需求需提前提交預(yù)算調(diào)整申請，經(jīng)審批后方可推進(jìn)。緊急采購處理：突發(fā)緊急情況（如生產(chǎn)設(shè)備故障需立即更換配件），可先電話請示分管副總同意后啟動采購，但需在2個工作日內(nèi)補(bǔ)辦書面申請手續(xù)。供應(yīng)商合規(guī)性：優(yōu)先選擇公司合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的單位，新供應(yīng)商引入需進(jìn)行資質(zhì)審查（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書），并留存復(fù)印件備查。資料完整性：采購各環(huán)節(jié)需形成書面記錄，