股東會(huì)議通知格式及回執(zhí)樣本股東會(huì)議作為公司治理的核心環(huán)節(jié)，通知的規(guī)范發(fā)布與回執(zhí)的有效回收直接影響會(huì)議效率與決策合法性。本文結(jié)合《公司法》及實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，梳理通知格式要點(diǎn)并提供回執(zhí)樣本，助力企業(yè)合規(guī)高效開展股東會(huì)工作。一、股東會(huì)議通知的格式與內(nèi)容要點(diǎn)股東會(huì)議通知需兼顧法定要件與實(shí)操清晰性，通常包含以下模塊：（一）標(biāo)題需明確會(huì)議類型（臨時(shí)/定期）、公司名稱及通知屬性，示例：《XX有限公司2024年第一次臨時(shí)股東會(huì)會(huì)議通知》《關(guān)于召開XX股份公司2024年度股東大會(huì)的通知》（二）文號(hào)（可選）若公司有文書編號(hào)規(guī)則，可添加以利檔案管理，如：XX股通字〔2024〕X號(hào)。（三）主送對(duì)象需列明全體股東（或特定股東群體，如“持股XX%以上股東”）。若股東為自然人，直接列姓名；若為法人/組織，列全稱。示例：致：XX先生/女士、XX企業(yè)管理有限公司、XX投資合伙企業(yè)（有限合伙）（四）通知正文正文需涵蓋法定必備信息與實(shí)操輔助信息，分點(diǎn)闡述：1.會(huì)議基本信息會(huì)議時(shí)間：需明確年月日（星期X）、具體時(shí)段（上午/下午/晚上X時(shí)X分）；若為線上會(huì)議，需補(bǔ)充平臺(tái)信息（如“騰訊會(huì)議，會(huì)議號(hào)：XXX-XXXX-XXX”）。會(huì)議地點(diǎn)：線下會(huì)議需寫明詳細(xì)地址（如“XX市XX區(qū)XX路XX號(hào)XX會(huì)議室”）；線上會(huì)議需說明“線上召開，參會(huì)方式見下文”。會(huì)議召集人：通常為董事會(huì)/執(zhí)行董事（或符合《公司法》規(guī)定的召集主體）。2.會(huì)議議題需逐項(xiàng)列明，兼顧合法性與明確性。涉及特別決議的議案（如章程修改、增資減資等），需標(biāo)注“需經(jīng)代表三分之二以上表決權(quán)的股東通過”。示例：審議《XX有限公司2023年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告》審議《關(guān)于選舉公司第三屆董事會(huì)董事的議案》審議《關(guān)于修改公司章程的議案》（需經(jīng)代表三分之二以上表決權(quán)的股東通過）3.參會(huì)材料準(zhǔn)備需告知股東提前查閱或領(lǐng)取會(huì)議材料的方式，示例：會(huì)議材料已上傳至公司官網(wǎng)“股東專區(qū)”（網(wǎng)址：XXX），請(qǐng)于會(huì)議召開前3個(gè)工作日登錄查閱；紙質(zhì)材料已郵寄至各位股東預(yù)留地址，如有疑問請(qǐng)聯(lián)系XXX（電話：XXX-XXXXXXX）。4.出席要求自然人股東：本人出席或委托代理人出席（需提交《授權(quán)委托書》，格式可附后）；法人股東：法定代表人出席或委托代理人出席（需附法定代表人身份證明、授權(quán)委托書）；持股比例與表決權(quán)說明：若涉及分類表決，需明確“優(yōu)先股股東/特定類別股東的表決安排”。5.聯(lián)系方式需提供會(huì)務(wù)聯(lián)系人、電話、郵箱（或郵寄地址），便于股東咨詢，示例：聯(lián)系人：XXX聯(lián)系電話：XXX-XXXXXXX（工作日9:00-17:00）（五）結(jié)尾需提示股東“請(qǐng)于XX年XX月XX日前將回執(zhí)反饋至公司”，并注明“本通知未盡事宜，按《公司法》及公司章程規(guī)定執(zhí)行”。（六）落款需加蓋公司公章（或董事會(huì)/股東會(huì)召集機(jī)構(gòu)章），并標(biāo)注通知發(fā)布日期（與落款日期一致）。二、股東會(huì)議通知示例（以XX科技有限公司為例）XX科技有限公司2024年第一次臨時(shí)股東會(huì)會(huì)議通知XX股通字〔2024〕1號(hào)致：張三先生、李四女士、XX創(chuàng)業(yè)投資有限公司根據(jù)《中華人民共和國公司法》及本公司章程規(guī)定，經(jīng)公司董事會(huì)提議，現(xiàn)召開2024年第一次臨時(shí)股東會(huì)會(huì)議，具體事項(xiàng)通知如下：一、會(huì)議基本信息1.會(huì)議時(shí)間：2024年5月10日（星期五）下午2時(shí)30分2.會(huì)議地點(diǎn)：XX市XX區(qū)XX大廈15層會(huì)議室3.會(huì)議召集人：公司董事會(huì)二、會(huì)議議題1.審議《關(guān)于公司增資擴(kuò)股引入戰(zhàn)略投資者的議案》（需經(jīng)代表三分之二以上表決權(quán)的股東通過）2.審議《關(guān)于調(diào)整公司經(jīng)營范圍的議案》三、參會(huì)材料準(zhǔn)備四、出席要求1.自然人股東：本人出席或委托代理人出席（需提交《授權(quán)委托書》，格式見附件）；2.法人股東：法定代表人出席或委托代理人出席（需附法定代表人身份證明、授權(quán)委托書）；3.請(qǐng)攜帶有效身份證件（自然人）或營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件（法人）參會(huì)。五、聯(lián)系方式聯(lián)系人：王秘書聯(lián)系電話：010-XXXXXXX請(qǐng)于2024年5月8日前將《股東會(huì)議回執(zhí)》反饋至我司，未盡事宜按法律及章程規(guī)定執(zhí)行。XX科技有限公司董事會(huì)2024年4月20日三、股東會(huì)議回執(zhí)的格式與內(nèi)容要點(diǎn)股東會(huì)議回執(zhí)是確認(rèn)股東參會(huì)意向、統(tǒng)計(jì)出席人數(shù)/表決權(quán)的關(guān)鍵文件，需包含以下要素：（一）回執(zhí)標(biāo)題需與通知對(duì)應(yīng)，示例：《XX科技有限公司2024年第一次臨時(shí)股東會(huì)會(huì)議回執(zhí)》（二）股東信息欄需明確股東身份（自然人/法人）、姓名/名稱、持股數(shù)量/比例、聯(lián)系電話，便于核對(duì)。（三）出席情況選擇需提供“出席”“委托出席”“不出席”三類選項(xiàng)，并預(yù)留“委托代理人姓名”（若委托）、“不出席原因”（可選）的填寫空間。（四）意見/建議欄（可選）若公司希望提前收集股東意見，可設(shè)置該欄，示例：“對(duì)本次會(huì)議議題的意見或建議：____________________”（五）簽字/蓋章與日期自然人股東：本人簽字；法人股東：法定代表人簽字+公司公章；日期需與反饋時(shí)間一致。四、股東會(huì)議回執(zhí)示例（對(duì)應(yīng)上述通知）XX科技有限公司2024年第一次臨時(shí)股東會(huì)會(huì)議回執(zhí)1.股東信息：□自然人股東姓名：__________持股數(shù)量：__________聯(lián)系電話：__________□法人股東名稱：__________持股比例：__________聯(lián)系人：__________聯(lián)系電話：__________2.出席情況：□本人/本單位法定代表人出席□委托代理人出席代理人姓名：__________身份證號(hào)/營業(yè)執(zhí)照號(hào)：__________□不出席原因（可選）：____________________3.意見/建議（可選）：____________________4.簽字/蓋章：股東（自然人簽字/法人蓋章）：__________法定代表人（簽字，法人股東適用）：__________日期：______年____月____日五、實(shí)務(wù)注意事項(xiàng)1.時(shí)效性合規(guī)：定期股東會(huì)：需提前20日通知股東（章程另有規(guī)定除外）；臨時(shí)股東會(huì)：需提前15日通知（《公司法》第41條）；若股東間有特別約定（如“提前5日通知”），需優(yōu)先遵守章程或協(xié)議。2.送達(dá)方式留痕：建議通過書面郵寄（掛號(hào)信/EMS，留存回執(zhí)）、電子郵件（發(fā)件箱留存記錄）、公司官網(wǎng)公告等方式送達(dá)，避免“通知未有效送達(dá)”引發(fā)的爭議。3.特殊股東的通知義務(wù)：若股東為“隱名股東”（實(shí)際出資人），需向顯名股東履行通知義務(wù)；外資企業(yè)/上市公司需額外遵守監(jiān)管要求（如上市公司需同步披露通知至交易所）。4.回執(zhí)回收與統(tǒng)計(jì)：需在會(huì)議召開前1