采購(gòu)訂單審批及供應(yīng)商管理工具一、適用工作場(chǎng)景本工具適用于企業(yè)日常采購(gòu)管理中的全流程規(guī)范，具體場(chǎng)景包括：常規(guī)采購(gòu)需求處理：當(dāng)各部門(mén)（如生產(chǎn)部、行政部、研發(fā)部）產(chǎn)生物料或服務(wù)采購(gòu)需求時(shí)，通過(guò)工具發(fā)起申請(qǐng)、審批并訂單；供應(yīng)商合作管理：對(duì)新供應(yīng)商的引入評(píng)估、現(xiàn)有供應(yīng)商的績(jī)效跟蹤（質(zhì)量、交貨、服務(wù)等），以及供應(yīng)商分級(jí)管理；采購(gòu)成本控制：通過(guò)訂單審批流程實(shí)現(xiàn)預(yù)算管控，避免超預(yù)算采購(gòu)，同時(shí)通過(guò)供應(yīng)商比價(jià)優(yōu)化采購(gòu)成本；合規(guī)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：保證采購(gòu)流程符合企業(yè)內(nèi)控要求，防范采購(gòu)過(guò)程中的不規(guī)范操作（如未經(jīng)審批下單、供應(yīng)商資質(zhì)不全等）。二、工具操作流程詳解步驟1：采購(gòu)需求發(fā)起操作內(nèi)容：需求部門(mén)填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，明確采購(gòu)物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途、期望交貨日期等信息，并附上相關(guān)技術(shù)參數(shù)或需求說(shuō)明文件。負(fù)責(zé)人：需求部門(mén)專員（如生產(chǎn)部物料員明、行政部采購(gòu)申請(qǐng)華）。注意事項(xiàng)：需保證需求描述清晰，預(yù)估金額不超部門(mén)預(yù)算，若預(yù)算不足需提前申請(qǐng)預(yù)算調(diào)整。步驟2：供應(yīng)商選擇與評(píng)估（新供應(yīng)商/現(xiàn)有供應(yīng)商）操作內(nèi)容：新供應(yīng)商：采購(gòu)部通過(guò)供應(yīng)商尋源（如行業(yè)推薦、公開(kāi)招標(biāo)）收集供應(yīng)商信息，填寫(xiě)《供應(yīng)商準(zhǔn)入評(píng)估表》，包含供應(yīng)商資質(zhì)（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證）、生產(chǎn)能力、質(zhì)量體系認(rèn)證（如ISO9001）、過(guò)往合作案例（可提供3家以上客戶證明）、報(bào)價(jià)等，由采購(gòu)經(jīng)理剛組織技術(shù)、質(zhì)量部門(mén)聯(lián)合評(píng)審，評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后納入《合格供應(yīng)商名錄》。現(xiàn)有供應(yīng)商：優(yōu)先從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇，若需新增供應(yīng)商，需重復(fù)上述準(zhǔn)入流程；若現(xiàn)有供應(yīng)商無(wú)法滿足需求（如產(chǎn)能不足、報(bào)價(jià)超預(yù)算），需啟動(dòng)備選供應(yīng)商評(píng)估。負(fù)責(zé)人：采購(gòu)部專員麗、采購(gòu)經(jīng)理剛、技術(shù)部工程師峰、質(zhì)量部檢驗(yàn)員敏。注意事項(xiàng)：供應(yīng)商資質(zhì)需在有效期內(nèi)，關(guān)鍵物料（如生產(chǎn)原料）的供應(yīng)商需實(shí)地考察產(chǎn)能和質(zhì)量管控能力。步驟3：采購(gòu)訂單創(chuàng)建與審批操作內(nèi)容：采購(gòu)部根據(jù)《采購(gòu)申請(qǐng)表》和選定供應(yīng)商信息，填寫(xiě)《采購(gòu)訂單》，包含訂單編號(hào)（格式：PO-年月日-流水號(hào)，如PO-20240520-001）、供應(yīng)商全稱、物品/服務(wù)明細(xì)（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額）、交貨地點(diǎn)、交貨日期、付款方式、質(zhì)量要求、違約責(zé)任等條款，經(jīng)采購(gòu)專員麗核對(duì)無(wú)誤后提交審批。審批流程：根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)審批（示例）：金額≤5000元：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人強(qiáng)審批→采購(gòu)經(jīng)理剛審批；5000元＜金額≤50000元：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人強(qiáng)→采購(gòu)經(jīng)理剛→財(cái)務(wù)部主管梅審批；金額＞50000元：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人強(qiáng)→采購(gòu)經(jīng)理剛→財(cái)務(wù)部主管梅→總經(jīng)理軍審批。負(fù)責(zé)人：采購(gòu)專員麗、各審批層級(jí)負(fù)責(zé)人。注意事項(xiàng)：訂單信息需與采購(gòu)申請(qǐng)一致，審批過(guò)程中若需修改，需退回需求部門(mén)或采購(gòu)部調(diào)整后重新提交；審批完成后，訂單加蓋公司公章生效，同步發(fā)送給供應(yīng)商及需求部門(mén)。步驟4：訂單執(zhí)行與跟進(jìn)操作內(nèi)容：采購(gòu)部將生效的《采購(gòu)訂單》掃描件存檔，并同步給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商按訂單約定發(fā)貨/提供服務(wù)；供應(yīng)商發(fā)貨后，需提供送貨單（注明訂單號(hào)、物品明細(xì)），需求部門(mén)根據(jù)訂單核對(duì)送貨單信息（數(shù)量、規(guī)格），確認(rèn)無(wú)誤后簽收，并填寫(xiě)《到貨驗(yàn)收單》（需驗(yàn)收人簽字，如生產(chǎn)部班組長(zhǎng)磊、質(zhì)量部檢驗(yàn)員敏）；若到貨存在質(zhì)量問(wèn)題（如規(guī)格不符、損壞），需求部門(mén)需在24小時(shí)內(nèi)反饋給采購(gòu)部，由采購(gòu)部麗聯(lián)系供應(yīng)商協(xié)商退換貨或索賠。負(fù)責(zé)人：采購(gòu)專員麗、需求部門(mén)驗(yàn)收人員、供應(yīng)商。注意事項(xiàng)：驗(yàn)收需嚴(yán)格按訂單要求執(zhí)行，留存驗(yàn)收單及送貨單作為后續(xù)付款依據(jù)；若交貨延遲，采購(gòu)部需及時(shí)與供應(yīng)商溝通，明確原因并評(píng)估是否影響生產(chǎn)/運(yùn)營(yíng)。步驟5：供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估與歸檔操作內(nèi)容：每季度末，采購(gòu)部組織對(duì)合作供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估，填寫(xiě)《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表》，評(píng)估指標(biāo)包括：質(zhì)量評(píng)分（產(chǎn)品合格率、質(zhì)量問(wèn)題響應(yīng)速度，權(quán)重40%）；交貨評(píng)分（準(zhǔn)時(shí)交貨率、訂單滿足率，權(quán)重30%）；服務(wù)評(píng)分（溝通效率、問(wèn)題解決及時(shí)性，權(quán)重20%）；成本評(píng)分（價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、付款條件靈活性，權(quán)重10%）。根據(jù)總分將供應(yīng)商分為四級(jí)：優(yōu)秀（≥90分）、良好（80-89分）、合格（70-79分）、不合格（＜70分）。評(píng)估結(jié)果同步至《合格供應(yīng)商名錄》，對(duì)優(yōu)秀供應(yīng)商優(yōu)先合作，對(duì)不合格供應(yīng)商發(fā)出整改通知，連續(xù)兩次不合格則暫停合作并移出名錄。所有采購(gòu)相關(guān)表單（采購(gòu)申請(qǐng)、訂單、驗(yàn)收單、評(píng)估表）按季度整理歸檔，保存期限不少于3年。負(fù)責(zé)人：采購(gòu)部專員麗、采購(gòu)經(jīng)理剛、需求部門(mén)負(fù)責(zé)人。注意事項(xiàng)：績(jī)效評(píng)估需客觀公正，數(shù)據(jù)需來(lái)源于實(shí)際合作記錄（如驗(yàn)收單、交貨記錄）；評(píng)估結(jié)果需與供應(yīng)商溝通確認(rèn)，避免爭(zhēng)議。三、核心工具表單模板表1：采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人申請(qǐng)日期訂單編號(hào)（后續(xù)填寫(xiě)）采購(gòu)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位需求數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估金額（元）預(yù)算科目用途說(shuō)明期望交貨日期交貨地點(diǎn)附件（技術(shù)參數(shù)/圖紙等）需求部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字表2：采購(gòu)訂單訂單編號(hào)PO-20240520-001簽訂日期2024年5月20日供應(yīng)商全稱科技有限公司聯(lián)系人*王交貨地址市區(qū)路號(hào)付款方式驗(yàn)收后30天轉(zhuǎn)賬序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位——————–———-——1A型原材料X-2024千克2安裝服務(wù)按圖紙項(xiàng)合計(jì)金額（元）7000.00大寫(xiě)金額柒仟元整違約責(zé)任逾期交貨每日按訂單金額0.5%支付違約金；質(zhì)量不符無(wú)條件退換貨采購(gòu)部簽字*麗表3：供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表供應(yīng)商名稱科技有限公司評(píng)估周期2024年Q1（1-3月）評(píng)估指標(biāo)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)實(shí)際得分權(quán)重質(zhì)量評(píng)分（40%）合格率≥98%得40分，每降1%扣2分96%合格率40%交貨評(píng)分（30%）準(zhǔn)時(shí)交貨率≥95%得30分，每降1%扣1.5分94%準(zhǔn)時(shí)率30%服務(wù)評(píng)分（20%）問(wèn)題24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)得20分，延遲每6小時(shí)扣2分響應(yīng)及時(shí)20%成本評(píng)分（10%）價(jià)格低于市場(chǎng)平均5%得10分，持平得5分持平市場(chǎng)價(jià)10%總分--100%等級(jí)評(píng)定良好（80-89分）評(píng)估人*剛（采購(gòu)經(jīng)理）改進(jìn)建議保持準(zhǔn)時(shí)交貨率，進(jìn)一步提升產(chǎn)品合格率四、使用關(guān)鍵提示數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：所有表單信息需真實(shí)、完整，尤其是數(shù)量、金額、規(guī)格等關(guān)鍵數(shù)據(jù)，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致采購(gòu)糾紛；審批權(quán)限合規(guī)：嚴(yán)格按照企業(yè)內(nèi)控規(guī)定的審批流程和權(quán)限執(zhí)行，不得越級(jí)審批或簡(jiǎn)化流程；供應(yīng)商信息更新：若供應(yīng)商聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍、資